技術(shù)資料歸檔管理制度

1、技術(shù)資料歸檔管理制度擬歸檔的技術(shù)資料指由公司完成或協(xié)助完成的工程項目，在承接、實施、成果完成整個過程中所形成的具有可追溯性、證明性的和有保存價值的文字、圖形、聲像等各種形式的歷史記錄。1 技術(shù)檔檔案管理理依據(jù)及及總體要要求為加強(qiáng)工程程文件收收集整理理及檔案案移交工工作，明明確職責(zé)責(zé)，規(guī)范范工程文文件收集集整理及及檔案管管理行為為，充分分發(fā)揮工工程文件件及檔案案在工程程建設(shè)與與管理中中的作用用，根據(jù)據(jù)中華華人民共共和國檔檔案法、建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范的有關(guān)要求，特制定本制度。1.1 歸歸檔文件件總體質(zhì)質(zhì)量要求求1.1.11 工程程文件的的內(nèi)容必必須符合合管理方方面的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和要要求。1.1.22

2、 工程文文件的內(nèi)內(nèi)容必須須真實、準(zhǔn)準(zhǔn)確、與與工程實實際相符符合。1.1.33 歸檔檔的工程程文件原原件應(yīng)為為手寫或或打印件件。簽名名必須本本人手簽簽，不得得打印。工工程文件件的書寫寫一律采采用黑色色碳素墨墨水書寫寫，要求求字跡端端正，無無缺、漏漏現(xiàn)象。不不得使用用紅色墨墨水、復(fù)復(fù)寫紙、圓圓珠筆、鉛鉛筆等，需需要改錯錯的，將將錯誤用用單斜線線劃掉，再再在其右右上方填填寫正確確的文字字（或數(shù)數(shù)字），禁禁止使用用改正液液、貼紙紙重寫、橡橡皮擦、刀刀片刮除除或用墨墨水涂黑黑等方法法。1.1.44工程文文件應(yīng)字字跡清楚楚，圖樣樣清晰，圖圖表整潔潔，簽字字蓋章手手續(xù)完備備。1.1.55施工監(jiān)監(jiān)理文件件按單

3、位位工程組組卷；招招標(biāo)代理理文件、設(shè)計監(jiān)理與咨詢、項目評估文件、施工圖審查文件、工程管理及其它項目按工程項目組卷。1.1.66 根據(jù)工工程文件件的多少少，立卷卷時可分分冊或不不分冊組組卷。1.1.77 工程程檔案整整裝方式式、封面面和裝盒盒以及填填寫，按按有關(guān)部部門的歸歸檔要求求進(jìn)行。2 文件的的分類立立卷歸檔檔要求2.1各類類型項目目完成后后，應(yīng)將將實施過過程中形形成的各各種有關(guān)關(guān)工程資資料收集集、整理理成最終終的項目目文檔及及時立卷卷，由公公司相關(guān)關(guān)部門指指定專項項責(zé)任人人進(jìn)行資資料的分分類、收收集、整整理并保保證其完完整性，統(tǒng)統(tǒng)一向工程管管理科技技術(shù)資料料室進(jìn)行行歸檔。2. 2 工程檔檔

4、案的歸歸檔與移移交必須須編制檔檔案目錄錄。檔案案目錄應(yīng)應(yīng)為案卷卷級，須須填寫工工程檔案案交接單單。2. 3 工程檔檔案的歸歸檔時間間要求2.3.11施工監(jiān)理理項目按按獨立的的單位工工程驗收收之日算算起， 個月月內(nèi)完成成相應(yīng)單單位工程程的資料料歸檔；2.3.22 招標(biāo)標(biāo)代理項項目按獨獨立的標(biāo)標(biāo)段投標(biāo)標(biāo)有效期期到期之之日算起起，個月月內(nèi)完成成資料歸歸檔；2.3.33 公司司投標(biāo)的的成果資資料在項項目中標(biāo)標(biāo)公告發(fā)發(fā)布之日日算起， 個月內(nèi)內(nèi)完成資資料歸檔檔（未中中標(biāo)項目目的成果果資料本本部門自自行保存存）；2.3.44 設(shè)計計評估或或受委托托審查、設(shè)設(shè)計監(jiān)理理與咨詢詢、施工工圖審查查項目在在標(biāo)段審審查

