高效會議系統(tǒng)教學課件(86p)

1、 高效會議系統(tǒng) 歡迎走進 高效會議系統(tǒng) 管理是設計和保持一種良好的環(huán)境，使人在群體里高效率地完成既定目標有效的會議經(jīng)營是營造良好環(huán)境，達成既定目標的重要手段一、會議概述會議的意義會議是一個集思廣益的渠道會議顯示一個組織或一個部門的存在會議是一種群體溝通的方式 團隊建設的本質(zhì)就 是會議的經(jīng)營和管理啟示錄會議是： 領導重要的舞臺， 員工學習的課堂， 干部訓練的場所， 療傷止痛的醫(yī)院， 展示才華的舞臺， 成長進步的階梯。召開會議的目的開展有效的溝通傳達政令和資訊轉(zhuǎn)移目標、形成規(guī)則協(xié)調(diào)矛盾、取得共識達成協(xié)議、解決問題 資源共享、開發(fā)創(chuàng)意影響團隊、激勵士氣教育訓練、培養(yǎng)人才統(tǒng)一思想、鞏固地位二、高效會議

2、與低效會議什么是問題?什么是會議經(jīng)營的問題?問題=標準 現(xiàn)狀 關注現(xiàn)狀和病因,僅僅只能防止出錯,只有找到成功的標準,才可以復制成功! 啟示錄低效會議通病不知道何時是開會的最好時機：許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務繁忙的周一開。何時開會幾乎不征詢員工的意見：這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關系最密切的人，所以準備不充分或者根本來不及準備。會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)低效會議預防措施 高效會議規(guī)范會議守則（正規(guī)會議）超過1個半小時的會議應有通知、議程表

3、及相關資料 所有發(fā)言者都要提前通知并做好準備 不唱獨角戲，主題鮮明，流程順暢會議要準時開始，準時結束，有會議紀律制度 會議討論問題時，沒有決議，會議不結束維護別人的尊嚴，不在會中羞辱人在否決他人的想法之前，請先提案意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉” 會議結束最遲2-3天后，所有與會者應拿到會議紀要 與會者應承擔起對會議質(zhì)量進行反饋的職責 高效會議的規(guī)范規(guī)范流程會議需要管理、需要技巧、更需要經(jīng)營有效的會議應該是會 而 有 議議 而 有 論論 而 有 行行 而 有 果果 而 有 報有效會議經(jīng)營的原則有計劃、有準備有目標、有方向有組織、有參與有把握、有進度有激勵、有獎勵有策略、有方

4、法有氣氛、有士氣有追蹤、有檢討有評估、有改進有管理、有活動有幫助、有收獲有教育、有訓練 聚成在管理中 開了些什么會呢？會議的類型日常經(jīng)營例 會業(yè) 務 啟動會經(jīng)營管理專題會成功的方法大家都知 道，但只有成功者去做了!啟示錄會議種類1.經(jīng)理早會 13.整風會 2.早會 14.座談會3.二次早會 15.沖刺動員會4.戶外早會 16.士氣展示會5.夕會 17.剝皮會6.周主管例會 7.研討會8.慶生會9.批評與自我批評會10.總經(jīng)理月例會11.月初啟動大會12.年終總結表彰會 日常經(jīng)營例會第一模塊干部早會每天開干部早會有必要嗎？干部早會真正的價值是什么？課堂思考？1、由老板或高管主持，部門負責人參加的

5、會議；2、會議時間在15分鐘左右；3、在每天全體員工上班前召開；4、干部早會最好站立召開；5、會議地點可選擇在召集者的辦公室。干部早會的運作原則：1、強化干部出勤，增強凝聚力，樹立榜樣2、工作、目標、文化、制度推動的源頭3、昨日工作小結、階段性工作的調(diào)整4、今日目標分解落實，做到干部工作目標清晰5、干部教育、提升經(jīng)營管理能力6、面對面協(xié)調(diào)、解決問題、表揚優(yōu)秀7、各部門工作的對接、溝通和協(xié)調(diào)8、臨時性重要工作的部署，強調(diào)當前方向干部早會的目的干部早會流程1、關懷、問候2、出勤匯報開 場協(xié) 調(diào)1、昨日工作小結2、今日工作計劃2、當日重點工作提示1、工作協(xié)調(diào)與部署工 作3、謝歸用謝 干部早會開得好，

