業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化工廠采購

業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化工廠采購工作目標(biāo)保證供應(yīng),優(yōu)化庫存優(yōu)化供應(yīng)商資源降低采購成本提高采購來料質(zhì)量提高部門工作效率工作職責(zé)部門編制（定崗定位）工作分配原則（1）優(yōu)先一個(gè)供應(yīng)商對應(yīng)一個(gè)采購工程師；一類物料對應(yīng)一個(gè)采購工程師（2）重點(diǎn)供應(yīng)商、關(guān)鍵物料優(yōu)先骨干采購員負(fù)責(zé)主要工作職責(zé)訂單管理：及時(shí)、準(zhǔn)確和定期的完成SAP訂單制作、發(fā)出、核對、歸檔、刪除，并在SAP中確認(rèn)和更新訂單的交貨期,保證SAP訂單與實(shí)際訂單一致；FORCAST管理：及時(shí)并準(zhǔn)確地定期滾動(dòng)給出物料的采購預(yù)測（即FORCAST）；物料需求管理及時(shí)并準(zhǔn)確地反饋到料信息及物料問題；根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃合理安排到貨,保證每天生產(chǎn)正常進(jìn)行；關(guān)注生產(chǎn)動(dòng)態(tài)，不斷優(yōu)化庫存控制；參與項(xiàng)目各階段的評審工作;供應(yīng)商考核1.參與供應(yīng)商的評估工作，參與供應(yīng)商配額協(xié)議的建議工作，不斷優(yōu)化供應(yīng)商資源；2.掌握各自負(fù)責(zé)物料的供應(yīng)情況（如供應(yīng)資源，產(chǎn)能，采購周期)和供應(yīng)環(huán)境，定期同供應(yīng)商交流；定期更新供應(yīng)商到貨計(jì)劃和優(yōu)化交貨期管理；不良品管理：及時(shí)記錄和處理不良來料的退貨、補(bǔ)貨及來料少的補(bǔ)貨；賬目管理：1.委外加工:根據(jù)生產(chǎn)需要，與物控一起妥善安排物料的委外加工事宜,并做好記錄和跟蹤，并保證賬目的及時(shí)核銷；2.協(xié)助結(jié)算、財(cái)務(wù)部門與供應(yīng)商進(jìn)行對帳，保證供應(yīng)商物料訂單明細(xì)、賬目明細(xì)與我公司系統(tǒng)資料明細(xì)的一致；定期協(xié)調(diào)供應(yīng)商的付款安排工作;

考核關(guān)鍵指標(biāo)量產(chǎn)供貨及時(shí)率計(jì)算公式：1-生產(chǎn)缺料損失數(shù)量/（生產(chǎn)完成數(shù)量+生產(chǎn)缺料損失數(shù)量）2005目標(biāo)：每月達(dá)到96%庫存周轉(zhuǎn)率計(jì)算公式（月期末庫存價(jià)值＋月期初庫存價(jià)值）/(2*月使用庫存價(jià)值）2005年目標(biāo)：0.56訂單確認(rèn)及時(shí)率,5天是基準(zhǔn)計(jì)算公式：供應(yīng)商回傳訂單系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)數(shù)量/總系統(tǒng)訂單數(shù)量2005目標(biāo)：85%訂單再計(jì)劃交貨期與系統(tǒng)及時(shí)率計(jì)算公式：系統(tǒng)交期與rescheduledate一致（±7天都算）的ITEM數(shù)目/shipnoteITEM總數(shù)2005目標(biāo)：業(yè)務(wù)概覽---工廠采購過程(訂單、FORCAST、交貨）業(yè)務(wù)概覽---工廠采購過程（物料管理）具體以《SC過程》為準(zhǔn)關(guān)鍵控制點(diǎn)-訂單管理訂單格式國內(nèi)以SAP格式為準(zhǔn)，國外英文合同以英文標(biāo)準(zhǔn)模版“國際采購訂單格式”為準(zhǔn)（來源于SAP訂單），全部為書面形式；訂單根據(jù)MRP跑出的PR每周四前滾動(dòng)制作、審批、發(fā)出、回傳（供應(yīng)商的承諾）并在系統(tǒng)確認(rèn)；訂單修改、刪除根據(jù)每周的MRP計(jì)劃變化、BOM變化及供應(yīng)商變更等信息按標(biāo)準(zhǔn)流程和表單進(jìn)行訂單的修改、取消以及在SAP系統(tǒng)內(nèi)的刪除訂單數(shù)量核對、訂單交貨期再計(jì)劃管理至少每2周一次；做好供應(yīng)商的訂單數(shù)量、交貨期核對和更新；訂單歸檔至少每季度一次；采購周期模型4天安全庫存時(shí)間供應(yīng)商交貨周期

PO完成日期MRP運(yùn)行生產(chǎn)開始日期PR釋放時(shí)間收貨時(shí)間有效庫存7天~12周

1天

3天~2周生產(chǎn)需求日期

7天

3天PO完成時(shí)間計(jì)劃覆蓋時(shí)間采購周期1W包裝盒說明書紙箱2W膠圈墊五金件3W薄膜按鍵屏蔽片電池側(cè)健標(biāo)牌/護(hù)鏡充電器轉(zhuǎn)軸天線國模（結(jié)構(gòu)件）4W受話器馬達(dá)PCBFPCCONNLDOLED電容電感電阻5WHALL開關(guān)磁珠ESD+EMI熱敏電阻6W二三極管MOS管濾波器模擬開關(guān)7W鉭電容邏輯開關(guān)VCO8WCAMERA晶體功入語音后備電子PHILIPS/BRD套料10WDSPLCDV20套料9WPASAGEM物料FLASH11WSIMENS模塊MOTO套料12WSAGEM模塊類高通芯片4周12周8周關(guān)鍵鍵控控制制點(diǎn)點(diǎn)-訂訂單單管管理理流流程程流程、制度：：《寧波波導(dǎo)股股份有限公司司合同管理規(guī)規(guī)定》《工廠采購訂訂單產(chǎn)生流程程》《工廠采購轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)單流程》《工廠采購訂訂單處理流程程》《采購訂單變變更對供應(yīng)商商償付處理流流程》表單：《工廠采購訂訂單修改公函函》《采購訂訂單變更對供供應(yīng)商償付報(bào)報(bào)告》《訂單取消賠賠償協(xié)議》《SAP訂單單格式》（SAP系統(tǒng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)格式）《國際采購訂訂單格式》關(guān)鍵控制點(diǎn)-FORCAST管理FORCAST格式以標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的EXCEL格式為為準(zhǔn)正常項(xiàng)目物料料：FORCAST發(fā)出出給供應(yīng)商至至少每2周一一次；新品項(xiàng)目物料料：在收到采采購BOM的的當(dāng)天內(nèi)給出出至少3個(gè)月月FORCAST發(fā)給供供應(yīng)商；在遇到項(xiàng)目計(jì)計(jì)劃調(diào)整時(shí)需需要及時(shí)更新新FORCAST發(fā)出給給供應(yīng)商；FORCAST發(fā)出后需需要與供應(yīng)商商及時(shí)溝通、、核對；做好好物料預(yù)測