會計電算化的內(nèi)部控制

1、會計電算化的內(nèi)部控制摘要：會計電算化是會計工作的發(fā)展趨勢，本文主要分析會計電算化對會計業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響，并提出了在會計電算化下如何加強和完善會計內(nèi)部控制制度問題，以確保單位實行會計電算化后，系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運行。 關(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制； 隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展, 計算機(jī)的運用已滲透到各個領(lǐng)域，電子計算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)已在會計領(lǐng)域廣泛運用。會計電算化使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來,大大提高了會計工作質(zhì)量和會計工作效率。會計電算化越來越被各個單位所重視，普及率也越來越高。如何在提高會計處理的及時性、準(zhǔn)確性的同時確保會計電算化的安全，已成為各電算化單位需要解決的問題。 控制與會計

2、是不可分割的。內(nèi)部控制是單位為提高會計信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序，包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會計控制。會計電算化的內(nèi)部控制則是內(nèi)部會計控制的特殊形式。財政部頒布的內(nèi)部會計控制規(guī)范基本規(guī)范（試行）中指出：“電子信息技術(shù)控制要求運用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會計控制的有效實施”。 一、實行電算化內(nèi)部控制的必要性 （一）電算化環(huán)境下存在電腦操作無形化和存儲介質(zhì)無紙化的缺陷 在手工會計信息系統(tǒng)中，會計人員之間的聯(lián)系是直接的，因而很自然地形成了相互制約、相互監(jiān)督的關(guān)系。同時會計數(shù)據(jù)用

3、可見的文字、符號直接記錄在紙上，直觀性較強，不同的筆跡可作為控制的手段；而電算化信息系統(tǒng)中，這種人員之間的聯(lián)系部分地轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計算機(jī)的聯(lián)系，操作員身份的識別及授權(quán)控制等都有別于手工會計信息系統(tǒng)，手工會計信息系統(tǒng)中易于辨認(rèn)的審計線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無處可尋。此外，手工環(huán)境下，記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質(zhì)上的會計記錄其勾稽關(guān)系較為明確，而在電算化環(huán)境下，由于會計記錄被存儲在磁盤、軟盤等磁介質(zhì)上，不宜實施簽字、蓋章等手段，而且磁介質(zhì)很容易被改動，因此，如何防止數(shù)據(jù)被非法修改及如何盡可能避免利用計算機(jī)進(jìn)行犯罪是電算化內(nèi)部控制必須解決的問題。 （二）電算化環(huán)境下內(nèi)部稽核機(jī)制削弱 手工會計

4、信息系統(tǒng)中，每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù)，嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作，如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)批準(zhǔn)、收付款項與會計記錄的分離等，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制，形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度，在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要措施的實施過程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營內(nèi)容廣泛、地理分布廣闊、信息處理工作量大。如果采用傳統(tǒng)手段，不僅速度慢且花費大。實行電算化后，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡化，大部分處理由計算機(jī)完成，一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行，會計人員無法直接參與和控制，控制效率低，其審查、稽核機(jī)制被削弱。 （三）電算化環(huán)境下會計工作質(zhì)量有賴于計算機(jī)軟、硬件系

5、統(tǒng)自身的可靠性及會計人員本身的操作水平 手工會計信息系統(tǒng)易于保持經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的連續(xù)性，而在電算化會計信息系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會計工作陷入癱瘓；手工會計信息系統(tǒng)下，會計核算的質(zhì)量取決于會計人員的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)道德及對會計有關(guān)法規(guī)的理解和執(zhí)行效果，傳統(tǒng)會計在大量實踐的基礎(chǔ)上，積累了豐富經(jīng)驗并形成了一整套完整的管理制度，而電算化系統(tǒng)中，操作環(huán)境的改變使傳統(tǒng)的管理控制方式失去了發(fā)揮功能的土壤。為了減少誤操作，提高輸出會計信息質(zhì)量，電算化會計信息系統(tǒng)必須具備嚴(yán)密的內(nèi)部控制功能和手段。 （四）管理型會計軟件的發(fā)展對內(nèi)控制度提出了新的要求管理體制和管理水平的逐漸完善對應(yīng)用計算機(jī)

