PPT制作技巧及原則（四）

1、PPT制作技巧及原則第四集知識搬運工如果你打開了“檢查拼寫錯誤”功能，則在鍵入不在PowerPoint詞典中的單詞時，PowerPoint將用紅色波浪線將這個單詞標記出來。只要選擇“工具”“選項”，再在彈出的對話框中單擊“拼寫檢查和樣式”標簽，再清除“鍵入時檢查拼寫”復選框。小提示如果在隱藏下劃線的同時，還想打開其內置的自動拼寫檢查，則在選中“鍵入時檢查拼寫”復選框的情況下選中“隱藏所有拼寫錯誤”復選框。鍵入時去掉單詞下紅色波浪線知識搬運工怎樣的大小是合適幻燈片字體可以使用下面的技巧來測試字體是否足夠大：先選擇“文件”“打印”，再在“打印內容”下拉列表框中選擇“講義”，然后設置“每頁幻燈片數(shù)”

2、為 9，這樣就以每頁9張幻燈片的密度把演示文稿打印在紙上。接下來，觀看打印紙，如果看不清每張幻燈片上的所有文本，那么坐在房間后排的觀眾肯定也看不到。 知識搬運工動畫顯示之后使文本變暗使已經(jīng)被添加了動畫效果的文本在動畫之后變的暗淡下去：選擇“幻燈片放映”“自定義動畫”先打開“自定義動畫”任務窗格，再在“自定義動畫”任務窗格中，單擊自定義動畫列表中所需的項目，再單擊箭頭，然后單擊“效果選項”。然后在彈出對話框中使用“效果”選項卡，在“增強”之下的 “動畫播放后”列表中，單擊提供所需的變暗效果的顏色。知識搬運工按照字母或字顯示文本動畫使得文本按照字母或字進行動畫：單擊“幻燈片放映”“自定義動畫”，在

3、“任務窗格”中選擇想要編輯的動畫，單擊旁邊的箭頭，執(zhí)行下 拉菜單中的“效果選項”。如果你想要按字母顯示動畫，請在“效果”選項卡的“動畫文本”列表中，單擊“按字母”；如果要按字顯示動畫，請在“效果”選項卡 的“動畫文本”列表中，單擊“按字/詞”；如果要按段落級別或項目符號顯示動畫，請在“正文文本動畫”選項卡的“組合文本”列表中，單擊一個選項。完成后 單擊“確定”即可。知識搬運工讓標題自動跳起來如果能讓標題出現(xiàn)時先是一個接一個地從上方下落，落下后每個字符還要上下反彈幾次才能最終安靜下來，這將是一個非?？岬男Ч合冗x中欲跳動的標題，再 “任務窗格”中單擊“動畫方案”，在選擇列表中選擇“彈跳”選項就可

4、以了。建議將文本的字號設置的大一些，這樣彈跳效果會好得多。 知識搬運工制作不停閃爍的字體先選中想要閃爍的文字，選擇“幻燈片放映”“自定義動畫”“添加效果”“強調”“閃爍”。這時該動畫被添加到了動畫列表中。選中該動畫，單擊 右邊的箭頭，在彈出菜單上執(zhí)行“計時”，在“重復”右邊的下拉列表中選擇“直到下一次單擊”。同時，你還可以選擇閃爍的速度和延遲等參數(shù)。設置完成后，單 擊“確定”關閉對話框，然后在“自定義動畫”任務窗格中單擊“播放”欣賞制作出來的閃爍文字。 知識搬運工文字和旁白同步采用“自定義動畫”中按字母形式向右擦除的方法來使文字與旁白一起出現(xiàn)。但如果是一大段文字，字的出現(xiàn)速度還是太快了。這時你

5、可以按需要將這一 段文字分成一行一行的文本框，甚至幾個字一個文本框，再對于每個文本框中的字，分別設置它的動畫形式為按字母向右擦除，并在時間項中設置與前一動作間隔幾秒，就可使文字的出現(xiàn)速度和旁白一致了。知識搬運工撤消自動格式的選項 PowerPoint中提供了許多自動格式，但是，這些自動格式可能不能總合你的心意。因此很多時候，都是使用“自動更正選項”按鈕來撤消大多數(shù)的自動格式：在自動更改之后(如PowerPoint將某個網(wǎng)絡路徑格式化為一個超鏈接)，如果你將鼠標指針停留在該超鏈接的附近，就會顯示一個小藍框。當指針指向它時，它會變成一個按 鈕圖標。你單擊該按鈕，就會顯示一個選項列表?？梢赃x擇是撤消

