PowerPoint演示技術課件

1、磨刀不誤砍柴工前期準備01PowerPoint圖文演示技術第1頁，共378頁。Contents目錄1.1 好的PPT是怎樣的1.2 PPT必備的四大要素1.3 不可不知的分析準備1.4 高效辦公的軟件設置第2頁，共378頁。1.1.1 真正認識PPT磨刀不誤砍柴工前期準備第1章 3 1. PPT不是Word的翻版PPT的本質在于可視化，即把原來看不見、摸不著、晦澀難懂的抽象文字轉化為由圖片、圖表、動畫等所構成的生動場景。下圖所示為對同一文檔利用Word和PPT分別進行展示的對比效果。Word與PPT的展示方式對比第3頁，共378頁。1.1.1 真正認識PPT磨刀不誤砍柴工前期準備第1章 4 便

2、于理解：文字是相對抽象的，在閱讀時需要將其轉換成自己的語言、上下聯想，從而尋找其中的邏輯關系。但如果是看電影而不是閱讀文字，整個體驗過程就輕松多了，只需要跟著故事的發(fā)展順理成章地享受情節(jié)就行。而PPT在這方面，就能夠把文字變得像電影一般生動。放松身心：PPT生動的動畫展示，豐富的圖形對象，方便的放映方法，不僅能讓演講者或放映者自如操作，更能讓觀眾可以在輕松的環(huán)境下欣賞和閱讀PPT內容，在歡欣愉悅的過程中就能獲取有價值的信息。1. PPT不是Word的翻版將文字進行可視化表達的意義，主要體現在以下3個方面。第4頁，共378頁。1.1.1 真正認識PPT磨刀不誤砍柴工前期準備第1章 5 容易記憶：

3、形象化PPT，可以讓觀眾輕松記住其中的圖形、邏輯或結論，或許一段時間后，人們仍然能夠記憶猶新，如下圖所示為形象化PPT后的前后對比效果，左邊的PPT，人們或許只能記得是一大段文字，而右邊的PPT卻能讓人們記住一些相關結論，如該集團擁有4個子公司，員工3000人等。1. PPT不是Word的翻版形象化PPT后的前后對比效果第5頁，共378頁。1.1.1 真正認識PPT磨刀不誤砍柴工前期準備第1章 6 2. PPT的分類PPT的分類PPT幻燈片主要應用于公司的公共場合或者是工作匯報。使用PPT時，不同場合所使用的PPT類型也會有所不同。按照不同的分類標準，PPT可以分為多種不同的類型，如下圖所示。

4、第6頁，共378頁。1.1.1 真正認識PPT磨刀不誤砍柴工前期準備第1章 7 2. PPT的分類商業(yè)演示型PPT 商業(yè)演示型PPT：商業(yè)演示型PPT主要用于產品推廣，它能將一些產品的特點、優(yōu)勢、銷售方式等內容用形象具體的形式表現出來。該類型的PPT側重于演講，PPT更多是起到一個輔助作用，因此，需要頁面簡潔，只保留關鍵點，如下圖所示。第7頁，共378頁。1.1.1 真正認識PPT磨刀不誤砍柴工前期準備第1章 8 2. PPT的分類頁面閱讀型PPT頁面閱讀型PPT：閱讀型PPT應該是一個信息框架清晰、頁面內容豐富，保證閱讀者能充分理解的PPT，如下圖所示。因此，閱讀型PPT的文字內容會多一些，

5、圖片、圖表或動畫等內容都是為文字服務的，只是輔助閱讀的作用。第8頁，共378頁。1.1.1 真正認識PPT磨刀不誤砍柴工前期準備第1章 9 2. PPT的分類全圖型PPT全圖型PPT：相信很多觀眾都曾看過這樣的PPT，即一頁PPT的背景都是由圖片所構成的，上面只有簡單的幾句話，簡練而又不失美觀，這種風格設計的PPT就稱為全圖型PPT，如下圖所示。該類型PPT特點非常鮮明，它的背景由一張偌大的圖片構成，并配有少量的文字以作說明，有時甚至不配文字。第9頁，共378頁。1.1.1 真正認識PPT磨刀不誤砍柴工前期準備第1章 10 2. PPT的分類半圖型PPT半圖型PPT：有時受限于圖片尺寸或質量問

6、題，無法制作全圖型PPT，則可以考慮設計成半圖型PPT。這類PPT不僅能充分利用素材，也能讓版面顯得更有層次，同樣能夠提升幻燈片的視覺效果，如下圖所示。第10頁，共378頁。1.1.2 為什么你做不好PPT第1章 11 磨刀不誤砍柴工前期準備1PPT的內容PPT美觀是基礎，要使PPT提供有價值的內容才是讓PPT成為職場有利武器的關鍵。如下圖所示，左邊的PPT結構簡約，通過配圖和寥寥幾字就讓人馬上了解了團隊各成員的基本情況。而相比之下，右邊的PTT的大量文字只能讓人感到枯燥和乏味，甚至可能不清楚團隊情況。PPT內容好壞反映出來的版面效果第11頁，共378頁。1.1.2 為什么你做不好PPT第1章

7、 12 磨刀不誤砍柴工前期準備2PPT的設計字體：字體對PPT的風格有直接影響，不同字體會產生不同的效果。比如草書代表古典、優(yōu)雅，宋體代表嚴謹、正式等。選對字體，PPT質量就有質的飛躍。配色：配色是設計PPT時很難把握的元素，但色彩在PPT中的地位舉足輕重，好的配色能給人以喜悅、高興、震撼、沉重、嚴肅等各種感覺，差的配色則可能直接毀掉整個PPT。圖表：圖表是一種將枯燥數據變?yōu)樯鷦有畔⒌挠欣ぞ?，在PPT中高效地使用圖表，就能夠讓閱讀者輕松接收到圖表中反映出來的信息。形狀/圖標：各種幾何類基礎形狀，或者由形狀組合或編輯得到的圖標，都是提升PPT質量的幫手。它們不僅能起到豐富版面的作用，還能直接強

