證照、印章及介紹信管理流程圖模版

1、證照、印章及介紹信、委托書管理辦法目的為了規(guī)范公司證照管理，便于各類證照的新辦、變更、年審，特制定證照管理制度。為加強各類印章的保管、使用等方面的管理，規(guī)范印章的刻制、領用、保管、使用、交接、回收、銷毀，明確印章的權限和使用程序，特制定本印章管理制度。為了規(guī)范公司介紹信、委托書使用管理，特制定介紹信、委托書管理制度。適用范圍xx弘東xx工程有限公司及下級所有目部。術語與定義無職責綜合辦公室負責營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書等證件的新辦、變更和年審。負責對印章的刻制、領用、保管、使用、交接、回收、銷毀實行全面管理。負責管理公司公章、協(xié)議專用章、董事長/總經(jīng)理簽名章。財務部負責稅務登記證的新辦

2、、變更和年審。負責管理財務專用章、發(fā)票專用章、法定代表人名章。其他部門負責所分管業(yè)務相關證照的辦理。勞動、特殊作業(yè)相關證照由人力資源部（綜合辦公室代理）辦理；開、竣工報告由項目部辦理；xx工程施工許可證由項目部辦理。負責管理部門印章。程序和內(nèi)容證照管理規(guī)定證照的類型。公司證照包括：企業(yè)開辦時股東的出資協(xié)議、公司章程、各種政府批復、驗資報告和營業(yè)執(zhí)照正副本；公司稅務登記證正副本；法人代碼證書正副本；房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)資質(zhì)證書正副本；公司業(yè)務經(jīng)營中諸如xx工程規(guī)劃許可證、開工證、土地使用權證、xx用地規(guī)劃許可證等各種證書以及各類專項工程的驗收合格證、介紹信、授權委托書等證件。證照的新辦、變更、年審。營

3、業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書等證件的新辦、變更和年審由綜合辦公室負責辦理；稅務登記證由財務部負責辦理。其他證照按管理權限由相關部門負責辦理。如：勞動、社保相關證照由人力資源部辦理；xx工程施工許可證由項目部辦理等。證照管理證照的保管。公司所有證照原件由公司綜合辦公室管理員統(tǒng)一保管，并登記造冊，所有證照的原件出借、復印件申領、管理人員變更移交等，均須登記備案。證照的移交。證件辦理移交時，原所有登記資料文件資料必須一并完整移交。證照的借用。公司證照的正本原則上不得帶出公司，如因特殊情況需帶出時，須報董事長/總經(jīng)理同意并辦理借用登記手續(xù)后方可借用；如需將證照副本帶出公司，須報公司主管領導批準并辦

4、理借用登記手續(xù)后方可辦理。證照正、副本用完后及時歸還，并辦理撤銷手續(xù)。證照的復印。公司證照復印件由文檔管理員統(tǒng)一復印和保管，領取復印件需辦理登記手續(xù)。印章管理規(guī)定印章類型公司公章；公司各職能部門公章（以下簡稱：部門公章）；各種專用章，包括：財務專用章、發(fā)票專用章、協(xié)議專用章、法定代表人名章、董事長/總經(jīng)理簽名章等；項目部公章。印章管理部門印章主管部門是公司綜合辦公室。綜合辦公室代表公司對印章的刻制、領用、保管、使用、交接、回收、銷毀實行全面管理。印章刻制的審批印章的刻制實行審批制度。需要刻制印章的單位或部門，需由本單位或本部門提交書面申請，報公司綜合辦公室審核，經(jīng)公司主管領導、董事長/總經(jīng)理審

5、批后，方可刻制。印章由綜合辦公室委托具有印章刻制相關資質(zhì)的單位刻制。刻制印章的內(nèi)容必須與企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照核準登記的名稱完全一致，部門專用章應與公司內(nèi)部的規(guī)定名稱一致，規(guī)格和式樣要符合政府規(guī)定或市場規(guī)律。政府或銀行指派的單位印章（公司公章、財務專用章、法定代表人名章）刻制履行后，應依照關于規(guī)定對刻制好的印章辦理備案手續(xù)。所有印章刻制履行后，均需在董事長/總經(jīng)理審批同意的印章刻制申請表和印章備案登記表上印上印章模樣，并由綜合辦公室存檔。印章的領用和交接。領用印章的單位或部門負責人必須作為本單位或部門印章管理負責人，協(xié)助綜合辦公室執(zhí)行印章管理規(guī)定。印章負責人離職或工作調(diào)動時，需對所保管印章與公司指派

