高效工作的時間管理

第1頁時間管理課程――提升個人時間管理素質(zhì)2010年第2頁BingoGame

“如果”你每天多出來一個小時，你將用它做什么？

時間管理課程就是教會你如何實現(xiàn)這個“如果”！第3頁第一單元：時間管理的目的及意義第二單元：時間管理存在的問題

第三單元：時間管理的原則、方法

第四單元：時間管理常用工具

第4頁第一單元：時間管理的目的及意義這最后的半年中你將做的最重要的三件事是什么？中國汽車市場90％份額由跨國公司品牌占領(lǐng)！中國汽車市場90％份額由跨國公司品牌占領(lǐng)！一顆小行星將在半年后與地球碰撞，而且人類目前的技術(shù)無法改變，到那時，整個地球的生命將全部毀滅!!!

第5頁第一單元：時間管理的目的及意義一、時間的概念和特性1.時間的概念2.時間的特性2.1供給毫無彈性：2.2無法蓄積：2.3無法取代：2.4無法失而復(fù)得：

第6頁第一單元：時間管理的目的及意義二、時間管理的意義睡覺：21年工作：14年個人衛(wèi)生：7年

學(xué)習(xí)：4年開會：3年打電話：2年一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的

找東西：1年其它：3年

吃飯：6年旅行：6年排隊：6年第7頁第一單元：時間管理的目的及意義二、時間管理的意義1.個人的角度：2.公司的角度：

第8頁第一單元：時間管理的目的及意義第二單元：時間管理存在的問題

第三單元：時間管理的原則、方法

第四單元：時間管理常用工具

第9頁第二單元：時間管理存在的問題中國汽車市場90％份額由跨國公司品牌占領(lǐng)！中國汽車市場90％份額由跨國公司品牌占領(lǐng)！你是否終日忙碌卻覺得碌碌無為？你是否因不得不花更多的時間關(guān)注事業(yè)而忽略了與家人的溝通？你是否年紀(jì)輕輕就渾身是病而且精神委靡？你是否......

第10頁第二單元：時間管理存在的問題一、時間效率不高的原因分析

下面我們進(jìn)行一個測試，看看各位學(xué)員目前對自己時間的控制水平，請?zhí)顚憜柧恚阒恍杌卮餣es”O(jiān)r“No”

答“Yes”加1分，答“No”加0分

第11頁第二單元：時間管理存在的問題得分分析12—16分救命！你的時間管理急需改進(jìn)8—12分當(dāng)心！你得重新審視你的時間計劃4—8分可以！你的方向正確，但需要提高0—4分恭喜！請繼續(xù)保持第12頁第二單元：時間管理存在的問題二、時間效率不高的幾種常見現(xiàn)象

1.無計劃——豬八戒踩西瓜皮，滑到哪算哪2.拖延3.大包大攬——花費時間給別人幫忙而忽略自己的事情4.會議病——開會占用了過多的時間5.不速之客6.辦事缺乏條理第13頁你希望在這種環(huán)境下工作嗎？第14頁第二單元：時間管理存在的問題三、時光大盜——干擾

項目靜擾動擾現(xiàn)象找文件同事打擾桌面混亂會議走神郵件、傳真、電話措施立即改善接受或影響第15頁每日被打擾的頻率圖78910111213141516171819干擾頻率時間〔時〕〔次〕第16頁一開始就做最重要

的工作工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準(zhǔn)工作要求與體力水準(zhǔn)生產(chǎn)力高

的時間注：陰影部分表示在工作與體力水準(zhǔn)配合的情況下，生產(chǎn)力會顯著提高工作與體力配合的情況工作時間第17頁第二單元：時間管理存在的問題四、如何應(yīng)對動擾

1.影響圈2、影響力策略2.1直接控制的問題2.2可間接控制的問題：2.3無能為力的問題第18頁第一單元：時間管理的目的及意義第二單元：時間管理存在的問題

第三單元：時間管理的原則、方法

第四單元：時間管理常用工具

第19頁第三單元：時間管理的原則、方法一、時間管理理論的演變

著重利用便條與備忘錄

強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表

正流行、講求優(yōu)先順序的觀念。

第一代理論第二代理論第三代理論主張關(guān)鍵不在于時間管理，而在于個人管理

第四代理論第20頁第三單元：時間管理的原則、方法二、時間管理的原則

1.原則一：要事第一

我們用2個理論說明要事第一原則。80/20定律大石頭理論第21頁第三單元：時間管理的原則、方法二、時間管理的原則

1.原則一：要事第一“大石頭”理論石頭，砂子，水，如何才能把他們?nèi)垦b進(jìn)杯子里?第22頁第三單元：時間管理的原則、方法二、時間管理的原則

1.原則一：要事第一80/20定律

80%的銷售額源自20%的顧客；80%的電話來自20%的朋友；80%的問題來自20%的員工；80%的財富集中在20%的人手中

第23頁第三單元：時間管理的原則、方法二、時間管理的原則

1.原則一：要事第一日常生活中為什么有時候沒有先做大事呢？原因一抱著先處理完小事，再集中精力做大事的心態(tài)，但發(fā)現(xiàn)往往會是小事做完了以后會有新的小事出現(xiàn)，結(jié)果還是沒有時間做大事。原因二把最清醒的時間做了小事，效果最差。第24頁第三單元：時間管理的原則、方法二、時間管理的原則

