電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合芻議2500字

1、電子檔案與紙質(zhì)檔案的交融芻議2500字 隨著信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化程度的提升，電子檔案的應(yīng)用范圍也越來(lái)越廣泛。但由于當(dāng)前客觀因素與自身局限性的影響決定了電子檔案在短期內(nèi)并不能完全取代紙質(zhì)檔案。本文分別對(duì)兩者的各自特點(diǎn)進(jìn)展了簡(jiǎn)單闡述，分析兩者交融并存的必要性，并提出了相應(yīng)的工作對(duì)策。 畢業(yè) /2/view-12022554.htm電子檔案 紙質(zhì)檔案 交融紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指將檔案內(nèi)容信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，以數(shù)字方式保存文獻(xiàn)的內(nèi)容信息，將數(shù)字拷貝提供應(yīng)用戶，而原件那么保存在適宜的環(huán)境中。紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化是適應(yīng)信息技術(shù)開展的必然趨勢(shì)。從目前的檔案管理理論來(lái)看，電子檔案也存在諸多局限性。首先，我國(guó)的

2、檔案管理在資金、技術(shù)、設(shè)備、人員裝備上存有缺乏，紙質(zhì)檔案完全數(shù)字化難以實(shí)現(xiàn)。其次，電子檔案在利用過(guò)程中如何確保資料真實(shí)性、如何保護(hù)檔案利用者的隱私權(quán)和信息權(quán)仍是一個(gè)值得考慮的問(wèn)題。因此電子檔案與紙質(zhì)檔案的交融工作是現(xiàn)階段檔案管理工作的重點(diǎn)。一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的各自特點(diǎn)一技術(shù)依賴電子檔案既然是信息技術(shù)的產(chǎn)物也就決定了自身對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高度依賴。首先，模數(shù)轉(zhuǎn)換的方式對(duì)紙質(zhì)檔案具有更大的捕捉才能，不僅間接保護(hù)了檔案原件，還賦予了紙質(zhì)檔案更多的功能，更有利于信息的提供利用。其次，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化使范圍更廣、數(shù)量更多的人可以不受時(shí)間、地點(diǎn)限制利用檔案資料。電子檔案與紙質(zhì)檔案中需要立卷、歸檔、

3、分類不同，僅需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)和設(shè)定檢索程序便可簡(jiǎn)單快捷的處理檔案信息。二信息載體從載體功能來(lái)看，信息與載體可別離是電子檔案的特征之一，一方面賦予了電子檔案中信息可脫離記錄方式和載體的功能，檔案信息易于復(fù)制和傳輸，另一方面造成了電子檔案信息失真的弊端。紙質(zhì)檔案具有實(shí)體載體是與電子檔案最大的不同點(diǎn)，因此也就決定了紙質(zhì)檔案具有憑證價(jià)值的法律地位。從載體形式來(lái)看，電子檔案無(wú)論在多樣化還是便攜性上都更具優(yōu)勢(shì)，為檔案保存與存儲(chǔ)空間的矛盾提供理解決途徑。二、電子檔案與紙質(zhì)檔案交融的必要性與重要性一檔案的根本功能電子檔案與紙質(zhì)檔案分別滿足了檔案查閱與原始記錄的根本功能。在檔案管理理論中，電子檔案具有信息量

4、大、復(fù)用性強(qiáng)、資源網(wǎng)絡(luò)化、檢索自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)，用戶可通過(guò)計(jì)算機(jī)提供的檢索程序在短時(shí)間內(nèi)查找到所需的資料。但是以字符方式輸入的電子檔案存在失真性，而目前數(shù)據(jù)庫(kù)中的電子文檔多以這一方式輸入，檔案的原始性難以保證降低了電子檔案的憑證價(jià)值。紙質(zhì)檔案具有真實(shí)、可靠、具有法律地位的特點(diǎn)，但是紙質(zhì)檔案存在管理工作量大和檢索復(fù)雜的缺點(diǎn)，特別是紙質(zhì)檔案容易因翻閱受到磨損和破壞，保存難度大。通過(guò)比擬兩者的優(yōu)劣不難看出，電子檔案與紙質(zhì)檔案交融的當(dāng)前檔案工作的必然需求，兩者高度交融的并存形式一方面能充分發(fā)揮檔案價(jià)值，另一方面又能極大進(jìn)步檔案的檢索效率。二時(shí)代的開展趨勢(shì)隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的深化浸透，檔案利用者的信

