企業(yè)內(nèi)部控制內(nèi)控91供應(yīng)商管理

1、XXXX內(nèi)控手冊XXX燃份有限公司內(nèi)部控制手冊采購管理XXXX內(nèi)控手冊9.1供應(yīng)商管理1 .概述規(guī)定了XXXX股份有限公司及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（控股）和托管公司）有關(guān)供應(yīng)商納入、管理、評審和淘汰等管理要求，旨在規(guī)范公司供應(yīng)商管理過程中的各項具體工作，努力降低和避免供應(yīng)商管理中存在的風(fēng)險，保證企業(yè)的采購成本和采購效率。2 .風(fēng)險描述根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范、應(yīng)用指引以及管理層的關(guān)注點，企業(yè)至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注到供應(yīng)商管理的風(fēng)險如下：（1） 無歸口部門負責(zé)供應(yīng)商管理及評審工作，導(dǎo)致供應(yīng)商管理職責(zé)及分工不明確，出現(xiàn)問題時無法及時得到解決；（2） 未設(shè)置供應(yīng)商審批權(quán)限，導(dǎo)致采購人員選

2、擇供應(yīng)商的權(quán)限過大，產(chǎn)生舞弊風(fēng)險；（三）未建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)資料庫對供應(yīng)商提供的信息資料進行完整的保管，導(dǎo)致供應(yīng)商信息丟失，管理混亂；（四）未對合格供應(yīng)商提供的信息進行判別，導(dǎo)致因供應(yīng)商提供的信息有誤，購進的物品質(zhì)次價高；（五）選擇重要供應(yīng)商時未實地考察供應(yīng)商所能提供服務(wù)的能力，包括供應(yīng)商的倉儲、物流、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理、資信能力等情況，導(dǎo)致供應(yīng)商提供虛假資料欺騙公司從而贏得業(yè)務(wù)，造成貨物質(zhì)次價高；（6） 未進行供應(yīng)商資質(zhì)管理，督促供應(yīng)商及時更換資質(zhì)資料，導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險；（七）未就跟生產(chǎn)有關(guān)的涉密物資采購與供應(yīng)商簽訂保密合同或協(xié)議，導(dǎo)致供應(yīng)商將涉密資料提供給同行業(yè)的其他競爭對手，造成公司競爭能力下降

3、；（八）未建立并定期更新合格供應(yīng)商名錄，導(dǎo)致無供應(yīng)商評價依據(jù)或未將評審不合格的供應(yīng)商淘汰影響供應(yīng)商評審的質(zhì)量；（九）未定期進行供應(yīng)商評審，包括供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、價格、資質(zhì)情況、信用等級等內(nèi)容，導(dǎo)致供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量下降，管理混亂；（十）對供應(yīng)商進行評審時未采納財務(wù)、采購、質(zhì)檢、倉庫等相關(guān)職能部門意見，造成對供應(yīng)商的評審不全面，影響評審結(jié)果的真實有效性；（十一）對供應(yīng)商進行評價打分由一個人完成且無他人審核，導(dǎo)致評分人員出現(xiàn)舞弊行為，影響供應(yīng)商評審的公平性；（十二）未定期對供應(yīng)商貨物進行質(zhì)量評審，包括貨物驗收記錄、驗收合格率、各使用部門的反饋意見、返工/返修次數(shù)及退貨發(fā)生頻率等，影響供應(yīng)

4、商質(zhì)量評審結(jié)果；（十三）未執(zhí)行供應(yīng)商分類管理制度，比如按采購的頻率、數(shù)量及金額等作為劃分維度進行分類管理，導(dǎo)致管理效率低下，未抓住主要管理風(fēng)險；（十四）無法與供應(yīng)商保持良好穩(wěn)定的合作關(guān)系，導(dǎo)致經(jīng)常更換供應(yīng)商，影響商品采購質(zhì)量；（十五）未將供應(yīng)商評審納入歸口部門績效考核范圍中，導(dǎo)致供應(yīng)商評審工作流于形式，導(dǎo)致供應(yīng)商管理混亂；XXXX內(nèi)控手冊導(dǎo)致供應(yīng)商忽略風(fēng)險管理的（十六）未要求供應(yīng)商按照公司的規(guī)范建立風(fēng)險管理體系,重要性，發(fā)生采購風(fēng)險。3 .流程圖XXXX內(nèi)控手冊XXXX內(nèi)控手冊4 .相關(guān)制度供方管理程序供應(yīng)商管理供應(yīng)商年度復(fù)審制度供應(yīng)商評價制度供應(yīng)商淘汰制度XXXX供應(yīng)部采購員考核辦法XXXX

