外貿(mào)員必備的34招技巧

1、外貿(mào)員必備的34招技巧第1招 妥善安排會(huì)面的約定 Id like to make an appointment with Mr. Lee. 當(dāng)你計(jì)劃到海外出差，順道拜訪客戶時(shí)，必須先以書(shū)信通知對(duì)方。出國(guó)以前再以Telex或電話向?qū)Ψ酱_認(rèn)訪問(wèn)的日期和目的。如果是臨時(shí)決定的拜訪，也要通過(guò)對(duì)方的秘書(shū)安排，告訴 她："Id like to make an appointment with Mr.Lee."（我想和李先生約見(jiàn)一次。）讓對(duì)方對(duì)你的造訪有所準(zhǔn)備，才會(huì)有心情和你洽談。 第2招 向溝通對(duì)手表示善意與歡迎 I will arrange everything. 如果溝通是由你發(fā)起

2、，提供對(duì)手一切的方便，能使溝通一開(kāi)始便在友善和諧的氣氛下進(jìn)行。尤其是當(dāng)你的溝通對(duì)手是遠(yuǎn)道而來(lái)的，你熱心地告知他：“I will arrange everything." （我會(huì)安排一切。）不但表現(xiàn)出你的誠(chéng)意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專心與你進(jìn)行溝通。 第3招 溝通進(jìn)行中應(yīng)避免干擾 No interruptions during the meeting！ 如果溝通的地點(diǎn)是在你的公司，那么請(qǐng)叮嚀你的部屬，勿在溝通過(guò)程中做不必要的干擾。因?yàn)檫^(guò)份的干擾會(huì)影響溝通的意愿和熱忱。 第4招 遵守禮儀 Behave yourself！ 溝通時(shí)，仍然要遵守一般奉行的禮儀和保持良好的儀態(tài)，

3、這樣可以增加人們對(duì)你的好感，提高你的溝通效率。此外，坐姿不良，在對(duì)手講話時(shí)左顧右盼，都足以使人對(duì)體產(chǎn)生不良的印象，而減低與你洽談的興致。 第5招 適時(shí)承認(rèn)自己的過(guò)失 Its my fault. 如果你明顯地犯了錯(cuò)，并且對(duì)別人造成或大或小的傷害，一句充滿歉意的“Im sorry. Its my fault."（對(duì)不起，是我的錯(cuò)。）通常能夠獲得對(duì)方的原諒。就算他實(shí)在很懊惱，至少也能稍微緩和一下情緒。做無(wú)謂的辯解，只能火上加油，擴(kuò)大事端。 第6招 抱怨不是無(wú)理取鬧 I have a complaint to make. 以激憤的語(yǔ)氣向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使結(jié)果適得其反。服務(wù)員

4、上錯(cuò)了菜，旅館女服務(wù)員忘了整理你的房間，送來(lái)的貨物根本不是你訂單上所指明的東西等情況，著實(shí)令人懊惱。但是生氣并不能解決問(wèn)題，不如心平氣和而語(yǔ)氣堅(jiān)定地告訴對(duì)方 "I have a complaint to make.“（我有怨言。）然后告訴他所發(fā)生的事。 第7招 資料須充實(shí)完備 We have a pamphlet in English. 具體的物品通常比口頭描述更有說(shuō)服力。當(dāng)客戶聽(tīng)到你說(shuō) "We have a pamphlet in English"（我們有英文的小冊(cè)子。）或 "Please take this as a sample"（請(qǐng)將這

5、個(gè)拿去當(dāng)樣品。）時(shí)，一定會(huì)興趣大增，進(jìn)而問(wèn)你許多和產(chǎn)品有關(guān)的問(wèn)題。如果你平時(shí)資料搜集得全面，便能有問(wèn)必答。這在商務(wù)溝通上是非常有利的。 第8招 緩和緊張的氣氛 How abouta break？ 當(dāng)會(huì)議因冗長(zhǎng)而陷于沉悶、緊張的氣氛時(shí)，做無(wú)意義的僵持是無(wú)法獲得令人滿意的結(jié)果的。如果能在不打斷對(duì)方的情形下提出“How about a break？”（休息一下如何？）對(duì)方必能欣然接受，緊張的氣氛也立刻得以經(jīng)解。當(dāng)你們?cè)倩氐綍?huì)議桌時(shí)，也能以清晰的思路繼續(xù)溝通。 第9招 做個(gè)周到的主人 You can use our office equipment if necessary. 如果溝通是在你的公司進(jìn)行