5、息需求同樣發(fā)生著深化變化。過(guò)去檔案利用者必須花費(fèi)大量的時(shí)間和精力才能在檔案館查閱到自己所需的信息。這一查找形式已不符合當(dāng)前人們對(duì)高效率的追求。同時(shí)屢次反復(fù)的查閱檔案會(huì)加速紙張的受損程度，不利于原始數(shù)據(jù)的保存。電子檔案的出現(xiàn)那么給檔案利用者提供了一種檔案查閱的新途徑，使得全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實(shí)。三檔案意識(shí)的不斷增強(qiáng)檔案人員的檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)促使了電子檔案與紙質(zhì)檔案的交融。在檔案管理理論中，工作人員很快發(fā)現(xiàn)電子檔案并不能完全代替紙質(zhì)檔案，一方面紙質(zhì)文獻(xiàn)的信息并非全部都能轉(zhuǎn)換到其他載體上，另一方面文獻(xiàn)在轉(zhuǎn)換過(guò)程中容易造成其他信息內(nèi)容的損失。三、電子檔案紙質(zhì)與紙質(zhì)檔案交融管理方法探究一建立相應(yīng)的管

6、理系統(tǒng)電子檔案與紙質(zhì)檔案的自身特點(diǎn)和差異性決定了兩者在存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面不盡一樣，這就要求須根據(jù)兩者的信息存儲(chǔ)特點(diǎn)建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，采用區(qū)別管理形式。同時(shí)兩者的管理系統(tǒng)要建立起聯(lián)絡(luò)通道，真正實(shí)現(xiàn)兩者交融。無(wú)論對(duì)于何種檔案，檔案人員都應(yīng)衡量檔案資料是否到達(dá)完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，只有滿足所有應(yīng)歸檔材料的類項(xiàng)必須齊全、檔案資料中文字、數(shù)字、圖形準(zhǔn)確的根本條件才能滿足所有歸檔的文件材料互相保持有機(jī)聯(lián)絡(luò)的要求。二健全科學(xué)合理的管理制度由于電子檔案的可修改性和信息易失性，容易出現(xiàn)人為破壞或自然事故造成的信息喪失，因此一套科學(xué)健全的電子檔案保護(hù)制度顯得尤為重要。首先，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照操作規(guī)定進(jìn)展檔案讀取

7、，未經(jīng)培訓(xùn)人員制止上機(jī)，防止因人為失誤造成局部信息甚至整個(gè)信息損壞，以此保證電子檔案的完好性。其次，紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)同時(shí)歸檔，其中檔案的內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描繪應(yīng)保持一致。紙質(zhì)檔案作為原件歸檔，電子檔案作為復(fù)制品提供利用。最后，對(duì)于某些具有永久保存價(jià)值的電子檔案應(yīng)制作一份紙質(zhì)文件或縮微品，在歸檔時(shí)同時(shí)保存電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。三實(shí)行互通互聯(lián)的管理方式首先在實(shí)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)性、平安性、效益性、價(jià)值性的原那么，在紙質(zhì)檔案的借還、整理、掃描、處理、存儲(chǔ)的環(huán)節(jié)中確保資料的完好性和準(zhǔn)確性，做好目錄建庫(kù)與數(shù)據(jù)掛接工作。同時(shí)要注重?cái)?shù)據(jù)備份工作，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)做三套備份，一套加以封存，一套用標(biāo)準(zhǔn)光盤保存，一套作異地保存。其次，電子檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到符合保管期限的脫機(jī)載體上。兩者通過(guò)標(biāo)注完好的著錄標(biāo)引便能查找各自的存放位置，實(shí)現(xiàn)信息的互通互聯(lián)。四、完畢語(yǔ)綜上所述，電子檔案與紙質(zhì)檔案由于自身的特點(diǎn)在檔案管理中發(fā)揮積極作用的同時(shí)也具有應(yīng)用局限性。因此現(xiàn)階段檔案工作者要認(rèn)識(shí)到兩