單據(jù)填寫規(guī)范與流轉(zhuǎn)管理辦法

1、單據(jù)填寫規(guī)及流轉(zhuǎn)管理辦法文件編號：YL-SOP-FI-009-A編制部門：億力電子科技編制人：培批準(zhǔn)人：版本號：A生效日期：2015年08月26日受控狀態(tài)：受控抄送部門：公司全體文件修改記錄文件版次文件修改容文件修改日期修改人A/0新文件2015.06.251. 目的：為保證公司會計核算的政策進(jìn)行，增強財務(wù)信息的準(zhǔn)確性、及時性，以滿足公司經(jīng)營決策需要，根據(jù)國家會計制定和會計準(zhǔn)則的要求，結(jié)合本公司的實際問題和業(yè)務(wù)特點，特制定本辦法。2. 圍：本辦法規(guī)定了公司部單據(jù)的容填寫及流轉(zhuǎn)過程的要求與檢查考核，適用于我公司部的所有財務(wù)單據(jù)管理要求。3. 職責(zé)：公司全體員工必須按本制度執(zhí)行。4. 容4.1管理

2、部門與分工4.1.1單據(jù)類型序號單據(jù)名稱填寫部門聯(lián)次適用圍備注1借支單各部門1員工個人借支及業(yè)務(wù)借支2費用報銷單各部門1員工業(yè)務(wù)報銷3差旅費報銷單各部門1員工差旅費報銷4支出證明單各部門1無原始憑證類業(yè)務(wù)報銷4.2.管理容與要求 以上單據(jù)必須使用藍(lán)、黑鋼筆或簽字筆填寫，不得使用圓珠筆填寫。字跡工整，不得涂改，凡填寫大小寫金額的單據(jù)，大小寫金額必須一致，相關(guān)容需填寫完整。各填寫人員簽名時需同時注明簽名日期。4.2.1借支單 員工因差旅費、采購等需預(yù)先支取款項使用此單。4.2.1.1借支人必須填寫清楚借支單上的容，包括日期、部門、借支人、職務(wù)、借支事由、金額大小寫、借支人簽名等，并附帶相關(guān)借支依據(jù)

3、（合同、申購單、出差申請單等），必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽批后方可交由財務(wù)出納審核。其中“借支事由”應(yīng)填寫應(yīng)簡明扼要，容需載明業(yè)務(wù)發(fā)生日期、當(dāng)事人、使用目的等，若涉及到類似采購等事項，需載明合同、單據(jù)或申購單編號。不符合上述要求，財務(wù)人員將退回相關(guān)單據(jù)，經(jīng)手人不得以各種理由抵觸。4.2.1.2財務(wù)出納在收到借支人遞交的借支單時，應(yīng)核對單據(jù)填寫是否完整、容是否真實、金額是否準(zhǔn)確及無涂改，所附單據(jù)是否完整、準(zhǔn)確，相關(guān)人員簽名、簽章是否完整，收款信息與合同是否一致。對不符合要的單據(jù)，財務(wù)應(yīng)用鉛筆或便簽注明不符合項并及時退回經(jīng)手人更正。對符合要求的單據(jù)出納應(yīng)簽字轉(zhuǎn)至主管會計復(fù)核并安排付款。4.2.1.3主管會計

4、審核相關(guān)借支單據(jù)，在正確合規(guī)的單據(jù)上簽字后還給出納，大額（見附表）需提前報總經(jīng)理審批，出納在規(guī)定的期限安排付款。付款后出納將水單截圖發(fā)給對應(yīng)的借支人，并在單據(jù)右上角蓋“付訖”章，將單據(jù)記賬后注明憑證號，交主管會計復(fù)核、保管。4.2.1.4借支人原則上需在借支發(fā)生起1個月集齊相關(guān)報銷憑證，填寫報銷單交到財務(wù)部辦理沖銷事宜，財務(wù)出納將在3個工作日審核完報銷單，交由財務(wù)主管、經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過的，為借支人辦理借支沖銷手續(xù)。無法在規(guī)定時間取得相關(guān)報銷憑證或逾期辦理報銷手續(xù)的，經(jīng)手人在報銷時應(yīng)單獨說明逾期原因，并由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，但原則不上不得超過2個月。不按此項規(guī)定執(zhí)行者，財務(wù)有權(quán)向公司董事會

5、上報裁定。4.2.1.5特別規(guī)定：原則上應(yīng)遵循“前款未清，后款不借”的規(guī)定，特殊情況下，同一借支人必須核對清楚前次借支情況，才可以進(jìn)行第二次辦理借支事宜。4.2.1.6財務(wù)出納每月26號提交借支未還清單，各借支人應(yīng)及時對照并辦理報銷手續(xù)。4.2.2費用報銷單 員工日常采購、辦公費、招待費等費用采用此單據(jù)填寫。4.2.2.1填寫要求4.2.2.1.1報銷人必須取得真實、合法、完整之原始憑證，發(fā)票單位名稱必須正確無誤（億力電子科技），由報銷人必須將原始單據(jù)整齊地粘貼在報銷單背面左上角，同類票據(jù)必須粘在一起。原始憑證一般不得涂改，如有改動，外來發(fā)票必須由對方加蓋公章，自制憑證由經(jīng)手人蓋章，否則不予報