6、，除了應(yīng)向溝通對(duì)手提供舒適的場(chǎng)所以外，更應(yīng)該盡量配合對(duì)手，向他提供有助于溝通進(jìn)行的服務(wù)與設(shè)備。例如，大大方方地告訴他“ You can use our office equipment if necessary.”（如果必要的話，您可以使用我們的辦公室設(shè)備。）協(xié)助對(duì)手對(duì)溝通內(nèi)容做正確的衡量，其結(jié)果可能也是對(duì)己方極為有利的。 第10招 詢問(wèn)對(duì)方的意見(jiàn) What is your opinion？ 每個(gè)人都希望自己的意見(jiàn)受到重視。當(dāng)你和他人進(jìn)行溝通時(shí)，除了說(shuō)出自己的想法以外，隨時(shí)可加上一句“What is your opinion？”（你的意見(jiàn)是？）或“ Id like to hear your i

7、deas about the problem”（我想聽(tīng)聽(tīng)你對(duì)這個(gè)問(wèn)題的看法。）不但讓對(duì)方感覺(jué)受到重視，更能使你們因思想的交流而逐漸達(dá)成協(xié)議。 第11招 清楚地說(shuō)出自己的想法與決定 I think I should call a lawyer. 如果在溝通場(chǎng)合中，你無(wú)法詳實(shí)地說(shuō)出心中的意念，不僅會(huì)使對(duì)方聽(tīng)得滿頭霧水，說(shuō)不定還會(huì)讓對(duì)方認(rèn)為你對(duì)實(shí)際情形根本不了解，而失去和你溝通的興致。試想假如你在向警察描述車禍的發(fā)生時(shí)，不能提醒他“Ihad theright-of-way."（我有優(yōu)先行駛權(quán)。）或沒(méi)告訴他” I think I should call a lawyer."（我想我

8、該叫個(gè)律師。）你也許因此而吃了大虧。還有很多情況是特別需要提供詳實(shí)資料的，例如：向醫(yī)生敘述你的病痛，告訴理發(fā)師你所要的發(fā)型，向客戶講解產(chǎn)品的特性等。平常多注意英美人士對(duì)這類場(chǎng)合的應(yīng)對(duì)，您這方面的英語(yǔ)一定會(huì)大有進(jìn)步！ 第12招 找出問(wèn)題癥結(jié) What seems to be the trouble？ 任何一個(gè)沖突或誤解的產(chǎn)生，都有潛在原因。為什么你的老客戶這回不向你的公司訂貨？為什么對(duì)方不能達(dá)到你的要求？這種情況發(fā)生時(shí)，要立刻積極地探索原因。向?qū)Ψ教皆儭癢hat seems to be the troubte？”（有什么困難嗎？）或問(wèn)一句“Is there something that need

9、s our attention？" 有什么需要我們注意的嗎？）都能表示你對(duì)事情的關(guān)切。知道問(wèn)題的癥結(jié)，才有辦法進(jìn)行溝通。 第13招 要有解決問(wèn)題的誠(chéng)意 Please tell me about it. 當(dāng)客戶向你提出抱怨時(shí)，你應(yīng)該做的事是設(shè)法安撫他。最好的辦法就是對(duì)他提出的抱怨表示關(guān)切與解決的誠(chéng)意。你的一句“Please tell me about it”（請(qǐng)告訴我這件事的情況。）或“Im sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work”（我為我的錯(cuò)誤感到抱歉，并向您保證，

10、我會(huì)盡全力處理此事。）令對(duì)方覺(jué)得你有責(zé)任感，也會(huì)恢復(fù)對(duì)你的信任。 第14招 適時(shí)提出建議 Well send you a replacement right away. 當(dāng)損失已經(jīng)造成時(shí)，適時(shí)地提出補(bǔ)救方法，往往能使溝通免于陷入僵局，甚至于得以圓滿地達(dá)成協(xié)議。例如：你運(yùn)送到客戶手上的貨物，的確不是訂單上所標(biāo)明的，而你又能立即向他保證 "Well send you a replacement right away." （我們會(huì)立即寄給您一批替換品。）或者告訴他“We can adjust the price for you if you keep the material”（