8、化內容、吸引注意力等。動畫：PPT最具特色的功能就是動畫，讓各類靜態(tài)元素以動態(tài)方式展示，是PPT最精彩的地方之一。第12頁，共378頁。1.1.3 如何才能做好PPT磨刀不誤砍柴工前期準備第1章 13 模仿：相信很多觀眾都曾看過這樣的PPT，即一頁PPT的背景都是由圖片所構成的，上面只有簡單的幾句話，簡練而又不失美觀，這種風格設計的PPT就稱為全圖型PPT，如下圖所示。該類型PPT特點非常鮮明，它的背景由一張偌大的圖片構成，并配有少量的文字以作說明，有時甚至不配文字。要想做出高質量的PPT，可以從以下3個方面著手。第13頁，共378頁。1.1.3 如何才能做好PPT磨刀不誤砍柴工前期準備第1章

9、 14 創(chuàng)新：在通過大量模仿借鑒別人優(yōu)秀的作品后，就會慢慢積累起各種寶貴的經驗，并能熟練掌握幻燈片中的設計技巧。如下圖所示，哪怕是僅僅增加一個線條，也能創(chuàng)造出新的視覺效果。 借鑒與創(chuàng)新第14頁，共378頁。1.1.3 如何才能做好PPT磨刀不誤砍柴工前期準備第1章 15 創(chuàng)意：如下圖所示為全圖型的PPT，右邊的PPT借鑒了左邊的版式，但同時更改了文字的字體樣式和布局，采用更適合當前圖片的顯示方式，從而創(chuàng)造出一個新的作品。所謂創(chuàng)意，都是在不斷累積的靈感基礎上將別人的東西轉換為自己的經驗和技能，從無到有設計出屬于自己的PPT。從靈感開始創(chuàng)意第15頁，共378頁。1.1.4 新手制作PPT常見錯誤第

10、1章 16 磨刀不誤砍柴工前期準備高手點撥：制作PPT時，我們可能會犯很多錯誤，如文字太多、錯用模板、風格混搭、錯用圖片等，但它們都有幾個共同點，即雜、亂、繁、過，因此，我們制作PPT的目標是盡可能地規(guī)避這些錯誤，并將齊、整、簡、適作為我們設計的最終目標。1. 把PPT當Word2. 前景和背景顏色相似3. 圖表堆砌4. 風格不一5. 借鑒不當6. 五顏六色7. 濫用模板8. 低劣圖片10. 排版混亂11. 濫用特效9. 濫用美圖第16頁，共378頁。Contents目錄1.1 好的PPT是怎樣的1.2 PPT必備的四大要素1.3 不可不知的分析準備1.4 高效辦公的軟件設置第17頁，共378

11、頁。1.2.1 目標明確第1章 18 磨刀不誤砍柴工前期準備任何工作沒有目標，就像沒有方向的船，永遠無法到達彼岸。大海的航行靠燈塔，做好PPT則要有目標。要想找到制作PPT的真正目標，需要認真思考右圖所示的3個問題。制作PPT的真正目標第18頁，共378頁。1.2.2 形式合理第1章 19 磨刀不誤砍柴工前期準備PPT文件主要有兩種用法。第一，輔助現場演講的演示；第二，直接發(fā)送給受眾自己閱讀。要保證達到理想的效果，就必須針對不同的用法選用合理的形式。輔助現場演示的PPT：演講型PPT的重點是演講人，PPT只是作為一個輔助工具，起的是“提綱挈領”的作用。所以，PPT的制作中一定要遵循簡潔、清晰的

12、原則，多用圖表圖示，少用文字。發(fā)送給別人閱讀的PPT：一個專業(yè)的閱讀型PPT，應該是一個整體架構清晰、頁面簡潔易讀的PPT。這種PPT里面應盡量減少分散閱讀者注意力的版面修飾，簡單來說，就是“一切從簡”。第19頁，共378頁。1.2.3 邏輯清晰第1章 20 磨刀不誤砍柴工前期準備PPT框架的梳理幻燈片的結構邏輯：一份完整的PPT結構應包含封面頁、目錄頁、內容頁以及結束頁。我們可以利用SmartArt圖來進行PPT邏輯的梳理，假設某廣告公司的小王應上級要求，需要做一場活動策劃的PPT，他將PPT內容梳理成如右圖所示的框架，該框架的邏輯結構十分清晰，其中，紫色方塊描述的內容，可作為PPT目錄，而

13、藍色方塊描述的內容則可作為幻燈片的內容版塊。第20頁，共378頁。1.2.3 邏輯清晰第1章 21 磨刀不誤砍柴工前期準備麥肯錫分析法麥肯錫分析法：PPT不僅要講出邏輯，而且還要讓觀眾“看”懂邏輯，尤其是一些避不開的復雜問題需要帶領觀眾一起剖析時，就需要利用麥肯錫分析法，它能夠協助制作者理清思路，剖析事件的原由，從而尋覓處理計劃。如圖1-13所示為麥肯錫分析法案例，通過制作的這張幻燈片，可以很好地把思考邏輯用圖形化方式表達出來，讓人一目了然。第21頁，共378頁。1.2.4 美觀大方第1章 22 磨刀不誤砍柴工前期準備使用PPT的默認顏色色彩：PowerPoint 2010軟件默認提供了50多

14、種主題模板，每一種模板都搭配了幾十種不同的配色方案，如下圖所示為幻燈片應用“復合”主題樣式后，默認應用的“復合”顏色搭配效果。第22頁，共378頁。1.2.4 美觀大方第1章 23 磨刀不誤砍柴工前期準備PPT的布局布局：PPT的布局是指，根據演示內容來確定PPT的基本結構，一般包括封面頁、目錄頁、內容頁以及結束頁，也就是我們通常所說的總分總結構。如右圖所示為“自我工作總結”PPT中目錄頁確定PPT主體分為哪幾個部分，然后再分部分敘述，保證邏輯清晰，內容充實。高手點撥：PPT基本結構中，各頁面的含義有所不同，其中，封面頁有標題，讓人一看就能知道PPT要講解的內容；目錄頁主要是起一個提綱挈領的作