5、完成成（或較較小項目目整體完完成）并并提交建建設(shè)單位位之日算算起， 個月月內(nèi)完成成資料歸歸檔；2.3.55 其它技術(shù)術(shù)咨詢類類項目應(yīng)應(yīng)在成果果提交建建設(shè)方后后 個個月內(nèi)完完成資料料歸檔。2.4 工工程檔案案的歸檔檔主要內(nèi)內(nèi)容要求求2.4.11設(shè)計監(jiān)監(jiān)理與咨咨詢、項項目評估估（審查查）文件件：（11）基礎(chǔ)礎(chǔ)文件，包括項項目建議議書、可可行性研研究報告告、初步步設(shè)計報報告、發(fā)發(fā)改、規(guī)規(guī)劃等相相關(guān)行政政主管部門門的審批文件件、專家家評審文件件；（22）咨詢詢過程技技術(shù)文件件及最終終報告，包包括與參參建單位位的來往往文件、考考察調(diào)研研資料、產(chǎn)產(chǎn)品技術(shù)術(shù)樣本等等過程及及結(jié)論性性文件；（3）校校審記錄錄原

6、件。2.4.22 施工圖圖審查文文件：（11）基礎(chǔ)礎(chǔ)文件，包包括主管管部門初初步設(shè)計計批復(fù)文文件、報報發(fā)改部部門的初初步設(shè)計計報告、專專家評審審意見、工工程地質(zhì)質(zhì)勘察報報告、環(huán)環(huán)境影響響報告書書、項目目選址意意見書、規(guī)劃許可證書等 ；（2）過程技術(shù)文件及最終報告，包括咨詢或設(shè)計人員復(fù)核計算書、調(diào)查資料及有關(guān)的會議紀(jì)要、最終審查報告及其它審查中形成的有效材料；（3）校審記錄原件。2.4.33 招標(biāo)代代理文件件：凡是是在規(guī)定定招標(biāo)范范圍內(nèi)的的建設(shè)工工程項目目（包括括直接發(fā)發(fā)包項目目）的招招標(biāo)投標(biāo)標(biāo)文件材材料及有有保存價價值的材材料均應(yīng)應(yīng)歸檔主主要為（11）基礎(chǔ)礎(chǔ)文件，包括招標(biāo)標(biāo)方案、標(biāo)標(biāo)段劃分分文

7、件、與與招標(biāo)人人或其它它相關(guān)單單位會議議紀(jì)要、工工程量計計算或來來源的依依據(jù)、標(biāo)標(biāo)底計算算書。（22）過程程文件及及最終文文件，包包括招標(biāo)標(biāo)公告、備案、報名資資料、資格預(yù)預(yù)審資料料、招標(biāo)文文件、標(biāo)標(biāo)底原件件、修改改、答疑疑資料，投投標(biāo)、開開標(biāo)、評評標(biāo)、定定標(biāo)資料料等與招招標(biāo)相關(guān)關(guān)的其它它資料。（3）招招標(biāo)文件件、標(biāo)底底校審記記錄原件件。2.4.44 施工工監(jiān)理文文件：監(jiān)監(jiān)理工程程師在項項目完成成后，應(yīng)應(yīng)將監(jiān)理理過程中中形成的的各種和和工程項項目有關(guān)關(guān)的工程程文件整整理成最最終的工工程監(jiān)理理文檔，及及時立卷卷，并向向公司技技術(shù)資料料室進(jìn)行行歸檔。最最終的工工程監(jiān)理理文檔包包括： （11）工程程建

8、設(shè)前前提文件件，包括括工程建建設(shè)的政政府批準(zhǔn)準(zhǔn)文件等等、合同文文件，包包括監(jiān)理理委托合合同、監(jiān)監(jiān)理部組組成名單單、施工工合同、設(shè)設(shè)備材料料供貨合合同； （22）工程程勘察設(shè)設(shè)計文件件，包括勘勘察報告告、設(shè)計計技術(shù)說說明、設(shè)設(shè)計變更更或通知知、圖紙紙會審記記錄等； （33）施工工組織設(shè)設(shè)計和施施工方案案； （44）監(jiān)理理工程師師與有關(guān)關(guān)方面之之間的往往來函件件、通知知、備忘忘錄、協(xié)協(xié)議、申申請、批批復(fù)、聯(lián)聯(lián)系單、工程會會議紀(jì)要要、監(jiān)理工工作日記記與工程程氣象記記錄、監(jiān)監(jiān)理規(guī)劃劃和實施施細(xì)則、文件收發(fā)登記與記錄等； （55）工程程質(zhì)量評評定、驗驗收，包包括隱蔽蔽工程驗驗收記錄錄、中間間驗收記記錄、