6、銷。原則上，報銷必須提供正規(guī)發(fā)票，對于確實沒有正規(guī)發(fā)票的，必須區(qū)分合法發(fā)票和收據(jù)二者分開填單報銷。4.2.2.1.2采購報銷（含物料、工具、辦公用品、固定資產(chǎn)等采購）應(yīng)附發(fā)票、收據(jù)、送貨單、入庫單。其中發(fā)票明細(xì)為“XXX材料一批”/“詳見銷貨清單”的，后面需附蓋有對方財務(wù)專用章的銷貨清單；日常費用類報銷后附單據(jù)為發(fā)票或收據(jù)，專利、無形資產(chǎn)申請需附相關(guān)證照復(fù)印件。4.2.2.1.3報銷單據(jù)應(yīng)填列完整，日期、部門、報銷項目、摘要、大小寫金額等為必填項，備注欄視需要填列。具體說明如下:“報銷項目”應(yīng)填寫對應(yīng)費用劃分的項目；“摘要”填寫應(yīng)簡明扼要，容需載明業(yè)務(wù)發(fā)生日期、當(dāng)事人、使用目的等，若涉及到類似

7、采購等事項，需載明合同、單據(jù)或申購單編號（附對賬單的除外）；若業(yè)務(wù)涉及多個報銷項目，如車費、餐費等，可以填在一報銷單上，但需按項目分行填，各報銷項目必須附有對應(yīng)的原始憑證；“金額”應(yīng)填寫類別相同的原始憑證上的合計數(shù)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字填列，最后一欄的合計數(shù)字前加人民幣符號“￥”，如￥200.00；“金額大寫”應(yīng)填寫本報銷單的合計金額的大寫數(shù)字，大寫前必須加“”,大寫后的如為零，也必須填“零”，不能為空白；“原借款”填寫原借支款；“應(yīng)退（補）款”對應(yīng)填寫應(yīng)退、補款；“備注”欄填寫“款未付/款已付”字樣及其他需列明的事項。不符合上述要求，財務(wù)人員將退回相關(guān)單據(jù)，經(jīng)手人不得以各種理由抵觸。4.2.2.1

8、.4本期的費用先分類，再按日期整理，以費用報銷單背面左上角為準(zhǔn)進(jìn)行粘貼，只用粘發(fā)票的左上角，超出部分應(yīng)折疊，先從右邊往外疊，再從下面往外疊。粘貼工具只能使用膠水，不得使用回形針或訂書機裝訂。4.2.2.2報銷流程4.2.2.2.1報銷人應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生1個月按上述要求填寫完報銷單并將該單據(jù)遞交財務(wù)審核；4.2.2.2.2財務(wù)在收到單據(jù)3個工作日必須審核完成并返回給報銷人（批量遞交的，適當(dāng)延期處理）。報銷單據(jù)由出納收集，分發(fā)給各項目會計審核，審核重點為：單據(jù)填寫是否完整、容是否真實、金額是否準(zhǔn)確及無涂改，所附原始憑證是否完整、準(zhǔn)確，相關(guān)人員簽名、簽章是否完整，發(fā)票信息與合同是否一致。對于有誤的應(yīng)說明

9、原因，退回報銷人更改，符合要求的由項目會計簽字進(jìn)入下一流程。4.2.2.2.3報銷人收到財務(wù)返回的單據(jù)，已審核無誤的交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。4.2.2.2.4報銷人憑相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)簽字審核的單據(jù)方可辦理付款、銷賬等相關(guān)手續(xù)。對貨到付款的報銷單據(jù)，應(yīng)傳遞給主管會計審核并交出納付款，出納付款后將此類報銷單據(jù)分發(fā)給各項目會計記賬，記賬完成后將單據(jù)傳遞至總賬會計復(fù)核；對只是報銷的單據(jù)，出納收到后將此類報銷單據(jù)分發(fā)給各項目會計記賬，記賬完成后將單據(jù)傳遞至總賬會計復(fù)核，出納核實報銷人借支明細(xì)，開收據(jù)為借支人銷賬。4.2.3差旅費報銷單 員工出差發(fā)生的費用使用此單填寫。4.2.3.1填寫要求4.2.3.1.1

