公司報銷結(jié)算制度

16-7-報銷及結(jié)算制度文件編號：XH-0-25機密等級：C版本：1/2生效日期：提案人：審核：批準人：歸口部門：目的：為規(guī)范本公司各項報銷及結(jié)算方法，保證財務(wù)制度的有力執(zhí)行，現(xiàn)結(jié)合公司具體情況，特制定本制度。范圍：股份公司各部門、復(fù)合肥事業(yè)部各部門及各公司、聯(lián)堿事業(yè)部、品種鹽事業(yè)部及股份公司下屬的其他各單位。內(nèi)容：1費用借款1.1差旅費借款：堅持“前賬不清，后賬不借”的原則。借款時持批準的“出差申請單”到財務(wù)部填寫“借款單”（見附件1），報財務(wù)部主管簽審，在出納處借款。1.2其他費用借款：為辦理公司業(yè)務(wù)需發(fā)生費用，或其他突發(fā)事件的借款，借款人應(yīng)填寫“借款單”，寫明借款用途、還款日期。1.3借款人必須是公司已轉(zhuǎn)正的正式員工，復(fù)合肥銷售系統(tǒng)營銷支持部借款人須為大隊長級及以上人員。1.4累計借款限額及審批權(quán)限—個人備用金借款審批權(quán)限表（見附件1）。2購買物資的借款2.1采購備品備件、辦公用品、零星材料等借款，經(jīng)辦業(yè)務(wù)員填寫“借款單”，寫明還款日期。審批后在出納處借款。借款限額及審批權(quán)限—個人備用金借款審批權(quán)限表（見附件1）。購貨票據(jù)在采購?fù)瓿?0天內(nèi)（開票日起），憑簽批票據(jù)到財務(wù)部辦理結(jié)算。3借款期限3.1出差借款提前1天借款，出差返回7個工作日內(nèi)全額歸還；其他借款按借款單上約定的還款時間全額歸還（含節(jié)假日在內(nèi)，除非到期日為節(jié)假日的可順延至上班日）。3.2銷售系統(tǒng)：日常費用借款不超過兩個月，廣告宣傳費、工商技監(jiān)費等特殊費用不超過三個月。3.3其他部門：除工傷借款外的借款原則上不超過一個月。3.4個人借款由各部門負責(zé)人核定還款時間及借款金額，財務(wù)重點審核是否超過借款總額或是否逾期，超過總額和逾期的財務(wù)不再辦理借款。副總裁或副總裁級以上領(lǐng)導(dǎo)可特批超過借款總額的借款（見附件1：個人備用金借款審批權(quán)限表）。4個人借款逾期處理4.1各公司財務(wù)部要堅持“前賬不清，后賬不借”、“先歸還借款，再付給現(xiàn)金”、“按次結(jié)清借款”的原則；要求員工在規(guī)定時間及時報銷費用；同一筆借款不辦理分次借支；對逾期不歸還借款的，對超出天數(shù)按日利率0.2‰計息。逾期歸還借款以先進先出法計算利息。4.2各公司財務(wù)部在每月25日將本公司個人借款逾期人員清單在OA中公示，并將次月5日下班前逾期個人借款清單交人力資源部在計算上月工資時扣收，直至還清借款為止。特殊事項需延期還款的，經(jīng)辦人應(yīng)于次月5號前提供經(jīng)總監(jiān)級及以上領(lǐng)導(dǎo)同意延期還款的申請到財務(wù)備案。4.3各公司財務(wù)每月5號將上月末個人借款余額明細表發(fā)至各部門負責(zé)人OA郵箱，請部門負責(zé)人督促還款，對逾期的借款請部門負責(zé)人給出明確的處理意見，各公司財務(wù)部進行追蹤。5預(yù)付款5.1預(yù)付款：指本部門按照合同規(guī)定，預(yù)付給供應(yīng)商或提供勞務(wù)單位的款項。由經(jīng)辦人填寫“（預(yù)）付款通知單”（見附件3），并提供合同。主要原材料的預(yù)付款復(fù)肥事業(yè)部由供應(yīng)部經(jīng)理初審、供應(yīng)總監(jiān)（或分管供應(yīng)的副總裁）復(fù)審，股份公司各部門及新都公司報財務(wù)經(jīng)理審核（財務(wù)經(jīng)理根據(jù)審批權(quán)限報財務(wù)總監(jiān)審批）；其余公司報財務(wù)部長審核；聯(lián)堿事業(yè)部由供應(yīng)部經(jīng)理初審、供應(yīng)總監(jiān)復(fù)審、財務(wù)部長審核（財務(wù)部長根據(jù)審批權(quán)限報聯(lián)堿事業(yè)部財務(wù)總監(jiān)審核）、聯(lián)堿事業(yè)部總經(jīng)理審批。