電商采購(gòu)管理辦法

1、中鐵十六集團(tuán)公司集團(tuán)公司小型材料電商采購(gòu)管理辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)集團(tuán)公司小型材料的采購(gòu)管理，實(shí)現(xiàn) 增值稅專用發(fā)票的集中索取和抵扣，解決工程項(xiàng)目小型材料 采購(gòu)中市場(chǎng)信息獲取不足、采購(gòu)?fù)该鞫鹊?、采?gòu)渠道窄等問(wèn) 題，進(jìn)一步降低采購(gòu)成本，集團(tuán)公司決定在電商平臺(tái)實(shí)施小 型材料采購(gòu)。為有效開(kāi)展此項(xiàng)工作，特制訂本辦法。第二條電商采購(gòu)的定義電商采購(gòu)是指將小型材料的需求信息投放到電商平臺(tái) 的大客戶專用信息門戶上，由潛在供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)人的要 求，在線進(jìn)行報(bào)價(jià)、并提交相應(yīng)的商務(wù)和技術(shù)條件等，采購(gòu) 人根據(jù)供應(yīng)商提交的信息合理選擇供應(yīng)商的采購(gòu)模式。第三條平臺(tái)建設(shè)集團(tuán)公司首先選擇阿里巴巴作為小型材料電商采購(gòu)的 電

2、商平臺(tái)，在阿里巴巴平臺(tái)開(kāi)辟采購(gòu)專區(qū)，建立包含在線發(fā) 布物資需求信息、在線生成訂單、在線支付等功能的電子商 務(wù)系統(tǒng)，供各單位使用。第四條電商采購(gòu)的物資種類在電商平臺(tái)實(shí)施采購(gòu)的物資是指單品種總價(jià)在30萬(wàn)元 以下，不適宜于公開(kāi)招標(biāo)的小型材料。主要包括五金電料、 緊固件、焊接材料、小型機(jī)具、周轉(zhuǎn)材料（十萬(wàn)以內(nèi)）、消防 器材、管通閥門、橡塑制品、辦公用品、安全防護(hù)用品等適1宜于在電商平臺(tái)采購(gòu)的物資。禁止將單品種總價(jià)在30萬(wàn)元 以上且適宜于公開(kāi)招標(biāo)的物資肢解后在電商平臺(tái)采購(gòu)。第二章職責(zé)分工第五條集團(tuán)公司設(shè)備運(yùn)輸物資部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司小型材料電商采購(gòu)的管理工作。主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)制定和完善電商采購(gòu)管理制度和辦法

3、；負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)和完善電商平臺(tái)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，與阿里巴巴共同建立網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)規(guī)則，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)交易秩序；負(fù)責(zé)建立優(yōu)勢(shì)資源渠道，發(fā)布合格電商企業(yè)名錄。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各子公司開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)采購(gòu)工作。第六條 集團(tuán)公司物資貿(mào)易公司（以下簡(jiǎn)稱物貿(mào)公司）主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)對(duì)接阿里巴巴采購(gòu)運(yùn)營(yíng)部門，協(xié)調(diào)解決系統(tǒng)存在的問(wèn)題，維護(hù)平臺(tái)各項(xiàng)功能正常使用；及時(shí)與工程公司交換發(fā)票，確保發(fā)票符合要求；通過(guò)擔(dān)保賬戶，統(tǒng)一辦理與成交供應(yīng)商的料款結(jié)算。定期與各公司進(jìn)行對(duì)賬和結(jié)算，向公司開(kāi)具符合要求的增值稅發(fā)票。配合集團(tuán)公司做好物資人員網(wǎng)購(gòu)培訓(xùn)工作；建立采購(gòu)臺(tái)賬，定期與采購(gòu)單位核對(duì)簽認(rèn)，并統(tǒng)計(jì) 分析、上報(bào)相關(guān)資料與數(shù)據(jù)。第七條子公司物資管

4、理部門主要職責(zé)包括：制定完善公司電商采購(gòu)實(shí)施細(xì)則，并督促落實(shí)。負(fù)責(zé)收集和審核物資申請(qǐng)計(jì)劃，發(fā)布物資需求信息;負(fù)責(zé)甄選報(bào)價(jià)，選定供應(yīng)商，聯(lián)系發(fā)貨，根據(jù)項(xiàng)目 部反饋的信息，在平臺(tái)確認(rèn)收貨或者退貨；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決收貨驗(yàn)收過(guò)程中存在的問(wèn)題；負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目部發(fā)票，統(tǒng)一辦理與物貿(mào)公司的料款 與服務(wù)費(fèi)結(jié)算并交換票據(jù)。第八條項(xiàng)目部物資管理部門主要職責(zé)包括：制訂并向公司采購(gòu)部門提交小型材料采購(gòu)計(jì)劃；聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，到貨驗(yàn)收與簽認(rèn)，索取發(fā)票；對(duì)貨物符合性和服務(wù)質(zhì)量向公司采購(gòu)部門反饋信 息。第三章業(yè)務(wù)流程第九條設(shè)置賬號(hào)賬號(hào)功能及權(quán)限：集團(tuán)公司設(shè)備運(yùn)輸物資部制定并 賦予相應(yīng)賬號(hào)信息發(fā)布、成交確認(rèn)、采購(gòu)監(jiān)管等操作權(quán)限。集團(tuán)公司

