秘書接聽電話的禮儀

第第頁秘書接聽電話的禮儀

接聽電話的步驟

1、接聽電話前：

⑴、預(yù)備筆和紙：假如大家沒有預(yù)備好筆和紙，那么當(dāng)對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓來賓在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要預(yù)備好筆和紙。

⑵、停止一切不須要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。

⑶、運用正確的姿態(tài)：假如你姿態(tài)不正確，不當(dāng)心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿足。

⑷、帶著微笑快速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱忱。

2、接聽電話

⑴、三聲之內(nèi)接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要留意：

①、留意接聽電話的語調(diào)，讓對方感覺到你是特別愿意援助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑;

②、留意語調(diào)的速度;

③、留意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的`語言方式來使對方感到不受歡迎;

④、留意雙方接聽電話的環(huán)境;

⑤、留意當(dāng)電話線路發(fā)生故障時，需要向?qū)Ψ酱_認(rèn)緣由;

⑥、留意打電話雙方的立場。

⑦、當(dāng)聽到對方的談話很長時，也需要有所反映，如運用“是的、好的”等來表示你在聽。

⑵、主動問候，報部門介紹自己;

⑶、假如想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎?”;

⑷、須擱置電話時或讓來賓等待時;應(yīng)予以說明，并至歉。每過20秒留意一下對方，向?qū)Ψ搅私馐欠袂樵傅认氯ァ?/p>

⑸、轉(zhuǎn)接電話要快速：每一位員工都需要學(xué)會自行解決電話問題，假如自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機上，并要讓對方知道電話是轉(zhuǎn)給誰的。

⑹、對方需要援助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應(yīng)盡力去援助來賓，對于每一個電話都能做到以下事情①、問候②、賠禮③、留言④、轉(zhuǎn)告⑤、立刻幫忙⑥、轉(zhuǎn)接電話⑦、徑直回答(解決問題)⑧、回電話

⑺、感謝對方來電，并禮貌地結(jié)束電話：在電話結(jié)束時，應(yīng)用積極的立場，同時要運用對方的名字來感謝對方。

⑻、要常常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊敬。

留言五要素

致：即給誰的留言

發(fā)自：誰想要留言

日期：最好也包括詳細(xì)時間

記錄者簽名：有助于查找線索，或弄清不明白的地方

內(nèi)容：詳細(xì)的說話內(nèi)容

打電話的一些簡約技巧

1、假如接到的電話是找你的上級時，不要徑直回答在還是不在，要詢問清晰對方的姓名和大略意圖，然后說幫您找一下。將所了解的狀況告知你的上級，由他判斷是否接電話。

2、打電話時，列出要點，避開糜費時間。

3、在打電話之前，要準(zhǔn)備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿態(tài)。

4、假如你找的人不在，可以問一下對方什么時間可以再打電話或請其回電話，同時，要將自己