行政總務管理實務課件

1、1后勤管理實務觀念之革新 (1) 不正確的觀念: a 管理雜務的部門 b. 不重要的部門 c. 只會花錢的部門 d. 沒有績效的部門 e. 冗員的部門 f. 任何人都會做基礎管理培訓2(2)更新觀念 : a. 重要的后勤支持部門 b. 企業(yè)經營管理的直接參與部門 c. 實施企業(yè)資源高效整合的重要部門 d. 高效優(yōu)質服務是提高全員士氣的重要因素 e. 后勤服務水平是企業(yè)競爭力的重要標桿 f. 成功的總務人員需具備良好的專業(yè)學能(3) 服務理念及敬業(yè)精神: a. 積極主動 b. 優(yōu)秀的執(zhí)行力 c. 良好的協(xié)調力和統(tǒng)籌力 d. 誠懇踏實 e. 堅持原則 f. 持續(xù)學習 后勤管理實務3后勤管理的一般范

2、疇一般行政 文書管理 物資采購與管理 固定資產管理 庶務工作 工作環(huán)境 宿舍管理 膳食管理涉外作業(yè) 警衛(wèi)管理 服務臺接待管理 公關管理 環(huán)境安全 消防管理.治安秩序.勞動安全 后勤管理實務4(1) 需具備之本質學能 a.企業(yè)整體活動及經營目標之了解 b.企管知識之持續(xù)學習 c.法規(guī)、法令之熟悉(2) 工作方法 a. PDCA工作循環(huán) b. 目標管理 c. 成本之觀念 d. 效率 e. 合作和協(xié)二、本質學能及工作方法5 2.功能性制度體系的建立 分類工 作 內 容規(guī) 章 制 度一般行政事務用品采購及管理采購管理辦法事務用品領用管理辦法文書管理文書管理辦法資產管理固定資產管理辦法庶務廠房維修維修保

3、養(yǎng)管理辦法車輛管理車輛管理管理辦法宿舍管理宿舍管理辦法涉外服務臺之接待管理外賓接待管理辦法警衛(wèi)管理警衛(wèi)人員管理辦法公關管理公關管理辦法安衛(wèi)安全衛(wèi)生管理安全衛(wèi)生管理辦法整理整頓73.保存期限原則上可區(qū)分為永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大類，參照如下： 保存期限內 容一永久保存公司創(chuàng)設執(zhí)照、政府機關登記文件股東會、董事會文件、印鑒固定資產權狀證明專利、契約、研發(fā)、制造資料重要財務文件、相關證明書二十年帳簿、稅務資料預算、決算報表、投資計劃重要簽呈、重要會議記錄三五年稅法規(guī)定相關交易憑證、傳票、盤點憑證、進出貨單員工所得稅、薪資清冊、勞健保文件制造技術資料期滿或解除之合約四三年

4、退解職勞工名單、勞?？ń夤蛦T工等關系文件較重要報表、記錄3 較重要會議記錄五一年一般日、月、季報表 公告、一般報告書其它一般記錄81.事務用品之種類(1) 非消耗性物品 a.辦公設備：桌、椅、柜、電話、傳真機、復印機、個人計算機等。 b.研發(fā)行銷用品：研發(fā)或品管部門的實驗器具、計測計及行銷部門搬運用品等。(2) 消耗性物品 a.消耗用品：制造部門及辦公室之器具、工具、消耗品等。 b.印刷品：空白窗體、公文紙張、傳票、卷宗夾、宣傳品、說明書等。 二、事務用品采購與管理10 (2) 事務用品采購管理重點內 容管 理 重 點a政 策公司采購物品性能、功能基準為何？如國產品、外國產品，有無特別規(guī)定之樣

5、式、顏色考慮b會 辦專門性設備儀器應會同相關部門辦理事務用品采購程辦理c請購流程各單位是否清楚及遵循d詢比議價詢比議價記錄完成留存e核決權限公司是否已清楚制定各項采購之核決權限f安全庫存消耗品可采復倉制金額較大設備用品應計劃性采購g盤 點定期盤存制及連續(xù)性盤點可并用進行h整理.整頓事務用品倉之整理.整頓消耗性物品與非消耗性物品應分開管理111.固定資產之定義稅法規(guī)定2000元以上，使用年限2年以上者列入資本支出。一般企業(yè)以2000元為基礎較多。2.固定資產之種類有形資產：土地、建物、設備、機器、車輛、工具、器具、雜項購置。 無形資產：專利權、商標權、著作權、營業(yè) 權等 三、固定資產管理123.

