YH集團(tuán)庫存管理問題與優(yōu)化實踐

1、YH集團(tuán)庫存管理問題與優(yōu)化實踐作者:日期:案例分析YH集團(tuán)庫存管理問題與優(yōu)化實踐企業(yè)庫存過高，既降低了資金周轉(zhuǎn)速度，又產(chǎn)生大量浪費。合理的庫存控制對企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)有重要意義。但長期以來，許多企業(yè)庫存居高不下，既使企業(yè)的業(yè)績大打折扣，又掩蓋了企業(yè)管理中的許多問題。企業(yè)庫存控制是企業(yè)物流的核心問題之一，對整個企業(yè)物流的合理化有非常重大的影響，因此，必須認(rèn)真加以研究。本文以某集團(tuán)公司為例，通過對公司庫存問題及已采取的措施與成效的分析，探尋企業(yè)庫存問題的解決之道。YH化工集團(tuán)公司是全國520家重點企業(yè)之一，總資產(chǎn)50億元。1977年建廠，現(xiàn)已發(fā)展成為煤化工、磷化工、鹽化工三足鼎立的大型企業(yè)集團(tuán)，下

2、轄10多家子公司，其中1家上市公司、3家中外合資公司，產(chǎn)品涵蓋化肥、化工、熱電三大領(lǐng)域二十余個品種，銷售收入達(dá)60億元。該集團(tuán)公司是湖北的重點企業(yè)，也是明星企業(yè)。近幾年，公司以較快的速度發(fā)展，但也受到種種問題的制約，其中庫存居高不下就是其中最大的問題之一。一、2004年企業(yè)庫存狀況及存在的主要問題1、總庫存水平太高，且各個子公司呈不均衡分布全集團(tuán)庫存物資總額達(dá)14460萬元，年平均庫存物資總額達(dá)到13661萬元，占集團(tuán)公司銷售收入的2.3%,而正常庫存應(yīng)該為1.3%，也就是說集團(tuán)公司僅現(xiàn)金流量因為庫存物資嚴(yán)重偏大而減少了近6000萬元，另外公司還為此多支出利息近500萬元/年。各子公司超合理庫

3、存統(tǒng)計單位：萬元公司子公司1子公司2子公司3子公司4子公司5合理貯備量4432777493413304實際庫存量6478137411761102858超合理庫存46%77%138%166%182%公司子公司6子公司7子公司8子公司9子公司10合理貯備量139338298620139實際庫存量2394568911646240超合理庫存72%35%198%165%73%萬元萬元各子公司儲存童與合理儲存量各子公司超合理庫存百分比從統(tǒng)計結(jié)果看，子公司1是整個集團(tuán)庫存占用最大的因素，但其實際庫存超合理庫存比例并非最高；從超合理庫存百分比來看，子公司8實際庫存超過正常庫存比例最大，公司內(nèi)部數(shù)據(jù)顯示，主要是

4、鋼材類庫存多，占子公司8庫存的42%子公司5次之，主要是配件、設(shè)備類物資庫存較多，占本公司庫存的66%子公司3和子公司4也是配件類物資較多,均占本公司庫存的38%.子公司2主要是配件類庫存多，占本公司庫存的33%2、不同種類物資周轉(zhuǎn)速度差別較大，少數(shù)物資周轉(zhuǎn)嚴(yán)重偏緩在各類物資中，配件庫存周轉(zhuǎn)速度嚴(yán)重偏低，只有1.06，其次是五金、鋼材和設(shè)備。周轉(zhuǎn)過慢自然會引起庫存的大量積壓，這也在一定程度上解釋了配件、五金、鋼材和設(shè)備庫存過高的原因。周轉(zhuǎn)率1C各子公司閑置物資比例圏集團(tuán)公司2004年進(jìn)銷存情況表單位：萬元倉庫名稱年初庫年采購量年消耗量年底庫存平均庫周轉(zhuǎn)率（次/包裝61存514851286356

5、2存8年0電儀813735774097617879.41鋼材1702123401194320991900.56.28配件43486174516553574852.51.06燃化P166318713185571819174110.66設(shè)備28191535415806236725936.10五金596332730718527244.24其它30569956730570437.515.38合計1286175408738091446013660.55.403、物資閑置較多，浪費嚴(yán)重截止2004年12月31日,全集團(tuán)閑置物資總金額約639萬元，。來源是各公司新建工程及技術(shù)改造時工程現(xiàn)場回收的剩余物資、已

