ERP采購培訓教程

采購培訓基礎數(shù)據(jù)供應商檔案采購員設置審批層次單據(jù)控制危險類代碼檢驗代碼自動來源供應商項目目錄冊業(yè)務流程請購單詢價單報價單采購定單接收檢驗入庫退貨采購模塊培訓內容可以建立供應商檔案，維護供應商必要的數(shù)據(jù)。包括名稱、編號和地址。供應商管理1可以在線的查詢供應商信息?？梢越㈦S機的供應商質量、成本、服務、差異報告。可以合并供應商。可以建立供應商列表。采購員設置2采購員只能建立自己的采購訂單。在系統(tǒng)中，若你是采購員，則你所建立的任何單據(jù)，只能是由你負責。在系統(tǒng)中，可以設置采購員采購件的分類。例如：采購員A負責采購五金類；采購員B負責采購機電類；思考：采購員是否需要負責采購不同的物料分類。審批層次3審批層次確定了企業(yè)的采購業(yè)務中，由誰來審批；并且若某人無權審批時，又由誰來審批。審批層次由以下要素組成：雇員:在采購中即是參與采購業(yè)務的人員。工作(job)：在采購業(yè)務中指采購、審批、計劃。職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務。如供應科科長、采購員。審批層次結構3.1審批層次結構將雇員、工作、職位結合成樹狀結構。例如：若工作包括采購、審批；職位包括采購員、供應課課長、物流總監(jiān)、財務總監(jiān)、總經(jīng)理；雇員包括A、B、C、D、E、F六人分別擔任不同職務。則審批層次可為:采購審批采購員財務總監(jiān)總經(jīng)理物流總監(jiān)供應科科長采購員采購審批審批審批ABCDEF思考：若要建立采購審批層次，需要哪些數(shù)據(jù)。單據(jù)控制4單據(jù)指的是采購業(yè)務中出現(xiàn)的文本。如請購單、采購訂單等等。單據(jù)控制包含三類：單據(jù)的安全級別單據(jù)的訪問級別單據(jù)批準的規(guī)則單據(jù)控制通過嚴格的文本審批和安全控制保證只有被授權的人才能操作單據(jù)，影響采購業(yè)務。單據(jù)的安全級別4.1單據(jù)的安全級別用來表明誰能存取單據(jù)。安全級別有4種：公共的：系統(tǒng)中所有用戶都可存取該單據(jù)。私有的：單據(jù)創(chuàng)建者和審批者可存取該單據(jù)。采購的：單據(jù)創(chuàng)建者、審批者和所有的采購員可存取該單據(jù)。層次的：單據(jù)創(chuàng)建者、審批者和所有審批層次上高于單據(jù)創(chuàng)建者的用戶。例如：設置計劃采購訂單為私有的，則只有輸入計劃采購訂單和審批該訂單的人可以存取。設置采購請購單為采購的，則所有的采購員、審批該單據(jù)人和提出請購者能存取該單據(jù)。單據(jù)的訪問級別4.2單據(jù)的訪問級別用來確定能存取單據(jù)的用戶能對單據(jù)做怎樣的操作。訪問級別有3種：僅查看：只允許查看單據(jù)?？尚薷模嚎刹榭础⑿薷?、凍結、關閉單據(jù)。完全的：可查看、修改、凍結、關閉、取消、最終關閉單據(jù)。注意：中有兩個訪問選項級別高于以上訪問級別，自己可審批：若該選項為Yes，則建立單據(jù)的用戶可自己審批；審批者可修改：審批單據(jù)的用戶可修改該單據(jù)。注意：建立單據(jù)者對自己的單據(jù)可作除審批以外的操作。系統(tǒng)的訪問控制對已存在的單據(jù)作用；用戶若能進入建立單據(jù)的窗口，就能建立單據(jù)。單據(jù)的審批規(guī)則4.3審批規(guī)則通過職位、審批權限、單據(jù)類型構成。職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務。如供應科科長、采購員。單據(jù)類型：采購業(yè)務中出現(xiàn)的文本類型。如標準請購單、內部請購單、一攬子協(xié)議、計劃采購訂單、標準采購訂單。審批權限：可以控制以下幾方面的權限。科目、分類、金額、位置。例如：某人只能審批10000元五金類采購訂單，則設置為采購訂單，10000元，五金類。單據(jù)的審批規(guī)則構成4.3.1審批規(guī)則確定了某職位對某單據(jù)類型具有怎樣的審批權限。例如：供應科科長可審批標準請購單，可審批10萬元的標準采購訂單物流總監(jiān)可審批計劃采購訂單，可審批100萬元的標準采購訂單供應科科長審批標準請購單10萬元物流總監(jiān)審批標準采購訂單100萬元思考：審批權限應該如何設置危險類代碼5危險類是對具有危險的物料的分類。其代碼會出現(xiàn)在采購訂單上，提供給供應商以保證以相應的安全手段運輸物料。例如：易燃類易爆類劇毒類放射類思考：危險類代碼提供給供應商的作用和企業(yè)會有哪些危險類。檢驗代碼6檢驗代碼用于接收檢驗時分配給該次接收的物料，表明該物料的質量等級。例如：一等品A二等品B三等品C不合格D自動來源7自動來源規(guī)則確定了在建立標準采購訂單時，價格可自動出現(xiàn)。