ISO程序書編寫培訓(xùn)

程序書編寫

№09ISO推動(dòng)工作小組2007-07-21程序書編寫的基本要求程序書編寫的文字要求程序書內(nèi)容的框架如何繪制程序文件流程圖討論：訂單處理程序本次內(nèi)容：程序書編寫的要求－基礎(chǔ)要求系統(tǒng)性應(yīng)對(duì)質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)進(jìn)行策劃，要求覆蓋ISO9001全部相關(guān)要素的要求和規(guī)定，具體等明天手冊(cè)定下來，才能確定有哪些需編程序．符合性應(yīng)符合ISO9000標(biāo)準(zhǔn)條款的要求；應(yīng)符合本公司流程的實(shí)際情況。應(yīng)以滿足實(shí)際需要為度，而不是越多越嚴(yán)就越好，要適度。通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡(jiǎn)單扼要的表達(dá)方式，實(shí)現(xiàn)唯一的理解，所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實(shí)際工作中能完全做到；協(xié)調(diào)性文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方，從整體上結(jié)構(gòu)針對(duì)編寫具體某一文件來說，應(yīng)緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動(dòng)。應(yīng)認(rèn)真處理好各種過程的接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。程序書編寫要求－文字部分職責(zé)分明，語氣肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也許”之類詞語）；結(jié)構(gòu)清晰、文字簡(jiǎn)明、文風(fēng)一致。；遵循“最簡(jiǎn)單、最易懂”原則編寫各類文件；程序文件的編制框架---目的：說明為什么開展該項(xiàng)活動(dòng)。---范圍：說明活動(dòng)涉及的（產(chǎn)品、項(xiàng)目、過程、活動(dòng)．．．．．．）范圍。

---職責(zé)：說明活動(dòng)的管理和執(zhí)行、驗(yàn)證人員的職責(zé)。

---定義：說明文件中使用的專有之名詞、縮寫。

---作業(yè)內(nèi)容：流程步驟的詳細(xì)文字說明。---流程圖：使用統(tǒng)一的符號(hào)，以圖解方式說明流程。---相關(guān)文件：列出支持本程序的第二、第三層文件。

