常規(guī)會議的組織-商務(wù)洽談會（會議策劃組織課件）

專題會議的組織目錄Contents商務(wù)洽談會任務(wù)1任務(wù)2信息發(fā)布會任務(wù)3聯(lián)誼會任務(wù)4慶祝會Part01項(xiàng)目描述商務(wù)洽談，是與政治、軍事、文化、公民事務(wù)等方面的洽談相對而言的，指的是雙方或多方利益主體，就一切有形、無形資產(chǎn)的交易事務(wù)（即商務(wù)）進(jìn)行有關(guān)數(shù)量、質(zhì)量、特性、價(jià)格、收發(fā)貨等事項(xiàng)的洽商與談判，以便最終達(dá)成協(xié)議或合作的一系列交際活動。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)商務(wù)洽談會的特點(diǎn)及類型形式1商務(wù)洽談會舉辦方的主要工作2任務(wù)一商務(wù)洽談會商務(wù)洽談會參會者的主要工作3Part03項(xiàng)目驅(qū)動參會人員的“團(tuán)隊(duì)性”參會的各洽談方之間的“競合性”洽談會的成果主要是洽談各方簽訂的經(jīng)濟(jì)協(xié)約商務(wù)洽談會特點(diǎn)（一）商務(wù)洽談會的特點(diǎn)一、商務(wù)洽談會的特點(diǎn)及類型形式Part03項(xiàng)目驅(qū)動（二）商務(wù)洽談會的類型一、商務(wù)洽談會的特點(diǎn)及類型形式1根據(jù)圍繞同一議題進(jìn)行洽談的利益主體數(shù)量不同雙邊洽談會多邊洽談會商品貿(mào)易洽談會2根據(jù)談判的議題（客體）不同勞務(wù)合作洽談會融資、投資洽談會技術(shù)貿(mào)易洽談會合作項(xiàng)目洽談會3根據(jù)洽談地相對于參會方的主客位置不同主座洽談會客座洽談會主客座洽談會第三方洽談會4根據(jù)洽談會的參會者是否跨越國境國內(nèi)商務(wù)洽談會國際商務(wù)洽談會Part03項(xiàng)目驅(qū)動（一）商務(wù)洽談會舉辦方案的策劃與評估二、商務(wù)洽談會舉辦方的主要工作了解參會各方的歷史和現(xiàn)實(shí)情況現(xiàn)實(shí)成果和未來發(fā)展前景舉辦商務(wù)洽談會必要性分析1Part03項(xiàng)目驅(qū)動商務(wù)洽談會的舉辦機(jī)構(gòu)商務(wù)洽談會的舉辦時(shí)間商務(wù)洽談會的舉辦地點(diǎn)商務(wù)洽談會的主要議題商務(wù)洽談會的規(guī)模商務(wù)洽談會的名稱基本部分限定部分洽談的客體標(biāo)識部分（1）確定商務(wù)洽談會的基本框架（一）商務(wù)洽談會舉辦方案的策劃與評估二、商務(wù)洽談會舉辦方的主要工作商務(wù)洽談會方案的擬定2Part03項(xiàng)目驅(qū)動（一）商務(wù)洽談會舉辦方案的策劃與評估二、商務(wù)洽談會舉辦方的主要工作商務(wù)洽談會方案的擬定2（3）商務(wù)洽談會工作日程（2）會務(wù)工作的組織結(jié)構(gòu)及

人員分工計(jì)劃即對負(fù)責(zé)洽談會籌備和實(shí)施工作的組織及其人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。即在時(shí)間上明確在洽談會的籌辦和舉行過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作。Part03項(xiàng)目驅(qū)動（4）確定洽談會會議日程即會議舉辦期間參會者在各個(gè)時(shí)間段的會議與活動安排。（5）洽談會舉辦期間的相關(guān)活動計(jì)劃如策劃舉辦相關(guān)的論壇、新聞發(fā)布會、簽字儀式、慶祝簽約的晚會等。（6）商務(wù)洽談會的經(jīng)費(fèi)安排與預(yù)算（一）商務(wù)洽談會舉辦方案的策劃與評估二、商務(wù)洽談會舉辦方的主要工作商務(wù)洽談會方案的擬定2Part03項(xiàng)目驅(qū)動建立目標(biāo)參會者信息庫；1預(yù)定洽談會主會場和參會者入住的賓館、餐飲場所等；2編制參會邀請函及參會回執(zhí)，設(shè)計(jì)洽談會的宣傳資料；3發(fā)布舉行商務(wù)洽談會的信息，邀請相關(guān)組織參會；4起草開幕式議程、領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)言稿、主持詞、祝酒詞等；5訂制宣傳條幅、會議裝飾，為參會者準(zhǔn)備洽談的相關(guān)資料等；6邀請新聞媒體和到會前來助勢的嘉賓；7對主會場、分會場的環(huán)境做布置。8（二）商務(wù)洽談會的主要籌備工作二、商務(wù)洽談會舉辦方的主要工作Part03項(xiàng)目驅(qū)動01030204050607參會者報(bào)到、接待對邀請的嘉賓、對前來采訪的記者的接待與陪同對會場融洽氣氛的營造和維持根據(jù)洽談情況為各分會場或洽談室安排座次、準(zhǔn)備設(shè)備和器具對洽談會期間主要活動的安排、協(xié)調(diào)與服務(wù)會議期間的安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生、記錄保密、意外情況的處理等工作對參會者滿意度的調(diào)查和意見、建議的聽?。