6、印章接收人進行交接，交接時必須按公司要求辦理印章交接手續(xù)。印章的保管。原則上實行印章保管和印章審批分開。董事長/總經(jīng)理、公司主管領導、部門的第一負責人是用章審批人。公司公章、協(xié)議專用章、董事長/總經(jīng)理簽名章由綜合辦公室專人管理。財務專用章、發(fā)票專用章、法定代表人名章由財務部專人管理。公司各部門印章由部門負責人管理。印章管理人應具備以下條件：責任心強，為人正直，做事細心；是公司的正式職工或員工。印章的使用公司級章的使用公司級章的定義公司級章包括公司公章、協(xié)議專用章、董事長/總經(jīng)理簽名章。公司級章的使用范圍以公司名義向下級部門/項目部下發(fā)資料文件。以公司名義對外簽署協(xié)議、協(xié)議。以公司名義對外發(fā)出公

7、函、申請、請示、報告、通知等。以公司名義對外聯(lián)系工作出具介紹信和法律文書等。其他情況。公司級章的使用規(guī)定公司級章的使用由部門或子公司申請，報公司主管領導審批后方可使用。公司級章的使用必須登記。登記項目應包括：用印日期、事由、批準人、用印人。所有加蓋公司級章的資料文件、資料文件資料等必須設立分類檔案并做好登記。不得在空白介紹信、空白紙張、空白協(xié)議以及其他空白文本上蓋章。如遇特殊情況，經(jīng)董事長/總經(jīng)理審批后方可用印，且應予以登記。事畢，用印人應向印章管理人匯報使用情況，并將空白加印文本使用內(nèi)容的復印件和未使用的空白加印文本一并交還印章管理人。印章管理人應立即在未使用的空白加印文本上注明“作廢”字樣

8、并存檔。公司級章原則上不得帶出公司，若因特殊情況需帶印章時，須報董事長/總經(jīng)理批準并履行登記手續(xù)后，方可將印章帶出公司，用完后及時歸還，并將使用印章的資料文件復印后交給綜合辦公室保存?zhèn)洳榧稗k理撤銷手續(xù)。財務類專用章的使用財務類專用章的定義財務類專用章包括財務專用章、發(fā)票專用章、法定代表人名章。財務類專用章的使用范圍就關于財政、稅務、銀行等方面業(yè)務代表公司用章，或簽發(fā)財務支票時，使用財務類專用章。財務類專用章的使用規(guī)定財務專用章、發(fā)票專用章由會計人員管理，法人人名章由出納人員管理，時常使用時必須兩個人同時在場使用。財務專用章、發(fā)票專用章、法人人名章不得外借，如有需要必須由法人或財務總監(jiān)同意方可出

9、借。財務人員外出時必須將本人所管理印章妥善保管。財務人員使用支票、收據(jù)、發(fā)票時用一張蓋一張，不得先前加蓋保存。財務人員不得用財務類專用章與外界簽訂任何形式的協(xié)議、協(xié)議、承諾等法律資料文件。財務類專用章由集團統(tǒng)一制作，任何部門不得擅自制作。財務類專用章由財務部統(tǒng)一管理使用。部門印章的使用。部門印章的使用范圍以部門名義與總公司其他部門及子公司進行工作聯(lián)系，對部門內(nèi)部頒發(fā)通知、下達工作指令時，用部門印章。部門印章的使用規(guī)定部門印章不得用在對外發(fā)出的資料文件，如對方有特殊要求須蓋部門印章的，經(jīng)部門負責人批準后方可外發(fā)資料文件及信函。部門印章未能代表公司對外出具資料文件或進行簽約等。部門印章的使用須經(jīng)部

