物資緊急采購管理辦法

1、基建工程緊急物資采購管理辦法目次 TOC o 1-5 h z 前言II HYPERLINK l bookmark13 o Current Document 1范圍12規(guī)范性引用文件1 HYPERLINK l bookmark16 o Current Document 3術(shù)語和定義1 HYPERLINK l bookmark19 o Current Document 4職責(zé)1 HYPERLINK l bookmark22 o Current Document 5管理活動(dòng)內(nèi)容與方法2 HYPERLINK l bookmark34 o Current Document 6檢查與考核5刖 言本標(biāo)準(zhǔn)是根

2、據(jù)燃?xì)鉄犭娪邢薰荆ㄒ韵潞喎Q“熱電”）標(biāo)準(zhǔn)體系工作的需要編制，是企業(yè)標(biāo) 準(zhǔn)體系建立和實(shí)施的個(gè)性標(biāo)準(zhǔn)。目的是為了更好地滿足工程建設(shè)現(xiàn)場施工進(jìn)度的要求，保證設(shè)備 、材料及時(shí)供貨及質(zhì)量要求，控制設(shè)備和材料的采購成本和便于進(jìn)行現(xiàn)場材料管理，使物資緊急 采購過程規(guī)范化、程序化；從而規(guī)范并加快企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的完善，適應(yīng)國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的需 要，特制訂本管理規(guī)定。本標(biāo)準(zhǔn)代替了-217.09-04-2012物資緊急采購管理標(biāo)準(zhǔn)本標(biāo)準(zhǔn)由基建保障部提出并歸口管理。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：基建保障部基建工程緊急物資采購管理辦法1范圍1.1目的為了更好地滿足基建工程要求，保證基建工程物資及時(shí)供貨及質(zhì)量要求，控制物資的采購成

3、本和便于進(jìn)行現(xiàn)場材料管理，根據(jù)燃?xì)鉄犭娪邢薰净üこ涛镔Y管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合熱電基建 物資采購實(shí)際工作，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。1.2范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于熱電工程所需的緊急物資采購管理工作。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。中華人民共和國主席令第91號中華人民共和國招投標(biāo)法H-202.02-13-2013招標(biāo)采購管理辦法-217.09-02-2013招投標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)-217.09-03-2013基建工程物資管理標(biāo)準(zhǔn)3術(shù)語和定義3.1熱電是指燃?xì)鉄犭娪邢薰?.2基建工程是指西北

4、熱電中心燃?xì)鉄犭婍?xiàng)目。3.3物資是指基建工程施工現(xiàn)場所需要的設(shè)備、材料及設(shè)備的備品備件專用工具等。3.4供應(yīng)商提供產(chǎn)品或服務(wù)的組織或個(gè)人（例如：制造商、批發(fā)商、零售商等）。3.5緊急采購是指在基建過程中，針對基建工程施工現(xiàn)場建筑安裝過程中由不可遇見因素造成的突發(fā)性的 、無法以正常采購程序和常規(guī)采購周期來滿足的現(xiàn)場施工需要所采取的特殊采購方式。4職責(zé)4.1總經(jīng)理 4.1.1負(fù)責(zé)緊急物資申請的最終批準(zhǔn);4.1.2負(fù)責(zé)緊急物資采購結(jié)果的最終批準(zhǔn)。4.2基建保障部 4.2.1基建保障部負(fù)責(zé)熱電基建工程緊急物資采購的實(shí)施、管理工作，并按照熱電基建工程物 資采購的相關(guān)規(guī)定實(shí)施采購。4.2.2負(fù)責(zé)了解物資市