和和需求管理;表單：《FORCAST標(biāo)準(zhǔn)格格式》關(guān)鍵控制點(diǎn)-物料需求管管理之庫存控控制按需到貨，實(shí)實(shí)現(xiàn)JIT（（JustInTime)；確保生產(chǎn)的前前提下庫存最最優(yōu)化;《庫存控制策策略》安全庫存設(shè)置置3天14天1W2W>9W5W~6W3W~4W7W~8W14天10天7天5天交貨期關(guān)鍵控制點(diǎn)-物料需求管管理每天、每周、、每月需求的的跟蹤（三要要素：需求量量、計(jì)劃量、、實(shí)際量）及及預(yù)測關(guān)鍵物料（大大價(jià)值物料如如LCD、模模塊、攝像頭頭和長周期物物料如IC)的3-6個(gè)個(gè)月的每月需需求確認(rèn)及預(yù)預(yù)測供應(yīng)商產(chǎn)能的的確認(rèn)（尤其其是模具產(chǎn)能能）及預(yù)測---模具產(chǎn)產(chǎn)能,機(jī)器產(chǎn)產(chǎn)能，生產(chǎn)線線產(chǎn)能，原材材料供應(yīng)(如如按鍵、護(hù)鏡鏡、天線、結(jié)結(jié)構(gòu)件等）---供應(yīng)商商的分貨情況況,---我公司司占供應(yīng)商的的生產(chǎn)、銷售售的配額情況況表單：《關(guān)鍵物料需需求交貨確認(rèn)認(rèn)表單》（標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)SAP表表單）制度、操作原原則：《工廠采購交交貨期管理及及原則》（不不受控）關(guān)鍵控制點(diǎn)-供應(yīng)商考核核之工廠采購購采用記錄式考考核每天記錄，月月度總結(jié)；客觀公正記錄錄和反映供應(yīng)應(yīng)商的交貨過過程中出現(xiàn)的的重大物料交交貨問題、質(zhì)質(zhì)量問題、服服務(wù)問題；使使供應(yīng)商的日日常表現(xiàn)信息息知會(huì)到各相相關(guān)部門,不不斷推進(jìn)供應(yīng)應(yīng)商資源的優(yōu)優(yōu)化；同時(shí)使使采購對供供應(yīng)商的問題題有一個(gè)投訴訴的平臺;表單：《供應(yīng)商日常常表現(xiàn)考核記記錄》（不受受控）關(guān)鍵控制點(diǎn)-不良品管理理不良品來源：：IQC來料料不良品，生生產(chǎn)線不良品品，售后返回回的不良品退貨/補(bǔ)貨期期限：不良品補(bǔ)貨期期限統(tǒng)一為供應(yīng)商收到后后3周內(nèi)，超出期限采采取不補(bǔ)貨且且扣款或要求求供應(yīng)商返回回貨款不良品采購處處理頻率：零星退貨集中中每兩周一次次(零散的月月中一次/月月未盤庫一次次,大批量的的當(dāng)天處理)不良品處理業(yè)業(yè)務(wù)檢查：每每月月底統(tǒng)計(jì)計(jì)當(dāng)月已確認(rèn)認(rèn)退貨的不良良清單各采購購員的完成率率。不良品處理采采購職責(zé):1、負(fù)責(zé)根據(jù)據(jù)庫房提供的的不良品數(shù)據(jù)據(jù)1個(gè)工作日日內(nèi)提供退貨貨訂單及根據(jù)據(jù)需要制作退退貨訂單；2、(1)對對于退貨國國外的物料，，不良品退出系系統(tǒng)后，負(fù)責(zé)責(zé)制作有關(guān)退退貨的相關(guān)協(xié)協(xié)議、單據(jù)，，提交物流部部及進(jìn)出口部部門；(2)對于退貨國內(nèi)內(nèi)的物料，需需要制作《發(fā)發(fā)貨通知單》》向物流部申申請將不良品品退往供應(yīng)商商；3、有關(guān)