ㄈ┥虅?wù)洽談會期間的主要工作二、商務(wù)洽談會舉辦方的主要工作Part03項(xiàng)目驅(qū)動及時(shí)匯總整理各項(xiàng)資料統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)和評估播放視頻《商務(wù)洽談會的策劃與籌備》商務(wù)洽談會策劃與籌備的細(xì)節(jié)有哪些？討論（四）對辦會工作的總結(jié)二、商務(wù)洽談會舉辦方的主要工作Part03項(xiàng)目驅(qū)動洽談意向的建立相關(guān)信息的搜集洽談方案的設(shè)計(jì)洽談小組的成立確定洽談的目標(biāo)確定談判的要點(diǎn)洽談小組成員的到位洽談小組人員的分工協(xié)調(diào)（一）準(zhǔn)備階段的主要工作三、商務(wù)洽談會參會者的主要工作Part03項(xiàng)目驅(qū)動洽談氛圍的構(gòu)建確定洽談議程試探、摸底與報(bào)價(jià)交流信息逐項(xiàng)磋商開局階段實(shí)質(zhì)階段（二）洽談階段的主要工作三、商務(wù)洽談會參會者的主要工作Part03項(xiàng)目驅(qū)動達(dá)成最終的一致意見擬定合同雙方簽訂合同123（三）簽約階段的主要工作三、商務(wù)洽談會參會者的主要工作（四）會后的總結(jié)與感謝Part04技能訓(xùn)練為了擴(kuò)大我市企業(yè)與日本企業(yè)之間的經(jīng)貿(mào)合作和技術(shù)交流，應(yīng)我市外經(jīng)貿(mào)局、科技局的邀請，日本國大垣共立銀行將與我市外經(jīng)貿(mào)局、科技局共同舉辦“2009常州中日經(jīng)濟(jì)技術(shù)交流洽談會”，目的是通過日本企業(yè)與常州市當(dāng)?shù)仄髽I(yè)之間的技術(shù)交流和經(jīng)濟(jì)合作項(xiàng)目對接，為雙方企業(yè)尋求更多商務(wù)、技術(shù)、投資合作機(jī)會，以利用中日企業(yè)雙方的優(yōu)勢資源，尋求新的商機(jī)，共同應(yīng)對全球金融危機(jī)。時(shí)間：2009年5月18日—5月19日地點(diǎn)：常州市科教城三號樓二樓主辦單位：中方：常州市外經(jīng)貿(mào)局、常州市科學(xué)技術(shù)局日方：日本國大垣共立銀行、伊予銀行、京都銀行、七十七銀行、常陽銀行、中國銀行、福崗金融集團(tuán)（福崗銀行、熊本家庭銀行）、HOKUHOKU金融集團(tuán)（北陸銀行、北海道銀行）“2009常州中日經(jīng)濟(jì)技術(shù)交流洽談會”初步方案Part04技能訓(xùn)練日程安排：5月18日（周一）：11：00：13：30：14：00：14：20–16：30：17：00：18：00：5月19日（周二）：9：10：9：30：12：00：13：30：外賓抵達(dá)、會議、招待晚宴等日方企業(yè)到達(dá)常州武進(jìn)假日酒店，入住、午餐“2009常州中日經(jīng)濟(jì)技術(shù)交流洽談會”簽到“2009常州中日經(jīng)濟(jì)技術(shù)交流洽談會”開幕，請分管市領(lǐng)導(dǎo)到會致辭，請市外經(jīng)貿(mào)局、科技局領(lǐng)導(dǎo)到會主持會議、講話，日方主辦方代表致辭中日企業(yè)對接交流、洽談項(xiàng)目“2009常州中日經(jīng)濟(jì)技術(shù)交流洽談會”閉幕招待晚宴，請分管市領(lǐng)導(dǎo)出席并致祝酒詞，市外經(jīng)貿(mào)局、科技局領(lǐng)導(dǎo)，武進(jìn)外經(jīng)貿(mào)局、武進(jìn)招商局領(lǐng)導(dǎo)出席考察交流、項(xiàng)目洽談等日方企業(yè)代表從武進(jìn)假日酒店出發(fā)參觀武進(jìn)高新技術(shù)開發(fā)區(qū)、工業(yè)園區(qū)、相關(guān)企業(yè)等午餐（擬由武進(jìn)外經(jīng)貿(mào)局、招商局安排）交流考察結(jié)束、日方企業(yè)代表返程擬請武進(jìn)外經(jīng)貿(mào)局、武進(jìn)招商局安排接待日方企業(yè)考察訪問事宜Part04技能訓(xùn)練訓(xùn)練任務(wù)一：撰寫請根據(jù)以上方案提供的基本資料，為中方領(lǐng)導(dǎo)在5月18日的招待晚宴擬寫一篇祝酒詞。任務(wù)二：設(shè)計(jì)5月19日的考察交流、項(xiàng)目洽談事宜由武進(jìn)外經(jīng)貿(mào)局、武進(jìn)招商局負(fù)責(zé)安排，請為這兩個(gè)單位設(shè)計(jì)從籌備到實(shí)施的工作日程與任務(wù)分工。訓(xùn)練內(nèi)容訓(xùn)練要