辦公用品管理流程

辦公用品管理流程文件編號：第6頁共13頁辦公用品管理流程1目的本文件規(guī)定了XX農村銀行（以下簡稱“本行”）辦公用品管理的流程及控制要點，旨在加強辦公用品管理，規(guī)范采購、領用、保管等行為，控制行政性支出。2適用范圍本文件適用于本行辦公用品管理活動。3定義、縮寫與分類3.1定義辦公用品：是指因工作需要采購的除固定資產外的各類日常用品。3.2縮寫無3.3分類1）辦公設備：包括保險柜、白板、標簽機、傳真機、打印機、電話機、復印機、考勤機、收銀機、碎紙機、裝訂機、塑封機、熱熔機、帶膜機、鑰匙箱、電子白板、投影機、幻燈機、打字機、一體機、鐵柜、空氣凈化器、膠裝機等；2）電腦耗材：包括各種原裝以及品牌硒鼓、墨盒、打印機填充墨水、軟盤、刻錄盤、鼠標、鼠標墊、鍵盤、電腦清潔用品、耳機等；3）數碼系列：包括U盤、MP3播放器、數碼錄音筆、移動硬盤、數碼攝像頭等；4）辦公用紙：包括復印紙、打印紙、傳真紙、相片紙、收銀紙、彩噴紙、信紙/稿紙、包裝紙、卡紙、海報紙、皮紋紙、宣紙、名片紙、其他紙品等；5）辦公用筆：包括白板筆、鋼筆、記號筆、毛筆、簽字筆、熒光筆、圓珠筆、中性筆、臺筆、筆芯、鉛筆、鉛芯、激光筆、繪圖筆、油漆筆、光盤筆、粉筆等；6）財務用品：包括點驗鈔機、支票打印機、號碼機、手提金庫、印章箱、憑單憑證、表格單據、檔案用品、復寫紙、財務附件、賬皮賬芯、賬簿賬冊、印臺、印油、原子印章、轉輪印章、組合印章、信封等；7）本、簿類：包括記事簿、日記簿、萬用手冊、賓客簽到冊、地址簿、電話簿、活頁簿等；8）桌面用品：包括筆筒、筆座、打孔器、地球儀、放大鏡、日歷座、濕指器、書立、文稿架、寫字板、告示貼、標簽系列、便條紙、訂書機、起釘器、膠帶/雙面膠、修正液、修正帶、膠水/膠棒、名片盒、名片冊、削筆器、轉筆刀、筆盒、筆袋、板擦、壁紙刀、剪刀、墊板、三針一釘等；9）資料管理：包括文件柜、文件筐、文件盤、報刊架、雜志架、展示架、公文籃、檔案盒等；10）文件夾冊：包括板夾、公事包、證件卡、資料冊、彈簧夾、打孔夾、抽桿夾、文件套、像冊、名片冊、票據夾、拉鏈袋、按扣袋、檔案袋等；11）測繪用品：包括繪圖筆、繪圖橡皮、繪圖模板、繪圖圓規(guī)、測繪用尺等；12）裝訂用品：包括裝訂膠片、裝訂夾片、裝訂膠圈、熱熔封套、封面紙、憑證裝訂機等；13）日用勞保：包括日化清潔用品、勞保用品、食品/飲品、生活用紙、紙杯、燈泡燈管、證書獎狀、膠卷、指示牌、電源插座、電池等；14）商務禮品、案頭擺設等。4職責與權限部門/崗位職責與權限不相容職責主管領導審批辦公用品年度和月度采購計劃。綜合辦公部門/主任崗1）審核辦公用品年度和月度采購計劃；2）審批辦公用品領用申請；3）負責辦公用品管理的日常檢查與監(jiān)督。綜合辦公部門/后勤服務崗1）匯總各部門、分支機構辦公用品年度采購需求，編制辦公用品年度和月度采購計劃；2）按貨比三家的原則批量采購辦公用品；3）保管辦公用品，做到賬實相符；4）發(fā)放辦公用品并登記。 階段環(huán)節(jié)風險點6.1采購環(huán)節(jié)名稱:收集需求、編制計劃適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:后勤服務崗;職責要求:收集需求，編制計劃操作規(guī)范:綜合辦公部門后勤服務崗收集各部門、分支機構上報的《辦公用品需求計劃表》（附件一），匯總編制本行辦公用品年度和月度采購計劃，報綜合辦公室主任審核。6.1采購環(huán)節(jié)名稱:審核適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:主任崗;職責要求:審核采購計劃操作規(guī)范:1）審核本行辦公用品年度和月度采購計劃的必要性和合理性，及時報主管領導審批；2）臨時追加的零星采購計劃，也必須經綜合辦公室主任審核同意后報主管領導審批。風險描述:對采購計劃審核把關不嚴,違規(guī)審核通過不必要的采購計劃,辦公用品日常購置混亂，浪費行政資源。風險等級:低風險控制措施:實施計劃和預算控制，按內審頻率實施內部審計?？刂撇块T:行長;控制崗位:主管領導;6.1采購環(huán)節(jié)名稱:審批適用部門:行長;適用崗位:主管領導;職責要求:審批采購計劃操作規(guī)范:1）審批本行辦公用品年度和月度采購計劃，確定是否符合厲行節(jié)約原則；2）審批臨時追加的辦公用品采購計劃，確定是否必須追加計劃，是否確因工作需要。