6、對本實例的更正(也可以恢復)，也可以全局更改特定的自動設置格式設置(單擊“停止”就可以 了)以使PowerPoint停止做出這樣的更改。知識搬運工快速更改文本框中文字周圍的邊距給頁面設置頁邊距，也可以給文本框設置邊距，來更自由的規(guī)劃版面：先選取要更改的自選圖形或文本框，雙擊自選圖形或文本框的選擇矩形，再選擇 “格式”對話框中的“文本框”標簽，選中“重新調整自選圖形以適應文本”復選框。在“內部邊距”之下，調整尺寸以增加或減少文字和對象外部框線之間距離。 完成以后單擊“確定”即可。 知識搬運工在演示文稿中嵌入字體如果你計劃讓其他人來審閱或編輯自己的幻燈片，而又不能保證對方的電腦上面安裝了幻燈片中使

7、用的字體，就需要在演示文稿中嵌入字體，從而避免格式丟 失：先打開需要嵌入字體的演示文稿，選擇“文件”“另存為”，并在彈出的“另存為”對話框中單擊“工具欄”上按下“工具”按鈕，然后選擇“保存選項”， 同時選中“嵌入TrueType字體”復選框。小提示然后如果你只是讓他人來閱覽，可以選擇“只嵌入所用字符(適于減少文件大小)”，這樣文件會變得較??；如果你還需要讓他人來編輯自己的幻燈片，則需要選擇“嵌入所有字符(適于其他人編輯)”，但這樣文件將會變得較大。知識搬運工關閉自動套用格式選項/快捷選定文本自動套用格式包含PowerPoint對文本外觀所作的自動更正，例如如將分數(shù)字符更改為分數(shù)符號或將Inte

8、rnet路徑自動轉換為超級鏈接。但很 多時候，并不需要這樣做：這時，只要選擇“工具”“自動更正選項”，再在彈出對話框中單擊“鍵入時自動設置格式”標簽，然后再清除任何要打開或關閉的自 動格式選項。設置完以后單擊“確定”關閉對話框即可。在選定大段文本時覺得很麻煩，不過，試試此技巧，你會有新發(fā)現(xiàn)：先將光標定位于待選定文本的開頭，然后拉動滾動條，找到末尾，按住Shift鍵，單擊鼠標就可以選中了。 知識搬運工讓文字在PowerPoint中亮起來/自動調整字間距在PowerPoint中，幻燈片放映時，其中的文字通常顏色暗淡，邊緣模糊，可以交文字加粗(Ctrl+B)即可解決。單擊“工文單詞具選項”，在彈出對

9、話框中使用“編輯”選項卡，選中“使用智能剪貼”復選框，再單擊“確定”按鈕。這樣，你在刪除英時，自動去掉多余的空格；如果從剪貼板插入文本，也會自動添加空格。知識搬運工目錄式的跳轉利用字的跳轉功能，可以建立漂亮的目錄。設置跳轉時，建議不要設置字體的動作，而要設置字所在的邊框的動作。這樣既可以避免使字帶有下畫線，又可以使字色不受母板影響。具體操作為選中字框，單擊右鍵，選取“動作設置”項，鏈接到所要跳轉的頁面。知識搬運工旋轉圖片的方法 （1）在中文的文件中，依次選擇“插入對象圖片選擇圖片”，來調用需要進一步編輯的圖片。（2）在選中該圖片之后，再使用鼠標左鍵單擊工具條中“繪圖”，然后選擇“取消組合”命令

10、項，并在隨后的警告提示中選擇“確定”，從而使這個圖片分解成若干個小單元，接著在圖片外部任意地方單擊左鍵，使圖片分解標記消失。（3）在分解后的圖片的左上角處按下左鍵，然后向該分解后的圖片的右下角處進行拖動，使分解后的整個圖片被全部套在矩形虛框中，此時松開鼠標左鍵，即可出現(xiàn)分解后的圖片被全部了選中的標記。（4）使用鼠標左鍵單擊工具條中“繪圖”，然后選擇“組合”命令項，即可使分解后的圖片重新組合成為中文PowerPoint的對象。（5）先中該圖片對象之后，再使用鼠標左鍵單擊工具條中“旋轉”按鈕，即可實現(xiàn)藝術圖片的旋轉操作。知識搬運工控制幻燈片的播放（1）實現(xiàn)暫停后再繼續(xù)播放的方法。在播放過程中按下停