6、辦理出庫手續(xù)未領(lǐng)用的物資，設(shè)備更新?lián)Q代和工藝改造后不適應(yīng)要求的物資等。主要集中分布在子公司1、子公司9和子公司4集團(tuán)公司閑置物資情況表單位：萬元公司子公司1子公司2子公司3子公司4子公司5金額244.213.235.81030公司子公司6子公司7子公司8子公司9子公司10金額11.80.67.5222.904、現(xiàn)場二級庫存數(shù)量過大企管部通過對各事業(yè)部現(xiàn)場物資的清查和摸底，發(fā)現(xiàn)大小倉庫達(dá)50個，其它備品備件點30多處，總價值在1800萬元左右。僅集團(tuán)公司合成氨系統(tǒng)同型號的造氣、合成、壓縮、尿素各工段主要設(shè)備(單位價值2000元以上)及運轉(zhuǎn)部件庫存約550萬元。二、問題成因分析1、分散庫存控制體制

7、，是導(dǎo)致集團(tuán)庫存過高的重要原因目前雖然采購統(tǒng)一由集團(tuán)采購部進(jìn)行，但各子公司獨立報計劃，庫存自己控制，子公司間可以共用的物資信息不能共享，導(dǎo)致整個集團(tuán)物資庫存過高。如按集團(tuán)各子公司地域劃分，在省內(nèi)片區(qū)(子公司1、2、3、4、5)，北方片區(qū)(子公司&7)，西南片區(qū)(子公司&9、10)，按不同配件使用周期合理調(diào)配，在合成氨系統(tǒng)推行同型配件聯(lián)合庫存，可減少約406萬元的資金占用。2、現(xiàn)場二級庫存的大量存在，導(dǎo)致庫存物資信息嚴(yán)重失實目前各事業(yè)部對一些生產(chǎn)急需的原材料或多或少地進(jìn)行“二級倉庫”儲存，使部分資金占用由公司轉(zhuǎn)移到事業(yè)部。二級庫存的存在，導(dǎo)致物管部的庫房盤點數(shù)據(jù)不能客觀真實地反映

8、企業(yè)庫存的實際情況。各事業(yè)部也沒有對在線“庫存”進(jìn)行清點就申報計劃，因此導(dǎo)致采購的數(shù)量超出實際的需要量。3、采購申報與物資領(lǐng)用制度的不嚴(yán)肅是導(dǎo)致大量閑置物資的主要因素采購部是通過各事業(yè)部申報的計劃進(jìn)行采購的，因此，采購數(shù)量與時間是否準(zhǔn)確取決于計劃的準(zhǔn)確性，但事實上，各事業(yè)部計劃的申報缺乏嚴(yán)肅性，申報的數(shù)量超過實際的需要數(shù)量，導(dǎo)致采購回來物資在倉庫積壓閑置。各計劃單位計劃申報不嚴(yán)肅主要體現(xiàn)在以下幾個方面：(1) 申報計劃前未到倉庫核實庫存。(2) 計劃申報無預(yù)見性、時效性。如尿素事業(yè)部申報篩板、支架、管卡等合成塔備件，第二年大修時才會用，卻提前6個月的時間申報。(3) 計劃申報人員未查看物資計量

9、單位。如能源事業(yè)部申報不銹鋼角鋼300噸實際單位應(yīng)該為公斤。(4) 技改項目未經(jīng)審批就已經(jīng)申報了物資計劃。4、物資報廢與廢舊物資處理不及時加劇了物資浪費的嚴(yán)重性基于集團(tuán)公司現(xiàn)行的物資管理制度，不能經(jīng)常性對倉庫，各生產(chǎn)線現(xiàn)場庫存進(jìn)行盤點，而需要到年終總盤點時才能對廢舊物資作出鑒定和處理。故大量的需報廢和處理的物資長時間滯留倉庫和生產(chǎn)線，不能及時消耗和報廢變現(xiàn)，加劇了浪費的嚴(yán)重性。5、信息化程度低也是導(dǎo)致庫存管理低效率的重要原因企業(yè)在庫存管理上雖然采用了一些信息化的工具，如用友的倉庫管理軟件，但整個企業(yè)集團(tuán)還沒有真正實現(xiàn)物流的ERP集成，因此，計劃的申報，物資的采購、領(lǐng)用等還不可能在種類，時間、數(shù)

