法律檔案的整理知識(shí)講義課件

?第四章法律檔案的整理?第四章法律檔案的整理1第一節(jié)法律檔案整理概述第一節(jié)法律檔案整理概述2一、法律檔案整理的內(nèi)容和意義1、概念：按一定的原則和方法，對(duì)法律檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編目，使其系統(tǒng)化的工作。2、內(nèi)容：（1）全宗內(nèi)檔案分類——檔案室（2）立卷——文書(shū)形成部門(mén)（3）案卷排列和目錄編制——檔案室3、意義：（1）發(fā)揮法律檔案作用的重要條件。（2）法律檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。一、法律檔案整理的內(nèi)容和意義1、概念：按一定的原則和方法，對(duì)3二、檔案整理的基本原則

保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用。二、檔案整理的基本原則4（一）保持文件之間的歷史聯(lián)系。1、維持檔案文件與其來(lái)源的歷史聯(lián)系。2、維持檔案文件與其形成過(guò)程、形成階段和形成時(shí)間方面的聯(lián)系3、維持檔案文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系4、維持檔案文件與其形式方面的聯(lián)系。（一）保持文件之間的歷史聯(lián)系。5（二）檔案整理要充分利用原有的整理基礎(chǔ)。1、要充分重視和利用原有的基礎(chǔ)，不要輕易打亂重整。2、要充分研究和利用原先的整理成果，不要輕易改變?cè)瓉?lái)整理和保存的歷史面貌。（三）便于保管和利用。（二）檔案整理要充分利用原有的整理基礎(chǔ)。6三、法律檔案的全宗與宗內(nèi)分類三、法律檔案的全宗與宗內(nèi)分類7（一）法律檔案全宗定義

一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)（立檔單位）全部法律檔案卷宗。1、獨(dú)立立檔的條件（1）能獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義對(duì)外行文。（2）是一個(gè)預(yù)算會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，可以編制預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。（3）是設(shè)立管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定人事任免權(quán)。2、立檔單位根本性的變化（政治性質(zhì)、基本職能的變化）對(duì)立檔的影響[參見(jiàn)P101-102]（一）法律檔案全宗定義一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)（立檔8（二）宗內(nèi)分類的要求1、分類的客觀性（1）是否分類：取決于宗內(nèi)檔案門(mén)類和內(nèi)容是否單一以及檔案數(shù)量的多少；（2）如何分類：取決于檔案本身情況和檔案管理的實(shí)際需要①檔案的成分、數(shù)量、形式和載體材料②分類保管、檢索、利用（二）宗內(nèi)分類的要求1、分類的客觀性92、分類體系的邏輯性（1）宗內(nèi)的類、屬類、細(xì)目的等級(jí)層次須分明，等級(jí)層次適度。（2）同級(jí)分類的分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。（3）同一級(jí)類別必須是并列關(guān)系。2、分類體系的邏輯性10（三）全宗內(nèi)檔案分類的常用方法（三）全宗內(nèi)檔案分類的常用方法111、年度分類法根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。注意：A.文件上有不同年度的幾個(gè)時(shí)間時(shí)，一般處理方法有：①內(nèi)部文件和一般發(fā)文以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。②收文以收到日期為準(zhǔn)。③指令性文件以簽署（落款）日期為準(zhǔn)。④法規(guī)性文件以批準(zhǔn)、公布或生效日期為準(zhǔn)。1、年度分類法根據(jù)形成和處理文件的年度，12B.文件上沒(méi)有準(zhǔn)確日期時(shí)，可以從三個(gè)方面判定其歸類日期：①分析文件內(nèi)容所涉及的年份（年代）。②分析文件制成材料、格式、字體和其他標(biāo)志等形式特征所反映的年代。③對(duì)照一直日期的相關(guān)文件或調(diào)查有關(guān)人員。B.文件上沒(méi)有準(zhǔn)確日期時(shí)，可以從三個(gè)方面判定其歸類日期：132、組織機(jī)構(gòu)分類法按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個(gè)類別。A.類別設(shè)置。B.臨時(shí)機(jī)構(gòu)。C.涉及幾個(gè)機(jī)構(gòu)的文件材料的歸類辦法：①有統(tǒng)一規(guī)定的就按規(guī)定歸類。②沒(méi)有規(guī)定的按發(fā)文字號(hào)歸類；聯(lián)合辦理的歸入主辦部門(mén)或者最后承辦部門(mén)或“退存”部門(mén)。2、組織機(jī)構(gòu)分類法按照立檔單位的內(nèi)部組織143、問(wèn)題分類法按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題將全宗內(nèi)檔案分為各個(gè)類別。（1）應(yīng)該按照文件內(nèi)容中最基本的問(wèn)題設(shè)置類別，如實(shí)地反映出立檔單位的主要面貌。（2）類目體系力求簡(jiǎn)明，合乎邏輯。（3）歸類時(shí)，應(yīng)按照文件的主要內(nèi)容來(lái)有規(guī)律的歸類。3、問(wèn)題分類法按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題將15（四）復(fù)式分類方法1、年度—組織機(jī)構(gòu)分類法。先將全宗內(nèi)檔案按年度分類，再把每個(gè)年度內(nèi)的檔案按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行再分類。比如：1985年辦公廳---司---司1986年辦公廳---司---司（四）復(fù)式分類方法1、年度—組織機(jī)構(gòu)分類法162、組織機(jī)構(gòu)---年度分類法

