工程項目溝通管理

項目管理

PROJECT

MANAGEMENT項目管理（PROJECTMANAGEMENT)1項目管理的基本概念2項目管理的組織3項目集成管理4項目范圍管理5項目進度管理6項目成本管理7項目質(zhì)量管理8項目人力資源管理10項目風(fēng)險管理11項目采購管理9項目溝通管理項目溝通管理

ProjectCommunicationManagement1為什么要進行溝通管理2什么是項目溝通管理3溝通計劃編制4信息發(fā)送5績效報告6管理收尾7改善溝通的建議1Why溝通管理？溝通是把一個組織中的成員聯(lián)系在一起，以實現(xiàn)共同目標的手段。管理學(xué)家巴納德溝通是人與人之間思想和信息的交換，是將信息由一個人傳達給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。沒有溝通就沒有管理，溝通是管理的本質(zhì)。上級同級甲方乙方監(jiān)理設(shè)計單位下級溝通能夠促使項目組成員協(xié)調(diào)有效地工作。項目管理是一個協(xié)同的工作在項目生命周期，通過適當(dāng)和及時地生成、采集、儲存、處理和發(fā)布有關(guān)的項目信息，確保項目干系人能夠在正確的時間正確的地點以正確的方式獲得正確的信息的管理過程和活動。2什么是項目溝通管理信息是一種資源資源，稀有資源擁有信息，就擁有了創(chuàng)造價值的依據(jù)信息越多，信息的質(zhì)量越高，越有利于作出正確的決策或判斷所以，人們總是希望盡可能多地獲得信息溝通促成者(communicationfacilitator)協(xié)調(diào)者(coordinator)領(lǐng)導(dǎo)者溝通仲裁者(referee)(conflictsolver)談判者(negotiator)聆聽者(listener)解釋者(interpreter)項目經(jīng)理需要控制溝通，但不能控制所有信息2.1項目經(jīng)理在溝通中的中心角色項目經(jīng)理的溝通時間與溝通對象對于一般項目而言，項目經(jīng)理70~90%的時間花在溝通上；大量的項目干系人、信息源、信息類型、信息渠道可能都需要通過項目經(jīng)理而發(fā)生作用，項目經(jīng)理必須保持溝通暢通，避免成為“bottleneckofcommunication”及時發(fā)現(xiàn)并排除溝通障礙項目經(jīng)理必須懂得與下列幾種人的溝通技巧：組織內(nèi)部的高層管理人員；項目團隊成員；職能部門經(jīng)理或構(gòu)成競爭的其他項目團隊客戶；2.2溝通的基本原則準確性原則完整性原則及時性原則運用非正式組織溝通的原則對于那些不適合采用正式的組織溝通渠道進行溝通的信息，可以采用非正式組織溝通作為輔助，如思想或情感的交流等。當(dāng)項目組中小道消息盛行時，表明項目的正式組織溝通渠道不暢或者非正式溝通渠道使用不當(dāng)。這三個原則是對團隊溝通管理能力的挑戰(zhàn)2.3項目溝通管理理的過程項目溝通管理理的目標是及及時而適當(dāng)?shù)氐貏?chuàng)建，收集，發(fā)送儲儲存和處理項項目的信息。。項目溝通管理理的主要過程程溝通計劃編制信息發(fā)送績效報告管理收尾確定項目干系人的信息和溝通需要。WHO，WHAT，WHEN，WHY，HOW及時向項目干系人提供所需信息。收集并發(fā)布有關(guān)項目績效的信息，包括狀態(tài)報告，進展報告，預(yù)測。生成，收集和分發(fā)信息來使階段或項目的完成正規(guī)化。3溝通計劃編制制項目溝通計劃劃是對項目全全過程的溝通通工作、溝通通方法、溝通通渠道等各個個方面的計劃劃和安排；該計劃需要根根據(jù)項目計劃劃實施的結(jié)果果進行定期的的檢查，并做做必要的調(diào)整整和補充。