15、用；過渡頁的作用類似于目錄頁，主要起承上啟下的作用；內容頁就是PPT要講述的具體內容，可采用包含、并列、遞進等方式來展開；結束頁一般就是表達致意。第23頁，共378頁。Contents目錄1.1 好的PPT是怎樣的1.2 PPT必備的四大要素1.3 不可不知的分析準備1.4 高效辦公的軟件設置第24頁，共378頁。1.3.1 分析觀眾和演示者第1章 25 磨刀不誤砍柴工前期準備在設計PPT時，一定要牢記一點，即PPT制作出來的目的是為了滿足觀眾的需求。因此，在設計PPT之前，對于觀眾和演示者這兩個主體的信息一定要充分地了解，這樣在展示演示目的時就會愈發(fā)的精準，效果就越好。觀眾：了解觀眾的信息，

16、有利于制作出大部分人都喜歡的幻燈片風格。觀眾信息包括：相關背景、行業(yè)、學歷、經歷等最基本的數據，甚至還有觀眾的人數、在公司里的職務背景、喜愛的PPT風格等。演示者：當制作者和演示者不是同一人時，了解演示人的信息，有助于確定PPT地風格，為PPT的制作提供大致思路。演示人的信息包括職業(yè)、職位、喜愛的PPT風格，以及年齡等。第25頁，共378頁。1.3.2 勘察放映環(huán)境第1章 26 磨刀不誤砍柴工前期準備演示地點：為了保證演示效果，演示人應提前或預約演示地點，如果有條件，演示人還可以前往演示地點測試演示效果，查看環(huán)境光線強度以及其他現場情況，比如光線較暗，PPT整體顏色就可以考慮為深色等。經常使用

17、的演示地點一般有會議室、酒店、大型會場及教室等。演示者：演示環(huán)境對PPT的呈現效果也會有影響，當環(huán)境光線較亮時，建議幻燈片使用淺色的背景；當環(huán)境光線較暗時，則建議幻燈片使用深色背景。除此之外，對于演示時使用的硬件設備和最后一排觀眾的距離等因素也應加以考慮。第26頁，共378頁。1.3.3 分析演示內容第1章 27 磨刀不誤砍柴工前期準備文本素材：在制作PPT之前，需要整理的文本素材有原始文檔（一般為Word格式的文檔）、PPT輔助資料（如相關數據信息）等，另外，還應當考慮素材、文字是否可以刪減、PPT頁數是否有要求等。視覺素材：視覺素材主要包括設計PPT時所使用的圖片、視頻、模板、字體、Log

18、o以及是否需要購買版權素材等內容。第27頁，共378頁。1.3.4 分析演示內容第1章 28 磨刀不誤砍柴工前期準備在動手設計PPT之前，除了要分析觀眾、演講人、演示內容、演示環(huán)境和地點外，對于PPT的演示時間也需要加以分析。演示時間分為演示時長和制作時長兩部分，如下圖所示。演示時間分析要點第28頁，共378頁。Contents目錄1.1 好的PPT是怎樣的1.2 PPT必備的四大要素1.3 不可不知的分析準備1.4 高效辦公的軟件設置第29頁，共378頁。1.4.1 自定義快速訪問工具欄第1章 30 磨刀不誤砍柴工前期準備下面介紹將按鈕添加到快速訪問工具欄中的不同方法以及調整該工具欄位置的方

19、法，其具體操作如下。1選擇“選項”命令 2添加“文本框”命令第30頁，共378頁。1.4.1 自定義快速訪問工具欄第1章 31 磨刀不誤砍柴工前期準備3繼續(xù)添加命令4查看添加的常用操作第31頁，共378頁。1.4.1 自定義快速訪問工具欄第1章 32 磨刀不誤砍柴工前期準備5選擇“在功能區(qū)下方顯示”命令6調整快速訪問工具欄的顯示位置第32頁，共378頁。1.4.1 自定義快速訪問工具欄第1章 33 磨刀不誤砍柴工前期準備7利用鼠標右鍵添加命令 8查看效果高手點撥：在快速訪問工具欄中的任意一個命令上單擊鼠標右鍵，然后在彈出的快捷菜單中選擇“從快速訪問工具欄刪除”命令，即可將所添加的命令刪除。需要

20、注意的是，快速訪問工具欄中的命令不是添加的越多就越方便，應遵循“少而精”原則，實用最關鍵。第33頁，共378頁。1.4.2 自定義功能區(qū)第1章 34 磨刀不誤砍柴工前期準備1選擇“自定義功能區(qū)”命令 2新建并重命名選項卡1添加選項卡和功能按鈕下面以添加與形狀組合相關的幾個布爾計算按鈕為例，介紹添加選項卡和功能按鈕的方法，其具體操作如下。第34頁，共378頁。1.4.2 自定義功能區(qū)第1章 35 磨刀不誤砍柴工前期準備3重命名組4添加按鈕1添加選項卡和功能按鈕第35頁，共378頁。1.4.2 自定義功能區(qū)第1章 36 磨刀不誤砍柴工前期準備5重命名組6添加按鈕1添加選項卡和功能按鈕第36頁，共3

21、78頁。1.4.2 自定義功能區(qū)第1章 37 磨刀不誤砍柴工前期準備2調整選項卡位置選項卡位置會影響操作效率，因此用戶可以根據需要進行調整，其方法為：打開“PowerPoint選項”對話框，選擇需要調整位置的選項卡，然后單擊“上移”按鈕或“下移”按鈕即可，如下圖所示。調整選項卡位置第37頁，共378頁。拓展課堂在使用PowerPoint時，有些操作需要執(zhí)行多個步驟才能實現，但如果使用快捷鍵，則可一步到位。下面將PowerPoint 2010中常用的快捷鍵歸納到下表中，以供參考。狀態(tài)快捷鍵作用狀態(tài)快捷鍵作用編輯狀態(tài)【Ctrl+N】新建空白演示文稿編輯狀態(tài)【Alt+F9】顯示（隱藏）參考線【Ctr