先把全宗內(nèi)檔案按組織機(jī)構(gòu)分開(kāi)，然后在組織機(jī)構(gòu)下面再分年度。如：辦公廳1980年1981年---司1980年1981年--司1980年1981年2、組織機(jī)構(gòu)---年度分類法173、年度—問(wèn)題分類法先將全宗內(nèi)檔案按年度分類，然后把每個(gè)年度內(nèi)的檔案按問(wèn)題（事由）進(jìn)行再分類。如：1980年綜合類人事機(jī)構(gòu)類農(nóng)林水利類1981年綜合類人事機(jī)構(gòu)類農(nóng)林水利類適用于：組織機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜；組織機(jī)構(gòu)之間分工不明確；無(wú)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單。3、年度—問(wèn)題分類法適用于：184、問(wèn)題—年度分類法先把全宗內(nèi)檔案按問(wèn)題分開(kāi)后，在每個(gè)問(wèn)題下面再分年度。如：綜合類1949年1950年企業(yè)改造類1949年1950年多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。4、問(wèn)題—年度分類法19第二節(jié)文件材料歸檔整理與目錄編制第二節(jié)文件材料歸檔整理與目錄編制20一、立卷（一）立卷的概念于步驟1、概念：將全宗內(nèi)已分類的同類若干單份文件材料，按一定聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷。2、步驟有：組成案卷，排列卷內(nèi)文件，擬寫(xiě)案卷題名，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面、封裝案卷等。一、立卷（一）立卷的概念于步驟21（二）立卷的方法按作者立卷按時(shí)間立卷按問(wèn)題立卷按地區(qū)立卷按文件名稱立卷按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷（二）立卷的方法按作者立卷22（三）案卷標(biāo)題的擬制及封面編目要求1、歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性。2、文字簡(jiǎn)練，表達(dá)準(zhǔn)確。3、題名基本結(jié)構(gòu)力求完整。（三）案卷標(biāo)題的擬制及封面編目要求23二、卷內(nèi)文件的整理是在組卷后對(duì)卷內(nèi)文件作進(jìn)一步整理的工作。其主要工作內(nèi)容和步驟是：1、卷內(nèi)文件的排列2、卷內(nèi)文件的編號(hào)（1）編件號(hào)。（2）編頁(yè)（張）號(hào)。二、卷內(nèi)文件的整理是在組卷后對(duì)卷內(nèi)文件作243、案卷目錄——案卷的名冊(cè)，是揭示案卷內(nèi)容和成分并固定案卷排列次序的表冊(cè)。（1）案卷目錄的作用A.固定宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排放順序。B.概括說(shuō)明了宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成分C.是查找檔案最基本的檢索工具。D.它是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。3、案卷目錄——案卷的名冊(cè)，是揭示案卷內(nèi)容和成分并固定案卷排25（2）案卷目錄的類型按全宗內(nèi)檔案的類別編制的案卷目錄。按保管期限編制的案卷目錄。按保管期限結(jié)合分類方法編制的案卷目錄。按機(jī)密程度編制的案卷目錄。（2）案卷目錄的類型26（3）案卷目錄的結(jié)構(gòu)A.封面。包括：全宗名稱：填寫(xiě)立檔單位的全稱或人物的姓名。類別名稱：填寫(xiě)一級(jí)類目及其下位類目名稱。案卷題名：概括主要責(zé)任者、主要內(nèi)容及其文種。B.目錄或目次。C.序言或說(shuō)明。D.案卷目錄表。（3）案卷目錄的結(jié)構(gòu)27E.備考表。a.正文：填寫(xiě)立卷部門(mén)名稱和卷內(nèi)文件情況(包括件、頁(yè)數(shù)量及缺失、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。)b.落款：第一行填寫(xiě)立卷人的姓名，第二行填寫(xiě)檢查人（立卷部門(mén)負(fù)責(zé)人）的姓名，第三行填寫(xiě)立卷時(shí)間（年、月、日要完整）。E.備考表。28