11、止鍵（S鍵）或數(shù)字鍵盤上的加號鍵（）可以暫停或繼續(xù)一個自動播放過程。如果使用Alt +Tab組合鍵切換到Windows的其他應用程序中，也會實現(xiàn)暫停自動播放過程，直到切換回來后再繼續(xù)進行播放。（2）實現(xiàn)播放過程中在幻燈片間進行跳轉的方法。在播放幻燈片之前鍵入一個數(shù)字，然后回車，即可直接跳轉到數(shù)字的設定幻燈片中。在播放幻燈片的過程中，同時按住鼠標左右兩鍵，在持續(xù)2秒鐘之后，即可實現(xiàn)從當前任一幻燈片中直接跳轉到第一張幻燈片。在播放幻燈片的過程中，使用鼠標左鍵單擊幻燈片（或者按下N鍵、空格鍵、右方向鍵、下方向鍵及PageDown下翻頁鍵中的任何一個，即可實現(xiàn)跳轉到下一張幻燈片。在播放幻 燈片的過程中

12、按下H鍵，不但可以跳轉到下一張幻燈片，而且還可以顯示原來設置成隱藏的幻燈片（當某一張幻燈片上有一個黑色梅花樣標記時表示它后面有一張隱 藏的幻燈片）。在播放幻燈片上的過程中按下P鍵、退格鍵、左方向鍵、上方向鍵、右方向鍵及Pageup上翻頁鍵中的任意一個，即可實現(xiàn)跳轉到上一張幻燈片。知識搬運工利用動作按鈕實現(xiàn)自由跳轉在幻燈片視圖下，在當前窗口中有你要進行跳轉的幻燈片，這時點擊菜單框中的幻燈片放映項，從出現(xiàn)的下拉式菜單中選擇相應的動作按鈕項。計算機系統(tǒng)提供了若干種不同形狀的按鈕，它們具有不同的功能，你可以根據(jù)需要選擇其中的一種。把鼠標指針移到幻燈片中，按下左鍵往右拖拉鼠標，幻燈片中出現(xiàn)一個剛才選中的

13、按鈕。如果要移動它的 位置，單擊，選中后，按下左鍵拖拉鼠標即可；如想讓PowerPoint改變其大小，可在單擊選中出現(xiàn)的八個方形控制點后，移動鼠標指針到四角的控制點 上，按下左鍵拖拉即可。按鈕上圖案形狀的改變可通過拖拉按鈕邊的一個黃色的菱形點來完成。顏色和線條的變化可通過雙擊“按鈕”圖標，從出現(xiàn)的“設置自動圖 形格式”對話框中進行操作。知識搬運工按鈕的屬性可以在它剛剛生成時進行設定。拖拉鼠標生成按鈕后，松開鼠標左鍵，屏幕自動彈出一個“動 作設置”對話框，其中主要有兩個選項，單擊鼠標和鼠標移動。它們是兩種不同的激活交互響應方式，每一種方式下都有“超級鏈接”、“運行程序和播放聲音”等 項目供你選擇

14、。如要實現(xiàn)點擊按鈕轉到其他的幻燈片中可選“超級鏈接”，如想點擊按鈕播放一段音樂則可選“播放聲音”。每當你選好一項時，點擊它的長方形 條，右邊的向下箭頭會有一個下拉菜單，從中可選擇要鏈接的幻燈片或一段音樂等。設置完成后點擊“確定”即可。知識搬運工讓PowerPoint里的按鈕動起來 首先，建立一張空白演示文稿。1. 選取橢圓工具，按住“Alt”鍵，拖出一個正圓形。2. 點擊“填充顏色”的下拉菜單，選擇“填充效果/過渡”，在“顏色”框中選擇顏色1為白色，顏色2為紫色，在“底紋式樣”框中選擇“角部輻射”，在“變形”框中選擇第一項，按確定。3. 為了使這個按鈕看起來像一個立體球，必須去邊：選擇“線條顏