5、供應(yīng)部負責(zé)人考核辦法5 .控制目標(biāo)序號內(nèi)控手冊唯一具體控制目標(biāo)編號控制目標(biāo)目標(biāo)類別19.1-KM1保證采購的質(zhì)量經(jīng)營效率目標(biāo)29.1-KM2保證采購的成本經(jīng)營效率目標(biāo)39.1-KM3保證采購的及時經(jīng)營效率目標(biāo)49.1-KM4保證采購的合法性合法合規(guī)目標(biāo)XXXX內(nèi)控手冊6.控制矩陣風(fēng)險編號風(fēng)險描述對應(yīng)控制目標(biāo)編號關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施控制頻率控制活動類型管控部門現(xiàn)有制度控制痕跡9.1-F1無歸口部門負責(zé)供應(yīng)商管理及評審工作，導(dǎo)致供應(yīng)商管理職責(zé)及分工不明確，出現(xiàn)問題時無法及時得到解決9.1-KM19.1-KC1由總經(jīng)理及董事會審批同意指定相關(guān)部門作為供應(yīng)商管理歸口部門，明確部門工作職責(zé)，包括

6、對供應(yīng)商的日常管理、供應(yīng)商資料保管、年度評審，供應(yīng)商名錄編寫和管理等9.1-F2未設(shè)置供應(yīng)商審批權(quán)限，導(dǎo)致采購人員選擇供應(yīng)商的權(quán)限過大，產(chǎn)生舞弊風(fēng)險9.1-KM19.1-KC21）在全部滿足詢價文件實質(zhì)性要求前提下，根據(jù)技術(shù)先進、生產(chǎn)適用、安全可靠、經(jīng)濟合理的原則，綜合考慮包括價格、供貨周期、質(zhì)量方面的特殊要求，供應(yīng)商資質(zhì)證書、信譽、業(yè)績、服務(wù)，國家政策規(guī)定等相關(guān)內(nèi)容，由采購單位或部門選擇適當(dāng)?shù)脑u審方法，按照規(guī)定的程序進行評審，確定供應(yīng)商；2）對于數(shù)量及金額較大的采購，應(yīng)當(dāng)由總經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價進行評審；3）數(shù)量及金額較小的采購，可以由部門負責(zé)人組織相關(guān)人員對報價進行評審

7、或簽字認可XXXX內(nèi)控手冊風(fēng)險編號風(fēng)險描述對應(yīng)控制目標(biāo)編號關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施控制頻率控制活動類型管控部門現(xiàn)有制度控制痕跡9.1-F3未建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)資料庫對供應(yīng)商提供的信息資料進行完整的保管，導(dǎo)致供應(yīng)商信息丟失，管理混亂9.1-KM19.1-KC31）供應(yīng)商管理部門建立一個數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容應(yīng)包括所有供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、與公司合作期間等信息；2）供應(yīng)商管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)定期整理供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫并及時更新9.1-F4未對合格供應(yīng)商提供的信息進行判別，導(dǎo)致因供應(yīng)商提供的信息有誤，購進的物品質(zhì)次價高9.1-KM29.1-KC4由采購部負責(zé)評估基本能力和商務(wù)能力，根據(jù)供應(yīng)

8、商資源地域性/適用地/產(chǎn)品定位指定地方研發(fā)或質(zhì)量部經(jīng)理級以上進行工藝和研發(fā)能力評估審核9.1-F5選擇重要供應(yīng)商時未實地考察供應(yīng)商所能提供服務(wù)的能力，包括供應(yīng)商的倉儲、物流、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理、資信能力等情況，導(dǎo)致供應(yīng)商提供虛假資料欺騙公司從而贏得業(yè)務(wù)，造成貨物質(zhì)次價高9.1-KM29.1-KC5成立調(diào)查小組實地考察供應(yīng)商的倉儲、物流、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理、資信能力等方面，填寫供應(yīng)商評價表，并提出是否評價為合格供應(yīng)商的意見，經(jīng)調(diào)查小組組長審核簽字后報采購部審批，審核簽字后列入合格供應(yīng)商名錄XXXX內(nèi)控手冊風(fēng)險編號風(fēng)險描述對應(yīng)控制目標(biāo)編號關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施控制頻率控制活動類型管控部門現(xiàn)有

9、制度控制痕跡9.1-F6未進行供應(yīng)商資質(zhì)管理，督促供應(yīng)商及時更換資質(zhì)資料，導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險9.1-KM49.1-KC6在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫內(nèi)設(shè)置供應(yīng)商資質(zhì)文件的有效期限的內(nèi)容，每年年末對供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫資料進行檢查時應(yīng)核對供應(yīng)商資質(zhì)資料的有效期限，對臨近有效期限的供應(yīng)商應(yīng)及時提醒供應(yīng)商辦理更新手續(xù)并提供更新后的資質(zhì)資料9.1-F7未就跟生產(chǎn)有關(guān)的涉密物資采購與供應(yīng)商簽訂保密合同或協(xié)議，導(dǎo)致供應(yīng)商將涉密資料提供給同行業(yè)的其他競爭對手，造成公司競爭能力下降9.1-KM49.1-KC7涉密物資采購時，在采購合同中的采購材料名稱須以代號表示。涉密物資米購合同簽訂時，須與供應(yīng)商另簽訂一份保密合同/協(xié)議，在合同條款中明