10、出差人員應(yīng)完整填寫單據(jù)，包括日期、出差人、事由、起止時間及地點、交通費和其他?！笆掠伞睉?yīng)填寫具體事由，并附上出差申請表或其他，如為會議要附有會議通知，如為其他單位邀請要附有邀請函；“起止時間及地址”應(yīng)按車票的時間及地址順序填寫（城市與城市之間）；“交通費”應(yīng)按機票或車票的金額及數(shù)量填寫；“其他-住宿費”應(yīng)填寫所有住宿費發(fā)票的合計金額；“其他”項可添加其他報銷類型，如“其他-市交通費”，應(yīng)填寫出差期間在市產(chǎn)生的交通費合計數(shù)；“預(yù)支旅費”、“退回金額”、“補領(lǐng)金額”應(yīng)填列前期借款情況及應(yīng)退補金額。特別說明：出差期間發(fā)生的招待費等不在此填列，應(yīng)單獨使用費用報銷單填列。4.2.3.1.2本期的費用先分

11、類，再按日期整理，以報銷單背面左上角為準(zhǔn)進(jìn)行粘貼，只用粘發(fā)票的左上角，超出部分應(yīng)折疊，先從右邊往外疊，再從下面往外疊。粘貼工具只能使用膠水，不得使用回形針或訂書機裝訂。4.2.3.2 報銷流程4.2.3.2.1出差人員在業(yè)務(wù)發(fā)生1個月按上述要求填寫完報銷單并將該單據(jù)遞交財務(wù)審核；4.2.3.2.2出納在收到單據(jù)3個工作日必須按差旅費報銷制度審核完成并返回給出差人員（批量遞交的，適當(dāng)延期處理），對于不符合要求的財務(wù)應(yīng)說明原因，要求報銷人更改。符合要求的由財務(wù)核算出差補貼，算出合計數(shù)，填列在報銷單上，并交由報銷人進(jìn)行下一步處理；4.2.3.2.3報銷人收到財務(wù)返回的單據(jù)，已審核無誤的交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽

12、字審批；4.2.3.2.4報銷人憑相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)簽字審核的單據(jù)方可到辦理付款、銷賬等相關(guān)手續(xù)。出納開具收據(jù)銷賬或直接付款后保留單據(jù)記賬，記賬完成后將單據(jù)傳遞給總賬會計復(fù)核。4.2.4支出證明單 對于確實無原始憑證的單據(jù)使用此單。4.2.4.1填寫要求4.2.4.1.1報銷人應(yīng)完整填寫單據(jù)，包括日期、支出科目、摘要、金額、缺乏正式單據(jù)的原因等。“支出科目”同費用報銷單的“報銷項目”填列要求；“摘要”、“金額”同費用報銷單的“摘要”、“金額”填列要求； 小寫合計數(shù)應(yīng)在“￥”后面靠左填列；“缺乏正式單據(jù)之原因”應(yīng)填寫無原始憑證的原因或其他應(yīng)注明的事項。4.2.4.2報銷流程4.2.4.2.1報銷人在

13、業(yè)務(wù)發(fā)生1個月按上述要求填寫完單據(jù)，相關(guān)證明人簽字后遞交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批；4.2.4.2.2員工將有領(lǐng)導(dǎo)簽字審批的單據(jù)遞交到財務(wù)審核；4.2.4.2.3財務(wù)在收到單據(jù)3個工作日必須審核完成并返回給員工（員工批量遞交的，適當(dāng)延期處理）；4.2.4.2.4員工憑相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批、財務(wù)審核的單據(jù)方可到財務(wù)部辦理付款、銷賬等相關(guān)手續(xù)。出納開具收據(jù)銷賬或直接付款后保留單據(jù)記賬，記賬完成后將單據(jù)傳遞給總賬會計復(fù)核。4.3 附加說明： 本管理辦法由財務(wù)部提出 本管理辦法由財務(wù)部起草并負(fù)責(zé)解釋。附圖：1.借支單必填必填必填簽名+日期2.費用報銷單注意大寫，前面必須加，尾數(shù)為零的，必須寫“零”簽名+日期必填必填摘

14、要需寫清楚時間、事由前面必須加￥必填3.差旅費報銷單簽名+日期合計數(shù)由財務(wù)填寫填列有發(fā)票的市內(nèi)交通費合計數(shù)填列有發(fā)票的住宿費合計數(shù)按票面時間填寫出差事由要清晰必填備注：交通費明細(xì)較多的，需另用費用報銷單詳細(xì)填寫，該費用報銷單做為附件粘貼在差旅費報銷單后，合計金額仍填列在差旅費報銷單中。4.支出證明單必填合計數(shù)簽名+日期摘要需寫清楚時間、事由必填必填必填備注：1.付款賬號請寫在單據(jù)背面，容包括收款賬戶名、收款銀行名稱、收款賬號。2.大寫數(shù)字如下：壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 萬 億借支單報銷流程部門經(jīng)理主管會計總賬會計出納借支人審批審核借支單復(fù)核、記賬審核、保管結(jié)束 有誤審核截圖付款 無誤開始填寫借支單費用報銷流程部門經(jīng)理主管會