可查詢報價單。在自動規(guī)則中，指明了物品、供應商和單據(jù)（報價單或計劃采購訂單）例如：在自動來源規(guī)則中設置A物品由供應商B、C提供，現(xiàn)有與B有關的標價單D和與C有關的報價D和計劃采購訂單E。在建立采購A的訂單時，我們可以根據(jù)自動來源規(guī)則尋找相應價格。思考：如何應用自動來源規(guī)則。供應商目錄冊8供應商項目目錄冊用來查詢物品的歷史價格、自動規(guī)則等情況。若曾經(jīng)采購過某物品，即系統(tǒng)中存在采購訂單，則在建立新的采購訂單時，可以從供應商項目目錄冊中查到相應的情況，從而得到比較合理的價格。思考：使用供應商項目目錄冊的優(yōu)點。業(yè)務流程9采購申清審批申請詢價報價采購定單接收物品采購計劃批準發(fā)票,付款采購請求9.1請購單：反映物料需求的單據(jù)。請購行為是采購行為的一個開始。請購單可以手工輸入，也以由模板生成。采購詢價9.2詢價單是反映本方需求，要求供應商作出回答的單據(jù)。在詢價單中，有物品、數(shù)量、日期、發(fā)貨等信息。建立詢價單后可輸入供應商的清單，表示該詢價單要發(fā)給哪些供應商，并且可注明反饋途徑，如：電子郵件、傳真等。報價單是供應商對詢價單的反饋。在建立采購訂單時，可以引用報價單。采購訂單9.3采購訂單：用來明確表示一次采購業(yè)務。采購訂單中包含了訂單應包含的信息。如定購的物品，數(shù)量，價格，要貨時間，發(fā)貨情況，接收情況和付款、運費等其它條款。采購訂單需要審批，原因是價格的存在。所以采購訂單可能會存在多版本，所以采購訂單不同于采購合同。采購訂單類型9.3.1采購訂單類型用來表示與供應商的一種業(yè)務類型。比較：標準采購訂單：表示一次采購，適用于緊急采購和零星采購。包含了訂單應有的信息。計劃采購訂單：表示長期定購，適用與供應商的一攬定購。包含了含了訂單應有的信息。一攬子協(xié)議：與計劃采購訂單類似，但沒有價格信息，只有總金額。合同采購訂單：與一攬子協(xié)議類似，但沒有物品信息。使用：除標準采購訂單外，其它類型在使用時需要下達審批成為實際訂單。思考：計劃采購訂單、一攬子訂單、標準采購訂單和合同采購訂單的用法。采購訂單建立9.3.2采購訂單建立有手工和自動兩種。手工：手工建立訂單，輸入必要信息提交審批。自動：采購訂單建立有兩種方式。1.通過請購單匯總，自動生成采購訂單。2.下達采購計劃訂單、一攬子計劃和合同訂單。采購接收9.4采購接收選項：用來控制采購接收時各種可能性。采購接收路徑：用來控制接收是否檢查，是否直接入庫采購接收選項9.4.1采購接收選項：用來控制采購接收時各種可能性。允許替代接收：是否可以用替代品代替定購物品。允許未定購接收：訂單上沒有定購的物品是否可接收。允許快速接收：是否可以一次性按訂單全部接收。接收日期容限：到貨日期是否允許有差異，允許該如何反應。接收數(shù)量容限：到貨數(shù)量是否允許有差異，允許該如何反應。是否強制收貨地：供應商將物品發(fā)往其它地是否可接收。采購接收路徑9.4.2采購接收路徑有三種類型。標準接收：接收和入庫分兩次做。直接接收：接收入庫一次完成。需要檢查：接收后經(jīng)檢驗合格才能入庫。接收入庫接收地點接收入庫接收檢驗入庫合格不合格接收9.4.2.1接收：表示貨到，并不表示認可該批貨物。接收要根據(jù)采購訂單做接收。在作接收時，可以通過查找窗口，根據(jù)一定的條件尋找可接收的訂單。例如：以某供應商為條件，可接收有該供應商的訂單。若要進行未定購接收，可在查找窗口標注未定購。一次接收以接收單據(jù)號為標志。不同批次的接收可記錄在同一單據(jù)號。在接收時輸入物品、接收數(shù)量后，可以選擇標準接收或快速接收。檢驗9.4.2.2檢驗：物料檢驗的評價可用質量代碼標識。一次檢驗必須根據(jù)接收單而來。同樣可以在查找窗口中輸入一定條件來查找相應的接收單。檢驗后的動作只要接受和拒絕兩種。對于合格或不合格的物料，可以在質量代碼中標識其質量等級。系統(tǒng)中檢驗就是輸入數(shù)量和質量代碼后選擇接受或拒絕。被拒絕的物料可再次被檢驗。比較：接收是表示貨到；接受表示貨可入庫。思考：接收與接受的區(qū)別。檢驗9.4.2.3入庫：檢驗合格方可入庫。一次入庫根據(jù)檢驗而來。同樣可以在查找窗口中輸入一定條件來查找相應的檢驗單。檢驗合格的物料可以分批次入庫。即合格的100件物品可分50件、50件入庫。在采購模塊中做入庫，在庫存模塊中會自動產(chǎn)生庫存事務，影響庫存量。產(chǎn)生應收帳9.5物料入庫以后會自動產(chǎn)生應付帳。在采購設置中，可以標識產(chǎn)生應付帳的條件。即2路匹配：發(fā)票與采購訂單匹配；3路匹配：發(fā)票與采購訂單與入庫單匹配；4路匹配：發(fā)票與采購訂單與入庫單與檢驗單匹配；思考：幾路匹配在產(chǎn)生應付帳時是最合適的。演講完畢，謝謝觀看！附錄資料：不需要的可以自行刪除30