6、處理會計數(shù)據(jù)提出了更高要求。單一的核算型會計軟件已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。管理型會計軟件的開發(fā)和應(yīng)用是會計電算化發(fā)展的必經(jīng)之路，其核心是實現(xiàn)管理會計電算化。管理型會計軟件較之傳統(tǒng)核算型會計軟件具有靈活性及自由度較大、個性突出的特點，而限于電算化及內(nèi)部控制制度在我國的發(fā)展，在電算化內(nèi)部控制制度的制定和管理上存在著許多真空地帶。隨著經(jīng)營環(huán)境的復(fù)雜化和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的多樣化，企業(yè)在內(nèi)部控制的考慮和制定上，總會存在沒有涉及的地方。這使得內(nèi)部控制存在沒有觸及的真空，減弱了企業(yè)整體內(nèi)部控制的效果。（五）網(wǎng)絡(luò)財務(wù)是電算化環(huán)境下的新型管理模式，其安全性和保密性有賴于建立、健全有效的內(nèi)部控制制度 網(wǎng)絡(luò)財務(wù)是一

7、種充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，將會計處理和財務(wù)管理有效結(jié)合起來的管理模式，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)與傳統(tǒng)會計電算化不同的關(guān)鍵在于利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行財務(wù)管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在會計領(lǐng)域的應(yīng)用與發(fā)展，使會計電算化進(jìn)一步跨越到會計信息化階段，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大大提高了會計工作的效率，但同時由于網(wǎng)絡(luò)的開放性、數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的脆弱性等特點，給會計信息系統(tǒng)的安全帶來了隱患，病毒、黑客、軟件自身的缺陷都會使用戶的信息安全受到威脅。因此要加強組織控制。從組織機(jī)構(gòu)上看，電算化會計信息系統(tǒng)可以分為兩個專職部門：系統(tǒng)開發(fā)部門和系統(tǒng)應(yīng)用部門。系統(tǒng)開發(fā)部門承擔(dān)系統(tǒng)的研制和維護(hù)工作，系統(tǒng)應(yīng)用部門負(fù)責(zé)軟件的日常應(yīng)用，這兩個不相容的職務(wù)之間應(yīng)當(dāng)分離，以保證系統(tǒng)內(nèi)不相容職責(zé)的

8、相互分離以及信息處理部門與企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門的相互獨立，以有效減少有可能發(fā)生的錯誤和舞弊。電算化崗位一般可分為系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、憑證審核員、系統(tǒng)維護(hù)員、會計檔案資料保管員等。這些崗位除了特殊行業(yè)和單位一般無須另外配備專門人員，可以由基本會計崗位的會計人員來兼任。如系統(tǒng)管理員可以由會計主管兼任，系統(tǒng)操作員可以由除了出納崗位以外的其他各崗位會計人員兼任等。二、會計電算化下會計內(nèi)部控制的對策與措施 國內(nèi)外會計電算化的實踐表明，計算機(jī)本身處理出錯幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度是非常有必要的，嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度是會計電算化信息真實可

9、靠的保證，此外，有助于防止違法行為的發(fā)生。 (一)、 明確職責(zé)分工，加強組織控制 由于會計電算化知識與功能的相對集中，必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確職責(zé)分工，加強組織控制。職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和

10、舞弊的可能性。電算化部門內(nèi)部必須把職責(zé)分工同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。會計電算崗位可分為計算機(jī)會計主管、軟件操作、出納人員、審核記帳、系統(tǒng)維護(hù)、電算審查和數(shù)據(jù)分析、檔案管理等崗位，同時要明確各崗位的責(zé)任制。崗位責(zé)任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責(zé),督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應(yīng)的紀(jì)錄,保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外,還應(yīng)該保證按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則, 對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾人或幾個部門承擔(dān)。如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任,也不

11、得審核自己輸入的憑證。同時規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。進(jìn)行這種職責(zé)分工的目的，是盡可能在電算化部門內(nèi)部保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點就在于不相容職務(wù)的分離，通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以補救會計電算化不相容職能集中化的不足，以減少利用計算機(jī)舞弊的可能性。 （二）、加強會計核算控制 會計核算結(jié)果是會計預(yù)測、決策、分析的基礎(chǔ)。會計核算控制是防范和化解會計核算風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)，必須引起高度重視。從核算環(huán)節(jié)把關(guān)，必須保證業(yè)務(wù)處理合法、有效，賬務(wù)處理的正確性、規(guī)范性，做到數(shù)據(jù)真實、完整和安全。會計核算控制內(nèi)容應(yīng)包括：原始憑證經(jīng)過審查，在錄入處