6.1采購環(huán)節(jié)名稱:采購適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:后勤服務崗;職責要求:按審批的采購計劃采購辦公用品操作規(guī)范:1）辦公用品采購要雙人同行，要遵循貨比三家、明碼標價和公開、公正、公平的原則；2）對大宗商品（一次2萬元以上）必須按照《集中采購管理操作流程》進行采購，其中需要招標的，綜合辦公部門應根據擬采購的辦公用品用途，按照《招標操作流程》組織相關部門成立招標小組，以招標方式采購。3）采購的辦公用品必須是由合法的市場主體生產的合法產品，有保質期要求的辦公用品必須在保質期內。風險描述:未正確履行崗位職責,超采購計劃品種、規(guī)格、型號、價格、范圍等采購辦公用品；或未堅持貨比三家的原則采購辦公用品,支出超計劃，造成不必要的行政資源浪費。風險等級:中等風險控制措施:對采購行為進行日常監(jiān)督，每月不少于一次內部自查。同時，實施必要的內部審計，及時發(fā)現違規(guī)采購行為并進行糾正，必要時對責任人采取處罰措施?？刂撇块T:綜合辦公部門;內部審計部門;控制崗位:主任崗;經理崗;6.2保管環(huán)節(jié)名稱:入庫保管適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:后勤服務崗;職責要求:按規(guī)定妥善保管采購及庫存的辦公用品操作規(guī)范:1）填寫《辦公用品入庫單》（附件二），采購和保管雙方簽字確認，采購結束后三日內必須完成；2）采購和庫存的辦公用品必須登記造冊（附件三），綜合辦公部門必須做到每月一次盤點和檢查，內部審計部門應按內審工作頻率組織開展辦公用品管理情況的檢查；3）應加強庫房管理，防止失竊、火災、失潮；庫房禁止其他無關人員出入，庫房保管人員不得挪用物資。6.3領用環(huán)節(jié)名稱:申請領用適用部門:分支機構;相關部門;適用崗位:相關崗;相關崗;職責要求:申請領用操作規(guī)范:各部門、分支機構根據實際需求領用辦公物品，填寫《辦公用品領用單》（附件四），經本部門、分支機構負責人審核同意后，上報綜合辦公部門領取。6.3領用環(huán)節(jié)名稱:審批適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:主任崗;職責要求:審批領用申請操作規(guī)范:審批各部門上報的辦公用品領用申請，確定是否在需求計劃之內，是否確因工作需要，并在《辦公用品領用單》（附件四）上簽署是否同意領用的明確意見。風險描述:違規(guī)審批,審批通過不合理的領用申請,造成資源浪費，削弱了辦公用品領用環(huán)節(jié)的控制力。風險等級:中等風險控制措施:通過本條線自查發(fā)現并及時糾正；通過內審糾正違規(guī)審批行為?？刂撇块T:內部審計部門;控制崗位:經理崗;6.3領用環(huán)節(jié)名稱:發(fā)放適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:后勤服務崗;職責要求:按審批的領用單發(fā)放辦公用品操作規(guī)范:1）發(fā)放辦公用品時，要做到當面點清，在確認物品名稱、規(guī)格型號、數量無誤后，由領用人在《辦公用品領用單》（附件四）上簽字確認；2）對耐用辦公用品的使用人或負責保管人員要登記造冊備查；3）憑領用單在《辦公用品登記簿》（附件三）上登記，銷記發(fā)出物品，結出賬面庫存。辦公用品保管人員應每月進行一次庫存盤點，確保賬實相符。7檢查監(jiān)督牽頭檢查部門檢查內容檢查頻次報告路線檢查結果利用綜合辦公部門1）辦公用品采購、保管、發(fā)放程序是否符合規(guī)定和要求；2）庫存辦公用品賬實是否相符。每月一次主管領導規(guī)范辦公用品采購、保管、發(fā)放程序。內部審計部門辦公用品采購、保管、發(fā)放制度執(zhí)行情況。按內審工作頻率審計委員會持續(xù)改進8附件附件一：《辦公用品需求計劃表》附件二：《辦公用品入庫單》附件三：《辦公用品登記簿》附件四：《辦公用品領用單》

附件一：辦公用品需求計劃表申報部門：年月日序號品種規(guī)格數量備注部門負責人意見綜合辦公部門意見主管領導意見附件二：辦公用品入庫單