11、如果您留下這批材料，我們可以為您調(diào)整價(jià)格。）那么，客戶心中的憂慮必定立刻減半，而愿意考慮您的提議。 第15招 隨時(shí)確認(rèn)重要的細(xì)節(jié) Is this waht we decided？ 商務(wù)洽談中，一牽扯到金額、交貨條件和日期時(shí)，除了洽談當(dāng)時(shí)要用口頭復(fù)述加以確認(rèn)外，合約擬好后，更要詳細(xì)地過(guò)目一遍。一旦發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)，應(yīng)立刻詢問(wèn)對(duì)方“Is this what we decided？ ”（這是我們說(shuō)定的嗎？）合約內(nèi)容真的錯(cuò)得離譜，就應(yīng)告訴對(duì)方“Ill have to return this contract to you unsigned."（我得將這份合約退還給你，不能簽名。）以示抗議。任何合約上

12、的問(wèn)題，寧可羅嗦一點(diǎn)，也決不可含糊。 第16招 聽(tīng)不懂對(duì)方所說(shuō)的話時(shí)，務(wù)必請(qǐng)他重復(fù) Would you mind repeating it？ 英語(yǔ)不是我們的母語(yǔ)，聽(tīng)不懂是很自然的。聽(tīng)不懂又裝懂，那才是有害的。其實(shí)請(qǐng)人家重復(fù)或再講清楚一點(diǎn)并不難，你只要說(shuō)“Would you mind repeating it？"（您介意再講一遍嗎？），相信對(duì)方不但會(huì)再說(shuō)一遍，而且連速度都會(huì)放慢些。如果你還是沒(méi)聽(tīng)懂，那么仍然要用這個(gè)老方法：”Could you explain it more precisely？“（您能解釋得更明白一點(diǎn)嗎？） 第17招 使談判對(duì)手作肯定答復(fù)的問(wèn)題 Is it impor

13、tant that ？ 連續(xù)發(fā)問(wèn)溝通對(duì)手給予肯定答復(fù)的問(wèn)題，最后引導(dǎo)他對(duì)你的主要建議也作有定的答復(fù)，是絕對(duì)須要花費(fèi)一番心思的。通常溝通對(duì)手只對(duì)自己有利的問(wèn)題，才會(huì)痛快地回答“Yes”。因此，在溝通場(chǎng)合開(kāi)始前，不妨先細(xì)心地想一下，你所希望對(duì)方接受的條件，對(duì)他有什么好處，試著以“Is it important that ？”（是不是對(duì)您很重要？）或“Is it helpful if ？”（如果是不是對(duì)你有幫助？）未獲得他的肯定，那么要使你的建議通過(guò)也不難了。 第18招 做適當(dāng)?shù)淖尣?The best compromise we can maks is 溝通雙方的互相讓步，最常見(jiàn)的例子就是討價(jià)還價(jià)。

14、買方希望賣方減價(jià)一百五十元，而賣方只想減價(jià)五十元，雙方一陣討價(jià)還價(jià)之后，最后減了一百元。不論你的對(duì)手是如何的咄咄逼人，你總得做一個(gè)最后的讓步：“The best compromise we can make is ”（我們所能做的最好的折衷辦法是）或是“ This is the lowest possible price”（這是最低的可能價(jià)格了。）然后堅(jiān)定不移，否則如果讓步得太過(guò)，你可就要有所損失了。 第19招 不要倉(cāng)促地做決定 Please let me think it over. 在商場(chǎng)上講求信用，一旦允諾人家的事情，要再反悔，會(huì)令人產(chǎn)生不良印象。因此，在下決定之前，務(wù)必要經(jīng)過(guò)深思熟慮。

