文控管理制度

文控管理制度3.2文件屬性及分類根據(jù)公司的實際情況，文件可以按業(yè)條活動、管控方式、文件載體、管理方法、保密等級、屬性、來源和保存時間等標準進行分類。其中，按業(yè)條活動可分為銷售文件、研發(fā)文件、供應商文件、制造生產文件、工程工藝文件、質量管理文件、行政（后勤）管理文件、人事管理文件和財務文件等。按管控方式可分為受控文件和非受控文件。按文件載體可分為紙質文件和電子文件。按管理方法可分為集中管理和分散管理。按保密等級可分為絕密、機密、秘密和公開。按屬性可分為規(guī)定性文件、事務性文件和技術文件。按文件來源可分為外來文件和內部文件。按保存時間可分為永久（30年以上）、長期（15-30年）和短期（15年以下）。按文件的生命周期可分為“制作、受控發(fā)行、歸檔、廢止”四個階段。3.3權責文控的工作職責包括規(guī)范公司文件的模板、格式、版本、權限和密級等方面。3.1文件管理的內容3.1.1對公司文件的分類、歸檔、存儲、檢索、保密等方面進行管理；3.1.2對公司文件的模板、格式、版本、權限、密級、字體等方面進行審查；3.1.3對受控、發(fā)行、紙檔的發(fā)放、回收、銷毀進行管理；3.1.4協(xié)調質量管理部及相關部門對體系文件進行監(jiān)督、管控并提供審核利用；3.1.5對外來文件如法規(guī)、標準、公文、證書等進行受控和管制；3.1.6對除以上文件以外的其他文件進行管制；3.1.7對歸檔的文件進行集中管理。3.2各部門的權責3.2.1按照《文件控制程序》規(guī)定制作和使用文件；3.2.2對辦理完畢、具有保存價值的文件進行歸檔，并定期向文控移交；3.2.3自覺遵守文件管理的相關規(guī)定，并監(jiān)督和建議文控的管理工作。4管理規(guī)定4.1制作階段4.1.1需要草擬文件時，必須遵循公司對文件要素的規(guī)定。參見《文件控制程序》；4.1.2文件的制作4.1.2.1對于規(guī)定性文件，在制作編輯文件之前，必須向文控申請文件編號，并正確編寫文件名稱。例如，體系文件的文件名稱應由文件編號、文件標題和文件制作時間組成；4.1.2.2對于事務性文件，則按照文件編號規(guī)則，部門自行編制一套編號進行管控。4.1.3若需要修訂文件，則必須向文控索要可編輯電子檔；4.1.4文件的編輯必須對文件的模板、版本、修訂履歷、密級、文件屬性等進行編輯。4.2受控發(fā)行階段4.2.1受控發(fā)行流程核準簽發(fā)審核受控發(fā)行啟動流程。4.2.1.1對于內部公文，在OA上提交啟動流程，由文控審核文件字體、模板、格式、署名等方面，通過后提交到其部門主管領導進行審核文件內容。若通過，則提交到總經理或副總經理核準簽發(fā)，并由管理印章的人員在落款處加蓋公司印章，文件受控發(fā)布；若未通過，則駁回到文件流程源頭，由文件作者重新修改編輯，再重新提交。對于外來公文，則由收文部門掃描后，掃描件和原件移交文控受控。4.2.1.1對于規(guī)定性文件（如規(guī)章制度、SOP等），在OA上提交啟動流程，由文控審核文件字體、模板、格式、署名等方面，通過后提交到其部門主管領導進行審核文件內容。若通過，則提交到相關部門會審，若通過，則直接提交下一節(jié)點，若未通過，則駁回流程起點。最終由管理者審批核準簽發(fā)，文控受控發(fā)布。4.2.1.3事務性文件不需要在OA上發(fā)布，只需在部門之間進行控制，例如聯(lián)絡單和申請。4.2.1.4技術文件需要在PLM或OA上進行流程控制，并發(fā)行紙質文件到各部門。文控需要加蓋受控章和受控時間，并將其發(fā)放到相關部門。如果是修訂版本文件，則需要收回舊文件。如果需要發(fā)放到外部，則需要文控加蓋非受控章。4.2.1.5資質文件和認證文件收到后，收文部門需要對其進行掃描，然后將原件和掃描件移交文控受控。