10、量上做到十分的準(zhǔn)確。尤其是倉庫的管理沒有實現(xiàn)條碼化，主要還是靠手工管理，使整個企業(yè)的物資還完全處在經(jīng)驗管理的層面上，自然不可能將整個集團(tuán)的庫存控制在一個合理的數(shù)量。三、企業(yè)米取的措施及成效1、規(guī)范物資計劃、采購管理程序(1) 限制計劃申報次數(shù)。各事業(yè)部原則上只能在每月1日和15日前申報物資計劃，急件計劃、技改項目計劃每月不得超過四次。(2) 各事業(yè)部在申報物資計劃時，必須在相應(yīng)的系統(tǒng)存貨檔案中查詢物資的庫存量和進(jìn)行現(xiàn)場倉庫核庫，確保所報物資計劃規(guī)格型號、數(shù)量準(zhǔn)確無誤，且要有一定的預(yù)見性，保持一定時效。(3) 所有計劃必須在網(wǎng)上申報，納入企業(yè)物流軟件系統(tǒng)。各計劃單位由專人負(fù)責(zé)進(jìn)入相應(yīng)的物流軟件采

11、購管理模塊，在系統(tǒng)中申報計劃，經(jīng)單位分管設(shè)備領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人審批后保存，物管部每月抽查與系統(tǒng)計劃是否相符并實施考核。物資采購部門對計劃的審批嚴(yán)格把關(guān)。物管部計劃管理員每月1日和15日從網(wǎng)上下載計劃，打印出物資計劃申報表，送相關(guān)專業(yè)管理部門審核，確定是否需要購買或從其他公司調(diào)劑，確需購買的物資計劃由物管部長審批后執(zhí)行，總經(jīng)理對審批情況隨機(jī)抽查。(5) 所有物資到廠后要求各事業(yè)部在一月內(nèi)領(lǐng)用。(6) 對于失效計劃的處理。對于因工藝或技改等臨時發(fā)生變動而使計劃失效的，事業(yè)部應(yīng)在第一時間通知物管部終止計劃的繼續(xù)執(zhí)行，若因通知不及時導(dǎo)致物資已到貨的，則由物管部進(jìn)行考核和責(zé)任追究。2、嚴(yán)格物資計劃考核和責(zé)任追

12、究制度凡是各計劃單位申報計劃被專業(yè)職能部門審減的項目，按每項5元考核計劃單位；凡是申報計劃被物管部審減的，按每項10元考核計劃單位。同時對因計劃申報不嚴(yán)密造成物資淘汰和積壓的，按物資價值的5%考核計劃單位和責(zé)任人，情節(jié)嚴(yán)重者將按員工管理獎罰條例納入公司責(zé)任追究范圍。3、取消所有的“二級庫存”堅決取消各事業(yè)部及生產(chǎn)線所謂“現(xiàn)場二級庫存”，要求物管部實行“承諾服務(wù)”，確保倉庫全天候24小時供應(yīng)，生產(chǎn)線所需物資可隨時按需領(lǐng)用。部分物資如氯氣、丙烯、甘油、石灰等原料，甚至可以不入物管部倉庫，直接進(jìn)入生產(chǎn)裝置的配套設(shè)施，既避免了環(huán)境污染，縮短了運輸距離，又減少了物流環(huán)節(jié)，精簡了保管人員，節(jié)省了場地搬運、

13、工具等項費用，更重要的是便于物資數(shù)量的有效盤點并為采購決策提供科學(xué)的依據(jù)。4、加大盤活閑置物資和廢舊物資處理力度集團(tuán)公司下文件，要求倉儲部門將閑置物資在物流軟件中單獨列出，對全集團(tuán)的閑置物資共享，以便各單位可相互領(lǐng)用。各單位領(lǐng)用閑置物資時只須經(jīng)職能部門設(shè)備動力部審核后，就可以直接到對方單位領(lǐng)用物資，并且按使用金額的2%獎勵使用單位。5、措施成效通過將庫存控制目標(biāo)與部門業(yè)績掛鉤，獎懲分明，既明確了責(zé)任，又充分調(diào)動了各部門和公司員工的積極性。各部門只抓生產(chǎn)，庫存多少與浪費多少與自己無關(guān)的局面得到了良好的改觀。從運行情況看，截止到2005年12月份，共審減物資計劃880多項，審減金額達(dá)到4000多萬