6、昨日準備少不了! 干部早會開得好，今日工作沒煩惱!啟示錄這對我的企業(yè)有什么幫助？思考？全員早會為什么全員早會在操作中總是覺得很乏力？全員早會對企業(yè)的文化建設和管理意味著什么？課堂思考？ 早會經(jīng)營的目的1、是經(jīng)營管理每日的啟動點、出發(fā)點2、是教育訓練的最佳場所與時機 3、強化人員活動管理，增強單位凝聚力4、工作管理的基礎，出勤管理的鬧鐘 5、是提升單位士氣的廣場，員工情緒的調(diào)節(jié)器6、建立單位文化模式，貫徹團隊經(jīng)營思想早會的主旋律1、公司政令宣導，信息交流2、知識教育，技巧訓練與輔導3、考勤管理，樹立正確的工作態(tài)度4、成功分享5、提升單位士氣 早會的要素1、早會的時間 5、早會的主講2、早會的地點

7、 6、早會的內(nèi)容3、早會的程序 7、早會的形式4、早會的主持 8、早會的效果知識測驗 頭腦風暴 名人訪談 個案研討 話術演練 熱點追蹤 新人會診 趣味游戲 有獎競答 讀書感想 演講比賽 經(jīng)驗分享 技能輔導 疑難解答 視聽教學 情景話劇 獎項頒發(fā) 健身體操 生日慶祝 傾訴心聲 早會運作形式1、國歌（周一）2、士氣展示出勤匯報3、互相問好（擊掌、擁抱、相親相愛的一家人）4、熱身運動（舞蹈）5、新聞早播（公司及時政要聞）6、喜訊報導7、成功分享8、專題進修9、輕松時刻10、政令宣導11、高管勉勵12、朗誦使命結束全員早會常規(guī)流程1、四聲：歌聲、掌聲、笑聲、讀書聲2、三盛：人氣盛、士氣盛、正氣盛3、二

8、人：負責人、主持人4、一暢：流程緊湊主持順暢全員早會要領會后早會會后早會真正的功能是什么？為什么會后早會的質(zhì)量難以把握？課堂思考？會后早會規(guī)范每個單位之經(jīng)營除全員早會外，全賴會后早會之成功召開，主要由最小單位負責人召集所屬成員開會，亦可邀請領導列席指導。召開時機：每天全員早會后會議時間：3-15分鐘（切忌冗長耽誤員工銷售活動之安排）召開場所：主管辦公室、會議室、辦公室原處所、或另行選擇聚 會場所召開重點：針對性訓練、再教育、疑難解答、強化政令轉(zhuǎn)達會后早會流程通報跟進通報輔導訓練昨日工作成果目標進度查找和發(fā)現(xiàn)問題確認今日工作計劃確認今日工作量確認今日工作導向共性問題輔導新技術輔導特殊案例輔導個別

9、輔導會后早會的注意事項 避免流于形式，內(nèi)容要實在，解決問題； 防止主題不鮮明，主管對早會的效果要 有一個預估； 注意不斷更新早會的內(nèi)容及形式； 調(diào)動組員充分參與，保持早會融洽的氛圍； 不論誰主持，負責人對二次早會都要作好 管理、控制。會后早會的成敗，負責人要負90%的責任！夕 會何謂夕會呢？何時召開？什么人參加？會議時間長度和頻率多少合適？會議的導向是什么？課堂思考？1、要有明確的目的；2、時間掌控適宜，避免跑題；3、氣氛相對輕松；4、注重會后追蹤；5、外來和尚好念經(jīng)，偶爾請其他人來交流是必要的.夕會的提示夕會的運作原則:1、夕會是補短板和業(yè)績差人員開的會；2、會議的時間為1小時左右；3、夕會