6、財產管理作業(yè)重點 內 容作 業(yè) 重 點a驗收列帳申請單及驗收單核對申請單位填寫財產卡總務單位填寫財產編號及標示列帳并會交會計單位c保養(yǎng)作業(yè)編列維修保養(yǎng)預算定期、不定期由總務人員及供貨商保養(yǎng)檢查d保險作業(yè)建物、機器設備、車輛均應納入保險除新購物品外，注意續(xù)保之辦理建立風險管理之共識，評估現有有形無形資產e財產盤點定期盤點實施固定資產采一物一卡核對有帳無物，有物無帳追查f計算機管理財產清冊可于企業(yè)內部網絡取得最新資料保管單位、取得日期、折舊情形、殘余價值等配合會計單位計算機列文件管理143.工作環(huán)境管理重點 內 容管 理 重 點a空 調冷氣風扇、冷卻水塔之定期清洗溫濕度之調節(jié)控制b配 線辦公室電話

7、線、計算機線、電線應予以固定并事先規(guī)劃現場之電線、水管路線應隱蔽固，不影響動線暢通c辦公設備辦公室、現場之區(qū)域明確標示辦公室設備、桌、椅、柜、電話、計算機、傳真機等定期維護維修d照 明自然光線優(yōu)于人工光線間接照明優(yōu)于直接照明考慮e安 全工作場所如信道是否有障礙物造成危險之可能消防設備之定期申報消防設施及逃生動線是否有被堵塞情形f振動.噪音人類承受噪音極限為130分貝，超過80分貝即有身體不適情形不定期查核工作現場噪音振動情形g公共設施盥洗設施定期維護檢查廁所及會議室可采各單位輪流打掃，并排定人員每日定時檢查151.宿舍管理之觀念 (1) 確保勞動力充足，減少人員流動率 (2) 女性員工夜班加班

8、之安全2. 員工宿舍分類 (1) 主管宿舍：依職業(yè)或眷屬之需要提供單戶、單人房或雙人房。 (2) 員工宿舍：一般員工依需要情形申請分配 (3) 外勞宿舍：另行就外籍勞工提供宿舍集中管理 三、宿舍管理17一、警衛(wèi)管理 1. 警衛(wèi)管理方式 (1) 公司員工擔任：國內企業(yè)早期警衛(wèi)均屬由公司 a. 優(yōu)點：屬公司之一份子，向心力強，便于直接管理，并可做其它職務支持及調遷 b. 缺點：專業(yè)性不足，并常因人情門禁松散或成為員工聊天休息場所 (2) 保全公司：現國內企業(yè)已多采保全公司擔任 a. 優(yōu)點：有較充足專業(yè)訓練，門禁管理嚴格 b. 缺點：成本較高，且為間接透過保全公司管理保全人員 肆、涉外作業(yè)182.

9、警衛(wèi)管理重點 內 容管 理 重 點a警衛(wèi)人員管 理1.職務之明訂，權責清楚2.制式服裝，儀容整潔，接待有禮3.禁止打瞌睡、喝酒、擅離職守或進行與本身職務無關之業(yè)務b出入管理1.人、物、車輛之檢查，停放引導2.訪客登記及受訪人員引導3.物品出入放行登記及核對c定時、定點巡邏1.防火、防盜、防暴功能2.固定路線廠房內外巡邏d夜勤管理1.宿舍及工廠門禁執(zhí)行2.緊急事故之搶救連系19 1.訪客之類型 (1) 預定來訪之訪客，與公司人員約定好之訪客 (2) 沒有約定，但對公司有益之訪客 (3) 沒有約定，且對公司無益之訪客2.接待人員應就不同類型訪客采不同應對方式 (1) 應請各單位人員事先連絡服務人員

10、，告知來訪者姓名、人數、時間、招待地點等以利于接待作業(yè) (2) 應告知接待人員與公司友好廠商名稱，以做適當應對接待 (3) 不知名廠商或訪客意圖不明，應訓練接待人員應對方式及連絡總務人員處理二、服務臺之接待管理20 3.接待管理重點 內 容管 理 重 點a服務禮儀1.儀容整潔：服裝、精神2.親切有禮：早、好、請、謝謝、對不起3.熱誠服務：愉快的服務4.茶水服務：奉茶、動作、愉快b連絡引導1.受訪人員有在公司，應請通知受訪人員到服務臺或引導至招待地點2.受訪人員不在公司，應留下訪客姓名、電話c電話禮儀1.自動總機不如人工總機2.對講機不如服務臺人員3.轉分機接話追蹤211. 企業(yè)公關之對象(1)