15、如果你正在和客戶商談一件無(wú)法遂下決定的事時(shí)，不妨請(qǐng)他給你一點(diǎn)時(shí)間“Please let me think it over”（請(qǐng)讓我考慮一下。）或“ Would it be all right to give you an answer tomorrow？”（明天再答復(fù)您行嗎？）切記，倉(cāng)促地下決定往往招致嚴(yán)重的后果！ 第20招 說(shuō)“不”的技巧 No, but 在商務(wù)溝通上，該拒絕時(shí)，就應(yīng)該斬釘截鐵地說(shuō)“No”拐彎抹角地用“Thats difficult"（那很困難。）或”Yes, but"（好是好，可是）來(lái)搪塞，會(huì)令對(duì)方覺(jué)得你答應(yīng)得不夠干脆，而不是在委婉地拒絕。如果你說(shuō)“No

16、，but”對(duì)方便清楚地知道你是拒絕了，但似乎還可以談?wù)?。這個(gè)時(shí)候，你因?yàn)橐严扔谩癗o”牽制對(duì)方，而站在溝通的有利位置上了。 第21招 不要催促對(duì)手下決定 Stop asking "Have you decided？" 當(dāng)你的溝通對(duì)方需要時(shí)間來(lái)考慮一下方案時(shí)，千萬(wàn)不要一直催促他“Hare you decided？”（你決定了沒(méi)有？）那樣，你不但干擾了他的思考，也可能激怒他。結(jié)果原本可能達(dá)成的協(xié)議或許就此泡湯了。 第22招 沉默是金 Silence is golden 面對(duì)對(duì)方所提無(wú)法接受的提議，沉默是最有力的回答。這種無(wú)動(dòng)于衷所帶給溝通對(duì)手的壓力，遠(yuǎn)大于澆他一盆冷水。將所達(dá)成

17、的協(xié)議逐一列入記錄 Lets have the agreed items recorded.為了避免簽約時(shí)的爭(zhēng)執(zhí)或重新商議，交涉中達(dá)成協(xié)議的項(xiàng)目應(yīng)做成記錄，并在會(huì)議結(jié)束時(shí)傳閱。因此，每達(dá)成一項(xiàng)協(xié)議，要記得提醒對(duì)方“Lets have the agreed items recorded." 我們聲達(dá)成協(xié)議的項(xiàng)目記錄下來(lái)。） 第23招 過(guò)分吹牛，足以敗事 Dont boast！ 磋商者往往為了達(dá)成協(xié)議而向交涉對(duì)手做過(guò)份不實(shí)的吹噓。這種情形在向他人推銷產(chǎn)品時(shí)，尤其常見(jiàn)。顧客因聽(tīng)信你的吹牛而購(gòu)買產(chǎn)品，進(jìn)而造成損失，輕者不再與你打交道；嚴(yán)重的，恐怕還要告你欺詐，多劃不來(lái)！所以在向他人做“ We

18、 can give you a guarantee 100 years.”（我們可以給您一百年的保證。）這一類的承諾時(shí)，最好先斟酌一番。 第24招 不浪費(fèi)溝通對(duì)手的時(shí)間 then Ill drive you to the airport for your flight at 7：00. 在溝通開(kāi)始以前，最好事先得知溝通對(duì)手的行程表，并盡量配合。當(dāng)你和客戶談好了一切細(xì)節(jié)以后，你對(duì)他說(shuō)“Ill have my secretary type the contract for you to sign at once, then Ill drive you to the airport for your

19、 flight at 7：00. （我會(huì)讓我的秘書(shū)立刻將合同打好給您簽名，然后，我開(kāi)車送您去機(jī)場(chǎng)搭七點(diǎn)鐘的飛機(jī)。）想必他一定會(huì)感激你的周到細(xì)心，因此也會(huì)采取合作的態(tài)度。 第25招 電子采購(gòu)： 集約經(jīng)營(yíng)的法寶！ internet is King 面對(duì)日趨頻繁的跨國(guó)公司全球采購(gòu)，國(guó)內(nèi)許多企業(yè)缺乏與全球采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)接的經(jīng)驗(yàn)，不知該如何將產(chǎn)品通過(guò)全球采購(gòu)平臺(tái)打入國(guó)際市場(chǎng)。目前全球采購(gòu)網(wǎng)站可以充當(dāng)這個(gè)橋梁！ 在給對(duì)方錢(qián)之前, 最好到查詢一下對(duì)方的信用記錄！ 全球采購(gòu)網(wǎng)站 以其龐大的海外采購(gòu)商網(wǎng)絡(luò)與世界領(lǐng)先的國(guó)際貿(mào)易交易平臺(tái)， 吸引眾多國(guó)際知名買家加盟直接自中國(guó)采購(gòu)，并廣泛征集、篩選和培養(yǎng)合格的中國(guó)供應(yīng)商，