5、賬號(hào)：由集團(tuán)公司設(shè)備運(yùn)輸物資部在阿里 巴巴平臺(tái)注冊(cè)，具備對(duì)各子公司網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、成交、到貨、支 付等信息的監(jiān)督功能。子公司/項(xiàng)目指揮部賬號(hào)：子公司向集團(tuán)公司設(shè)備運(yùn) 輸物資部報(bào)備賬號(hào)管理人信息。由集團(tuán)公司集團(tuán)公司賬號(hào)開(kāi) 設(shè)分公司子賬號(hào)，該賬號(hào)具備發(fā)布需求信息、顯示和成交確 認(rèn)等功能。第十條需求發(fā)布網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)與物流組織正常約需10天的供應(yīng)周期，項(xiàng) 目部須提前上報(bào)物資申請(qǐng)計(jì)劃。子公司物資部門審核物資申請(qǐng)計(jì)劃無(wú)誤后，將需求 信息在網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)專區(qū)發(fā)布。經(jīng)公司同意后，項(xiàng)目部也可自行 發(fā)布需求信息。注意發(fā)票信息的購(gòu)貨方為：中鐵十六局集團(tuán) 物資貿(mào)易有限公司。項(xiàng)目部對(duì)物資申請(qǐng)計(jì)劃的有效性、規(guī)范性及準(zhǔn)確性 負(fù)責(zé)，子公司負(fù)

6、責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。第十一條信息推介阿里巴巴利用技術(shù)手段將物資采購(gòu)信息，多渠道主動(dòng)向 潛在供應(yīng)商推送，使更多供應(yīng)商獲取需求信息并參與報(bào)價(jià)。第十二條競(jìng)價(jià)方式在競(jìng)價(jià)期間網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)向所有供應(yīng)商顯示當(dāng)前最低報(bào)價(jià)， 各供應(yīng)商可多次報(bào)價(jià)。第十三條競(jìng)價(jià)有效期競(jìng)價(jià)有效期影響網(wǎng)上報(bào)價(jià)的供應(yīng)商數(shù)量。各子公司或項(xiàng) 目部根據(jù)實(shí)際需用時(shí)間確定合理的競(jìng)價(jià)有效期，但至少應(yīng)保 持3天的時(shí)間。第十四條成交下單競(jìng)價(jià)結(jié)束后，子公司物資部門篩選出供應(yīng)商的有效報(bào) 價(jià)，按最低價(jià)成交的原則選擇供應(yīng)商，并下達(dá)供貨訂單。此 環(huán)節(jié)操作受各級(jí)物資部門和物貿(mào)公司的監(jiān)督，如不選擇最低 價(jià)成交，須報(bào)上級(jí)業(yè)務(wù)部門審批。第十五條 委托物貿(mào)公司向支付寶擔(dān)保賬戶轉(zhuǎn)款線

7、上成交下單后，子公司物資部門向物貿(mào)公司出具書(shū)面 委托付款通知書(shū)（掃描件）。委托付款通知書(shū)作為物貿(mào)公司 代付料款的依據(jù)。物貿(mào)公司據(jù)此向支付寶擔(dān)保賬戶及時(shí)轉(zhuǎn) 款。第十六條供應(yīng)商發(fā)貨成交物資由供應(yīng)商負(fù)責(zé)配送到訂單上載明的交貨地點(diǎn)， 并隨貨提供發(fā)票和相關(guān)質(zhì)量證明資料。第十七條現(xiàn)場(chǎng)收貨驗(yàn)收項(xiàng)目部物資部門收貨驗(yàn)收并簽認(rèn)后，由物流商負(fù)責(zé)將收 貨單據(jù)交供應(yīng)商。第十八條 收貨反饋和確認(rèn)收貨驗(yàn)收后，項(xiàng)目部24小時(shí)內(nèi)向公司物資部門反饋實(shí) 際收貨數(shù)量和金額等情況。公司物資部門據(jù)此在24小時(shí)（工 作日）之內(nèi)向物貿(mào)公司出具收貨確認(rèn)函。收貨確認(rèn)函需明確 日期、供應(yīng)商名稱、成交訂單號(hào)及付款金額等。第十九條支付料款物貿(mào)公司根據(jù)

8、收貨確認(rèn)函，通過(guò)網(wǎng)上操作將支付寶擔(dān)保 賬戶款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。第二十條異常情況處理到貨物資數(shù)量質(zhì)量存在問(wèn)題，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)向供應(yīng) 商和公司物資部門提交驗(yàn)收記錄，公司物資部門聯(lián)系供應(yīng)商 協(xié)調(diào)解決相關(guān)事宜，物貿(mào)公司負(fù)責(zé)督促阿里巴巴協(xié)助解決。發(fā)生退款，子公司物資部門與供應(yīng)商溝通一致后， 及時(shí)向物貿(mào)公司出具退款申請(qǐng)，物貿(mào)公司負(fù)責(zé)辦理退款。未按期到貨，為防止支付寶系統(tǒng)自動(dòng)劃款，子公司 物資部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，由供應(yīng)商在支付寶系統(tǒng)辦理 延遲付款。子公司物資部門未及時(shí)出具收貨確認(rèn)函，導(dǎo)致支付 寶系統(tǒng)自動(dòng)劃款的，視為收貨驗(yàn)收無(wú)誤，付款無(wú)誤。第四章結(jié)算管理第二十一條 每月20日前，物貿(mào)公司按照委托付款通 知書(shū)金