確定項目干系系人的溝通需需求確定項目組織織管理方面的的信息需求項目團隊、上上級組織以及及項目干系人人三個方面的的組織信息需需求，包括組組織結(jié)構(gòu)、相相互關(guān)系、主主要責(zé)任和權(quán)權(quán)利、規(guī)章制制度等。確定項目內(nèi)部部管理方面的的信息需求包括團隊內(nèi)部部的各種職能能、資源、工工作過程（流流程）的管理理確定溝通方式式口頭、書面、、非語言、電電子媒體這是指所有的的項目干系人人在整個項目目過程中各個個方面的信息息需求。項目干系人文件名稱文件格式聯(lián)系人交付期限客戶管理人員月度狀態(tài)報告硬拷貝蓋爾，托尼每月月初客戶業(yè)務(wù)人員月度狀態(tài)報告硬拷貝朱立，杰夫每月月初客戶技術(shù)人員月度狀態(tài)報告電子郵件埃文，安每月月初內(nèi)部管理人員月度狀態(tài)報告硬拷貝鮑勃每月月初內(nèi)部業(yè)務(wù)和技術(shù)人員月度狀態(tài)報告企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)安杰每月月初培訓(xùn)轉(zhuǎn)包商培訓(xùn)計劃硬拷貝喬納森11/1/1999軟件轉(zhuǎn)包商軟件執(zhí)行計劃電子郵件芭芭拉6/1/2000舉例：項目干干系人的溝通通需求分析制定項目溝通通管理計劃溝通管理計劃劃的主要內(nèi)容容項目溝通的目目標；任務(wù)；溝通方法；時間、周期要要求等；具體責(zé)任人、、職責(zé)要求；；預(yù)算和資源保保障。規(guī)范化的溝通通管理而言，，溝通管理計計劃內(nèi)容還包包括：信息的收集和和歸檔格式要要求信息發(fā)布的格格式與權(quán)限要要求對所發(fā)布信息息的描述：如如詳細程度、、信息來源、、存儲和獲得得信息的方法法等更新和修訂溝溝通管理計劃劃的方法，文文件的版本控控制辦法約束條件和假假設(shè)前提舉例：溝通管管理計劃溝通目標：保證整個婚婚禮過程的每每個環(huán)節(jié)（客客人到場、新新娘出門、婚婚禮車隊游街街、賓館接待待、婚宴儀式式、離開賓館館、到達新房房等）順利進進行。溝通任務(wù)：將整個活動的的安排通知所所有項目干系系人各個項目干系系人（如新人人、司機、司司儀、賓館經(jīng)經(jīng)理等）之間間的工作事項項溝通溝通方式：電話、信件、、上門通知、、口頭、發(fā)請請柬等項目溝通任務(wù)務(wù)的時間安排排何時發(fā)送請貼貼（口頭、書書面）、何時時通知司機和和賓館經(jīng)理等等責(zé)任人婚禮助手負責(zé)責(zé)發(fā)送請貼，，項目經(jīng)理負負責(zé)聯(lián)絡(luò)新人人、司機、司司儀、賓館經(jīng)經(jīng)理等溝通費用安排排和資源保障障其它如信息收收集或發(fā)送權(quán)權(quán)限、假設(shè)或或約束條件等?；槎Y負責(zé)人是是項目經(jīng)理，，項目干系人人包括新郎新新娘、雙方親親屬、朋友、、婚禮助手、、伴郎伴娘、、賓館聯(lián)系人人、司儀、婚婚禮車隊的司司機等人。4信息發(fā)發(fā)送信息發(fā)發(fā)送是是指使使項目目干系系人適適時得得到所所需信息息的過過程。獲得正正確的的信息息，并并以有有用的的形式式在適適當(dāng)?shù)牡臅r間間發(fā)發(fā)送送給適適當(dāng)?shù)牡娜伺c與在第第一地地點采采集信信息同同等重重要。。信息發(fā)發(fā)送中中應(yīng)著著重考考慮以以下三三點：：使用技技術(shù)改改善信信息發(fā)發(fā)送正式與與非正正式的的溝通通溝通的的復(fù)雜雜性信息發(fā)發(fā)送并并不是是接受受者越越多越越好溝通渠渠道看看起來來像聯(lián)聯(lián)系所所有參參與者者的電話線線的數(shù)目目，隨隨著項項目團團隊成成員或或項目目干系系人數(shù)數(shù)量的的擴大大，項項目溝溝通渠渠道的的數(shù)量量也在在增加加。