22、l+S】保存演示文稿【Ctrl+M】添加新幻燈片【Ctrl+W】關閉當前文件【Ctrl+Z】撤銷上一步操作【Ctrl+O】打開演示文稿【Ctrl+Y】重復最后一步操作【Ctrl+A】選擇全部對象或幻燈片【Ctrl+T】打開“字體”對話框【Ctrl+X】剪切選擇的對象【Ctrl+B】加粗或取消加粗文本【Ctrl+V】粘貼對象【Ctrl+I】傾斜或取消傾斜文本【Ctrl+Shift+C】復制對象格式【Ctrl+U】為文本添加或取消下劃線【Ctrl+Shift+V】粘貼對象格式【Ctrl+L】段落左對齊第38頁，共378頁。拓展課堂續(xù)表狀態(tài)快捷鍵作用狀態(tài)快捷鍵作用編輯狀態(tài)【Ctrl+E】段落居中對齊

23、放映狀態(tài)【Home】切換到首頁【Ctrl+R】段落右對齊【End】切換到末頁【Ctrl+J】段落兩端對齊【N】、【】、【】、【PageDown】、【Enter】或【空格】放映下一頁【Ctrl+G】組合對象【P】、【】、【】或【PageUp】放映上一頁【Ctrl+Shift+G】取消組合【Ctrl+M】顯示（隱藏）畫筆痕跡【F5】從頭開始放映幻燈片【Ctrl+P】使用畫筆【Shift+F5】從當前幻燈片開始播放【Ctrl+A】顯示鼠標指針【Shift+方向鍵】縮放操作【Ctrl+H】隱藏鼠標指針【Ctrl+E】使用橡皮擦第39頁，共378頁。PowerPoint圖文演示技術感謝聆聽！學習進步！

24、第40頁，共378頁。與眾不同構思你的PPT02PowerPoint圖文演示技術第41頁，共378頁。Contents目錄2.1 商業(yè)PPT的整理與構思2.2 在PPT中建立邏輯2.3 在PPT中設置主題第42頁，共378頁。2.1.1 什么是PPT的整體構思與眾不同構思你的PPT第2章 43 PPT的整體構思就是找到屬于自己的PPT線索的過程。常見的線索有時間線、空間線、結構線和商業(yè)文案提綱等。時間線時間線：時間線一般是依據時間的先后順序，把一方面或多方面的事件串聯起來，形成相對完整的記錄。公司介紹用時間線來組織最為恰當，如“過去、現在、未來”“歷史、現狀、遠景”“項目的關鍵里程碑”等，如右

25、圖所示。第43頁，共378頁。2.1.1 什么是PPT的整體構思與眾不同構思你的PPT第2章 44 空間線：我們常說的空間線，主要是指產品的市場分布區(qū)域，包括本地、全國及世界范圍，如圖所示為公司會員在全國范圍內的市場分布情況。而廣義的空間線應該包括一切有空間感的線索，如生產流水線、大樓導航圖等。空間線第44頁，共378頁。2.1.1 什么是PPT的整體構思與眾不同構思你的PPT第2章 45 結構線：結構線是指將PPT的內容分解為一系列的單元，可以根據需要互換順序，如公司介紹可以按業(yè)務領域線分類，如圖所示。除此之外，還可以按產品單元線、客戶類型線、組織部門線等分類來講解。結構線第45頁，共378

26、頁。2.1.1 什么是PPT的整體構思與眾不同構思你的PPT第2章 46 商業(yè)文案提綱：在大部分商業(yè)場合，有很多大家熟悉的文檔結構可以套用，如戰(zhàn)略規(guī)劃、產品培訓、商業(yè)計劃、工作總結匯報等，這些文案里面都有現成的且規(guī)范的提綱可以使用，如圖所示為年度工作總結的提綱展示。年度工作總結提綱第46頁，共378頁。2.1.2 讓PPT線索可視化第2章 47 與眾不同構思你的PPT下面將對整體構思好的PPT線索進行可視化，即按照構思好的線索對目錄頁進行設計，其具體操作如下。1查看PPT的線索 2新建空白幻燈片第47頁，共378頁。2.1.2 讓PPT線索可視化第2章 48 與眾不同構思你的PPT3輸入并設置

27、文本4插入形狀高手點撥：默認情況下，快速訪問工具欄中只有“新建”“保存”“撤銷”“恢復”4個按鈕，“文本框”按鈕是自定義添加的，因此，快速訪問工具欄中的布局會因用戶的設置而有所不同。當在快速訪問工具欄中未找到“文本框”按鈕時，可以在【插入】/【文本】組進行查找。第48頁，共378頁。2.1.2 讓PPT線索可視化第2章 49 與眾不同構思你的PPT5繪制正圓 6繪制弦形第49頁，共378頁。2.1.2 讓PPT線索可視化第2章 50 與眾不同構思你的PPT7繪制正圓 8繪制弦形第50頁，共378頁。2.1.2 讓PPT線索可視化第2章 51 與眾不同構思你的PPT9調整弦形的形狀 10調整形狀

28、的旋轉角度第51頁，共378頁。2.1.2 讓PPT線索可視化第2章 52 與眾不同構思你的PPT11繪制正圓 12繪制弦形第52頁，共378頁。2.1.2 讓PPT線索可視化第2章 53 與眾不同構思你的PPT13設置為默認文本框14繼續(xù)添加文本框高手點撥：將PPT整體構思的線索進行可視化時，除了用形狀來表示外，還可以采用純文字型、線條型、圖片型等多種方式。第53頁，共378頁。2.1.3 整理PPT構思的建議與眾不同構思你的PPT第2章 54 關閉電腦：要想成為PPT高手，就必須要啟動自己的大腦，要想啟動大腦請一定關閉電腦，嘗試用筆在紙上“模擬”出設計思路。擬定大綱：設計思路的最好呈現效果

29、就是大綱，大綱的制作方法有多種，常用的大綱形式有Word、思維導圖、手稿等。不管采用何種方式，制作大過程就是把整體設計思路逐步清晰化的過程。制作PPT前一般都需要進行整體構思，通過規(guī)劃來為具體的內容提供有效保障。下面是關于PPT整體構思的幾點建議。第54頁，共378頁。2.1.3 整理PPT構思的建議與眾不同構思你的PPT第2章 55 把控全局：建議從普通視圖切換到瀏覽視圖，如下圖所示即為普通視圖與瀏覽視圖的對比。只有在瀏覽視圖中才能進行整體觀察，從而發(fā)現PPT結構上的問題，比如，目標是否明確、邏輯是否清晰、內容是否有缺失等。不同視圖模式下的幻燈片第55頁，共378頁。Contents目錄2.