12、理前一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理必須經(jīng)過相應(yīng)的權(quán)級審批，簡明、準(zhǔn)確、完整地填制與錄入。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解報單的處理等都必須嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度，充分保證計算機(jī)賬務(wù)處理不錯不亂。會計數(shù)據(jù)輸出必須進(jìn)行嚴(yán)格審核并簽章，無論是靜態(tài)審核，還是動態(tài)審核，都要仔細(xì)核對輸出的賬務(wù)憑證與實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。 （三）、加強操作程序的控制會計電算化除了軟件對操作方面作了一定的內(nèi)部控制設(shè)計以外，單位制訂并嚴(yán)格操作管理制度，將會有效地保證會計軟件的安全運行，同時，也有利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。 會計電算化操作應(yīng)嚴(yán)格遵照會計業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行，會計電算化系統(tǒng)操作管理制度的內(nèi)容主要是系統(tǒng)使用管理、上機(jī)操作規(guī)

13、程、帳務(wù)處理程序,這些規(guī)定是為了保證會計電算化系統(tǒng)安全可靠的運行,保證所有進(jìn)入會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實、有效。 操作管理制度從內(nèi)容上來看，一般包括以下幾項：（1）操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。（2）預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機(jī)的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計算機(jī)等。（3）預(yù)防已輸入計算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計算機(jī)的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機(jī)內(nèi)賬簿等。（4）建立必要的上機(jī)操作記錄制度。如規(guī)定用操作日志的形式記錄每天的上機(jī)操作內(nèi)容等。此外，在會計軟件中還應(yīng)設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作

14、的控制程序。 （四）、加強系統(tǒng)安全控制 加強系統(tǒng)控制是為了保證計算機(jī)系統(tǒng)的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。主要的控制措施包括：明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件，防止會計人員越權(quán)使用軟件；操作人員身份的密碼控制；操作人員離開機(jī)器時，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令退出會計軟件；設(shè)置接觸與操作的日志控制，各單位應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況，設(shè)專人保存上機(jī)操作記錄進(jìn)行“日志管理”；數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴(yán)格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進(jìn)行定期的預(yù)防性檢查；工作環(huán)境保護(hù)則是為了盡量減少外界因素所致的計算機(jī)故障，以保障機(jī)器正常運行，主要包括：

15、機(jī)房環(huán)境保護(hù)，保護(hù)性設(shè)備配備，以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。例如計算機(jī)機(jī)房應(yīng)采用單獨專門供電系統(tǒng)，并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施，以保證機(jī)房環(huán)境安全。 （五）、加強會計檔案控制 實現(xiàn)會計電算化后, 會計檔案包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。 會計檔案管理制度應(yīng)包括以下內(nèi)容: （1）實行會計電算化后的會計檔案以計算機(jī)打印的書面形式保存，保存的有關(guān)規(guī)定按會議檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。（2）全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。（3）妥善保管存有會計信息的磁性（光）介質(zhì)或其他介質(zhì)的

16、措施。如規(guī)定存有會計數(shù)據(jù)的磁盤應(yīng)存放在防潮防磁的容器內(nèi)等。（4）科學(xué)規(guī)定會計檔案的有關(guān)權(quán)限。如規(guī)定查詢以前年度的會計檔案應(yīng)經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)等。（5）保證會計檔案安全與完整的措施。 對會計電子信息檔案還應(yīng)按照財政部頒布的會計電算化管理辦法的規(guī)定進(jìn)行管理。規(guī)定包括以下內(nèi)容，實現(xiàn)會計電算化的單位應(yīng)堅持每天備份且要雙重備份進(jìn)行資料的備份；存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管;各種安全保證措施,如備份盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽,應(yīng)存放在安全、潔凈、防潮的地方;采用磁性介質(zhì)保存的會計檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄；存放在磁性介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，要做殺毒處理，