5、場行情，熟悉所購物資的規(guī)定、性能、標(biāo)準(zhǔn)、用途、用量和一般技術(shù)要 求。4.2.3負(fù)責(zé)進(jìn)行市場調(diào)查工作，收集物資的生產(chǎn)廠家信息，做好供應(yīng)商的調(diào)查推薦工作，為確 定合格供應(yīng)商評定提供依據(jù)。4.2.4負(fù)責(zé)選擇新的供應(yīng)商以替換不合格的供應(yīng)商，并建立合格供應(yīng)商名單。4.2.5負(fù)責(zé)完善供應(yīng)商信息，包括但不限于供應(yīng)商名稱、單位注冊地址、實(shí)際辦公地址、聯(lián)系 人、聯(lián)系人電話、開票信息等。4.3基建工程部、設(shè)備管理部、發(fā)電運(yùn)行部4.3. 1根據(jù)基建工程過程中的特殊需要，在符合物資緊急采購的情況下，負(fù)責(zé)提出物資緊急采購 計(jì)劃。4.3.2負(fù)責(zé)對擬選用供應(yīng)商的質(zhì)量管理進(jìn)行調(diào)查評價(jià)、對產(chǎn)品檢驗(yàn)或產(chǎn)品試用的質(zhì)量評價(jià)、對供 貨

6、質(zhì)量業(yè)績評估、對供應(yīng)商質(zhì)量改進(jìn)效果評估和對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查或?qū)徍恕?.3.3基建工程部主要負(fù)責(zé)基建工程中涉及的各項(xiàng)調(diào)查、評估評價(jià)和審核工作。4.4黨群工作部是物資緊急采購監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對職責(zé)部門工作進(jìn)行全過程監(jiān)督檢查。4.5 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)基建工程緊急物資采購全過程文件資料的接收及歸檔。5管理活動(dòng)內(nèi)容與方法5.1緊急物資采購的適用條件在具備下列一種或幾種情形和條件下，可執(zhí)行緊急采購程序：5.1.1工程基建、試運(yùn)過程中等急需使用的零星物資。5.1.2設(shè)計(jì)漏項(xiàng)和設(shè)計(jì)變更。由設(shè)計(jì)單位提出的緊急設(shè)計(jì)變更或意外情況導(dǎo)致的設(shè)備、材料的 增減或變更。5.1.3各種情況導(dǎo)致的現(xiàn)場臨時(shí)發(fā)生的緊急變更。根據(jù)工程、

7、試運(yùn)實(shí)際情況，造成所定貨的設(shè) 備和材料增減或變更。5.1.4由于倉儲(chǔ)保管或承建單位不善造成的物資缺損?，F(xiàn)場倉儲(chǔ)過程中或發(fā)放給承建單位后， 由于偷盜、遺失、損壞等原因造成直接影響正在進(jìn)行中的工程施工和檢修維護(hù)進(jìn)度以及生產(chǎn)運(yùn)行 工作而需要重新訂貨、變更訂貨或補(bǔ)充訂貨的設(shè)備、材料，在確定責(zé)任方前，熱電可先行訂貨并 采購（完成采購后，費(fèi)用須由確定的責(zé)任方承擔(dān)）。5.1.5運(yùn)輸過程中發(fā)生設(shè)備、材料的損壞或遺失。設(shè)備材料在運(yùn)輸過程中發(fā)生損壞和遺失直接 影響正在進(jìn)行中的工程施工和檢修維護(hù)進(jìn)度以及生產(chǎn)運(yùn)行工作的，在確定責(zé)任方前，熱電可先行 訂貨并采購（完成采購后，費(fèi)用須由確定的責(zé)任方承擔(dān)）。5.1.6供應(yīng)商漏

8、供、承建單位不作為導(dǎo)致的設(shè)備物資短缺。由于供應(yīng)商漏供、承建單位不作為 而導(dǎo)致的物資短缺需由熱電自行采購時(shí)，且采購周期不能滿足其他采購方式要求的（此種情況下 若采取緊急采購措施，應(yīng)與供應(yīng)商、承建單位溝通信息）。5.1.7試運(yùn)行過程中發(fā)生的設(shè)備問題急需更換的物資。在設(shè)備試運(yùn)轉(zhuǎn)、氣密或聯(lián)合試運(yùn)中出現(xiàn) 的設(shè)計(jì)、供貨和施工問題急需更換的物資，如不及時(shí)解決，將給工程總體進(jìn)度造成損失從而導(dǎo)致 裝置或單元無法運(yùn)轉(zhuǎn)的。5.1.8緊急情況下的物資采購?；谏鲜龈鞣N情況，正常的采購程序和供貨周期無法滿足供貨 要求的，需要采用配貨、尋供、調(diào)劑或下單定制的。5.1.9其它情況。由于設(shè)計(jì)、采購、施工等原因造成某些局部物資