30、1 商業(yè)PPT的整理與構思2.2 在PPT中建立邏輯2.3 在PPT中設置主題第56頁，共378頁。2.2.1 金字塔邏輯結構與眾不同構思你的PPT第2章 57 金字塔結構的圖示金字塔結構具有以下3種特征，其結構圖示如圖所示。第一特征：金字塔結構中任何級別的內容都必須是下級內容的總結。第二特征：金字塔中每個分組的內容都必須屬于相同類型。第三特征：金字塔中每個分組的內容都必須按邏輯進行組織。第57頁，共378頁。2.2.2 金字塔與PPT的關系與眾不同構思你的PPT第2章 58 金字塔與PPT的關系PPT的結構是指把內容有機地組織在一起，幫助聽眾更好掌握信息的方式。PPT最實用的結構就是總分總。

31、這種總分總結構PPT設計的過程，實質上就是金字塔結構創(chuàng)建的過程，其中的對應關系如圖所示。第58頁，共378頁。2.2.2 金字塔與PPT的關系與眾不同構思你的PPT第2章 59 采用自上而下法建立金字塔構建金字塔結構的方法通常有兩種，即自上而下法和自下而上法。自上而下法：先拋出結論，然后列出觀點來支持自己的結論，再層層詳細展開，如下圖所示。第59頁，共378頁。2.2.2 金字塔與PPT的關系與眾不同構思你的PPT第2章 60 年終總結報告的金字塔結構如果自己對業(yè)務很熟悉，采用這種方法較為合適，比如，寫年終總結報告時，我們基本都知道要寫的主題是什么，平時的業(yè)績、工作中遇到的問題、來年的規(guī)劃等有

32、個大概的構思，此時，就可以采用自上而下法構建金字塔結構，從而可以條理清晰地表明自己的想法，如右圖所示。第60頁，共378頁。2.2.2 金字塔與PPT的關系與眾不同構思你的PPT第2章 61 采用自下而上法建立金字塔自下而上法：當對PPT想要表達的內容不清楚，或者是思緒比較混亂時，可選擇自下而上的方法來構建金字塔。即先歸類分組，每一組中的思想必須按照邏輯順序排列然后概括每組的思想，最后提煉主題，完善整個思考過程，如下圖所示即為自下而上法的創(chuàng)建過程。第61頁，共378頁。2.2.2 金字塔與PPT的關系與眾不同構思你的PPT第2章 62 舊車售賣的金字塔結構假設，我們想賣掉舊車，但又不知道賣舊車

33、需要做哪些準備。這種情況下就可以采用自下而上的方法來構建金字塔，具體來說，首先將我們能想到的、可以準備的事情逐個羅列出來，然后再把這些事情按組分類，最后逐個檢查。舊車售賣的金字塔結構如下圖所示。第62頁，共378頁。2.2.3 常用PPT邏輯結構與眾不同構思你的PPT第2章 63 1AIDA結構 AIDA結構AIDA結構，表示幻燈片設計過程中的4個發(fā)展階段，如右圖所示，它們相互關聯，缺一不可。2SCQA結構SCQA結構更多的是用于分析問題層面。首先描述一下情景（Situation），然后就是沖突（Complication），再提出為什么會產生這個沖突（Question），最后提出解決方案（An

34、swer），如右圖所示。SCQA結構第63頁，共378頁。2.2.3 常用PPT邏輯結構與眾不同構思你的PPT第2章 64 3PREP結構PREP結構PREP4個英文字母，分別代表觀點（Point），理由（Reason），案例（Example），再回到觀點（Point），如右圖所示。4時間結構時間一般是指過去、現在、未來，如右圖所示，這個結構就是按著時間軸來陳述的。時間結構第64頁，共378頁。Contents目錄2.1 商業(yè)PPT的整理與構思2.2 在PPT中建立邏輯2.3 在PPT中設置主題第65頁，共378頁。2.3.1 應用預設的主題樣式與眾不同構思你的PPT第2章 66 主題可為演示

35、文稿提供完整的幻燈片設計，包括背景設計、字體樣式、顏色和布局。PowerPoint 2010提供了30多個主題樣式，使用系統(tǒng)預設的主題樣式后，可以快速美化和統(tǒng)一每一張幻燈片的風格。下面將對演示文稿應用預設的“奧斯汀”主題，其具體操作如下。1打開演示文稿2選擇主題樣式第66頁，共378頁。2.3.1 應用預設的主題樣式與眾不同構思你的PPT第2章 67 3應用預設樣式后的幻燈片第67頁，共378頁。2.3.2 對幻燈片主題進行修改與眾不同構思你的PPT第2章 68 對幻燈片主題的修改，主要是指對主題的顏色和字體進行修改。下面將對應用預設的“奧斯汀”主題的幻燈片的顏色進行修改，然后再對字體進行修改

36、，其具體操作如下。1打開演示文稿2新建主題顏色第68頁，共378頁。2.3.2 對幻燈片主題進行修改與眾不同構思你的PPT第2章 69 3修改強調文字顏色1 4保存修改內容高手點撥：對幻燈片應用主題樣式后，在“主題”組中單擊“顏色”下拉按鈕，在彈出的下拉列表框中內置了多種顏色方案，若選擇其中任意一種方案，此時幻燈片的背景填充顏色、標題文字顏色及內容文字的顏色將隨之改變。第69頁，共378頁。2.3.2 對幻燈片主題進行修改與眾不同構思你的PPT第2章 70 5查看自定義的顏色方案6新建主題字體第70頁，共378頁。2.3.2 對幻燈片主題進行修改與眾不同構思你的PPT第2章 71 7修改標題字

37、體 8標題字體更改后的效果高手點撥：將修改后的主題進行保存的方法為：在“主題”組中的“所有主題”列表中選擇“保存當前主題”命令，打開“保存當前主題”對話框，在其中保持默認路徑和保存類型不變，然后在“文件名”文本框中輸入主題名稱，最后單擊“保存”按鈕。下次使用時，直接在“所有主題”列表框中選擇自定義的主題即可應用到幻燈片中。第71頁，共378頁。拓展課堂在PowerPoint 2010中可以對自定義主題的顏色和字體進行修改。修改自定義主題字體的方法為：在【設計】/【主題】組中單擊“字體”下拉按鈕，在彈出的下拉列表框中的“自定義”欄中的某個自定義主題字體選項上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“