11、 政府機關、學校、慈善單位、福利團體、研究單位(2) 財團、公眾團體、交易往來廠商2. 企業(yè)公關之目的(1) 希望社會大眾對企業(yè)保持良好的印象與風評之活動(2) 向社會大眾提供企業(yè)信息之管道(3) 與各機關企業(yè)建立良好之互動關系及友誼 三、公關管理223.公關管理之作法及重點 內 容管 理 重 點a對象及資 料1.名冊建立，依對象不同分列2.連系人員建立資料，生日卡、賀年卡、月歷、祝賀、慰問等b公關方式1.因應媒體之宣導2.分送各種資料郵寄企業(yè)文宣3.運用媒體如電影、廣播、報紙、網絡等舉辦各項活動，包括宣傳及公益活動4.參加各項社團活動5.依名冊年節(jié)饋贈禮品6.宴客c媒體的應 對1.建立發(fā)言人

12、制度，Q與A之準備2.與媒體記者平均建立良好之互動關系24五、勞工安全衛(wèi)生管理重點 內 容管 理 重 點a制度建立1.依相關法規(guī)辦理，參(4)2.訂定安全衛(wèi)生工作守則a.由雇主或管理權限之雇主代理人負責，各部門主管執(zhí)行b.主辦單位權責 c.各級主管之管理.指揮.監(jiān)督3.意外事故處理程序 4.職業(yè)災害統(tǒng)計定期申報b設備檢查及管理1.危險機械、設備如起重機、升降機、吊籠、 建筑用提升機、鍋爐、壓力容器、高壓氣體設備容器等2.建筑物安全檢查定期申報3.消防安全檢查定期申報c環(huán)境檢查及管理1.作業(yè)環(huán)境測定管理a.中央空調、坑內、顯著噪音場所b.高溫、粉塵、鉛、有機溶劑、特定化學物質場所d健康管理1.安

13、全衛(wèi)生教育訓練實施2.健康檢查每年定期實施。醫(yī)院之指定資料列冊保管保密治療3.簡易藥箱、休養(yǎng)床之設立 4.工廠醫(yī)療、護理人員依規(guī)定設立5.飲水凈化處理 6.餐廳及廚房管理7.衛(wèi)浴設備環(huán)境管理 8.污水處理9.廢棄物處理10.5S之整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)之推動實施膳食管理管理原則管理要點27四、需遵照辦理之相關法規(guī) a. 勞動法 b. 勞動法施行細則 c. 公司法 d. 社會保險條例 e. 社會保險條例施行細則 f. 勞動安全衛(wèi)生法 g. 勞動安全衛(wèi)生法施行細則 h. 勞動安全衛(wèi)生組織管理及自動檢查辦法 i. 消防法 j. 精密作業(yè)勞工視機能保護設施標準 k. 工業(yè)安全標示設置準則 l.

14、危險性工作場所審查暨檢查辦法 m. 鍋爐及壓力容器安全規(guī)則 n. 勞工健康保護規(guī)則 o. 童工女工禁止從事危險性或有害性工作認定標準 p. 爆竹煙火制造業(yè)安全設施標準 q. 危險性機械或設備代行檢查機構管理規(guī)則 r. 國務院或勞動部門相關行政解釋、命令 現 場 管 理 實 務一、現場主要工作二、現場人員管理三、現場物料管理四、現場設備管理五、現場品質管理六、現場環(huán)境管理七、現場工序管理八、現場信息管理九、現場布局管理總 綱：管理（作業(yè)）的總則1. 我（部門或個人，下同）的工作績效目標是什么？2. 我的職責和權限是什么？3. 我的各項工作流程是否已明確規(guī)定？4. 我的各項工作方法是否已規(guī)定，并能

15、經濟的達到既定目標？5. 是否具備相應的客觀證據，以證實我的工作績效或工作過程？6. 當異常發(fā)生時，我清楚該如何運作？并努力尋求改善對策？注：上述要求均應書面化、文件化，眾所周知1、品質： A：按標準作業(yè)書的標準要求作業(yè)； B：進行工序診斷，預防不良發(fā)生； C：盡可能改善工序布局，提高工序能力； D：將以往的經驗、教訓，反饋到新機種里；2、降低成本： A：在標準工時內，完成生產數量； B：減少材料、設備的在線庫存量； C：進行經濟動作分析，減少作業(yè)工時； D：杜絕濫用辦公經費； E：杜絕各種白干、瞎干、蠻干的行為；一、現場管理工作的主要事項：一、現場管理工作的主要事項：1、品質： A：按標準作

