管理制度企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)資料管理制度

多年的企業(yè)咨詢顧問(wèn)經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過(guò)實(shí)戰(zhàn)驗(yàn)證可以落地執(zhí)行的卓越管理方案，值得您下載擁有多年的企業(yè)咨詢顧問(wèn)經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過(guò)實(shí)戰(zhàn)驗(yàn)證可以落地執(zhí)行的卓越管理方案，值得您下載擁有（管理制度）企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)資料管理制度20XX年XX20XX年XX月中國(guó)**投資集團(tuán)XX公司財(cái)務(wù)檔案管理制度壹、總則第壹條為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立、健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實(shí)完善檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。第二條資金財(cái)務(wù)部是公司財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門。資金財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)檔案管理工作分為五大類，包括會(huì)計(jì)檔案管理、年度方案及審計(jì)等資料管理、預(yù)算檔案管理、保險(xiǎn)文件管理、日常往來(lái)文件及合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類，如日常往來(lái)文件管理需分為公司內(nèi)部往來(lái)文件和外部往來(lái)文件倆大類等。二、會(huì)計(jì)檔案管理第三條會(huì)計(jì)檔案的管理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)方案等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：1．會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。2．會(huì)計(jì)帳簿類：總帳、明細(xì)帳（依據(jù)科目建立）、日記帳固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會(huì)計(jì)帳簿。3．財(cái)務(wù)方案類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)方案，包括會(huì)計(jì)

報(bào)表及附表、附注和文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)方案。4．其他類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，銀行余額調(diào)節(jié)表，其他應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。第四條每月形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。檔案依據(jù)上述分類，分別保存，憑證按月整理保存，年終將本年帳簿存檔。第五條資金財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。第六條保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要，經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，能夠提供查閱或者復(fù)制，且辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得于會(huì)計(jì)檔案上涂畫，不得拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案。第七條資金財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)，及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、工作單位、日期、查閱內(nèi)容、歸仍日期等。第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期倆類。定期保管期限分為3年、10年、15年、20年、25年5種。其中1．納稅人的帳簿、記帳憑證等資料保存期限為10年。2．原始憑證、記帳憑證和匯總憑證保管期限為10年。3．總帳（包括日記總帳）、明細(xì)帳、日記帳保管期限為10年。其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為15年。4．固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存3年。5．輔助帳簿保存期限為3年。6．月、季度財(cái)務(wù)方案保管期限為3年。年度財(cái)務(wù)方案（決算）永久保管。7．會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管10年，會(huì)計(jì)檔案保管及銷毀清冊(cè)永久保留。8．銀行余額調(diào)節(jié)表保存3年。第九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第壹天計(jì)起。第十條對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限有特殊要求的，能夠報(bào)公司總裁批準(zhǔn)，報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。第十壹條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，能夠按照以下程序銷毀：1．編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2．公司總裁于會(huì)計(jì)檔案銷毀冊(cè)上簽署意見。3．資金財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)銷毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)和總裁辦公室主任共同監(jiān)銷。4．監(jiān)銷人于銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)于會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，且將監(jiān)銷情況方案公司總裁。