5.2預(yù)付貨款后，具體經(jīng)辦人按規(guī)定辦理催貨，同時向收款人（或供貨單位）索取收款憑證或結(jié)算發(fā)票。預(yù)付貨款后，批量提貨完畢2個月內(nèi)交回發(fā)票；按月結(jié)算貨款的，次月交回發(fā)票。5.3各公司財務(wù)部按季向供應(yīng)部提供預(yù)付賬款賬齡表，預(yù)付貨款在3個月以上無業(yè)務(wù)發(fā)生，經(jīng)辦人必須寫出書面原因，并向部門經(jīng)理、財務(wù)部主管報告；若預(yù)付貨款在6個月以上無業(yè)務(wù)發(fā)生，部門經(jīng)理必須向財務(wù)總監(jiān)報告，并提出解決方案。6報銷6.1復(fù)肥事業(yè)部廣告費、業(yè)務(wù)宣傳費、技監(jiān)費的審核按照銷售系統(tǒng)審批權(quán)限執(zhí)行。6.1.1廣告費及業(yè)務(wù)宣傳費報銷由業(yè)務(wù)員/市場部廣告投放專員填寫“費用報銷單”（見附件4），提供國稅或地稅的新版發(fā)票、合同，按銷售系統(tǒng)審批權(quán)限審批后報銷。6.1.2技監(jiān)費用，各片區(qū)發(fā)生技監(jiān)費用（包括罰款、賠償?shù)龋?，?jīng)協(xié)商由公司承擔(dān)部份，由業(yè)務(wù)員按公司規(guī)定流程辦理。6.1.3廣告費、業(yè)務(wù)宣傳費、技監(jiān)費的報銷時間：地銷，發(fā)票開具之日起1個月內(nèi)；省外，發(fā)票開具之日起2個月內(nèi)。超過1個月（地銷）、2個月（省外）按80%報銷；逾期6個月發(fā)上，按50%報銷；逾期1年以上不予報銷。6.2復(fù)肥事業(yè)部銷售產(chǎn)品調(diào)價6.2.1因市場或其他原因需降價（期限：1年以內(nèi)，超期不辦理），由業(yè)務(wù)人員按產(chǎn)品調(diào)價流程及銷售系統(tǒng)審批權(quán)限進行OA網(wǎng)上審批，再到財務(wù)部辦理財務(wù)結(jié)算。6.3復(fù)肥事業(yè)部商業(yè)折讓（返利）6.3.1標準按當(dāng)年銷售返利政策執(zhí)行。6.3.2返利計算：凡符合返利政策的，復(fù)合肥銷售管理部在訖止時間的半個月內(nèi)提交“銷售返利清單”（見附件6）,按銷售系統(tǒng)審批權(quán)限審批。辦理返利結(jié)算時，由業(yè)務(wù)員按銷售管理部規(guī)定的審批流程進行OA審批，并提供客戶出具的“銷售折讓證明”，由財務(wù)部開具紅字發(fā)票，沖減客戶貨款（客戶應(yīng)結(jié)清90%以上貨款，才能辦理返利結(jié)算）。6.4短件費用6.4.1車皮破封發(fā)生短件費用，經(jīng)銷商在到貨10日內(nèi)向當(dāng)?shù)乇ｋU公司報案，在1個月以內(nèi)，向發(fā)貨公司提供賠償所需的附件，辦理索賠事宜。若因經(jīng)銷商在規(guī)定時間內(nèi)未能提供索賠資料，發(fā)生的破封短件，發(fā)貨公司不承擔(dān)短件損失。6.4.2車皮未破封發(fā)生短件，在票據(jù)開出之日起，業(yè)務(wù)員2個月內(nèi)提交處理建議，按銷售系統(tǒng)審批權(quán)限審批后到財務(wù)部辦理沖賬或退款手續(xù)。票據(jù)超過2個月報銷，按批準報銷金額的80%報銷，逾期6個月以上報50%，逾期1年以上不報銷。