文控需要對新收到的文件整理保管，并將不涉密的電子文件發(fā)布到OA和服務器公共文件夾中，以方便公司業(yè)務人員使用。掃描件需要滿足無黑邊、無傾斜、圖像清晰無模糊的要求，以方便讀取。4.2.1.6合同協(xié)議簽訂完畢后，原件和電子文件需要移交文控。本部門可以保留一份使用。4.3歸檔階段4.3.1部門歸檔4.3.1.1具有長期保存和參考價值的文件，文件辦理部門需要將文件和產生的后續(xù)過程和結果文件一并歸檔。按照料類別和事件整理，與其他歸檔文件一并向文控定期移交集中保存。移交時間為：年初即1月移交上年度下半年的歸檔文件；年中即7月份移交上半年的歸檔文件。4.3.1.2記錄性文件需要對每個工作年度的記錄文件進行歸檔，由本部門保管，以便隨時查閱參考。4.3.2文檔整理歸檔4.3.2.1文控各部門需要定期完整收集具有保存價值的文件。4.3.2.2按照文件屬性等對文件進行分類整理立卷。4.3.2.3整理完畢的檔案文件按類別入庫保存。4.3.2.4利用4.3.2.4.1為方便公司內部人員查閱檔案，文控人員在公司OA上公布不帶任保密級的檔案目錄。借閱利用者需要經過OA“檔案借閱”流程申請，申請通過后方可到檔案室辦理借閱利用手續(xù)。4.3.2.4.2公司各部門因工作需要查閱本部門歸檔的檔案。非本部門的不涉密檔案可以直接到檔案室調閱、查閱，但需要經文件歸檔部門領導同意。涉密的檔案需要由總經理批準，方可借閱利用。4.3.2.4.3借閱者需要愛護檔案文件，不得有涂寫、折疊、勾畫、撕毀等有損檔案文件的行為。如果需要摘錄或復印，應由文控加蓋文控章為資證明。對重要的或密級的檔案需要復制時，需要經有關部門領導同意。4.3.2.4.4檔案使用完畢后，需要及時歸還。文控在接收歸還的檔案時需要仔細檢查核對。4.4廢止4.4.1紙質文件的處理：各部門回收受控文件的舊版本，加蓋作廢章，對涉密文件進行破碎銷毀處理，不涉密的可作廢紙?zhí)幚?。非受控文件可以在文件內容面劃叉標識作廢處理。4.4.2電子文件的處理：將其放到作廢文件夾中。5數(shù)據(jù)備份5.1數(shù)據(jù)備份的范圍包括系統(tǒng)數(shù)據(jù)（如ERP、PLM、OA、郵件系統(tǒng)等）、技術文件電子檔、關鍵部門和關鍵崗位人員工作電腦數(shù)據(jù)。關鍵部門指涉及公司核心信息、直接影響公司運行成效的部門，如研發(fā)部；關鍵崗位指涉及部門內核心信息、直接影響部門或公司工作成效的崗位。5.2備份周期根據(jù)數(shù)量不同而不盡相同。系統(tǒng)數(shù)據(jù)每季度末備份一次，技術文件每月月底備份一次，關鍵部門和關鍵崗位人員每年年末備份一次，流動性比較大的崗位每季度末備份一次。關鍵崗位人員離職前一周需要備份其電腦數(shù)據(jù)。其他數(shù)據(jù)備份依據(jù)性質和實際情況進行。5.3備份要求：備份數(shù)據(jù)保持可讀性，所需的載體和介質必須選用優(yōu)質的移動硬盤和光盤。5.4備份操作：由文控和IT人員（或網(wǎng)絡工程師）共同進行備份，備份記錄需雙方簽字確認，備份數(shù)據(jù)一式二份。5.5備份數(shù)據(jù)的保管：由文控將備份數(shù)據(jù)的移動硬盤或光盤整理著錄，標注其內容、時間、數(shù)據(jù)量、編號等。備份數(shù)據(jù)一式二份，由總經理分派專人分別保存。定期檢查保存環(huán)境，防潮、防盜、放高溫。定期檢查備份數(shù)據(jù)的可讀性，若出現(xiàn)不可讀，查看數(shù)據(jù)標注，核定其修復價值，若需修復，需及時修復。須定期對備份數(shù)據(jù)的保存價值進行鑒定，對無需保存的數(shù)據(jù)上報總經理，經總經理核準后，對數(shù)據(jù)進行銷毀，并做好銷