9、額匯總各子公司當(dāng)月網(wǎng)購(gòu)物資情況及代付的資金，并 與子公司物資部門對(duì)賬簽認(rèn)。第二十二條 每月20日，物貿(mào)公司依據(jù)雙方簽認(rèn)單和 相關(guān)資料，向各子公司結(jié)算賬戶辦理委托收款。第二十三條子公司應(yīng)及時(shí)核對(duì)物貿(mào)公司托收的資料，如 有異議，應(yīng)于3個(gè)工作日內(nèi)向集團(tuán)公司設(shè)備運(yùn)輸物資部和物 資公司反饋，無(wú)異議或逾期未反饋，則按規(guī)定日期將托收款 項(xiàng)劃轉(zhuǎn)至物貿(mào)公司。第二十四條 子公司應(yīng)在結(jié)算賬戶中留足資金，以備托 收。因賬戶余額不足形成的托收透支款，按一年期貸款利率 計(jì)劃透支利息，并納入當(dāng)期現(xiàn)款上繳。第二十五條通過(guò)電商采購(gòu)的物資，物貿(mào)公司按照委托付 款通知書(shū)的采購(gòu)金額收取1%的服務(wù)費(fèi)，并分別對(duì)子公司開(kāi)具 服務(wù)費(fèi)發(fā)票。當(dāng)

10、月服務(wù)費(fèi)與料款一并向子公司托收。第五章 協(xié)作隊(duì)伍用料管理第二十六條子公司和項(xiàng)目部應(yīng)將協(xié)作隊(duì)伍施工必需的6小型材料統(tǒng)一安排電商采購(gòu)，并加強(qiáng)監(jiān)管。第二十七條項(xiàng)目部物資部門審核協(xié)作隊(duì)伍提交的網(wǎng)購(gòu) 物資申請(qǐng)計(jì)劃。申請(qǐng)計(jì)劃經(jīng)項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，物資部門啟 動(dòng)上報(bào)或掛網(wǎng)流程。第二十八條協(xié)作隊(duì)伍網(wǎng)購(gòu)料款結(jié)算按照子公司網(wǎng)購(gòu) 結(jié)算流程辦理。項(xiàng)目部負(fù)責(zé)及時(shí)收回相關(guān)款項(xiàng)。第二十九條網(wǎng)購(gòu)形成的物資采購(gòu)成本節(jié)余，由項(xiàng)目部與 協(xié)作隊(duì)伍協(xié)商分配，以鼓勵(lì)和引導(dǎo)協(xié)作隊(duì)伍積極參與網(wǎng)購(gòu)。第六章附則第三十條 各子公司應(yīng)設(shè)定專人開(kāi)展此項(xiàng)工作，并保持 人員相對(duì)穩(wěn)定，以確保網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)工作順利實(shí)施。第三十一條各子公司應(yīng)制定網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)辦法，

11、 按采購(gòu)成本節(jié)余和增值稅發(fā)票抵扣的適當(dāng)比例給有關(guān)人員 獎(jiǎng)勵(lì)，以提高工作積極性和促進(jìn)陽(yáng)光采購(gòu)。第三十二條 為積極推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)工作，集團(tuán)公司將對(duì) 此項(xiàng)工作進(jìn)行檢查和評(píng)比。第三十三條 本辦法自2016年1月1日起執(zhí)行。第三十四條 本辦法由集團(tuán)公司設(shè)備運(yùn)輸物資部負(fù)責(zé) 解釋。附件1：網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖附件2：網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)委托付款通知書(shū)附件3：網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)確認(rèn)支付單網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖電商采購(gòu)委托付款通知書(shū)中鐵十六集團(tuán)公司物資貿(mào)易有限公司：我公司（）于年月日需采購(gòu)物資如下:序號(hào)項(xiàng)目名稱物資名稱供應(yīng)商名稱訂單號(hào)付款金額（元）123合計(jì)合計(jì)金額（大寫(xiě)）請(qǐng)將上列提交貨款至支付寶第三方擔(dān)保平臺(tái)。到貨后我公 司物資部門會(huì)及時(shí)出具收貨確認(rèn)函。若因確認(rèn)不及時(shí)導(dǎo)致支付 寶系統(tǒng)自動(dòng)劃款的，中鐵十六集團(tuán)公司物資貿(mào)易有限公司可視為 收貨驗(yàn)收無(wú)誤，付款無(wú)誤。公司（蓋章）：簽字（物資部長(zhǎng)）：年 月 日網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)確認(rèn)支付單中鐵