10、又稱為愛心激勵會；4、該會是由人力資源部或?qū)I(yè)部門負責組織.夕 會 流 程激 勵導 入追 蹤根據(jù)實際問題點進行教育和訓練2、改進計劃1、學習心得教育訓練小組總結會三每三對照改進措施和方法個別輔導 周例會1、你們公司開周例會嗎?2、開的效果怎么樣？3、現(xiàn)在你認為如何開周例會？周例會會議目的：會議時間：會議地點：參會人員：會議紀律：會議流程？會議反饋：周例會流程 1、通報會議參加人員情況。 2、宣布會議紀律。（有違反的立刻兌現(xiàn)） 3、朗誦公司企業(yè)文化4、由各部門對上周工作進行總結和本周工作進行安排匯報。（關鍵點在績效業(yè)績分析） 5、各部匯報后，總經(jīng)理對各部門上周工作進行指導和本周工作進行安排。通過

11、本次會議的決議。 6、各部門之間重要事項的溝通，提合理化建議 7、總經(jīng)理宣布各項決策和通知，布置工作任務 ，工作勉勵 8、其他要交流的事情或培訓 請示工作說方案布置工作說標準交接工作講道德得到幫助要感謝造成損失勇承擔發(fā)現(xiàn)錯誤要指正匯報工作說結果總結工作說流程請求幫助需商量實施工作求結果獲得利益要分享批評幫助提事實業(yè)務啟動大會第二模塊你們單位開業(yè)務啟動大會嗎？效果怎么樣?理想中的業(yè)務大會是什么樣子的？課堂思考？業(yè)務啟動大會的意義業(yè)務啟動會的運作原則:1、召開頻率可為月度、季度、半年和年度；2、會議的時間為3.5小時左右；3、轉(zhuǎn)移目標和展示企業(yè)文化的會；4、是一個表演型的會議；5、該會流程很制式化

12、，但是內(nèi)容需要不斷的創(chuàng)新。業(yè)務啟動大會流程開場表彰啟動戰(zhàn)前動員1、士氣展示；2、節(jié)目表演；3、拉歌；4、入場式；5、其他創(chuàng)意（奏唱國歌、歌唱祖國）1、業(yè)績優(yōu)異 2、職業(yè)精神1、軍令狀；2、PK式；3、表態(tài)式；4、表演式；5、拍賣式；6、其他創(chuàng)意1、戰(zhàn)前動員 2、全員宣誓經(jīng)營管理專題會第三模塊經(jīng)營管理會參會者領導工作總結工作計劃1、目標達成情況10%2、目標(達成、未達成、超額達成)具體原因分析60%3、重大或創(chuàng)新的管理與活動的執(zhí)行情況30%1、下階段目標10%2、達成目標的具體措施與方案60%3、重大或創(chuàng)新的管理與活動規(guī)劃30%1、點評2、工作導向提示3、重點工作提醒4、謝歸用謝經(jīng)營管理會流程

13、檢討上期計劃的達成-上期會議設定指標的達成情況-目標達成與否的原因分析-重點措施完成情況及效果評估計劃下期活動-設定下期指標-制定的實施及效果評估-管理工具使用情況匯報檢查工作重點是否明確，并 檢討效果最高長官布置本周重點工作確定本期輔導對象及內(nèi)容確定本單位工作重點措施的落實及時間工作匯報會議總結經(jīng)營管理會的召開發(fā)言人各單位主管團隊最高長官主要議程主要內(nèi)容 橫線部分為會議中的重點環(huán)節(jié)，要做好追蹤。全體干部參加人員資源需求投影機白板白板筆1、經(jīng)營管理會不能流于形式，會議程序必須到位；2、每周、每月、每階段必須固定時間召開，使主管養(yǎng)成習慣；3、會議要能夠找出問題，分析原因，擬訂對策；4、不要開成批