---相關(guān)表單：列出支持本程序的第四層文件（表單）。程序文件編制技巧先繪制流程圖。首先確保流程正確。確定過程的涉及部門及職責(zé)。結(jié)合ISO要求和實(shí)際工作，確定流程圖應(yīng)涉及的內(nèi)容。例如：合約評(píng)審時(shí)就涉及到對(duì)産品有關(guān)過程的確定，合同或訂單處理程序，評(píng)審程序（內(nèi)容，權(quán)限，結(jié)果處理），合同或訂單的變更等內(nèi)容。根據(jù)流程圖及程序內(nèi)容編寫文件。學(xué)會(huì)繪制流程圖－注意事項(xiàng)使用部門稱謂應(yīng)統(tǒng)一如文管中心、業(yè)務(wù)部、生管課、品保課不要出現(xiàn)許多程序書或流程圖上有文件中心、營業(yè)部、銷售部、品檢課等。在程序書或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應(yīng)正確統(tǒng)一。如有的程序書上引用的是EB操作指導(dǎo)書，有的程序書上引用的是EB操作標(biāo)準(zhǔn)書等。學(xué)會(huì)繪制流程圖－圖形形狀所引用表單結(jié)案、歸檔審查、檢查動(dòng)作處理NoYes學(xué)會(huì)繪制流程圖－－－示例舉例：訂單處理程序流程圖此流程圖的錯(cuò)誤在哪里?此流程圖的錯(cuò)誤在哪里?示例：訂訂單處理理作業(yè)程程序目的：及時(shí)并正正確處理理訂單。。范圍：始自客戶戶對(duì)Pioneer下下單；終終于客戶戶訂單移移轉(zhuǎn)生產(chǎn)產(chǎn)管理。。職責(zé)：無定義：無目的：識(shí)別并確確定客戶戶的要求求，規(guī)范范合同或或訂單評(píng)評(píng)審程序序，確保保公司和和客戶雙雙方之利利益。范圍：適用于本本公司所所有產(chǎn)品品銷售合合同或訂訂單的評(píng)評(píng)審及處處理。職責(zé)：業(yè)務(wù)部組組織對(duì)合合同的評(píng)評(píng)審；相相關(guān)單位位配合合合同或訂訂單的執(zhí)執(zhí)行；定義：新訂單：：新材料料、新產(chǎn)產(chǎn)品或新新規(guī)格的的訂單。。此段內(nèi)容容的錯(cuò)誤誤在哪里里?示例：訂訂單處理理作業(yè)程程序作業(yè)內(nèi)容容：客戶對(duì)Pioneer下單后后(口頭頭或書面面)，如如果為新新產(chǎn)品，，則為「「特殊訂訂單」。。特殊訂訂單負(fù)責(zé)責(zé)之業(yè)務(wù)務(wù)專員應(yīng)應(yīng)填寫““接單檢檢查表(產(chǎn)品品規(guī)格)”(表表單:300-99-01)，送請(qǐng)請(qǐng)各相關(guān)關(guān)單位會(huì)會(huì)簽，確確認(rèn)生產(chǎn)產(chǎn)技術(shù)可可行，如如果生產(chǎn)產(chǎn)技術(shù)有有問題，，則由業(yè)業(yè)務(wù)專員員召開會(huì)會(huì)議，行行銷、制制造及品品管等人人員依需需要參加加?！柑厥庥営唵巍辜技夹g(shù)已經(jīng)經(jīng)確認(rèn)后后或「一一般訂單單」（舊舊料號(hào)）），負(fù)責(zé)責(zé)之業(yè)務(wù)務(wù)助理應(yīng)應(yīng)確認(rèn)（（1）產(chǎn)產(chǎn)品規(guī)格格(并憑憑此轉(zhuǎn)換換成Pioneer內(nèi)內(nèi)部之料料號(hào))及及（2））單價(jià)、、（3））交期、、（4））數(shù)量、、（5））送貨地地址、（（6）付付款條件件、（7）交易易條件、、（8））貨運(yùn)方方式等八八項(xiàng)。如果該訂單單為新產(chǎn)品品或新客戶戶，業(yè)務(wù)助助理應(yīng)由各各相關(guān)單位位處搜集資資料，將將系統(tǒng)上之之基本資料料(客戶基基本資料「「“依客戶戶調(diào)查問卷卷”（表表單：300-99-02））錄入」、、料品基本本資料)建建立完成。。業(yè)務(wù)助理負(fù)負(fù)責(zé)將訂單單資料輸入入系統(tǒng)(未核準(zhǔn)訂訂單)，查查核單價(jià)、、信用額度度，產(chǎn)銷協(xié)協(xié)調(diào)(交期期)，并打打印出“銷銷售訂單””(表單:300-99-03)一式式四聯(lián)(未未核準(zhǔn))。。合約、訂單單內(nèi)容的確確定業(yè)務(wù)助理受受理客戶的的訂單及合合約時(shí)，應(yīng)應(yīng)與客戶明明確：(1)產(chǎn)品品規(guī)格；(2)單價(jià)價(jià)；(3)交期；(4)數(shù)量量；(5)送貨地址址；(6)付款條件件；(7)交易條件件；(8)貨運(yùn)及包包裝方式；；對(duì)于口頭的的訂單業(yè)務(wù)務(wù)助理應(yīng)以以書面形式式發(fā)到客戶戶處，讓客客戶簽字認(rèn)認(rèn)可。