某水泥廠合同評審程序

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水泥廠合同評審程序

1.目的

通過建立程序,確定對合同內(nèi)容的評審方式,確保合同履行和合同目標(biāo)的實現(xiàn)。

2.范圍

適用于全體供貨合同(包括產(chǎn)品銷售合同、協(xié)議書、電話、傳真、信函等)。

3.定義(無)

4.職責(zé)

4.1總經(jīng)理或其授權(quán)代表負(fù)責(zé):主持合同評審;確定合同評審結(jié)論;當(dāng)客戶對所需產(chǎn)品有特殊要求時,應(yīng)召集有關(guān)部門主管,對合同交貨期、質(zhì)量、技術(shù)及履行才能評估;產(chǎn)品合同的結(jié)果簽訂。

4.2購買組負(fù)責(zé):生產(chǎn)所需材料供給才能的評審。

4.3業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé):編制產(chǎn)品的預(yù)算及報價;與客戶溝通、協(xié)調(diào)有關(guān)合同事宜,草擬合同,審核合同;負(fù)責(zé)新產(chǎn)品的樣品給客戶確認(rèn)。

4.4生產(chǎn)部負(fù)責(zé):舉行交貨才能的評審;產(chǎn)品的生產(chǎn)與制造,確保合同目標(biāo)的實現(xiàn)。

4.5品管部負(fù)責(zé):產(chǎn)品質(zhì)量得志才能的評審;擬定質(zhì)量籌劃,確保合同質(zhì)量目標(biāo)的實現(xiàn)。生產(chǎn)技術(shù)要求的評審;確認(rèn)產(chǎn)品的技術(shù)要求,確保產(chǎn)品的實現(xiàn)。

5.工作程序

5.1合同評審

業(yè)務(wù)主管在接到客戶的合同、訂單、電話、傳真、信函后首先根據(jù)公司"產(chǎn)品目次"確認(rèn)是定型還是非定型產(chǎn)品,并作以下處理:

5.1.1定型產(chǎn)品的合同評審:業(yè)務(wù)主管應(yīng)確認(rèn)合同中的有關(guān)條款,包括品名、型號/規(guī)格、數(shù)量、交貨期、價格等是否明確;并根據(jù)公司的"產(chǎn)能表"和庫存處境對交貨期作如下評審:

A如有庫存那么通知倉庫出貨,倉管員填寫"送貨單"出貨。

B假設(shè)沒有庫存或庫存缺乏應(yīng)根據(jù)公司的"產(chǎn)能表"與公司的生產(chǎn)處境判斷是否按照交貨期交貨,若能夠準(zhǔn)時交貨那么填寫"聯(lián)絡(luò)單"分發(fā)品管部和生產(chǎn)部,否那么應(yīng)與客戶進一步溝通協(xié)調(diào)有關(guān)交貨期事宜。

C全體合同需經(jīng)業(yè)務(wù)主管確認(rèn)并將評審結(jié)果直接填寫在相應(yīng)的合同/記錄上。

5.1.2非定型產(chǎn)品合同的評審:業(yè)務(wù)主管在接到客戶的訂貨要求時經(jīng)判斷為非定型產(chǎn)品時,應(yīng)會同有關(guān)部門主管針對合同有關(guān)條款舉行評審并將評審的處境記錄于"合同評審表"上。

5.1.3非定型產(chǎn)品合同評審及職能調(diào)配:

A.生產(chǎn)部負(fù)責(zé):設(shè)備及生產(chǎn)才能的評審,以確定是否能夠得志交貨期的要求;

B.品管部負(fù)責(zé):技術(shù)才能、質(zhì)量處境的評審,以確定是否能夠得志客戶的質(zhì)量要求;

C.生管購買組負(fù)責(zé):對材料供給才能的評審,以確定是否能夠?qū)崟r購買到生產(chǎn)上所使用的特殊材料。

D.業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé):與客戶溝通,確保產(chǎn)品交付與服務(wù)的要求得到確認(rèn)。

5.1.4非定型產(chǎn)品合同評審確認(rèn)可接收后應(yīng)對合同作以下處理:

A.當(dāng)客戶要求時,業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)樣品給客戶確認(rèn)并與客戶溝通。當(dāng)客戶有異議時業(yè)務(wù)主管主管根據(jù)問題的性質(zhì),與有關(guān)部門主管舉行協(xié)調(diào),使不一致的要求得到解決。

B.不一致要求得到解決及合同條款可采納的處境下,結(jié)果由總經(jīng)理簽署合同并確認(rèn)。

C.合同簽訂后業(yè)務(wù)主管應(yīng)填寫"聯(lián)絡(luò)單"通知品管部和生產(chǎn)部。

5.1.5客戶若以電話或口頭形式訂貨應(yīng)與客戶確認(rèn)訂貨要求(包括:品名、型號/規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、質(zhì)量要求等),并將有關(guān)處境記錄于電話記錄上。

5.2合同更改

5.2.1客戶引起的合同更改,由業(yè)務(wù)主管主管負(fù)責(zé)根據(jù)處境并依據(jù)5.1有關(guān)條款重新舉行評審,確認(rèn)可采納時,由業(yè)務(wù)主管主管簽發(fā)"聯(lián)絡(luò)單"通知各相關(guān)部門。

5.2.2本公司引起合同更改,確認(rèn)無法達成客戶某些要求時,相關(guān)部門應(yīng)發(fā)出"聯(lián)絡(luò)單"通知業(yè)務(wù)主管,業(yè)務(wù)主管與客戶協(xié)調(diào),經(jīng)客戶認(rèn)可后,由業(yè)務(wù)主管簽發(fā)"聯(lián)絡(luò)單"通知各相關(guān)部門。

6.參考資料(無)

7.報告和記錄

7.1聯(lián)絡(luò)單(FM720221)

7.2合同評審表(FM720222)

7.3電話記錄(FM720223)

7.4送貨單(FM720224)

7.5銷售合同