9、對整體工程產(chǎn)生影響，由項(xiàng) 目部門負(fù)責(zé)人提出，并得到主管領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)。5.1.10緊急采購程序一般適用于非工藝設(shè)備采購和配件、材料采購，啟動(dòng)、試運(yùn)階段、特別需 要的工藝物資也可納入緊急采購程序。5.2緊急采購計(jì)劃的提出5.2.1緊急采購提出原則:緊急采購計(jì)劃的提出應(yīng)采取慎重原則。5.2.2依據(jù)第5.1款所列情形，可以通過下列方式提出啟動(dòng)緊急物資采購計(jì)劃：1）基建過程如發(fā)生符合上述5.1所列各情況，須經(jīng)物資需求部門專業(yè)工程師填寫緊急物資 需求計(jì)劃審批單，并由緊急物資需求部門領(lǐng)導(dǎo)，主管副總經(jīng)理，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，提交至基建保 障部實(shí)施。確認(rèn)后方可提出物資緊急采購計(jì)劃，（計(jì)劃中要詳細(xì)描述采購需求，包括需

10、求時(shí)間、 物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號和相關(guān)技術(shù)要求等），2）如因工程急需，按緊急物資采購流程采購仍無法滿足工程進(jìn)度要求的，基建保障部在得 到總經(jīng)理郵件或電話批示后先實(shí)施采購，由物資需求部門補(bǔ)充完成緊急物資采購計(jì)劃審批單 。為滿足工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行和檢修維護(hù)之急需，基建保障部可先行采購，后由相關(guān)部門完成 緊急物資采購計(jì)劃審批單的審批手續(xù)。3）在填報(bào)緊急物資需求計(jì)劃審批單時(shí)，緊急物資需求部門應(yīng)詳細(xì)闡明采用緊急采購 方式的原因，以及所需物資明細(xì)、工程進(jìn)度要求、需求時(shí)間等?；ūＵ喜扛鶕?jù)緊急物資需求計(jì) 劃要求，在物資采購詢比價(jià)審批表中說明要完成訂貨和到貨的周期、供貨廠商情況、未進(jìn)行招標(biāo) 的原因等，作為

11、進(jìn)行緊急物資采購的說明，以便領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)參考。5.3緊急采購工作的實(shí)施5.3.1基建保障部依據(jù)批準(zhǔn)的緊急物資需求計(jì)劃審批單和相應(yīng)的工作內(nèi)容描述實(shí)施采購工 作。5.3.2 緊急采購的實(shí)施原則1）簡化、快速和有效。在確保質(zhì)量的前提下，在限定的期限內(nèi)，以交貨期最短、能夠提供的 現(xiàn)場服務(wù)和技術(shù)支持能力最強(qiáng)為首選，兼顧降低造價(jià)的原則選取供應(yīng)商；對于由于現(xiàn)場變更而導(dǎo) 致的緊急采購的采購，在變更單數(shù)量多、規(guī)格品種多而數(shù)量少、正常制造周期無法滿足現(xiàn)場施工 進(jìn)度的前提下，可以優(yōu)先使用材料集成供應(yīng)商，以現(xiàn)貨采購為主，對變更單中的全部或部分材料 進(jìn)行一攬子供貨。2）緊急采購中的支付條款一般不采用進(jìn)度款支付模式，優(yōu)先選

