公司文件管理規(guī)定流程和相關(guān)表格

1、公司文件管理規(guī)定流程一、目的加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確 性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動 中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤 片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責1、行政中心：1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作， 并負責督

2、促指導部門檔案管理2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作。5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。2、其他各部門相關(guān)人員：1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政中心；2）向行政中心移交合同或文件資料原件或復印件；3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務管理部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資

3、料；3、各部門主管人員1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置。4、各中心總監(jiān)/副總1）負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制 部門文件（合同）管理記錄目錄。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制移交目 錄每季度向行政中心移交。a）歸檔范圍及移交時間b）檔案資料的標識行政中心及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。c）檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或 制作專門光盤進行編號保存。文件、

4、合同資料要登記詳細信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件/檔案柜中。d）檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫檔案借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)， 不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領導批準；檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；e

5、）檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門 經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務時，必須由行政中心人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔 永久保存。2、檔案管理細則1)檔案資料的歸檔范圍公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、 規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；公司領導的批示、指示等；重要的會議材料，包括會議的通知、決議

6、、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；(11)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；外出公務活動(如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料；財務檔案資料；(14)各種實物檔案；(15)其他具有利用和保存價值的文件

7、資料。3、檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政中心以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔 聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應有相應的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，

8、 并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時間即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：a）公司規(guī)定的密級文件；b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；e）其他認為需要即時歸檔的資料。定期歸檔a）部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政中心；b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政中心；電子聲像檔案的歸檔a）重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。b） 一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。c）每年3月底前必須

9、向行政中心移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政中心核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。5、檔案交接部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫檔案移交清單，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政中心見證。6、檔案移交公司的流程a）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；b）行政中心根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份;7、檔案保管檔案編號a）檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則， 并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。b）檔案分類各

10、級名稱經(jīng)確定后，應參照檔案分類編號表，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。c）檔案分類編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政中心結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。e）建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。8、附則：本辦法由公司行政中心制定并負責解釋。公司圖書資料管理制度（備用）1、工具資料書籍的購買，由員工提出，經(jīng)部門經(jīng)理匯總后報總經(jīng)理審批，然后由行政中 心統(tǒng)一訂購。2、期刊、雜志等的訂閱，由行政中心匯總各部門征定清單，報總經(jīng)理審批后向有關(guān)發(fā)行 部門訂購。3、購回的圖書等資料

11、由行政中心專人負責登記、蓋章、分類編號，統(tǒng)一保管。4、凡需借用圖書資料的員工須辦理借閱手續(xù)。5、期刊、雜志等圖書資料由行政中心安排專人管理，用完收存。6、員工離開本公司時，應歸還所借用的圖書資料。六、相關(guān)記錄1、文件（合同）管理記錄目錄2、文件檔案移交目錄3、檔案移交清單表4、檔案借閱審批單5、檔案分類編號表6、受控文件清單表7、檔案目錄文件（合同）管理記錄目錄記錄編號：日期:廳P文件（合同）編號標 題需抄送的相關(guān)部門接收 部門原/復接收人備注WORD完美格式移交目錄記錄編號：日期:廳P文件（合同）編號標題名稱頁數(shù)原/復備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份

12、。檔案移交清單表記錄編號：日期:移交 性質(zhì)口離職口調(diào)崗 口歸檔檔案所屬年 度檔案 類別保管期限數(shù)量永久長期短期合計移交說明移交人：接收意見接收人：移交人（部門）經(jīng)辦人：移交日期：年 月 日接收人（部門）經(jīng)辦人：接收日期：年 月 日見證人：日期：年 月 日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案借閱審批單記錄編號：日期:借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政中心部門經(jīng)理使用目的序號借閱 內(nèi)容復印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號：目錄號：部門：日期:案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案分類編號表FLS陪B門+類別+年份+編號文件類另ij、市場部SC行政XZ財務CW口 貝mHP直營ZY電子 商務DS營銷中心華北HB東南DN大北DB外發(fā)公文WFXZWFZYWF收到公文SDXZSDZYSD會議資料HYSCHYXZHYCWHYHPHYZY