10、確供應(yīng)商的保密責(zé)任及違約責(zé)任，經(jīng)雙方領(lǐng)導(dǎo)簽字確認9.1-F8未建立并定期更新合格供應(yīng)商名錄，導(dǎo)致無供應(yīng)商評價依據(jù)或未將評審不合格的供應(yīng)商淘汰影響供應(yīng)商評審的質(zhì)量9.1-KM19.1-KC8各級公司供應(yīng)商管埋崗位人員對供應(yīng)商登記表審核簽字，檢查供應(yīng)商所提供的資料并提出審核意見，報采購部負責(zé)人審批。以供貨商的實力、商譽及以往服務(wù)的表現(xiàn)作為依據(jù)，審核并簽署是否列入合格供應(yīng)商名錄的意見。據(jù)經(jīng)審核合格的供應(yīng)商登記表等資料，建立并登記合格供應(yīng)商名錄。XXXX內(nèi)控手冊風(fēng)險編號風(fēng)險描述對應(yīng)控制目標(biāo)編號關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施控制頻率控制活動類型管控部門現(xiàn)有制度控制痕跡9.1-F9未定期進行供應(yīng)商評審，包括

11、供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、價格、資質(zhì)情況、信用等級等內(nèi)容，導(dǎo)致供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量下降，管理混亂9.1-KM19.1-KC9每年各部門管理人員對供應(yīng)商進行評審，包括供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、價格、資質(zhì)情況、信用等級等內(nèi)容，編寫供應(yīng)商評價意見，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后報公司采購部。物資部門供應(yīng)商管理崗位人員根據(jù)各部門對供應(yīng)商的評價意見對所有供貨商就過去一年的表現(xiàn)進行全面的評估、復(fù)審，填寫供應(yīng)商評價表，經(jīng)采購部負責(zé)人審核簽字確認9.1-F10對供應(yīng)商進行評審時未米納財務(wù)、采購、質(zhì)檢、倉庫等相關(guān)職能部門意見，造成對供應(yīng)商的評審不全面，影響評審結(jié)果的真實有效性9.1-KM19.1-KC10供應(yīng)商評

12、審時，應(yīng)先由各相關(guān)部門（包括但不限于采購部、質(zhì)量部、倉庫及相關(guān)物資使用部門）對商務(wù)、技術(shù)、質(zhì)量進行評估后由采購部審核確認9.1-F11對供應(yīng)商進行評價打分由一個人完成且無他人審核，導(dǎo)致評分人員出現(xiàn)舞弊行為，影響供應(yīng)商評審的公平性9.1-KM19.1-KC11供應(yīng)商評分表打分應(yīng)由兩名以上人員評分并且由部門負責(zé)人審核確認才能作為有效評分表。凡是存在在一張評分表上同一人員名字出現(xiàn)兩次以上的，或有涂改修改痕跡的一律作廢處理XXXX內(nèi)控手冊風(fēng)險編號風(fēng)險描述對應(yīng)控制目標(biāo)編號關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施控制頻率控制活動類型管控部門現(xiàn)有制度控制痕跡9.1-F12未定期對供應(yīng)商貨物進行質(zhì)量評審，包括貨物驗收記錄

13、、驗收合格率、各使用部門的反饋意見、返工/返修次數(shù)及退貨發(fā)生頻率等，影響供應(yīng)商質(zhì)量評審結(jié)果9.1-KM19.1-KC12米購部應(yīng)定期下發(fā)通知要求公司供應(yīng)商質(zhì)量部、研發(fā)部等各物資使用部門對供應(yīng)商貨物進行質(zhì)量評審，包括貨物驗收記錄、驗收合格率、各使用部門的反饋意見、返工/返修次數(shù)及退貨發(fā)生頻率等，填寫供應(yīng)商季度/年度質(zhì)量績效總成績匯總表，經(jīng)部門負責(zé)人審核確認后提交采購部復(fù)核，作為年度供應(yīng)商評審審核評分指標(biāo)之一9.1-F13未執(zhí)行供應(yīng)商分類管理制度，比如按采購的頻率、數(shù)量及金額等作為劃分維度進行分類管理，導(dǎo)致管理效率低下，未抓住主要管理風(fēng)險9.1-KM19.1-KC13根據(jù)供應(yīng)商的供應(yīng)金額，對公司廠品克爭力的影響，公司對供應(yīng)商的依賴性和采購風(fēng)險，將合格供應(yīng)商分類。確定合格供應(yīng)商在公司供應(yīng)鏈和產(chǎn)品應(yīng)用上的地位，采取不同的采購管理策略和績效管理方法，以獲得采購管理的最佳投入產(chǎn)出和采購競爭優(yōu)勢。9.1-F14無法與供應(yīng)商保持良好穩(wěn)定的合作關(guān)系，導(dǎo)致經(jīng)常更換供應(yīng)商，影響商品米購質(zhì)量9.1-KM19.1-KC14對重點供應(yīng)商應(yīng)按合作伙伴關(guān)系進行管理，做到互惠互利XXXX內(nèi)控手冊風(fēng)險編號風(fēng)險描述對應(yīng)控制目標(biāo)編號關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施控制頻率控制活動類型管控部門現(xiàn)有制度控制痕跡9.1-F15未將供應(yīng)商評審納入歸口部門績效考核范圍中，導(dǎo)致供應(yīng)