企業(yè)檔案管理制度定稿

1、公司檔案管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本制度。第二條本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條 重要原始檔案遵循 “雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。第二章檔案歸檔第四條歸檔范圍（ 一 ） 通用管理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊、注冊申報(bào)資料等。（ 二 ） 工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）、工程

2、驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。（ 三 ） 合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì)合同、其他合同。（ 四 ） 設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。（ 五）員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。（ 六）計(jì)量：化測類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計(jì)時(shí)類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗(yàn)記錄歸于設(shè)備檔案中。（ 七）產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告（含送檢或抽檢）、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。（ 八）供應(yīng)商檔

3、案。（ 九）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。（ 十）檢驗(yàn)方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。（ 十一 ） 記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗(yàn)單等；（ 十二 ） 批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。（十三）標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。（十四）驗(yàn)證文件：驗(yàn)證主計(jì)劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)證、QC設(shè)備驗(yàn)證、工程部設(shè)備驗(yàn)證、方法驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證等。（十五）行政類文件：行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等；各類公文。本企業(yè)對外的正式

4、發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)；各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書等；人事任命、勞動(dòng)糾紛等；各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等；所有加蓋公章的文件復(fù)印件；在企業(yè)文化建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。第五條歸檔時(shí)間（1） 各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印 件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（2） 設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨 時(shí)歸檔；

5、（3） 員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月 25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（4） 計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年 5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（5） 供應(yīng)商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（6） 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次；（7） 批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔 手續(xù)；（8） 驗(yàn)證文件隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔，驗(yàn)證主計(jì)劃按年度歸檔，于每年 1月25 日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（九）其他文件每周一集中歸檔一次。（十）

6、 未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié) 輕重予以相應(yīng)處理。第六條歸檔份數(shù)（1） 原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。（2） 使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。第七條歸檔要求（1） 由檔案室和各部門指派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。（2） 對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。（3） 文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。（4） 文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。第八條歸檔手續(xù)各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫文件歸檔單一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé) 人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫文件歸檔登記薄，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。第三

7、章檔案的收集與整理第九條檔案的收集（一） 由各部門指派專人，每周一對其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn) 行分類、排列、編目后移交檔案室。（二）由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、 全面的整理。（三） 收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。第十條檔案的整理（1） 檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。（2） 檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說 明如下：GM/0-*7、8、9位代表流水號001999。5、

8、3、6位為檔手書云4位為二4分類的編號。1、2位為一級分類的英文縮寫。第四章檔案建檔第十一條分類梳理歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立檔案明細(xì)臺賬。第十二條檔案專用章所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條檢索目錄所有歸檔文件，由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。第十五條電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式

9、建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。第五章檔案使用和歸還第十六條檔案使用（ 一 ）文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚憴n案復(fù)印登記薄，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。（ 二 ）借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫檔案借出登記薄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。（ 三 ） 借閱原始文件：由使用人填寫檔案借閱登記薄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。（ 四 ） 借出原始文件：由使用人填寫檔

10、案借出登記薄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過五個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽；五個(gè)工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽，檔案室保留復(fù)印件備查；（ 五 ）外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫檔案借出登記薄，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。（ 六 ）按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以 200-1000元/人/件的罰款；造成損失的, 由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。第十七條檔案歸還（1） 檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂

11、改、勾畫、剪 裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在檔 案借出登記薄登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。（2） 發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以 200-1000元/人/件的罰款；造成損失 的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。（3） 檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時(shí)知會(huì)檔案員進(jìn)行更新，以保 持檔案的準(zhǔn)確性。第十八條檔案保管與檢查（1） 公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理，任何部門和個(gè)人不得私自保 存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕 重予以相應(yīng)處理。（2） 每月底，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人將對檔案室的資料進(jìn)行抽查；每三

12、個(gè)月與檔案 員共同對檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查，并填寫檔案清查記錄。（3） 檔案管理應(yīng)賬實(shí)相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù) 情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。第六章檔案保管期限和銷毀第十九條檔案保管期限序號一級分類二級分類保管期限1通用管理GM01證書；02部門職責(zé)、崗位職責(zé)；03手冊；04注冊申報(bào)資料；05其他注冊申報(bào)資料永久保存；其他資料生新廢舊，原件保存五年。2工程基建CE01設(shè)計(jì)文件、圖紙；02會(huì)議記錄；03招投標(biāo)文件；04造價(jià)；05工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）；06工程驗(yàn)收；07工程報(bào)批資料；08其他永久保存。3合同Ct01原輔料采購；02設(shè)備采購；03工程基建；04技

13、術(shù)轉(zhuǎn)移；05委托合同；06設(shè)計(jì)合同；07其他合同永久保存。4設(shè)備檔案EA01公用系統(tǒng)；02物料、倉庫等輔助設(shè)備；03生產(chǎn)部設(shè)備；04工程部設(shè)備；05QC部設(shè)備設(shè)備運(yùn)行資料保存八年，其他資 料在設(shè)備報(bào)1年后銷毀。5員工培訓(xùn)ET01培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)；02內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告；03離職人員培訓(xùn)檔案；04個(gè)人培訓(xùn)檔案個(gè)人培訓(xùn)檔案員工離職一年后 銷毀，其他培訓(xùn)資料保存五年。6if®01化測類；02力質(zhì)類；03溫濕度類；04壓力類；05熱保存八年。CM工類；06長度類；07計(jì)時(shí)類；08流量類；09其他類7產(chǎn)品檔案PF01產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)；02技術(shù)轉(zhuǎn)移資料；03產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄；04

14、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；05留樣觀察和產(chǎn)品 穩(wěn)定性試驗(yàn)資料；06產(chǎn)品質(zhì)量回顧；07變更情況；08 產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告（含送檢或抽檢）；09產(chǎn)品重大質(zhì) 量事故資料；10其他資料產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、工藝規(guī)程、 空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)生新廢 舊，原件保存五年；其他資料保 存八年。技術(shù)轉(zhuǎn)移資料永久保 存。8供應(yīng)商檔案SA有業(yè)務(wù)聯(lián)系的合格供應(yīng)商永久 保存；不再作為供應(yīng)商后保存 一年。9質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)Sc01原料；02輔料；03中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品；04成品（僅 現(xiàn)行版）；05包裝材料；06其他生新廢舊，之后原件保存五年。10檢驗(yàn)方法TM01原料；02輔料；03中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品；04成品；05包裝材料；06其他生新廢舊，之

15、后原件保存五年。11記錄Rc除批記錄以外的所有記錄。與穩(wěn)定性、驗(yàn)證有關(guān)的記錄保 存八年；其他記錄保存五年。12批記錄BPR批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。保存至有效期斤-年（未規(guī)定 有效期則保留五年）。13標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程SOP生新廢舊，之后原件保存五年。14驗(yàn)證文件QV01驗(yàn)證主計(jì)劃；02廠房及公用系統(tǒng)；03生產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)證； 04QC設(shè)備驗(yàn)證；05工程部設(shè)備驗(yàn)證；06方法驗(yàn)證；07工藝驗(yàn)證；08清潔驗(yàn)證。長期保存至產(chǎn)品、設(shè)備、方法 等失效后-年。15行政要文件Ad01行政法規(guī)文件；02公文類；03各類證照、證書；04 人事類；05固定資產(chǎn)類；06音像、光盤、照片記錄類。人事類、固定資產(chǎn)類文件按其 有效期來判定保管期限，其他 文件永久保存。第二十條檔案的銷毀（