14、元。2005全年共盤活閑置物資475萬元。四、進(jìn)一步措施的建議1、分地域建立集中倉庫，統(tǒng)一調(diào)配，充分實現(xiàn)區(qū)域物資優(yōu)化管理基于目前企業(yè)的組織與分布現(xiàn)狀，集團(tuán)可分地域建立區(qū)域集中倉庫，對三大片區(qū)庫存實現(xiàn)區(qū)域總體控制，在區(qū)域范圍內(nèi)實現(xiàn)庫存統(tǒng)一管理，可以更好的實現(xiàn)區(qū)域子公司間同種物資的有效調(diào)配使用，減少總體庫存積壓，同時可以及時發(fā)現(xiàn)問題，避免分散控制產(chǎn)生的信息盲區(qū)，便于管理者及時決策解決問題。這樣各子公司的公用物資庫存可以得到有效壓縮。2、進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)物資流轉(zhuǎn)使用責(zé)任制，減少浪費制訂庫存物資流轉(zhuǎn)使用責(zé)任制，明確領(lǐng)用單位對領(lǐng)用物資的相關(guān)責(zé)任，確保領(lǐng)用與需要在數(shù)量、時間上的一致性。對計劃失當(dāng)而造成積壓、

15、閑置和浪費的，按積壓一定比例對相關(guān)單位和個人進(jìn)行懲罰。對于那些由于產(chǎn)品更新?lián)Q代、設(shè)備改型、管理轉(zhuǎn)型等原因，造成大批無法再使用的物資，要限時盤活，超期也要按超期損失追究相關(guān)部門和個人的責(zé)任。3、實施ABC分類管理，壓縮關(guān)鍵物資庫存ABC分類法，是一種處理問題時抓關(guān)鍵的方法。其原理是“關(guān)鍵的少數(shù)和一般的多數(shù)”的普遍規(guī)律在庫存管理中的運用。企業(yè)人力、物力、財力資源的有限性決定了其在解決問題的時候不能均衡用力，只能抓關(guān)鍵。事實上，只要關(guān)鍵問題得到了解決，整個問題就很好解決了。實施ABC分類，可以找出企業(yè)庫存中的關(guān)鍵物資，然后有針對性進(jìn)行重點管理，可以有效的壓縮企業(yè)庫存，釋放被占壓的資金，同時節(jié)約管理力

16、量。4、運用預(yù)測技術(shù)，提高庫存設(shè)計的準(zhǔn)確性每種物資未來的需求量往往是不能完全確知的，因此必須根據(jù)已有的訂單和基于歷史數(shù)據(jù)的預(yù)測來確定未來物資的需要量。合理運用預(yù)測技術(shù)對未來需求作較準(zhǔn)確的預(yù)測,結(jié)合供應(yīng)商的遠(yuǎn)近和供應(yīng)物流的現(xiàn)實能力，可以較好的設(shè)計每種物資的庫存水準(zhǔn)，既保證供應(yīng)需要，又避免庫存過多而產(chǎn)生庫存積壓，減少了庫存標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計的盲目性。同時要隨時把握國內(nèi)外市場變化的相關(guān)信息，能及時地對庫存作出合理調(diào)整，這對于提高庫存管理的績效也至關(guān)重要。5、加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高倉庫管理信息化水平信息技術(shù)是現(xiàn)代物流管理的基礎(chǔ)。條碼技術(shù)、射頻技術(shù)、無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，跟蹤定位技術(shù)等是實現(xiàn)物流過程信息化和自動化的必備技術(shù)

17、，極好地解決了物流中信息的采集和傳輸問題。在倉儲管理中可以實現(xiàn)物資信息準(zhǔn)確、高效率的采集和傳輸，配合物流信息系統(tǒng)可以幫助管理者及時有效的掌控企業(yè)準(zhǔn)確的實時庫存信息，對科學(xué)進(jìn)行計劃編制、物資采購和庫存管理起著至關(guān)重要的作用。集團(tuán)公司目前的倉庫管理還沒有采用條形碼技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)手段，倉儲與庫存管理盡管局部采用了計算機(jī)管理，但信息的采集，物資的盤點，收發(fā)領(lǐng)用主要依靠手工點數(shù)，先記錄在紙面文件上，然后輸入計算機(jī)，所以大量存在信息不準(zhǔn)，信息延遲，甚至信息錯誤等現(xiàn)象，直接導(dǎo)致庫存管理的低效率。企業(yè)要真正實現(xiàn)高效率庫存管理，必須借助條碼技術(shù)、物流管理信息系統(tǒng)、ERP等信息技術(shù)與管理技術(shù)，實現(xiàn)整個企業(yè)物流的信息化，自動化，智能化，才有可能從根本上消除庫存積壓和浪費問題。6、優(yōu)化物流系統(tǒng)，提高供應(yīng)物流的反應(yīng)速度(1) 積極引入第三方物流，提高供應(yīng)物流配送專業(yè)化水平第三方物流是社會化的專業(yè)物流企業(yè)。一般來說，與企業(yè)自營物流相比，它在物流人才，