國外外物料退貨參參照《進(jìn)出口口退貨流程》》相關(guān)規(guī)定、、單據(jù)和《換換貨返修退貨貨協(xié)議》4、按照“退退貨/補(bǔ)貨期期限”要求供供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)補(bǔ)貨；針對前T/T、L/C付付款的退貨，如果果不補(bǔ)貨需要要及時(shí)向供應(yīng)應(yīng)商索回貨款款或通過其它它方式扣款；；關(guān)鍵控制點(diǎn)-不良品管理理一、當(dāng)月有收收貨記錄退當(dāng)當(dāng)月收貨訂單單,當(dāng)月無作作退貨訂單,由采購提供供訂單,如果果與結(jié)算處協(xié)協(xié)商可以退上上月訂單,則則可以提供供上月訂單號號二、(1)國內(nèi)內(nèi)退貨需要補(bǔ)補(bǔ)貨:采購訂訂單制作要求求作”退貨補(bǔ)貨”兩個(gè)行項(xiàng)目訂訂單,如果退退貨不能明確確是針對哪個(gè)個(gè)訂單退貨,價(jià)格取最近近兩個(gè)月中的的最高價(jià),訂訂單以書面形形式發(fā)給供應(yīng)應(yīng)商,供應(yīng)商商補(bǔ)貨時(shí)務(wù)必必注明補(bǔ)貨訂訂單號,原則則上要求優(yōu)先先執(zhí)行補(bǔ)貨訂訂單(2)國國內(nèi)退貨不需需要補(bǔ)貨:采采購訂單制作作要求只作”退貨”行項(xiàng)目訂單,如果退貨不不能明確是針針對哪個(gè)訂單單退貨,價(jià)格格取最近兩個(gè)個(gè)月中的最高高價(jià),訂單以以書面形式發(fā)發(fā)給供應(yīng)商,并注明不補(bǔ)補(bǔ)貨,結(jié)算處處進(jìn)行發(fā)票校校驗(yàn)，有兩種種情況：1、、有紅字發(fā)票票，可直接進(jìn)進(jìn)行校驗(yàn)；2、沒有紅字字發(fā)票，按《《供應(yīng)商來料料少或零星不不良來料退貨貨財(cái)務(wù)處理》》進(jìn)行處理（（進(jìn)項(xiàng)轉(zhuǎn)出））。(3)國國外退貨:如如果有未校驗(yàn)驗(yàn)訂單直接退退未檢驗(yàn)訂單單,平衡后的的收貨多少結(jié)結(jié)算校驗(yàn)多少少,如果發(fā)票票數(shù)量大于收收貨數(shù)量,則則復(fù)印形式發(fā)發(fā)票并注明未未校驗(yàn)數(shù)量,下次供應(yīng)商商補(bǔ)貨時(shí)再次次檢驗(yàn)如果沒有未校校驗(yàn)發(fā)票訂單單且不需補(bǔ)貨貨只作退貨訂訂單,由結(jié)結(jié)算根據(jù)SAP系統(tǒng)內(nèi)退退貨訂單作直直接扣款,并并進(jìn)行發(fā)票校校驗(yàn)，按《供供應(yīng)商來料少少或零星不良良來料退貨財(cái)財(cái)務(wù)處理》進(jìn)進(jìn)行處理，校校驗(yàn)時(shí)在文本本處注明扣款款所在的發(fā)票票所對應(yīng)的發(fā)發(fā)票號碼并注注明扣以前貨貨款。如果需補(bǔ)貨,則同樣作”退貨+補(bǔ)貨”訂單,結(jié)算先先作退貨訂單單發(fā)票校驗(yàn),供應(yīng)商補(bǔ)貨貨后針對補(bǔ)貨貨訂單作發(fā)票票校驗(yàn),價(jià)格格取最近兩個(gè)個(gè)月中的最高高價(jià),退貨訂訂單在退貨協(xié)協(xié)議中注明,供應(yīng)商補(bǔ)貨貨時(shí)務(wù)必注明明所對應(yīng)的退退貨訂單號，，并在有退貨貨和收貨記錄錄產(chǎn)生后分別別進(jìn)行發(fā)票校校驗(yàn)。