20、極大地促進(jìn)中國(guó)企業(yè)和海外買家直接對(duì)話，更深更廣地參與國(guó)際貿(mào)易，實(shí)現(xiàn)出口創(chuàng)匯。 第26招 達(dá)到目地，立即離開(kāi) Im glad to have met you, Mr. Lee. 如果協(xié)議達(dá)成，而你仍流連忘返，則有以下兩種危險(xiǎn)：溝通對(duì)手改變主意；或者你可能因松懈而目不擇言，說(shuō)錯(cuò)了話。因此商議一完成，立即以 "Im glad to have met you, Mr. Lee."（李先生，很高興認(rèn)識(shí)您。）收?qǐng)?，告別離去。 第27招 充滿信心地進(jìn)行溝通 You can ask me any question. 任何有心溝通的人，都希望他的溝通對(duì)手是個(gè)舉足輕重的人物。讓對(duì)手認(rèn)為你是有決

21、策力的人，最直接的方法便是一見(jiàn)面就告訴他“ You can ask me anyquestion”（您可以問(wèn)我任何問(wèn)題。）如果你在對(duì)方面前處處顯得緊張兮兮，不是一直抽煙，就是不斷干咳，對(duì)方必定會(huì)懷疑他跟你之間的溝通效果。因此面對(duì)每一個(gè)溝通場(chǎng)合，一定要充滿信心。 第28招 對(duì)溝通對(duì)手的專長(zhǎng)與能力表示認(rèn)知 I know you are good at . 每個(gè)人都對(duì)自己的才能引以為榮。向你的溝通對(duì)手表示你認(rèn)知他的能力，并寄希望他有所表現(xiàn)：“I know you are good at handling difficult situations, and I believe I can count

22、on you."（我知道你擅于處理棘手問(wèn)題，并相信我可以依賴您。）相信他一定不愿意讓你失望。 第29招 以肯定的語(yǔ)氣，談?wù)搶?duì)手的問(wèn)題 I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company. 當(dāng)對(duì)手正在為某個(gè)問(wèn)題煩惱，而你正好能夠幫他忙，一句 "I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company." （我相信我們的專家能提供對(duì)貴公司問(wèn)題有幫助的建議

23、。）必能使他寬慰不已，立刻表現(xiàn)合作的態(tài)度，而你的溝通力也大大增加了。 第30招 委婉地透露壞消息 Bad news，Im afraid. 要向他人透露壞消息，也需要一點(diǎn)技巧。老師在公布成績(jī)以前，總是光透露有多少人不及格，以使考得不好的同學(xué)預(yù)先做好心理準(zhǔn)備。同樣，在向客戶透露漲價(jià)或其它壞消息時(shí)，先告訴他“Bad news，Im afraid”（恐怕是壞消息喔。）也能收到相同的效果。人對(duì)某件事的發(fā)生預(yù)先有心理準(zhǔn)備時(shí)，總是較容易接受的。 第31招 強(qiáng)調(diào)溝通雙方相同的處境 Our costs are way up too. 說(shuō)服溝通對(duì)手的技巧之一，就是強(qiáng)調(diào)雙方的相同點(diǎn)，使其產(chǎn)生認(rèn)同感，進(jìn)而達(dá)成協(xié)議。一個(gè)賣主告訴老客戶產(chǎn)品漲價(jià)的最常見(jiàn)理由就是“ Our costs are way up too, " （我們的成本也上漲了。）以使客戶覺(jué)得他的對(duì)手和他一樣，正面臨著漲價(jià)的處境。這時(shí)候買主再不愿意，也只好接受漲價(jià)的必然結(jié)果了。 第32招 向談判對(duì)手略施壓力 The special price will be effective until Ma