6.5呆賬、壞賬6.5.1確實不能收回的其他應(yīng)收款、應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款，由經(jīng)辦人員填制“壞賬處理申請單”（見附件8），附下列證明之一：1、法院宣布債務(wù)人破產(chǎn)書；2、工商局吊銷營業(yè)執(zhí)照通知書；3、公安機關(guān)出具的債務(wù)人失蹤、死亡證明書；4、逾期3年以上的欠款，且3年內(nèi)沒有任何經(jīng)濟往來，有催收記錄；5、500元（含）以下的小額欠款不能收回的說明書。由業(yè)務(wù)部門主管審核、分管業(yè)務(wù)的副總裁審批、董事長批準后到財務(wù)部辦理應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、預(yù)付賬款的核銷。6.6業(yè)務(wù)費6.6.1業(yè)務(wù)招待費報銷標準：按《招待費管理辦法》執(zhí)行。6.6.2報銷時間：業(yè)務(wù)招待費發(fā)生時間2個月內(nèi)報銷。超期按應(yīng)報金額的70%報銷。6.7差旅費用、出租車費用6.7.1出差結(jié)束，填制“差旅費報銷單”（見附件9），按《差旅費報銷制度》執(zhí)行。業(yè)務(wù)員不得以欺騙方式出差，否則公司將以出差費用3倍罰款，情節(jié)嚴重的將以辭退。6.7.2出差在外一般情況不允許乘坐出租車。因特殊情況必須乘坐出租車的，事后，出差人員應(yīng)單獨填寫“費用報銷單”，并寫明乘座出租車原因。6.8汽車、摩托車、電動車修理費用6.8.1汽車修理等費用報銷按《車輛管理制度》執(zhí)行，公用摩托車和電動車的修理等費用報銷亦參照汽車維修流程執(zhí)行。6.9運輸、裝卸費用6.9.1運費結(jié)算6.9.1.1運輸發(fā)票要求：必須是機打的運費專用發(fā)票和當(dāng)?shù)囟惥直O(jiān)制的運輸發(fā)票，手寫發(fā)票無效，同時具備承運人納稅識別號、主管稅務(wù)局名稱、主管稅務(wù)局代碼。6.9.1.2附件要求：票據(jù)必須是運費結(jié)算聯(lián)，其它聯(lián)和復(fù)印件一律不能結(jié)算運費，并注明附件張數(shù)。6.9.2裝卸費用結(jié)算6.9.2.1必須是裝卸專用發(fā)票或當(dāng)?shù)囟悇?wù)局代開的發(fā)票。6.9.2.2結(jié)算時，由裝卸隊與庫房保管員核對裝卸數(shù)量，按裝卸協(xié)議價格計算出結(jié)算金額，雙方簽字確認。6.9.3運費、裝卸費結(jié)算時限6.9.3.1要求當(dāng)月費用，次月結(jié)算，最長不能超過4個月，逾期不辦理結(jié)算。6.10通訊費用6.10.1各部門、個人的座機、手機話費，要求當(dāng)月費用，次月報銷，超過3個月，按應(yīng)報金額的70%報銷，超過6個月，按應(yīng)報金額的50%報銷，跨公歷年2個月以上不報銷。6.10.2報銷標準按新都化工《通訊設(shè)備及費用管理制度》執(zhí)行，每月報銷金額低于50元的可累計半年報銷一次。6.10.3享受公司報銷話費的員工，要求加入公司名義開設(shè)的統(tǒng)一話費帳戶，以個人戶頭報銷話費的，當(dāng)月報銷話費金額應(yīng)計入當(dāng)月工資薪金所得繳納個人所得稅，個人承擔(dān)應(yīng)繳納的個人所得稅。6.11車間外加工件6.11.1生產(chǎn)設(shè)備、配件需要外加工時。加工材料、備件出廠，由行政部/行政人事部/辦公室開據(jù)出門條，內(nèi)容包括：加工件名稱、數(shù)量、外加工時間、地點。加工完畢，加工經(jīng)辦人在出門條上簽上實際回廠時間，（鋼材出廠和加工完畢后回廠必須過磅），由庫管員驗收入庫。6.11.2加工經(jīng)辦人憑加工發(fā)票在10日內(nèi)到財務(wù)部審核結(jié)算。7單據(jù)規(guī)定7.1大宗原材料結(jié)算填制“原材料結(jié)算單”（見附件10），附原始票據(jù)。