針對前T/T或LC訂單單退貨,如果果與供應(yīng)商協(xié)協(xié)商好可以在在后續(xù)訂單中中扣款,采購購務(wù)必將“扣扣款協(xié)議”(注明訂單號號及金額)發(fā)發(fā)給結(jié)算及財(cái)財(cái)務(wù),財(cái)務(wù)對對退貨訂單扣扣款項(xiàng)作壞帳帳處理,避免免重復(fù)扣款;同時(shí)結(jié)算處處每月通報(bào)““L/C、前前T/T退貨貨未補(bǔ)的備查查記錄”,采采購負(fù)責(zé)反饋饋和處理；關(guān)鍵控制點(diǎn)-來料少管理理處理頻率：庫房每月7號號、17號、、27號給出出來料少匯總總清單。采購購部三日內(nèi)回回復(fù)是否可以以補(bǔ)料。能補(bǔ)補(bǔ)的采購部立立即安排補(bǔ)料料，不能補(bǔ)的按盈盈虧處理。處理原則：(1)與供應(yīng)商有““相關(guān)包裝容容差協(xié)議”：：所有物料出出現(xiàn)來料少情情況原則上要要求根據(jù)與供供應(yīng)商達(dá)成的的“包裝容差差”處理；在在包裝容差范范圍內(nèi)直接扣扣款或供應(yīng)商商補(bǔ)貨；在包包裝容差范圍圍外與供應(yīng)商商協(xié)商，盡量量補(bǔ)貨或扣款款處理；(2)無“相關(guān)包裝裝容差協(xié)議””：與供應(yīng)商商協(xié)商，盡量量要求補(bǔ)貨或或扣款處理；；補(bǔ)料期限：同同不良品管理理；關(guān)鍵控制點(diǎn)-不良品管理理及來料少管管理表單：《不良來料清清單》（來源源：庫房）（（不受控）《發(fā)貨通知單單》（來源：：庫房）《庫房來料少少回復(fù)表》（（來源：庫房房）（不受控控）《退貨訂單》》（SAP系系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)表單單）《換貨返修退退貨協(xié)議》流程、制度《不良來料處處理流程》《不良品處理理規(guī)范》《退貨安排流流程》（包括括國內(nèi)退貨和和國外退貨））《進(jìn)出口退退貨流程》《來料少處理理規(guī)定（流程程）》“相關(guān)包裝容容差協(xié)議”關(guān)鍵控制點(diǎn)-委外加工管管理表單：《委外加工協(xié)協(xié)議》（模版版,來源：庫庫房）《委外加工物物料報(bào)損審批批單》《正常委外加加工跟蹤表》》（不受控））《委外加工訂訂單》流程、制度《委外加工流流程》委外加工：委外加工訂單單：(1)對對于委外加工工物料需要做做兩份訂單（（一份為委外外加工的原材材料訂單如電電池殼，一份份為委外加工工成品訂單如如電池）（2）委外加工工成品退貨直直接通過922退貨，不不用做退貨訂訂單；委外加工需求求來源：原則則上只針對國國外的電池殼殼進(jìn)行委外加加工；對于在在國內(nèi)采購的的物料原則上上不安排委外外加工操作委外加工的控控制：(1)對于委外加加工的物料的的檢驗(yàn)、入庫庫、發(fā)貨、供供應(yīng)商入庫、、發(fā)出數(shù)量要要有詳細(xì)的記記錄；(2)對于委外加加工物料需要要強(qiáng)調(diào)委外加加工協(xié)議，確確定報(bào)損范圍圍；（3)需需要每月定期期核對、清單單委外加工的的出、入庫數(shù)數(shù)據(jù)，及時(shí)核核銷和保證系系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)準(zhǔn)確；(4））物控每周定定期發(fā)布“委委外加工跟蹤蹤表”委外加工賬目目:(1)按照協(xié)議規(guī)定定，對于需要要供應(yīng)商承擔(dān)擔(dān)的費(fèi)用需要要根據(jù)“委外