?第四章法律檔案的整理?第四章法律檔案的整理29第一節(jié)法律檔案整理概述第一節(jié)法律檔案整理概述30一、法律檔案整理的內(nèi)容和意義1、概念：按一定的原則和方法，對(duì)法律檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編目，使其系統(tǒng)化的工作。2、內(nèi)容：（1）全宗內(nèi)檔案分類——檔案室（2）立卷——文書(shū)形成部門(mén)（3）案卷排列和目錄編制——檔案室3、意義：（1）發(fā)揮法律檔案作用的重要條件。（2）法律檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。一、法律檔案整理的內(nèi)容和意義1、概念：按一定的原則和方法，對(duì)31二、檔案整理的基本原則

保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用。二、檔案整理的基本原則32（一）保持文件之間的歷史聯(lián)系。1、維持檔案文件與其來(lái)源的歷史聯(lián)系。2、維持檔案文件與其形成過(guò)程、形成階段和形成時(shí)間方面的聯(lián)系3、維持檔案文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系4、維持檔案文件與其形式方面的聯(lián)系。（一）保持文件之間的歷史聯(lián)系。33（二）檔案整理要充分利用原有的整理基礎(chǔ)。1、要充分重視和利用原有的基礎(chǔ)，不要輕易打亂重整。2、要充分研究和利用原先的整理成果，不要輕易改變?cè)瓉?lái)整理和保存的歷史面貌。（三）便于保管和利用。（二）檔案整理要充分利用原有的整理基礎(chǔ)。34三、法律檔案的全宗與宗內(nèi)分類三、法律檔案的全宗與宗內(nèi)分類35（一）法律檔案全宗定義