12、用付定金、貨到全額付款或預(yù) 先支付貨款等模式。如采用預(yù)先支付貨款，應(yīng)要求對方提供保函或法人擔(dān)保書等降低交易風(fēng)險(xiǎn)的 手續(xù)。5.3.3緊急采購的處理方案：一是通過地理位置最近的生產(chǎn)廠商或者貿(mào)易商采購。二是迅速找到供貨廠商，加以最快的運(yùn)輸方式。5.4.4緊急采購的實(shí)施方式：緊急采購工作可以按以下兩種方式進(jìn)行：5.4.4.1合同方式采購根據(jù)實(shí)際情況也可以細(xì)分為“跟蹤采購”、“詢價(jià)采購”、“直接采購”等方式實(shí)施采購。對 于“直接采購”的采購方式，采購工作至少要由兩人或兩人以上人員同時(shí)參加。1）跟蹤采購：即基建保障部通過熱電已確定的零星采購供應(yīng)商、同類產(chǎn)品的最近供應(yīng)商、長 期供應(yīng)商，按已經(jīng)簽訂過的合同價(jià)或

13、市場價(jià)優(yōu)惠折價(jià)后直接供貨。2）詢價(jià)采購：即基建保障部編制采購詢價(jià)單，以傳真或郵件的形式發(fā)給三家及以上具有相 應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商，供應(yīng)商把報(bào)價(jià)及服務(wù)承諾在規(guī)定的間內(nèi)以傳真或郵件等形式報(bào)送基建保障部， 采用詢價(jià)采購方式的一般都采取最低價(jià)成交原則，若非最低價(jià)成交，基建保障部須組織相關(guān)部門 對質(zhì)量、價(jià)格和服務(wù)做出綜合論證，并經(jīng)各部門簽字認(rèn)可。3）直接采購：是指所購商品的來源渠道單一，或?qū)賹＠?、藝術(shù)品、秘密咨詢、屬原形態(tài)或 首次創(chuàng)造等不能從其他供應(yīng)商處采購等情況。此種情況基建保障部組織相關(guān)部門一起同供應(yīng)商（ 廠家）進(jìn)行談判，滿足要求后簽訂采購合同。4）采購合同的審批按熱電基建工程合同管理標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)規(guī)定和程序執(zhí)

14、行，待完成審批程序 后，采購合同即可簽署并生效執(zhí)行。5.4.3.2非合同方式采購對由于設(shè)計(jì)變更等原因引起的材料及零星配件的小額采購（總額小于5000元），可以優(yōu)先采用 非合同方式進(jìn)行，選擇好供應(yīng)商后，直接下單訂貨并支付貨款。5.6其它5.6.1執(zhí)行正式采購前，應(yīng)履行基建工程物資管理標(biāo)準(zhǔn)中的采購方式審批手續(xù)。5.6.2金額達(dá)到招標(biāo)條件而又無法招標(biāo)時(shí)，應(yīng)履行基建工程招投標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)中的不履行招 標(biāo)審批手續(xù)。5.6.3相關(guān)表格詳見基建工程物資管理標(biāo)準(zhǔn)中的緊急物資需求計(jì)劃表、詢比價(jià)審批單、合 同審簽單。6檢查與考核6.1檢查方法：依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)對執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。6.2考核指標(biāo)及獎(jiǎng)懲辦法6.2.1不符合緊急

15、采購條件，而按緊急采購提出需求計(jì)劃的，若因此而造成成本增加，視情況 扣罰計(jì)劃提出責(zé)任人50-500元。6.2.2符合緊急采購條件，而不按緊急采購提出需求計(jì)劃的，若因此影響使用的，扣罰計(jì)劃提 出責(zé)任人100-500元。6.2.3緊急需求計(jì)劃通用材料計(jì)劃申報(bào)準(zhǔn)確率要求達(dá)到95%，專用設(shè)備材料計(jì)劃申報(bào)準(zhǔn)確率達(dá)到 100%，準(zhǔn)確率每下降1%，扣罰計(jì)劃提出責(zé)任人50元。6.2.4如因材料名稱、規(guī)格型號等原因錯(cuò)報(bào)而造成浪費(fèi)者，視情況扣罰責(zé)任人50-200元；6.2.5需求部門已按緊急物資提出需求計(jì)劃，而基建保障部未按緊急物資組織采購，從而影響 使用的，給予責(zé)任人100-500元處罰。6.2.6基建保障部組織