38、編輯”命令，打開“編輯主題字體”對話框，便可對主題字體進行修改，如圖所示。修改自定義主題字體1編輯自定義的主題第72頁，共378頁。拓展課堂PPT的邏輯一般包含主線邏輯和單頁幻燈片邏輯兩種，其中，主線邏輯是整個PPT的框架，通常體現在PPT的目錄頁，而單頁幻燈片的邏輯，就是PPT正文的內容。在主線邏輯中，主要有3種常見的邏輯結構，如右圖所示。PPT常用邏輯結構2PPT常用邏輯結構第73頁，共378頁。PowerPoint圖文演示技術感謝聆聽！學習進步！ 第74頁，共378頁。讓PPT更專業(yè)版式設計03PowerPoint圖文演示技術第75頁，共378頁。Contents目錄3.1 商業(yè)PPT版

39、式設計原則3.2 PPT版式還可以這樣設計3.3 PPT排版設計誤區(qū)3.4 提高PPT排版效率第76頁，共378頁。3.1.1 文字設計原則讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 77 1字體設計標題字體的設計標題字體：標題通常是PPT的重點，所以通常應選擇一種有力量、粗獷的字體。在PPT中，適合做標題的字體有很多，最常用的字體有思源黑體、方正蘭亭特黑等。如圖所示為PPT標題使用思源黑體字體并加粗后的效果。第77頁，共378頁。3.1.1 文字設計原則讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 78 1字體設計正文字體的設計正文字體：PPT正文文本的字號通常比較小，因此對于內頁的正文字體的選擇有所不同，一般以簡潔、氣

40、質、纖細、易識別為原則。可以用于正文的字體有很多，比較常用的字體有方正蘭亭黑體、思源黑體、蘋方字體常規(guī)等。如圖所示為PPT正文中采用方正蘭亭黑體的效果。第78頁，共378頁。3.1.1 文字設計原則讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 79 1字體設計不同的字體搭配方式字體搭配：在PPT字體的搭配上，一般遵行少既是多的原則，一頁PPT建議最多使用兩種字體。一般來說，一旦確定了正文字體，那么可以直接增大該字體字號或者使用粗體作為標題。例如，使用思源黑體加粗作為標題，思源黑體就作為正文樣式。如圖所示列舉了兩種字體搭配方式，供大家參考。第79頁，共378頁。3.1.1 文字設計原則讓PPT更專業(yè)版式設計第3

41、章 80 2字號設計字號的選擇要看PPT的實際使用情況。比如，PPT用于投影時，字號最小不要低于28號，而作為閱讀用的PPT文檔，字號最小應設為10.5號。在PPT的默認設置中，標題字號為44號，一級文本為32號，二級文本為28號共有5級文本。雖然級別多，但建議最多用到2級字號就可以了。下面提供了3種方法來確定PPT字號的選擇。方法010203將幻燈片縮小到66%的大小，如果仍能看清楚幻燈片上的文字，那么觀眾也可以看清楚。站在演示廳最后一排的位置，確認后排觀眾也能看清楚幻燈片上的文字，那么這個字號就比較合適。把觀眾中最大年齡除以二，就是建議所采用的幻燈片字號。第80頁，共378頁。3.1.2

42、對齊原則讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 81 PPT版式設計的第一要務是對齊，對齊包括左右對齊、居中對齊以及頁面內所有元素的對齊。將頁面內的所有要素對齊以后，會發(fā)現頁面看上去顯得很專業(yè)。如圖3-4所示為頁面元素對齊后的前后對比，其中，沒有對齊的頁面元素比較孤立，且沒有關聯，不便于閱讀，而做好對齊的頁面則閱讀性更強，且更美觀。頁面元素對齊后的前后對比第81頁，共378頁。3.1.3 對比原則讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 82 PPT版式設計的對比原則，是指設計者有意地增加幻燈片中不同等級元素之間的差異性，或相同，或者完全不同。如圖1所示的版式簡潔大氣，但過于平淡，沒有層次感，而如圖2所示的版式利用

43、對比原則后，段落間的層次就突顯出來了。圖1 普通版式圖2 應用對比原則后第82頁，共378頁。3.1.4 重復原則讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 83 PPT版式設計的重復原則，是指分析PPT中的元素等級后，選擇相同等級的元素來重復。例如，單張幻燈片中正文部分的字體、大小應體現重復性原則，以保證單張幻燈片的穩(wěn)定性；對于較為復雜的幻燈片而言，轉場頁屬于同一等級，因此轉場頁也應具有某些重復的特征，如圖所示的轉場頁中除數字和文字外，其他特征都是相同的。轉場頁應用重復原則后的效果對比第83頁，共378頁。3.1.5 留白原則讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 84 千萬不要把PPT當成Word來用，如果幻燈片

44、中的內容可以提煉就一定要提煉。如果提煉不了，就應采用縮小字號的方式留下相應的空白，給予想像空間。如圖所示，使用留白原則后，通過頁面的前后對比效果，明顯右側頁面的閱讀性更強，并且這樣可以讓觀眾的眼睛得到休息，充分發(fā)揮大腦的想象力。頁面應用留白原則后的效果對比第84頁，共378頁。3.1.6 分離原則讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 85 PPT版式設計中的分離原則，是指將相關元素組織到一起，形成一個獨立的視覺單元，讓讀者更清晰的了解PPT結構，如圖所示。如果文字內容太多，可以分成若干小段落，段落與段落之間的距離要大于段落內的行距。頁面應用分離原則后的效果第85頁，共378頁。3.1.7 降噪原則讓P