7.2零星材料采購結(jié)算填制“備品備件結(jié)算單”（見附件11），附原始票據(jù)。7.3費用單據(jù)報銷，除有特別規(guī)定以外的一律填制“費用報銷單”，注明事由，并附上有效的發(fā)票。要求當(dāng)月費用，當(dāng)月報銷，最長不超過2個月，2個月以上未報賬視逾期。7.4報銷票據(jù)一律是原件，復(fù)印件不得作為報銷依據(jù)。7.5特例：工傷醫(yī)療費用，需向保險公司索賠，票據(jù)原件交保險公司，經(jīng)辦人員向保險公司索取收到原件憑據(jù)證明，待索賠費用劃入公司賬上時可附同醫(yī)療費用復(fù)印件報銷。其他索賠照此執(zhí)行。8審批程序8.1員工級、主管級、經(jīng)理級人員經(jīng)辦的業(yè)務(wù)、費用，由直接上級初審，簽署意見，跨級領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審，由各公司財務(wù)部主管審核結(jié)算、報銷金額，股份公司各部門及新都公司報董事長批準，應(yīng)城家四公司廠長審批后由聯(lián)堿事業(yè)部總經(jīng)理或聯(lián)堿事業(yè)部總經(jīng)理授權(quán)人員批準，其余公司報廠長批準。8.2廠長、總監(jiān)級以上領(lǐng)導(dǎo)的費用，由各公司財務(wù)部主管審核報銷金額，應(yīng)城復(fù)肥公司、應(yīng)城嘉施利公司及聯(lián)堿事業(yè)部報聯(lián)堿事業(yè)部總經(jīng)理批準，其余公司報董事長批準。9其他規(guī)定9.1凡未在規(guī)定時間內(nèi)到財務(wù)部結(jié)算報賬，按逾期票據(jù)處理。9.2報銷結(jié)算原則——先歸還借款，再付給現(xiàn)金。9.3說明9.3.1有效票據(jù)：抬頭必須是所報銷公司名稱，票據(jù)開具內(nèi)容與票面（票據(jù)屬性）一致。開票日期、提供票據(jù)單位蓋章等各要素齊全，白條、收據(jù)、抬頭錯誤均不符合要求。9.3.2各公司之間的業(yè)務(wù)、費用報銷：業(yè)務(wù)員經(jīng)辦的不屬于所在公司業(yè)務(wù)、費用，原則上在各公司報銷。為簡化手續(xù)，可由業(yè)務(wù)員所在公司財務(wù)部代辦（不代報銷），財務(wù)部將票據(jù)傳至各公司財務(wù)部，待各公司財務(wù)部將款項轉(zhuǎn)至賬上時，財務(wù)部予以付款。10本制度頒布之日起，其它相同制度即時作廢。本制度解釋權(quán)歸股份公司財務(wù)部。11附件11.1個人備用金借款審批權(quán)限表11.2借款單11.3（預(yù)）付款通知單11.4費用報銷單11.5調(diào)價通知單11.6銷售返利清單11.7銷售返利結(jié)算單11.8壞賬處理申請單11.9差旅費報銷單11.10原材料結(jié)算單11.11備品備件結(jié)算單15-附件1：個人備用金借款審批權(quán)限表部門費用項目崗位累計金額（元）一級審批二級審批三級審批四級審批備注復(fù)合肥銷售系統(tǒng)所有費用大區(qū)經(jīng)理≤300000銷售管理部經(jīng)理復(fù)肥事業(yè)部副總經(jīng)理財務(wù)主管累計借款超過額度不予借款區(qū)域經(jīng)理≤50000大區(qū)經(jīng)理銷售管理部經(jīng)理復(fù)肥事業(yè)部副總經(jīng)理財務(wù)主管銷售員≤20000大區(qū)經(jīng)理銷售管理部經(jīng)理復(fù)肥事業(yè)部副總經(jīng)理財務(wù)主管營銷支持部經(jīng)理≤250000復(fù)肥事業(yè)部副總經(jīng)理財務(wù)主管營銷支持部大隊長及以上人員≤80000營銷支持部經(jīng)理復(fù)肥事業(yè)部副總經(jīng)理財務(wù)主管商務(wù)部部門經(jīng)理營銷副總裁財務(wù)主管市場部客戶服務(wù)