第十二條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。第十三條計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存。磁帶、磁盤、光盤等會(huì)計(jì)檔案，要進(jìn)行備份保管。第十四條公司分立，會(huì)計(jì)檔案由分立后的壹方統(tǒng)壹保管，另壹方可查閱、復(fù)制和其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)方保存，且按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十五條公司合且，原單位形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合且后的單位統(tǒng)壹保管。第十六條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。第十七條交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，且由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)于會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。三、年度方案及審計(jì)等資料管理第十八條年度資料包括月、季、年度報(bào)表、審計(jì)方案、驗(yàn)資方案等，這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時(shí)間、類別分別由專人專柜保管。第十九條年終方案、審計(jì)、驗(yàn)資方案應(yīng)長(zhǎng)期保存，分別包裝，注明名稱、截止日期、編號(hào)等。第二十條年度方案及審計(jì)等資料原則上不予外借。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，需由公司總裁批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、工作單位、數(shù)量等，且由接收人簽字或蓋章。四、預(yù)算檔案管理第二十壹條預(yù)算檔案包括月度、季度、年度預(yù)算和年度決算案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、費(fèi)用及固定資產(chǎn)等方面。第二十二條預(yù)算檔案按年度進(jìn)行分類保管。年度預(yù)算和決算應(yīng)永久保存。五、保險(xiǎn)文件管理第二十三條保險(xiǎn)文件作為公司重要文檔應(yīng)單獨(dú)予以保存。包括以下幾方面內(nèi)容：1．有關(guān)投保、續(xù)保等保險(xiǎn)往來(lái)傳真、信函等。2．保險(xiǎn)索賠文件。3．保險(xiǎn)合同條款、保險(xiǎn)單據(jù)等正本文件。第二十四條保險(xiǎn)文件應(yīng)依據(jù)上述第二十三條所列內(nèi)容分類存檔。同時(shí)，依據(jù)保險(xiǎn)類別進(jìn)行詳細(xì)分類，如保險(xiǎn)合同檔案可分為財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、利潤(rùn)損失險(xiǎn)、第三者責(zé)任險(xiǎn)等。第二十五條投保、續(xù)保等往來(lái)文件應(yīng)依據(jù)時(shí)間前后存檔保管，有關(guān)保險(xiǎn)索賠文件單獨(dú)存檔。第二十六條保險(xiǎn)合同正本依據(jù)保險(xiǎn)類別建立檔案且存放于保險(xiǎn)柜中。每壹年度保險(xiǎn)應(yīng)分別存放，且注明年度時(shí)間，不得遺失。保險(xiǎn)單據(jù)正本作為原始憑證記帳。第二十七條依據(jù)保險(xiǎn)合同復(fù)印件建立檔案，合同正本不予外借。第二十八條對(duì)每年保險(xiǎn)合同做出明細(xì)表，注明保險(xiǎn)類別、保險(xiǎn)范圍、保期、保額、保率及保費(fèi)等。第二十九條及時(shí)依據(jù)新的續(xù)保合同更改明細(xì)表，對(duì)年度中有關(guān)投保續(xù)保情況作詳細(xì)持續(xù)記錄。六、日常往來(lái)文件、合同檔案管理第三十條日常往來(lái)文件分為內(nèi)部往來(lái)文件及外部文件倆大類。其中內(nèi)部往來(lái)文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請(qǐng)示方案”、“內(nèi)部通知”等；外部文件包括公司同外單位之間的所有國(guó)內(nèi)外往來(lái)文件。第三十壹條日常往來(lái)內(nèi)部文件應(yīng)依據(jù)部門進(jìn)行分類，有些文件需依據(jù)內(nèi)容單獨(dú)分類保存，如員工福利、公司內(nèi)部規(guī)章制度、審計(jì)往來(lái)文件等等；外部文件應(yīng)依據(jù)往來(lái)單位進(jìn)行分類存檔，如某某公司可單獨(dú)建立壹個(gè)檔案。第三十二條部門上交的數(shù)據(jù)資料文件應(yīng)單獨(dú)歸類存檔，同往來(lái)通訊事務(wù)性文件區(qū)分。第三十三條部門對(duì)外發(fā)放文件，如內(nèi)部通知或內(nèi)部請(qǐng)示方案，需分別注釋加以區(qū)分，無(wú)論內(nèi)部文件仍是外部文件，均需分別編號(hào)，以每壹年度為限，如〖財(cái)〗（請(qǐng)）［內(nèi)］2001—001或〖財(cái)〗（備）［外］2001－001；新壹年度進(jìn)行重新編號(hào)，如〖財(cái)〗（請(qǐng)）［內(nèi)］2002—001或〖財(cái)〗（備）［外］2002—001，依此類推。第三十四條部門對(duì)外發(fā)放文件，除編號(hào)注釋外，仍需用磁盤存檔保留文件內(nèi)容。文件正本需依據(jù)編號(hào)順序單獨(dú)建檔保存，以年度為限，新年度需重新建檔，以前年度原件檔案均需另行存放，不得遺失。第三十五條公司內(nèi)部往來(lái)文件或外部文件亦需依據(jù)時(shí)間順序存檔，以年度為限。以前年度檔案需另行存放。第三十六條公司日常文件設(shè)專人專柜保管。注明檔案名稱，以便查閱。第三十七條依據(jù)公司文件管理制度，國(guó)家或上級(jí)主管部門下發(fā)文件正本應(yīng)由公司檔案管理部門統(tǒng)壹保管。文件復(fù)印件由部門內(nèi)部留存。第三十八條依據(jù)文件復(fù)印件單獨(dú)建立檔案。依據(jù)文件規(guī)定內(nèi)容進(jìn)行分類存檔，如財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)、外幣兌換房地產(chǎn)、交通、電力等等。第三