14、評會，要能夠幫助主管解決問題。經(jīng)營管理會的提示特殊經(jīng)營會1、人事出現(xiàn)重大變化或調(diào)整時；2、經(jīng)營政策和策略出現(xiàn)重大變革時；3、公司希望發(fā)生變化或調(diào)整時；4、經(jīng)營導向出現(xiàn)重大偏差時；5、經(jīng)營績效出現(xiàn)重大差異時。 什么情況下召開1、家宴或酒會；2、圓桌型開放式討論會；3、封閉式專題討論會；4、頭腦風暴會。 召開的形式階段經(jīng)營分析會階段經(jīng)營分析會召開目的1、業(yè)務指標進度分析2、總結經(jīng)驗3、提高技能4、導正經(jīng)營理念5、下階段經(jīng)營計劃落實6、實施管理和業(yè)務進度追蹤的重要手段階段經(jīng)營分析會的內(nèi)容1、總結上階段工作并分析原因2、經(jīng)驗分享3、教育訓練4、制訂改善措施與本階段工作布 置（推動計劃）5、達成共識、指

15、明工作方向其他形式的階段分析會1、啟發(fā)式2、集體研討3、專題講授4、其他方式會議記錄會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的十大建議會議記錄者的才能反應快寫字快知識面廣記憶力好組織能力強總結能力強十項建議重要的會議應該進行錄音定期召開的會議不用錄音多數(shù)會議要指定專人記錄記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責任心要強會議記錄內(nèi)容全面而準確會議結束后整理會議內(nèi)容會議記錄應有組織的整理與主席共同修正錯誤部分將會議記錄發(fā)送給與會者會議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設計的順序協(xié)助主持人總結與歸納會后跟進參會者會后跟進主持人會后跟進會議任務分配跟蹤檢查表參會者會后跟進主持人的會后跟進會議任務

16、跟蹤檢查表 成功的會議是需要設計的。如果就像設計公司的產(chǎn)品那樣精心設計會議，那么會議成功率就會越來越高，企業(yè)就越有競爭力。結束語會議是管理最綜合最直接的表現(xiàn) 會議經(jīng)營是管理的靈魂！ 上下同欲者勝 孫子兵法謝謝 激勵學生學習的名言格言220、每一個成功者都有一個開始。勇于開始，才能找到成功的路。221、世界會向那些有目標和遠見的人讓路（馮兩努香港著名推銷商）222、絆腳石乃是進身之階。223、銷售世界上第一號的產(chǎn)品不是汽車，而是自己。在你成功地把自己推銷給別人之前，你必須百分之百的把自己推銷給自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能腳踏實地地邁一步。225、積極思考造成積極人生，消極思考造成

17、消極人生。226、人之所以有一張嘴，而有兩只耳朵，原因是聽的要比說的多一倍。227、別想一下造出大海，必須先由小河川開始。228、有事者，事竟成；破釜沉舟，百二秦關終歸楚；苦心人，天不負；臥薪嘗膽，三千越甲可吞吳。229、以誠感人者，人亦誠而應。230、積極的人在每一次憂患中都看到一個機會，而消極的人則在每個機會都看到某種憂患。231、出門走好路，出口說好話，出手做好事。232、旁觀者的姓名永遠爬不到比賽的計分板上。233、怠惰是貧窮的制造廠。234、莫找借口失敗，只找理由成功。（不為失敗找理由，要為成功找方法）235、如果我們想要更多的玫瑰花，就必須種植更多的玫瑰樹。236、偉人之所以偉大，是因為他與別人共處逆境時，別人失去了信心，他卻下決心實現(xiàn)自己的目標。237、世上沒有絕望的處境，只有對處境絕望的人。238、回避現(xiàn)實的人，未來將更不理想。239、當你感到悲哀痛苦時，最好是去學些什么東西。學習會使你永遠立于不敗之地。240、偉人所達到并保持著的高處，并不是一飛就到的，而是