15、色”的下拉菜單的“無線條顏色”。 知識搬運工 4. 在按鈕上輸入文字“播放”：選擇文本框，在按鈕上單擊一下，輸入文字“播放”。5. 復制該幻燈片：在大綱欄里選擇該幻燈片，復制并粘貼，產(chǎn)生第二張幻燈片。6. 修改第二張幻燈片的按鈕圖案：與步驟2相同，“變形”框中選擇第二項。7. 對每個按鈕設置鼠標移過的超級鏈接：右擊該按鈕，選擇“動作設置”，第一張幻燈片的按鈕鏈接到第二張，第二張幻燈片的按鈕就鏈接到第一張。知識搬運工在Powerpoint里面插入一個新幻燈片的時候，會看到這樣的頁面，下面的部分就是添加備注用的。你是否用過，或者見別人用過這個功能呢？ 知識搬運工理想情況下，我們的培訓或者講演，應該

16、有這樣幾個東西：幻燈片，備注，學員手冊?；脽羝乾F(xiàn)場講的時候，投影給聽眾看的，備注可以是給講者自己看，也可以是作為發(fā)放的資料給聽眾看的。而學員手冊是發(fā)給聽眾看的。知識搬運工很多時候，我們原本投影用的PPT上面充滿了字，導致聽課的效果很不好，要么因為字小看不到，要么因為內容太多無法閱讀，何況，明明是去聽課的嘛，為什么變成集體閱讀了呢？這就需要把PPT上面的字挪下來。知識搬運工把最重要的標題寫在PPT上，如果可能，就配以相應的圖片，以增加聽眾的理解和興趣。知識搬運工左邊是投影用的幻燈片，右邊是圖文并茂的文件，既可作為講者備課的工具，也可作為別人的閱讀材料。心得：1.備注可以讓幻燈片解放出來有效的投

17、影用的幻燈片，應該盡量字少圖多，詳細的內容可以寫在備注里面，這就要求講者準備工作要做好，要知道你才是主角!2.備注可以幫忙制作講義講者在設計PPT的時候可以把相應的要點，所需時間，講授時的側重點，所需例子等等內容，根據(jù)需要寫在備注里面，可以作為一個簡易版的講義，方便自己閱讀或者交付給其他講者。3.備注可以幫忙制作閱讀材料聽者在課后可能需要復習，沒有到現(xiàn)場的人沒準也想了解相關的內容，這時候帶有備注的PPT會非常有用。知識搬運工如果你沒有辦法聽現(xiàn)場,只拿到這樣一張PPT,你知道圖片背后要表達的意思么？而這樣一份帶備注的PPT文件，可以給你答案。 知識搬運工而這份資料則是PPT設計的極佳教材，無論是

18、內容，備注的使用，還是設計。 知識搬運工知識搬運工如何做？知識搬運工知識搬運工2、以身作則知識搬運工知識搬運工知識搬運工在幻燈片上寫滿文字是一種費力不討好的設計，也沒有一個觀眾能夠記住你上面的那些數(shù)據(jù)及文字。而用圖片來進行演講能夠達到更好的溝通效果，也能夠產(chǎn)生更大的視覺沖擊力。 知識搬運工圖中一樣與兒童收容所有關，首先你要想的并不是這個收容所的資金情況及它的社會功能，也不是什么統(tǒng)計數(shù)據(jù)，而是：“誰是你要幫助的對象？為什么？”這是首要 的問題，找一張圖片來表達這個問題即可。知識搬運工（主題：Thompson集團收購Trax公司的情況介紹）太多東西了！這張幻燈片基本上就象你所寫的一個便條，但在視覺

19、上，它毫無作用。上面所列的信息并沒有什么問題，但關鍵是：觀眾對這些信息的獲得應該來自你的講述。在你講述時，結合你的個性、表達能力、身體語言及表情告訴觀眾這才是真正的演示！ 知識搬運工具有“比喻”意義的圖片。你可以將你要講的話想象成多個章節(jié)，然后每一個章節(jié)就用一 張圖片去表達，圖片產(chǎn)生了一種吸引觀眾的作用，也讓觀眾將你講的話與這張圖片產(chǎn)生了某種聯(lián)系。避免使用一些毫無特色的照片。文字應該“最少化”，并且使用 中性的語調表達。知識搬運工知識搬運工上圖（主題：交通管理系統(tǒng)）（文字：每周客流量）飛機、火車、巴士及的589000,377800,320900,218600誰會記得住這些數(shù)據(jù)？這些數(shù)據(jù)很有用，