16、業(yè)書的標準要求作業(yè)； B：進行工序診斷，預防不良發(fā)生； C：盡可能改善工序布局，提高工序能力； D：將以往的經驗、教訓，反饋到新機種里；2、降低成本： A：在標準工時內，完成生產數量； B：減少材料、設備的在線庫存量； C：進行經濟動作分析，減少作業(yè)工時； D：杜絕濫用辦公經費； E：杜絕各種白干、瞎干、蠻干的行為；3、確保交貨期： A：編定生產日程，作進度管理； B：適當調節(jié)工序，平衡工時； C：確保材料準時到位；4、確保人身安全： A：強調安全守則，必要時可強制執(zhí)行； B：必要時請專家會診，提出改善方案； C：定期檢查各種安全防護措施有無失效； D：萬一發(fā)生事故，第一時間內組織拯救，并向上

17、司報告； E：照明、溫濕、噪音、氣味符合要求；5、提高士氣： A：制定鮮明的獎懲制度，鼓勵提合理化建議； B：以身作則，率先示范，發(fā)揮領導效應； C：關心部署身心健康，維系良好的人際關系； D：鼓勵部署自修求進，相互學習，并適時獎勵； E：不遺余力推進5S活動； 團隊合作 士氣強化 自律 目視管理 品管圈 提案建議標準化5S(良好的廠房環(huán)境維持)消除馬虎、浪費成本管理情報設備工人的作業(yè)產品及材料利潤管理 品質及安全管理 物流 管理現場管理之屋二、現場人員管理1、新人需要耐心指導： 第一步：消除新人的心里緊張?？上日乙粌蓚€輕松 的話題，打消新人的緊張心理，心里一旦 輕松，培訓也就成功了一半。 第

18、二步：解說和示范。將工作內容、要點、四周環(huán) 境逐一說明，待對方大致有印象后，實際 操作一遍做示范。 第三步：一起做和單獨做。先讓新人跟著一起做，然后 在一旁觀看新人單獨做。 第四步：確認和創(chuàng)新。 1、作業(yè)是否滿足標準作業(yè)書的要求； 2、能否一個人獨立工作； 3、有無其他偏離各種規(guī)定的行為；2、發(fā)出指令不可抽象： 沒有具體內容的指示，使部下無所適從，要么不去做， 要么靠自己的想像發(fā)揮來做，必然導致作業(yè)結果出現 偏差； 出指示要有6W2H（何事WHAT、何故WHY、 何人WHO、何時開始和結束WHEN、何地WHERE、 為誰FOR WHOM、如何HOW、 成本MUCH）方面 的具體內容，這樣作業(yè)人

19、員才知道自己的作業(yè)目標是什么3、注意缺席頂位： 有許多作業(yè)不良，就是由于頂位人員不熟練而造成的。平 時有計劃地培養(yǎng)全能工，是填平缺席陷阱，避過危機的有 效方法之一，并要對頂位工序重點確認。5、調動每一個人的積極性：健全的獎懲制度是基礎，高明的指示、命令是調動積極性的關鍵；管理人員在安排部下工作時，不能只是簡單地甩下幾個指示、命令，要想辦法誘發(fā)部下參與的積極性才是。積極性一旦調動起來，再棘手搗亂難題都能得到圓滿的解決。管理人員要做到：1、賦予動機；2、經歷促成長；3、評價反饋；要 我 做我 要 做制度8、情報交流要順暢：情報交流的成敗與否，取決于是否準確發(fā)出，以及對情報內容是否接收、理解、共鳴，

20、情報交流充分，執(zhí)行才不會偏離要求。管理人員需注意：1、說明前因后果；2、不要抱住“官本位”不放；3、點“題”之前要過渡；4、聞“過”即改；5、“改弦易轍”時要說明；9、褒貶部下要看時機：表揚時要注意： 1、不漏聽、不漏看、不忘記部下取得的成果； 2、要及時在眾人面前表揚； 3、可以借助他人來表揚； 4、莫要夸大其實； 5、莫要瞞上欺下； 6、莫要嘩眾取寵； 7、莫要夜朗自大； 批評時要注意：1、就事論事，切莫言及他人他事；2、批人要留“皮”，不往死里整；3、切忌“四”不： 1、不聽部下解釋，揪住就批，有理沒理先罵一頓再說； 2、不給挽回機會，一錯就批。根本不理會最終結果； 3、不再信任，錯一回