ERP系統(tǒng)介紹

31內容索引ERP系統(tǒng)的提出ERP系統(tǒng)的發(fā)展歷程ERP系統(tǒng)的管理思想ERP系統(tǒng)的主要功能ERP系統(tǒng)的成功應用條件ERP系統(tǒng)的具體實施過程南高齒ERP系統(tǒng)應用方案32一.ERP系統(tǒng)的提出ERP系統(tǒng)的提出90年代初由美國IT分析公司GartnerGroup提出根據(jù)IT發(fā)展及企業(yè)對供應鏈管理的需要提出今后制造業(yè)管理信息化發(fā)展趨勢和即將發(fā)生的變革ERP即EnterpriseResourcePlanning33二.ERP系統(tǒng)的發(fā)展歷程’60年代 ’70年代 ’80年代 ’90年代開環(huán)MRP 閉環(huán)MRP MRPII ERP 物料需求計劃 MaterialRequirementsPlanning

制造資源計劃

ManufacturingResourcePlanning

企業(yè)資源計劃

EnterpriseResourcePlanning

生產(chǎn)過程 內部物流與資金流全社會供應鏈資源34供應商生產(chǎn)車間分銷網(wǎng)絡客戶企業(yè)供應鏈有效縮短供應鏈各環(huán)節(jié)間的響應時間三.ERP系統(tǒng)的管理思想35精良生產(chǎn)同步工程敏捷制造供應鏈資源管理事先計劃事中控制三.ERP系統(tǒng)的管理思想36ERP支撐供應鏈管理銷售計劃銷售分析生產(chǎn)計劃產(chǎn)能平衡作業(yè)計劃工藝路線采購計劃庫存BOM成品庫存工程技術營銷網(wǎng)絡三.ERP系統(tǒng)的管理思想37總帳總帳憑證報表工資人力資源應收帳款應付帳款固定資產(chǎn)設備維護銷售采購成本生產(chǎn)原材料產(chǎn)成品iProcurmentiStore四.ERP系統(tǒng)的主要功能38五.ERP系統(tǒng)的成功應用條件警惕IT“黑洞”美國八十年代IT投資1萬億美元藍領減少6%，產(chǎn)出增長15%，表面上勞動生產(chǎn)率提高21%。但白領增長21%，生產(chǎn)率下降6%中國八十年代MRPI