一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)（立檔單位）全部法律檔案卷宗。1、獨(dú)立立檔的條件（1）能獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義對(duì)外行文。（2）是一個(gè)預(yù)算會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，可以編制預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。（3）是設(shè)立管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定人事任免權(quán)。2、立檔單位根本性的變化（政治性質(zhì)、基本職能的變化）對(duì)立檔的影響[參見(jiàn)P101-102]（一）法律檔案全宗定義一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)（立檔36（二）宗內(nèi)分類的要求1、分類的客觀性（1）是否分類：取決于宗內(nèi)檔案門(mén)類和內(nèi)容是否單一以及檔案數(shù)量的多少；（2）如何分類：取決于檔案本身情況和檔案管理的實(shí)際需要①檔案的成分、數(shù)量、形式和載體材料②分類保管、檢索、利用（二）宗內(nèi)分類的要求1、分類的客觀性372、分類體系的邏輯性（1）宗內(nèi)的類、屬類、細(xì)目的等級(jí)層次須分明，等級(jí)層次適度。（2）同級(jí)分類的分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。（3）同一級(jí)類別必須是并列關(guān)系。2、分類體系的邏輯性38（三）全宗內(nèi)檔案分類的常用方法（三）全宗內(nèi)檔案分類的常用方法391、年度分類法根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。注意：A.文件上有不同年度的幾個(gè)時(shí)間時(shí)，一般處理方法有：①內(nèi)部文件和一般發(fā)文以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。②收文以收到日期為準(zhǔn)。③指令性文件以簽署（落款）日期為準(zhǔn)。④法規(guī)性文件以批準(zhǔn)、公布或生效日期為準(zhǔn)。1、年度分類法根據(jù)形成和處理文件的年度，40B.文件上沒(méi)有準(zhǔn)確日期時(shí)，可以從三個(gè)方面判定其歸類日期：①分析文件內(nèi)容所涉及的年份（年代）。②分析文件制成材料、格式、字體和其他標(biāo)志等形式特征所反映的年代。③對(duì)照一直日期的相關(guān)文件或調(diào)查有關(guān)人員。B.文件上沒(méi)有準(zhǔn)確日期時(shí)，可以從三個(gè)方面判定其歸類日期：412、組織機(jī)構(gòu)分類法按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個(gè)類別。A.類別設(shè)置。B.臨時(shí)機(jī)構(gòu)。C.涉及幾個(gè)機(jī)構(gòu)的文件材料的歸類辦法：①有統(tǒng)一規(guī)定的就按規(guī)定歸類。②沒(méi)有規(guī)定的按發(fā)文字號(hào)歸類；聯(lián)合辦理的歸入主辦部門(mén)或者最后承辦部門(mén)或“退存”部門(mén)。2、組織機(jī)構(gòu)分類法按照立檔單位的內(nèi)部組織423、問(wèn)題分類法按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題將全宗內(nèi)檔案分為各個(gè)類別。（1）應(yīng)該按照文件內(nèi)容中最基本的問(wèn)題設(shè)置類別，如實(shí)地反映出立檔單位的主要面貌。（2）類目體系力求簡(jiǎn)明，合乎邏輯。（3）歸類時(shí)，應(yīng)按照文件的主要內(nèi)容來(lái)有規(guī)律的歸類。3、問(wèn)題分類法按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題將43（四）復(fù)式分類方法1、年度—組織機(jī)構(gòu)分類法。先將全宗內(nèi)檔案按年度分類，再把每個(gè)年度內(nèi)的檔案按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行再分類。比如：1985年辦公廳---司---司1986年辦公廳---司---司（四）復(fù)式分類方法1、年度—組織機(jī)構(gòu)分類法442、組織機(jī)構(gòu)---年度分類法

先把全宗內(nèi)檔案按組織機(jī)構(gòu)分開(kāi)，然后在組織機(jī)構(gòu)下面再分年度。如：辦公廳1980年1981年---司1980年1981年--司1980年1981年2、組織機(jī)構(gòu)---年度分類法453、年度—問(wèn)題分類法先將全宗內(nèi)檔案按年度分類，然后把每個(gè)年度內(nèi)的檔案按問(wèn)題（事由）進(jìn)行再分類。如：1980年綜合類人事機(jī)構(gòu)類農(nóng)林水利類1981年綜合類人事機(jī)構(gòu)類農(nóng)林水利類適用于：組織機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜；組織機(jī)構(gòu)之間分工不明確；無(wú)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單。3、年度—問(wèn)題分類法適用于：464、問(wèn)題—年度分類法先把全宗內(nèi)檔案按問(wèn)題分開(kāi)后，在每個(gè)問(wèn)題下面再分年度。如：綜合類1949年1950年企業(yè)改造類1949年1950年多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。4、問(wèn)題—年度分類法47第二節(jié)文件材料歸檔整理與目錄編制第二節(jié)文件材料歸檔整理與目錄編制48一、立卷（一）立卷的概念于步驟1、概念：將全宗內(nèi)已分類的同類若干單份文件材料，按一定聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷。2、步驟有：組成案卷，排列卷內(nèi)文件，擬寫(xiě)案卷題名，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面、封裝案卷等。一、立卷（一）立卷的概念于步驟49（二）立卷的方法按作者立卷按時(shí)間立卷按問(wèn)題立卷按地區(qū)立卷按文件名稱立卷按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷（二）立卷的方法按作者立卷50（三）案卷標(biāo)題的擬制及封面編目要求1、歷史觀點(diǎn)和政