10、門負責人批準。部門印章的管理參照公司級章的管理辦法，由各部門自行制定。印章的回收和銷毀。印章丟失時，必須在24小時內(nèi)登報申請予以作廢。已撤銷的單位或部門，其印章由綜合辦公室統(tǒng)一回收并按印章銷毀程序進行銷毀。印章污損需要重新刻制時，原印章應由綜合辦公室統(tǒng)一回收并按印章銷毀程序進行銷毀。印章銷毀程序：綜合辦公室印章管理人回收擬銷毀印章，并提出銷毀申請，經(jīng)印章原保管單位/部門負責人確認，并經(jīng)綜合辦公室負責人、公司主管領導、董事長/總經(jīng)理認可，在印章銷毀證明書上留存待銷毀印章印模后，由綜合辦公室負責人、印章原使用單位/部門負責人、印章原保管人現(xiàn)場監(jiān)督，對印章進行銷毀。違規(guī)責任。單位或部門負責人、印章保

11、管人、使用人有以下行為之一者，按公司關于行政處罰措施進行處罰；造成損失的，將追究其經(jīng)濟責任；構(gòu)成犯罪的，將移交司法機關追究其刑事責任。私刻印章。未經(jīng)批準擅自使用印章或濫用印章。擅自保存應回收、銷毀的印章。因失職行為致使印章丟失、被盜、損毀。違反本規(guī)定的其他行為。介紹信、授權書管理規(guī)定各部門凡需使用公司介紹信、授權書者，須經(jīng)公司主管領導批準，辦理登記手續(xù)后方能使用。介紹信、授權書要統(tǒng)一編號并蓋騎縫章。介紹信、授權書的存根要妥善保管，并按保密要求歸檔。原則上不得開出空白介紹信、授權書。各部門如有特殊情況，必須攜帶空白介紹信、授權書外出時，需經(jīng)公司主管領導審核并經(jīng)董事長/總經(jīng)理批準，在存根上加以注明

12、，并由用件人簽字。用信人、授權人因故沒有使用的介紹信、授權書，應交回綜合辦公室，將信貼在原存根處，一并歸檔保存。附則。本制度由公司綜合辦公室起草和修訂，經(jīng)由公司總經(jīng)理辦公會審批并經(jīng)董事長/總經(jīng)理簽署后發(fā)布。本制度自 年 月 日起施行。支持性資料文件：無相關記錄： HYPERLINK l 證照存檔登記表 證照存檔登記表 HYPERLINK l 證照外借、復印件申領登記表 證照外借、復印件申領登記表 HYPERLINK l 印章刻制申請表 印章報廢及刻制申請表 HYPERLINK l 公文用印登記表 公文用印登記表 HYPERLINK l 介紹信開具登記表 介紹信、委托書開具登記表 HYPERLI

13、NK l 介紹信 介紹信委托書xx弘東xx工程有限公司證 照 存 檔 登 記 表序號資料文件名稱資料文件編號文檔提供部門提供人時間變更情況1234567891011121314xx弘東xx工程有限工程證照外借、復印件申領登記表日期證照名稱事 由審批單編號借（領）人歸還人/日期說明：表中“審批單編號”由證照管理人填寫。xx弘東xx工程有限公司印章報廢及刻制申請表申請事項申請部門申請人申請日期（新刻印章無需填寫右側(cè)內(nèi)容）報廢印章類型印章名稱報廢原因數(shù)量 枚印章式樣（留模）刻制印章類型印章名稱刻制原因數(shù)量 枚印章式樣（留模）審核及批準部門經(jīng)理財務總監(jiān)總經(jīng)理董事長備注：報廢及刻制的最高審批權限1、公章：董事長審批；2、財務印章/協(xié)議專用章：總經(jīng)理審批；3：各部門專用章由總經(jīng)理審批。銷毀記錄銷毀日期銷毀人見證人xx弘東xx工程有限公司公文用印登記表序號用印事項資料文件名稱份數(shù)用印人簽章日期用印備注xx弘東xx工程有限公司授權委托書申請表委托書編號：日期： 年 月 日委托書主要內(nèi)容代理人姓名：代理事項：代理權限：代理權期限：申辦部門建議或意見：公司領導建議或意見：企業(yè)介紹信范本 xx弘東xx工程有限公司 介紹信 介字第 號XXXXXXXXX有限公司