部≤5000部門經(jīng)理復(fù)肥事業(yè)部副總經(jīng)理財務(wù)主管市場部客戶服務(wù)部＞5000部門經(jīng)理復(fù)肥事業(yè)部副總經(jīng)理財務(wù)主管營銷副總裁專業(yè)客戶服務(wù)部≤5000部門經(jīng)理財務(wù)主管專業(yè)客戶服務(wù)部＞5000部門經(jīng)理財務(wù)主管營銷副總裁聯(lián)堿銷售系統(tǒng)所有費用各部門≤5000銷售經(jīng)理財務(wù)主管＞5000銷售經(jīng)理財務(wù)主管聯(lián)堿主管營銷副總總經(jīng)理供應(yīng)系統(tǒng)日常費用≤5000部門經(jīng)理財務(wù)主管累計借款超過5000元不予借款特殊費用≤10000部門經(jīng)理財務(wù)主管累計借款超過1萬元，無副總裁或以上領(lǐng)導(dǎo)特批不予借款特殊費用＞10000部門經(jīng)理財務(wù)主管副總裁或以上領(lǐng)導(dǎo)備件采購≤30000部門經(jīng)理財務(wù)主管累計借款超過3萬元，無分管副總特批不予借款備件采購＞30000部門經(jīng)理財務(wù)主管分管副總裁其他部門日常費用≤5000部門經(jīng)理財務(wù)主管累計借款超過5000元不予借款特殊費用≤10000部門經(jīng)理財務(wù)主管累計借款超過1萬元，無副總裁或以上領(lǐng)導(dǎo)特批不予借款特殊費用＞10000部門經(jīng)理財務(wù)主管副總裁或以上領(lǐng)導(dǎo)備注：1、新成立或上表中未涉及的公司借款審批權(quán)限由各公司財務(wù)部擬定方案經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，報股份公司財務(wù)部備案。2、日常費用：指差旅費、招待費、通訊費、辦公費用。3、特殊費用：除上述日常費用外的費用，如業(yè)務(wù)費、工傷借款、廣告宣傳費等。4、火車站的接車費和發(fā)運費借款由部門經(jīng)理和財務(wù)主管審批即可。附件2：（統(tǒng)一印制，一式兩聯(lián)）借款單編號：年月日姓名還款日期借款用途借款金額（大寫）萬仟佰拾元角分萬千百十元角分批準人：借款人：財務(wù)部主管：出納：附件3：（統(tǒng)一印制，一式兩聯(lián)）（預(yù)）付款通知單20年月日財務(wù)部：編號：請支（預(yù)）付款項。發(fā)票（合同）編號數(shù)量單價金額大寫：付款方式單位名稱：開戶行：賬號：經(jīng)辦人：批準人：財務(wù)部：部門經(jīng)理：附件4：（統(tǒng)一印制）費用報銷單報銷日期：20年月日附件張費用項目金額批準人復(fù)審意見初審意見報銷人申報金額合計費用承擔(dān)部門財務(wù)核報金額（大寫）萬仟佰拾元角分財務(wù)部主管：出納：附件5：產(chǎn)品調(diào)價通知單調(diào)價單位名稱:年月日產(chǎn)品名稱原結(jié)算價調(diào)整后結(jié)算價每噸調(diào)增或減數(shù)量調(diào)增（減）金額調(diào)價原因:市場部:銷售經(jīng)理:業(yè)務(wù)人員:總經(jīng)理:事業(yè)部營銷副總經(jīng)理:財務(wù)部:注：1、調(diào)價兩種以上產(chǎn)品請附清單。2、如單價調(diào)“增”請杠去“減”，類推。附件6：公司銷售返利清單運輸方式：年月日至年月日序號單位名稱銷售量返利金額提取方式銷售管理部初審財務(wù)部復(fù)審營銷副總裁審批財務(wù)總監(jiān)審批附件7：銷售返利結(jié)算單購貨單位：購貨時間：計算標準總計銷售數(shù)量折讓金額總經(jīng)理：董事長/事業(yè)部總經(jīng)理：銷售管理部：財務(wù)部主管：經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：附件8：