45、PT更專業(yè)版式設計第3章 86 降噪原則在PPT中主要是指版式、字體、顏色的使用種類不要過多。過多的信息皆為“噪”，會使讀者在閱讀時失去重點。降噪原則下，一般要求單張幻燈片的色彩不超過3種，整個PPT的字體不超過3種。需要注意的是，降噪并不是一味地做減法，而是要確保一目了然去做“加減乘除”。如圖所示為對幻燈片中文字和圖片進行降噪后的前后對比效果。頁面應用降噪原則后的對比效果第86頁，共378頁。3.1.8 差異原則讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 87 如果在PPT中進行一味地重復，也會讓頁面顯得單調。如果頁面上相似元素太多，可以讓重點信息進行突出顯示，實現差異化效果，如圖所示為通過不同的字體顏色

46、來體現差異原則。不同顏色字體帶來的差異效果第87頁，共378頁。Contents目錄3.1 商業(yè)PPT版式設計原則3.2 PPT版式還可以這樣設計3.3 PPT排版設計誤區(qū)3.4 提高PPT排版效率第88頁，共378頁。3.2.1 讓人眼前一亮的封面頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 89 從簡單開始：如圖所示為利用PowerPoint 2010的預設主題制作的一個關于員工素質介紹的封面頁。簡單的背景和文字特效，背景采用了黑白相間的圓點和漸變的填充效果，不會顯得太單調。簡單的封面頁封面頁一般在整個PPT中起引導的作用。那么，封面頁要如何設計才能吸引觀眾呢？下面提供了3種設計思路供大家參考。第89頁

47、，共378頁。3.2.1 讓人眼前一亮的封面頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 90 復雜一點：復雜一點的封面頁一般由圖片和文字構成，如圖所示的封面頁中，上半部分的圖片版面是與主題“團隊合作”相關的內容，而下半部分則采用色塊加上文字的方式，其中，色塊采用的是與圖片主色調一致的藍色，而文字則采用強調的黃色。復雜一點的封面頁第90頁，共378頁。3.2.1 讓人眼前一亮的封面頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 91 圖片加文字的封面頁高手點撥：很多封面頁一眼就能看出是套用軟件默認的版式，這種封面頁難免會顯得單調，可以采用圖片與文字相結合的設計思路來制作封面頁，看上去就會與眾不同。如圖所示為依據黃金分割的比

48、例，采用上下、左右布局，把封面分割成圖片區(qū)域和文字區(qū)域的效果。第91頁，共378頁。3.2.1 讓人眼前一亮的封面頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 92 再復雜一點：當采用圖片與文字相結合進行PPT封面頁設計時，可以在版式中添加一些色彩做一些變形效果，如幾條弧線會使版面顯得有設計感，也可以在背景圖上劃分出一些半透明區(qū)域，使文字部分突出顯示，如圖所示。復雜一點的封面頁第92頁，共378頁。3.2.2 邏輯清晰的目錄頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 93 項目符號型目錄：項目符號型是最常見的目錄樣式，如圖所示為普通項目符號與自定義的數字項目符號的目錄頁效果。項目符號型目錄目錄頁就好比是一場演講的開場白

49、，其重要性不言而喻。目錄設計的關鍵是展示整個PPT的結構和內容，常見的目錄頁的設計思路有以下3種，供大家參考。第93頁，共378頁。3.2.2 邏輯清晰的目錄頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 94 流程箭頭型目錄：如果要介紹的PPT內容有時間先后順序，則可以利用PowerPoint 2010提供的SmartArt流程圖來制作目錄，如圖1所示為利用SmartArt的流程箭頭來設計的目錄。流程箭頭型目錄 流程箭頭型目錄：圖片列表型的目錄應以圖片為主，輔以簡短的標題。在選擇圖片時，一般選擇與主題相關的圖片，關聯性要求不一定很高，因此可選范圍很廣，以方便快速地制作出富有特色的目錄頁，如圖2所示。圖片列表

50、型目錄第94頁，共378頁。3.2.3 讓排版突出重點的內容頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 95 PPT內容頁設計展示如圖所示為PPT內容頁的3種設計思路，頁面中最顯眼的位置放中心思想，把分論點放在中心點附近，這樣觀眾第一眼便可以看到幻燈片所要表達的中心思想，然后再去看幻燈片的分論點和具體的文字闡述。高手點撥：幻燈片中默認的標題和內容占位符的形狀都是矩形，這些形狀是可以改變的。當應用PPT中的某一版式后，選擇標題占位符，然后在【繪圖工具 格式】/【插入形狀】組中單擊“編輯形狀”按鈕，在彈出的下拉列表框中選擇“更改形狀”選項，再在打開的子列表中即可選擇所需的形狀樣式，將原有矩形樣式進行改變。第9

51、5頁，共378頁。3.2.3 讓排版突出重點的內容頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 96 下面將通過一個案例來介紹幻燈片內容頁的設計方法，其具體操作如下。1打開演示文稿2設置字體和段落格式第96頁，共378頁。3.2.3 讓排版突出重點的內容頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 97 3 調整標題字符間距4 單獨顯示文字內容第97頁，共378頁。3.2.3 讓排版突出重點的內容頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 98 5 設置文本框大小和字號 6 繪制矩形第98頁，共378頁。3.2.3 讓排版突出重點的內容頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 99 7 設置矩形和文本框8 精簡正文內容后設置格式高手點撥：右圖

52、所示的文本內容之間的間距若采用手動方式進行調整會很麻煩，此時，可以使用PowerPoint的對齊功能。方法為：在幻燈片中選擇要對齊的多個元素后，單擊“排列”組中的“對齊”按鈕，在彈出的下拉列表框中提供了“左對齊”“右對齊”“頂端對齊”“底端對齊”“橫向對齊”等多種對齊方式，選擇所需選項后即可應用到幻燈片中。第99頁，共378頁。3.2.3 讓排版突出重點的內容頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 100 9 繪制直線和正圓10 突出顯示重要內容第100頁，共378頁。3.2.3 讓排版突出重點的內容頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 101 11 調整虛線的對齊方式 12 查看最終效果第101頁，共37