外加工協(xié)議””在委外加工工結(jié)束時(shí)進(jìn)行行索賠或扣款款;(2)如如果是屬于我我公司報(bào)損范范圍內(nèi)，需要要填寫“委外外加工物料報(bào)報(bào)損審批單””；并報(bào)結(jié)算算處、財(cái)務(wù)核核銷;關(guān)鍵控制點(diǎn)-計(jì)劃變動(dòng)、、BOM變動(dòng)動(dòng)應(yīng)對管理流程、制度《計(jì)劃及BOM變更物料料采購應(yīng)對管管理規(guī)定》表單：《XX項(xiàng)目計(jì)劃變化化物料分析表表》（不受控控）《BOM變更造成的呆呆料明細(xì)表》》（不受控））操作原則:1、采購工程程師有責(zé)任根根據(jù)公司生產(chǎn)產(chǎn)計(jì)劃和安全全庫存控制原原則、庫存控控制策略合理理安排到貨，，在保證正常常生產(chǎn)的前提提下使庫存最最優(yōu)化2、采購工程程師嚴(yán)格按照照MRP進(jìn)行訂單的安安排；一般情情況下不允許許采購手工申申請PR3、在計(jì)劃變變更發(fā)生前、、BOM變更前，采購購工程師有責(zé)責(zé)任根據(jù)事先先得到的信息息在第一時(shí)間間內(nèi)通知供應(yīng)應(yīng)商停止生產(chǎn)產(chǎn)、發(fā)貨；在在計(jì)劃變更、、BOM變更確認(rèn)后，，采購工程師師有責(zé)任根據(jù)據(jù)相關(guān)信息盡盡可能多的取取消多余的供供應(yīng)商未執(zhí)行行訂單、要求求供應(yīng)商反饋饋訂單執(zhí)行情情況、有關(guān)損損失情況，并并對供應(yīng)商提提供數(shù)據(jù)的真真實(shí)性負(fù)責(zé)核核實(shí)；4、在發(fā)生有有關(guān)供應(yīng)商賠賠償問題處理理時(shí)，應(yīng)參照照公司《采購購訂單變更對對供應(yīng)商償付付處理流程》》進(jìn)行處理；；5、采購每月月不定期根據(jù)據(jù)MRP結(jié)果對當(dāng)前風(fēng)風(fēng)險(xiǎn)的物料庫庫存、訂單進(jìn)進(jìn)行分析并形形成報(bào)告，提提交相關(guān)部門門（SCM、波導(dǎo)銷售、、波導(dǎo)采購部部、生產(chǎn)部、、波導(dǎo)物料計(jì)計(jì)劃部、積囤囤物料控制處處）；采購每每月對當(dāng)前SAP系統(tǒng)無用庫存存的KPI進(jìn)行分解、匯匯總和分析；；關(guān)鍵控制點(diǎn)-賬目管理一：退貨賬目目采購處理原原則：按照“退貨/補(bǔ)貨期限””要求供應(yīng)商商進(jìn)行補(bǔ)貨；；針對前T/T、L/C付付款的退貨，如果果不補(bǔ)貨需要要及時(shí)向供應(yīng)應(yīng)商索回貨款款或通過其它它方式扣款；；結(jié)算處每月月通報(bào)“L/C、前T/T退貨未補(bǔ)補(bǔ)的備查記錄錄”,采購負(fù)負(fù)責(zé)反饋和處處理；二：退貨賬目目財(cái)務(wù)處理原原則：退貨不補(bǔ)貨：：結(jié)算處直接接扣款；退貨補(bǔ)貨：先先扣款,補(bǔ)貨貨后再付款二：委外加工工賬目處理原原則：委外加工賬目目每月核對、、清理一次，，并完成賬目目的核銷和系統(tǒng)庫庫存數(shù)量的調(diào)調(diào)整；定義：：報(bào)損損率＝＝報(bào)損損數(shù)量量/完完成的的成品品數(shù)量量（如如電池池殼報(bào)報(bào)損數(shù)數(shù)量/加工工后我我公司司收貨貨的成成品電電池?cái)?shù)數(shù)量））三：價(jià)