9、現(xiàn)現(xiàn)場檢查查、放線線或觀測測記錄、設(shè)設(shè)備檢驗驗、調(diào)試試驗收記記錄、工程缺陷陷、事故故處理文文件； （66）工程程支付證證明、付付款記錄錄、索賠或變變更處理理文件，包包括現(xiàn)場場工程量量的計量量、價格格確認(rèn)等等； （77）其它它需歸檔檔的文件件。2.4.55其它監(jiān)監(jiān)測過程程產(chǎn)生有有效的材材料。2.4.66工程管管理文件件：管理理考核咨咨詢項目目：合同同、管理理考核過過程資料料。2.4.77其它技技術(shù)咨詢詢：參照照同類項項目執(zhí)行行。3檔案的的管理和和借閱 33.1 借閱人人有對所所借檔案案內(nèi)容對對外保密密的責(zé)任任。借閱閱公司一一般性的的技術(shù)檔檔案須經(jīng)經(jīng)部門主主管以上上人員批批準(zhǔn)，借借閱公司司投標(biāo)文文

10、件、標(biāo)標(biāo)底文件件、重要要咨詢成成果類文文件須經(jīng)經(jīng)公司分分管及以以上領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)。案卷一般只能在技術(shù)資料室查閱，如因特殊情況，經(jīng)公司分管及以上領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借閱手續(xù)后方可借出。 33.2 外單位位借閱檔檔案時，必必須持單單位介紹紹信，經(jīng)經(jīng)公司主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)后后方予借借閱。3.3查閱閱時必須須愛護(hù)案案卷，不不準(zhǔn)折疊疊，不準(zhǔn)準(zhǔn)拆卷，不不準(zhǔn)在文文件上涂涂寫或修修改，不不得抽走走卷內(nèi)任任何材料料。3.4 借借閱技術(shù)術(shù)檔案應(yīng)應(yīng)按時歸歸還，預(yù)預(yù)計到期期不能歸歸還者，應(yīng)應(yīng)提前辦辦理續(xù)借借手續(xù)。4檔案的的鑒定和和銷毀 44.1檔檔案的保保管期限限應(yīng)遵照照國家及及深圳相相關(guān)法規(guī)規(guī)的規(guī)定定。原則則上工程程檔案保保管

11、年限限與工程程設(shè)計使使用年限限相同，如認(rèn)為為確無保保存價值值的文件件，相關(guān)關(guān)人員提提出銷毀毀的建議議，經(jīng)主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審批銷銷毀。 44.2 凡是決決定銷毀毀的檔案案，必須須認(rèn)真登登記造冊冊，并必必須履行行簽字手手續(xù)，銷銷毀時應(yīng)應(yīng)有專人人監(jiān)銷，銷銷毀后監(jiān)監(jiān)銷人應(yīng)應(yīng)簽字確確認(rèn)。5技術(shù)資資料歸檔檔的督促促、檢查查與通報報5.1工程程技術(shù)資資料的收收集、保保護(hù)與歸歸檔作為為項目負(fù)負(fù)責(zé)人和和相關(guān)技技術(shù)人員員崗位責(zé)責(zé)任制的的一項重重要內(nèi)容容，工程程資料必必須與工工程進(jìn)展展同步。5.2 各各部門應(yīng)應(yīng)督促項項目部及及時進(jìn)行行資料歸歸檔，相相關(guān)人員員調(diào)離時時部門應(yīng)應(yīng)指定專專項責(zé)任任人負(fù)責(zé)責(zé)項目資資料的歸歸檔工作

12、作?？偣まk辦組織相關(guān)關(guān)人員對對項目歸歸檔情況況進(jìn)行檢檢查，向全全公司公公開通報報相關(guān)情情況。5.3 對對項目完完成后在在本制度度規(guī)定時時限內(nèi)未未歸檔的的項目負(fù)負(fù)責(zé)人及及有關(guān)責(zé)責(zé)任人予予以通報報并限期期歸檔，被通報報的人員員當(dāng)期考考核不得得評為優(yōu)優(yōu)良。5.4 對對通報后后在限期期內(nèi)仍未未按要求求提交歸檔檔資料或歸歸檔資料料不合格格的有關(guān)責(zé)責(zé)任人，給予通報批評，被通報批評的人員，年度考核不得評為優(yōu)良并按照每一個項目扣罰 人民幣的辦法進(jìn)行處理。6相關(guān)記記錄6.1 卷卷內(nèi)目錄錄參考形形式6.2 工工程檔案案交接單單6.3 技技術(shù)檔案案借閱卡卡 卷內(nèi)目目錄項目負(fù)責(zé)人人（總監(jiān)監(jiān)）： 案卷號號:序 號文 件 編 號號責(zé)任者文件材料題題名日 期頁 號備 注123456789101112131415第1頁/共共 頁頁移交人:日期:接收人:日期: 工程程類型： （XXX）工工程檔 案 交交 接 單 本單附有目目錄 張，包包含工程程檔案資資料 卷卷。電子子盤 片片，電子盤內(nèi)容容 。歸檔或移交交部門：項目負(fù)責(zé)人人/總監(jiān)監(jiān)理工程程師（簽簽字）： 部門管理員員（簽字