53、8頁。3.2.4 最易忽視的轉場頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 102 從目錄中提取文字：從目錄中選取一段文字，是單獨做成轉場頁最簡單、便捷的方式，如圖所示。 從目錄中提取文字轉場頁主要用于場景和場景之間的過渡，即PPT的一個結構單元結束后向另一個單元格切換。由該如何設計轉場頁呢？設計轉場頁的關鍵是要與目錄風格保持一致。下面提供了3種設計思路。第102頁，共378頁。3.2.4 最易忽視的轉場頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 103 突出顯示當前內容：對于列表樣式的目錄頁，可以為文本增加字號或使字體顏色變淡，突顯當前內容，還可以為當前內容添加底紋。如圖所示為更改字號和字體顏色，然后再增加一個藍色

54、的色塊的轉場頁。突出顯示當前內容的轉場頁第103頁，共378頁。3.2.4 最易忽視的轉場頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 104 放大目錄中的圖片：如果在目錄中應用了圖片，那么，在設計轉場頁時，可以將圖片放大作為轉場頁的背景，然后在圖片上添加透明色塊，就可以輕松制作一個與目錄風格一致的轉場頁了，如圖所示。放大目錄中圖片的轉場頁高手點撥：在設計幻燈片的轉場頁時，除了采用圖片+透明色塊的模式外，還可以添加一些形狀邊框，如矩形邊框、倒三角形邊框、橢圓邊框等來增加幻燈片的趣味感和藝術感。第104頁，共378頁。3.2.5 功德圓滿的結束頁讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 105 演講型PPT：對于演講型P

55、PT，可以在PPT的最后一頁加上個人信息以及聯系方式來加深觀眾的印象，如圖1所示。演講型PPT結束頁 報告型PPT：報告型PPT的結束頁應多用一些鼓勵或展現凝聚力的話語，也可表達個人對明年的期望，如圖2所示。報告型PPT結束頁第105頁，共378頁。Contents目錄3.1 商業(yè)PPT版式設計原則3.2 PPT版式還可以這樣設計3.3 PPT排版設計誤區(qū)3.4 提高PPT排版效率第106頁，共378頁。3.3.1 擁擠的文字讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 107 擁擠的文字，這是很容易忽略的一種錯誤，字間距過于擁擠會降低文字的可讀性。有的字體本身會比較稀疏，或者過于緊湊，需適當調整至易于閱讀的

56、狀態(tài)，如圖所示。通過“字體”對話框中的“字符間距”選項卡，可以調整字符之間的距離。不同字符間距的對比第107頁，共378頁。3.3.2 密集的段落讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 108 行間距也是影響可讀性的重要因素，過于緊湊會難于識別，而一味地拉開間距在視覺上的效果并不合理。一般行間距設置為1.21.5倍為宜。如圖1所示為不同行距的對比效果。調整行距的方法為：在“段落”組中單擊“行距”下拉按鈕，在彈出的下拉列表框中選擇所需行距選項即可。如果提供的行距不能滿足設計需求，則可以選擇“行距選項”命令，在打開的“段落”對話框中進行自定義設置，如圖2所示。圖2 縮進與段間距的設置圖1 不同行距對比效果第

57、108頁，共378頁。3.3.3 忽視可讀性讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 109 影響幻燈片中文本可讀性的因素有很多，如在黑色的背景上采用白色的字體，對比就很明顯，從而能保證其可讀性，但如果字體太過于纖細，視覺上的辨識度就很低，又或者在很亮的圖片上直接輸入文字也是無法識別的，如圖所示。可讀性差的幻燈片頁面高手點撥：背景色是影響文本閱讀的主要因素之一，除此之外，文本的顏色也會影響可讀性。一般情況下，正文的文本不宜使用太純的顏色，特別是大紅色、大黃色等，顯得過于鮮艷又刺眼；這一點大家在制作幻燈片時應特別注意。第109頁，共378頁。3.3.4 藏頭露尾讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 110 “藏頭”

58、通常是指在幻燈片內容頁中，文字的第一行文字的前面幾個文字比其他行文字更長，會顯得突兀。所以一般在PPT中，所有行的文字內容都是對齊的，即需要“藏頭”?！奥段病笔侵付温渥詈髢H有一兩個詞構成的短行情況，非常不美觀。此時，最好的解決方案是微調段落寬度、間距，使之不單獨成行或列，如圖所示為短行與正常行對比效果。短行與正常行的對比效果第110頁，共378頁。3.3.5 過度強調讓PPT更專業(yè)版式設計第3章 111 在制作幻燈片時，有時會通過對文字進行斜體、加粗等方式強化部分內容，讓重點從整個設計中脫穎而出。但是切記不要將所有的強調方式都用在同一個段落中。如圖所示為過度強調與正常突出重點的對比效果。過度強

59、調與正常突出重點的對比效果第111頁，共378頁。Contents目錄3.1 商業(yè)PPT版式設計原則3.2 PPT版式還可以這樣設計3.3 PPT排版設計誤區(qū)3.4 提高PPT排版效率第112頁，共378頁。3.4.1 格式刷的妙用第3章 113 讓PPT更專業(yè)版式設計下面將通過統(tǒng)一幻燈片中文字的字體格式為例來介紹格式刷的使用方法，其具體操作如下。1 在幻燈片中輸入文本2 單擊格式刷第113頁，共378頁。3.4.1 格式刷的妙用第3章 114 讓PPT更專業(yè)版式設計3 應用標題字體格式第114頁，共378頁。3.4.2 利用母版進行全局修改第3章 115 讓PPT更專業(yè)版式設計1進入母版視圖

60、 2設置背景格式1統(tǒng)一幻燈片背景下面將通過統(tǒng)一幻燈片中文字的字體格式為例來介紹格式刷的使用方法，其具體操作如下。高手點撥：進入母版視圖后，默認情況下是選擇第2張幻燈片，第2張幻燈片是標題幻燈片，一般用于封面和封底；第1張幻燈片是母版幻燈片，對其設置格式后將應用于所有幻燈片；第3張幻燈片是內容幻燈片，可根據編輯內容自行設定。第115頁，共378頁。3.4.2 利用母版進行全局修改第3章 116 讓PPT更專業(yè)版式設計3 插入文件 4 選擇背景圖片1統(tǒng)一幻燈片背景第116頁，共378頁。3.4.2 利用母版進行全局修改第3章 117 讓PPT更專業(yè)版式設計5 設置背景圖片的透明度 6 查看統(tǒng)一幻燈