理理論計計算公公式為為：例如：：在6個成成員的的環(huán)境境中增增加了了3個個人，，問溝溝通渠渠道增增加了了多少少倍？？{9*（9-1）/2}/{6*（6-1）}=2.4倍溝通通渠渠道道數(shù)數(shù)量量=N（（N-1））/2信息息接接收收的的問問題題與與技技巧巧人們們在在聆聆聽聽時時常常會會出出現(xiàn)現(xiàn)的的問問題題偏見見和和固固執(zhí)執(zhí)、、或或憑憑直直覺覺或或推推理理被動動的的聆聆聽聽、、注注意意力力分分散散受到到某某種種力力量量的的控控制制或或影影響響受情情緒緒左左右右，，感感情情用用事事出于于禮禮貌貌的的聆聆聽聽只收收集集信信息息、、不不分分析析理理解解聆聽聽和和接接收收信信息息的的技技巧巧使用用目目光光接接觸觸展現(xiàn)現(xiàn)恰恰當(dāng)當(dāng)?shù)牡拿婷娌坎勘肀砬榍楸苊饷獗肀硎臼痉址中男牡牡呐e舉動動或或手手勢勢提問問、、復(fù)復(fù)述述避免免隨隨便便打打斷斷對對方方多聽少說說使聽者與與說者的的角色順順利轉(zhuǎn)換換。5績效報告告績效報告告是收集集并發(fā)布布績效信信息，從從而使項項目干系系人了解解為了取取得項目目的目標標是如何何使用資資源的。。項目計劃劃工作成果果狀態(tài)報告告進度報告告預(yù)測變更請求求績效報告告績效報告告一般有有三種形形式：定期項目目報告、、階段審審查、緊緊急報告告狀態(tài)評審審會議是是績效報報告的重重要方法法之一。項目績效效報告內(nèi)內(nèi)容自上次報報告以來來的主要要績效成成果前期問題解決決的情況項目實施的計計劃完成情況況及其與計劃劃的差距成本、進度質(zhì)量、范圍、、風(fēng)險計劃采采取的改進措措施主要交付成果果的里程碑表表并與計劃比比較,批準的完工日日期和當(dāng)前的的預(yù)測完工日日期本期發(fā)生的問問題,以及需需要管理層協(xié)協(xié)調(diào)的問題下一報告期要要達到目標項目績效報告告應(yīng)注意的問問題簡明扼要,盡量采用結(jié)構(gòu)構(gòu)化的數(shù)據(jù)格格式或圖表；；重點放在管理理層關(guān)注的問問題上是否出現(xiàn)與計計劃不符合的的變化？這些變化的影影響程度？解決辦法？需要管理層協(xié)協(xié)調(diào)解決的問問題針對WBS的不同層次，，報告不同的的內(nèi)容避免太多的報報告層次管理幅度：關(guān)注的區(qū)域：：協(xié)調(diào)的關(guān)系：：6管理收尾管理收尾就是是驗證項目的的成果并歸檔檔，是發(fā)起人人和客戶對項項目的正式接接受。項目收尾時的的主要產(chǎn)品項目檔案正式接受取得的經(jīng)驗教教訓(xùn)影響組織溝通通效果的基本本要素信息的發(fā)送送著、接受受者溝通的環(huán)境境信息及其質(zhì)質(zhì)量要求溝通什么？？垃圾IN，垃圾圾OUT溝通方式與與渠道反饋與回應(yīng)應(yīng)：建立反反饋與反應(yīng)應(yīng)機制7改善溝通的的建議有效溝通的的主要障礙礙玩權(quán)力游戲戲或有意截截留信息溝通時機選選擇不當(dāng)溝通渠道不不暢通或存存在難以跨越的“距距離”信息不完備備或者冗余余噪音干擾或或環(huán)境因素素報喜不報憂憂：故意操操縱信息信息損失：：FILTER語言詞匯問問題存在敵意、、偏見或其其它情緒化化問題非言語信號號問題：如如表里不一一的虛偽現(xiàn)現(xiàn)象其它溝通障障礙：ReputationOrganizationalstatusSituationalconsiderationHistoricalLanguageCultureIntelligence/knowledgebaseMessagecontentEthics發(fā)展更好的的溝通技能能溝通技能和和技術(shù)技能能