20、但沒有人會對這些數(shù)據(jù) 有所反應！我們可以將上述的四組數(shù)據(jù)分別用四張幻燈片來表達，每一張只表達一個主題，每一張都配合一張與主題相關而且全屏顯示的照片。這樣才能達到我們上 述所說的目的：給觀眾有足夠的空間思考，增加觀眾對你所說的內容的認同度。 令人眼睛一亮： 我們的思維受到慣性的束縛，經(jīng)驗往往成為我們認知某一個物品的準則。而讓人眼睛一亮，其實就是打破這種慣性，重塑觀眾對某一個物品的認知。知識搬運工（主題：不同品牌的顯著區(qū)別）沉悶的設計：這樣的幻燈片隨處可見，我們談論的主題是“區(qū)別”，但在這里我們看不出“區(qū)別”在哪里，它只是列幾個要點，毫不吸引。矩形的屏幕比例及加上陰影的文字也令版面顯得很壓抑，沒有

21、絲毫我們所說的“溝通”的價值。讓我們來點創(chuàng)意吧，其實你完全可以做得到。知識搬運工（主題：是什么讓你與眾不同？）無疑，這是一個非常吸引人的版面。橙在蘋果中，這就是我們所說的令人眼睛一亮，打破我們一般熟悉的認知。一個簡單的問題（而不是一種陳述）引導觀眾 思考，并且在心理上做好準備聽你的演講。上面的圖片，橙和蘋果是兩種比較相似的水果，相似是很重要的，要給人一種在不經(jīng)意中產(chǎn)生驚訝的感覺，如果后面放的不是橙，而是一個面包，其實這種效果就完全消失了。知識搬運工（主題：六月份存貨量）實事求是的說，上面這張幻燈片已經(jīng)做得非常不錯了，完全可以拿得出手，圖表簡單清晰，表達的趨勢一目了然。但，慢點，天啊，看看上面這

22、些數(shù)據(jù)！真是遭透了，從年初倒霉到年中，這個時候，可能除了哭，只能笑了！我們還可以做得更好：知識搬運工（主題：六月份存貨量）人生中最令人絕望的事可能是在你進去廁所幾分鐘后，當你準備心滿意足站起來時，卻看到衛(wèi)生紙已經(jīng)用完了?；蛟S也只有這種情景才能表達出我們此時此刻 那種欲哭無淚的心情。精心挑選的圖片，既表達出“存貨量不足”這個含義，同時也展現(xiàn)出一種“故事”情節(jié)?？梢韵胂螅呵懊婺菑堧m然漂亮的幻燈片并不會讓人記 住多久，而這一張，卻能夠在哄堂大笑中讓人長久回味。更重要的是，由于其有趣，你更能獲得觀眾的認同感，如果你需要他們的幫忙來解決問題，這樣的溝通方式 也更有效。知識搬運工（主題：安吉是中國最大的竹

23、種園）這是一個吃力不討好的版式。這幅人工痕跡很強的圖片放在不對稱的兩色背景上，給人的感覺很生硬，呆板而缺乏美感。其實在設計幻燈片時，要思考的是：我們需要的是故事，而不是數(shù)據(jù)。與其對你的主題嘮叨不停，干脆我們以一種更好的方式來呈現(xiàn)。（主題：中國安吉竹種園有288個品種）漂亮的照片帶出一種感官上的體驗，而且也很容易設計。青蔥繁茂的竹林讓觀眾好象走進了一座綠色森林（“哇，這才是真正的竹子！”）。單行的文字及漂亮的字體低調地讓圖片發(fā)揮最大的視覺力量。知識搬運工知識搬運工（主題：了解你的目標）關于PPT，有很多免費的模板可以利用。但上面所用的模板其實也說明了相當一部分模板所在的問題。地球及漸變的天空單獨看起來不錯，但如果放在你的 幻燈片上，就顯得有點礙眼，就好象在鏡頭前總有另一只手在擺動的感覺。同時，他們還