合同、訂單單的審查對(duì)于<特殊殊訂單>，，業(yè)務(wù)部須須會(huì)同相關(guān)關(guān)生管、工工程、品保保、資材等等部門共同同評(píng)審，以以確保公司司有能力滿滿足顧客要要求。對(duì)于<一般般訂單>，，業(yè)務(wù)部對(duì)對(duì)相關(guān)的價(jià)價(jià)格、信用用額度等評(píng)評(píng)審，由生生管部評(píng)審審訂單交期期，以確定定是否可以以達(dá)到顧客客的要求。。合約審查若若不通過，，則由業(yè)務(wù)務(wù)通知客戶戶。若審查查OK，則則由業(yè)務(wù)助助理進(jìn)行系系統(tǒng)訂單的的列印，并并經(jīng)負(fù)責(zé)人人核準(zhǔn)，分分發(fā)銷售訂訂單。同時(shí)時(shí)告知客戶戶公司已受受理，生生管則依核核準(zhǔn)訂單排排單生產(chǎn)。。此段內(nèi)容的的錯(cuò)誤在哪哪里?示例：訂單單處理作業(yè)業(yè)程序如果客戶有有書面之訂訂購資料且且與“銷售售訂單”(未核準(zhǔn))之資料完完全一致：：業(yè)務(wù)助理理將“銷售售訂單”(未核準(zhǔn))并客戶之之書面訂購購資料依核核決權(quán)限送送業(yè)務(wù)主管管簽核完畢畢，即完成成訂單書面面核準(zhǔn)作業(yè)業(yè)。如果客戶沒沒有書面之之訂購資料料或有書面面之訂購資資料但是與與“銷售訂訂單”(未未核準(zhǔn))之之資料不完完全一致：：業(yè)務(wù)助理理將“銷售售訂單”(未核準(zhǔn))送簽核完完畢，再傳傳真給客戶戶簽認(rèn)后并并傳回Pioneer，才算算完成訂單單書面核準(zhǔn)準(zhǔn)作業(yè)。訂單核決權(quán)權(quán)限如“核核決權(quán)限一一覽表”（（600-99-09），每每年年底修修訂一次。。合約訂單的的更改、廢廢止、取消消。合約訂單的的更改客戶要求更更改：業(yè)務(wù)務(wù)依客戶更更改要求組組織相關(guān)部部門評(píng)審客客戶要求。。若達(dá)不成成，則不同同意更改。。若可以更更改，則以以修改銷售售訂單的方方式告知相相關(guān)單位。。公司要求對(duì)對(duì)訂單更改改：由于自自身原因?qū)?dǎo)致交期達(dá)達(dá)不成，或或數(shù)量達(dá)不不成時(shí)。生生管應(yīng)通知知業(yè)務(wù)，業(yè)業(yè)務(wù)與客戶戶確認(rèn)，若若客戶同意意更改則依依修改銷售售訂單的方方式會(huì)相關(guān)關(guān)單位，不不同意則？？？。合約的取消消：同合約的更更改。資料歸檔新客戶、新新規(guī)格新材材料時(shí)，業(yè)業(yè)務(wù)助理負(fù)負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)關(guān)資料的歸歸檔。示例：訂單單處理作業(yè)業(yè)程序客戶訂單之之外部原始始憑證：客客戶之書面面訂購資料料或客戶簽簽認(rèn)之“銷銷售訂單””，業(yè)務(wù)助助理依客戶戶別妥善保保存。完成訂單書書面核準(zhǔn)作作業(yè)后，業(yè)業(yè)務(wù)助理請(qǐng)請(qǐng)業(yè)務(wù)主管管進(jìn)行系統(tǒng)統(tǒng)之訂單核核準(zhǔn)作業(yè)，，并將已簽簽核之“銷銷售訂單””一式四聯(lián)聯(lián)給生管簽簽收后分發(fā)發(fā)各單位(第一聯(lián)業(yè)業(yè)務(wù)助理留留存；第二二聯(lián)給生管管；第三聯(lián)聯(lián)給包裝；；第四聯(lián)給給品管)。。如果是5.3項(xiàng)之狀狀況，業(yè)務(wù)務(wù)助理應(yīng)傳傳真已簽核核之“銷售售訂單”(第一聯(lián))通知客戶戶Pioneer已已經(jīng)接受該該訂單。時(shí)間控制：：自客戶對(duì)對(duì)Pioneer下下單至Pioneer回復(fù)客客戶訂單消消息(5.5項(xiàng)或5.9項(xiàng))一般訂單單最多3個(gè)個(gè)工作天，，急單一個(gè)個(gè)工作天。。下周工作安安排：手冊(cè)試行稿稿確定；二三級(jí)文件件的確定；；(需要與與管代和總總經(jīng)理共同同討論)小組成員每每人寫一份份簡(jiǎn)單的程程序書。(寫小程序序書，有流流程圖，文文字部分最最好是兩三三頁。周六六單獨(dú)輔