都能通過過學(xué)習(xí)來提提高在溝通和表表達方面很很小的投資資就能帶來來巨大的回回報高層領(lǐng)導(dǎo)層層要幫助改改善溝通召開有效的的會議利用溝通技技能來解決決沖突五個基本的的處理沖突突的模式:面對,妥協(xié)協(xié),圓滑,強強制,撤撤退改善溝通的的建議使用項目溝溝通模板項目描述模模板月度進度報報告模板最終報告大大綱的模板板最終項目甘甘特圖建立溝通模模型，利用用溝通管理理工具分析項目開開發(fā)中各類類人員的共共同心理把握“盡早早溝通、主主動溝通””的原則改善溝通的的建議課后作業(yè)根據(jù)自己熟熟悉的某個個項目，編編寫一份項項目的溝通通計劃大綱綱。Thankyou!最終終項項目目甘甘特特圖圖返回回最終終項項目目報報告告大大綱綱的的模模板板返回回月度度進進度度報報告告模模板板返回回項目目描描述述模模板板返回9、靜夜四無鄰鄰，荒居舊業(yè)業(yè)貧。。1月-231月-23Sunday,January1,202310、雨中黃葉葉樹，燈下下白頭人。。。21:15:4821:15:4821:151/1/20239:15:48PM11、以我獨沈久久，愧君相見見頻。。1月-2321:15:4821:15Jan-2301-Jan-2312、故人江海別別，幾度隔山山川。。21:15:4821:15:4821:15Sunday,January1,202313、乍見翻翻疑夢，，相悲各各問年。。。1月-231月-2321:15:4821:15:48January1,202314、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國見見青山。。。01一一月20239:15:48下午午21:15:481月-2315、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。一月239:15下下午1月-2321:15January1,202316、行行動動出出成成果果，，工工作作出出財財富富。。。。2023/1/121:15:4821:15:4801January202317、做前，，能夠環(huán)環(huán)視四周周；做時時，你只只能或者者最好沿沿著以腳腳為起點點的射線線向前。。。9:15:48下午午9:15下午午21:15:481月-239、沒有失敗敗，只有暫暫時停止成成功！。1月-231月-23Sunday,January1,202310、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒沒有有。。。。21:15:4821:15:4821:151/1/20239:15:48PM11、成功就是是日復(fù)一日日那一點點點小小努力力的積累。。。1月-2321:15:4821:15Jan-2301-Jan-2312、世間成成事，不不求其絕絕對圓滿滿，留一一份不足足，可得得無限完完美。。。21:15:4821:15:4821:15Sunday,January1,202313、不知香積寺寺，數(shù)里入云云峰。。1月-231月-2321:15:4921:15:49January1,202314、意志堅強的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。01一月20239:15:49下午21:15:491月-2315、楚塞三三湘接，，荊門九九派通。。。。一月239:15下午午1月-2321:15January1,202316、少年十五五二十時，，步行奪得得胡馬騎。。。2023/1/121:15:4921:15:4901January202317、空山新雨雨后，天氣氣晚來秋。。。9:15:49下下午9:15下下午21:15:491月-239、楊柳散和風(fēng)風(fēng)，青山澹吾吾慮。。1月-231月-23Sunday,January1,202310、閱讀一切好好書