21、批一次，以后就不再使用該人； 4、不采取相應的實際處罰，每次都停留在口頭上；10、管理人員要有問題意識：做為一個管理人員要時刻意識到： 1、靠老經驗已經無法應付的工作是否增多？ 2、是否認為世上只有自己的專業(yè)高？ 3、是否不愿與其他部門更多地溝通？ 4、計劃中途變更的次數是否增多？ 5、多品種，少批量，短交期的生產任務是否越來越多？ 6、是否重視最終業(yè)績？ 7、有無輕視外語？ 8、有無輕視電腦的學習與應用？ 9、發(fā)覺和處理問題的能力有無提高？11、要經常巡視：百聞不如一見，看一百份報告、聽一百次匯報，都不如親自到現場巡視一趟深刻得多，管理職務不同，巡視的次數、范圍、視角都有所不同，但巡視的目的

22、卻是相近的，一般來說，巡視有以下幾種目的： 1、確認管理結果； 2、可以把握真實情報； 3、可以發(fā)現新情況； 4、增進上下級的溝通； 巡視時要注意：1、整潔的外表穿戴；2、要有問題意識；3、要有敏銳的洞察力；4、要真實地記錄一切；5、謙遜的舉止。13、指導部下的基本方法OJTOJT是指上司對部下所擔負的工作內容進行培訓指導，使部下掌握工作上所必須具備的能力。需注意： 1、由基礎到應用； 2、從簡單到復雜； 3、讓其動手看看； 4、讓其積極地提問； 5、不停地關心、鼓勵；15、抓緊每天八小時：不少現場管理人員長期日忙夜忙，超負荷運作，結果搞得自己身心健康處于崩潰邊緣，可并不一定能取得良好的業(yè)績，

23、之所以如此，多半出于以下幾點： 1、管理人手配備不足，大事小事都得自己處理； 2、管理手法粗雜，不能有效管理； 3、節(jié)奏慢，拖延成性，習慣在八小時以外辦公； 管理人員需要在“做”與“管”之間不停地切換，“管”是為了保證整體目標能夠實現。而“做”則是引導集體邁向目標的第一步。14、建立鮮明的獎懲制度獎勵是驅使人們走向共同目的地的原動力之一，獎勵優(yōu)秀的人員，是為了激勵全體人員的積極性。處罰是防止某些人偏離既定行進路線的保證，也是為了保證每一個人的行動都符合最低要求。獎勵懲罰三、現場物料管理：1、領料與入庫都要數清楚： 在倉庫領料與產品入庫時都要與對口人員當面點清數 量，無誤后雙方簽名。2、先來先用

24、不能亂： 按材料的制造時期，先生產的先使用，后生產的后使 用，有以下優(yōu)點： 1、確保在保質期內使用； 2、確定不良對策線索時需用； 3、品質改善時需用；四、現場設備管理：1. 制定實施必要的設備操作保養(yǎng)制度，確保安全。2.對（價）高、精（度）、尖（端）的設備，進行應有的 保全作業(yè)。3.負責制定設備動力計劃，制定設備更新計劃，進行日常維 護、保養(yǎng)設備，保證設備處于正常的運行狀態(tài)。4. 防止設備劣化： 1、 使用劣化：操作條件、方法 2、 自然劣化：生銹、老化 3、 災害劣化：暴風雨、地震5. 維持適當的維修備件，以免影響維修?，F場品質管理1. 做好品質，要有三“要”： 1、要下定決心： 上至最高

25、管理者，下至每一個基層員工，都要下 定決心，提升品質。 2、要教育訓練： 有決心還要具備能力，能力則來自于不斷的教育 訓練。 3、要貫徹執(zhí)行： 全體動員,進行品質活動。2.如何管理品質：1、重視制度，實行標準化： 在公司組織內，應給予品管部門一級部門之位階， 并制訂品管部門工作職責及運作系統(tǒng)。2、重視執(zhí)行： 品質管理涵蓋4個步驟： 1、制定品質標準 2、檢驗與標準是否一致 3、采取矯正措施并追蹤效果 4、修訂新標準3、重視分析： 近代品質管制應用突飛猛進，主要得力于統(tǒng)計分析手 法之應用，企業(yè)的品質要做好，應配置對品管手法熟 練的人員。4、重視不斷的改善： 品質管制在于三個層次： 1、品質開發(fā) 2、品質維持 3、品質突破5、重視教育訓練： 品質管制之成敗在于品質意識及危機意識，品管人員 及全體員工應經常有計劃地接受品管訓練，推行品管 方能湊效。6、常用PDCA和SDCA改善循環(huán)： （P：計劃 S：標準化 D：執(zhí)行 C：查核 A：改善）7、執(zhí)行5S活動：（整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)） 8、高層主管的重視；9、防止不