2.原則二：輕重緩急有哪件事，你經(jīng)常做的話會對你個人生活或工作產(chǎn)生重大的正面影響，可是卻遲遲沒有去做?l改善人際關(guān)系（與愛人，朋友，同事相處，）l改善事先準(zhǔn)備工作（準(zhǔn)備工作做得更好）l更周詳?shù)匾?guī)劃與組織（工作和生活有目標(biāo)，規(guī)劃）l善待自己（保持良好的心情、健康、旅游、戒煙）l抓住機(jī)會（及時了解信息）l充實自我，增加能力（提高自身能力，學(xué)習(xí)）第25頁第三單元：時間管理的原則、方法二、時間管理的原則

1.原則二：輕重緩急2.1事件的分類每天我們都要面對許多事情，根據(jù)輕重緩急原則，我們將事情分為四種：重要緊急、重要不緊急、緊急不重要和不緊急不重要。通常用四象限法可以直觀的描述為：第26頁第三單元：時間管理的原則、方法二、時間管理的原則

1.原則二：輕重緩急2.1事件的分類（四象限法）重要性高M(jìn)2M1高度重要高度重要低度緊急高度緊急

M4M3

低度重要低度重要低度緊急高度緊急高緊急性第27頁M2有遠(yuǎn)見，有理想平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)M1壓力筋疲力盡危機(jī)處理忙于收拾殘局M4全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會維生M3短視近利危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計劃缺乏自制力人際關(guān)系浮泛重要性高緊急性高第三單元：時間管理的原則、方法二、時間管理的原則1.原則二：輕重緩急2.2時間的分配第28頁第三單元：時間管理的原則、方法二、時間管理的原則

1.原則二：輕重緩急2.3重要緊急的事是如何產(chǎn)生的舉例：大家可能聽說過，2005年初敦睦路服裝城大火的事，凌晨的一場大火，造成12個女工死亡，最小的才19歲，最大的25歲，年輕的生命消失了。第29頁第三單元：時間管理的原則、方法二、時間管理的原則

1.原則二：輕重緩急2.4重要不緊急的事什么時候做？意識到后就馬上行動第30頁第三單元：時間管理的原則、方法二、時間管理的原則

1.原則二：輕重緩急總結(jié)：對四個象限內(nèi)的事我們該如何對待M2（多投入時間）有遠(yuǎn)見，有理想平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)M1（避免擴(kuò)大）壓力筋疲力盡危機(jī)處理忙于收拾殘局M4（盡量避免）全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會維生M3（盡量減少）短視近利危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計劃缺乏自制力人際關(guān)系浮泛重要性高緊急性高第31頁第三單元：時間管理的原則、方法二、時間管理的原則

1.原則二：輕重緩急練習(xí)：現(xiàn)在，請大家做一個練習(xí)，看各位學(xué)員是否掌握了要事第一和輕重緩急的原則。第32頁第三單元：時間管理的原則、方法二、時間管理的原則

3.原則三：個人生活與工作平衡我們每個人在生活中都有幾個角色：1）個人2）丈夫（妻子）/父親（母親）3）兒子（女兒）4）工作職務(wù)5）朋友第33頁第三單元：時間管理的原則、方法三、時間管理的方法

1.方法一：批處理1.1為什么要批處理1.2批處理的具體運用方法1.3使用批處理可能遇到的問題及解決方法第34頁第三單元：時間管理的原則、方法三、時間管理的方法

2.方法二：時間計劃做計劃的原則：是把重要的事做計劃，而不是把所有事件都做計劃。

第35頁第三單元：時間管理的原則、方法三、時間管理的方法

2.方法二：時間計劃2.1設(shè)定目標(biāo)

練習(xí)：制定一個個人目標(biāo)

寫一個未來三年之內(nèi)要達(dá)到的生活目標(biāo),以小組為單位交流,衡量目標(biāo)像下面哪一個：我的目標(biāo)是生活幸福（口號或理想）我要買個房子（努力方向）我要在2005年底買一個100平米左右，價格在50萬以內(nèi)的房子，以搬家住進(jìn)去為衡量標(biāo)志（真正目標(biāo)）

第36頁第三單元：時間管理的原則、方法三、時間管理的方法

2.方法二：時間計劃2.1設(shè)定目標(biāo)

口號：提高客戶滿意度方向：提高交貨及時率目標(biāo)：在03年下半年將客戶交貨及時率由80％提高到95％。以第四季度的交貨統(tǒng)計報告來衡量區(qū)別：任務(wù)是指定擔(dān)任的工作和責(zé)任，目標(biāo)則是想要達(dá)到的境地或標(biāo)準(zhǔn)第37頁第三單元：時間管理的原則、方法三、時間管理的方法

2.方法二：時間計劃2.2目標(biāo)的五項特性2.2.1具體的(specific)：2.2.2可衡量的(measurable)：2.2.3可達(dá)到的(attainable)：2.2.4相關(guān)的(relevant)：2.2.5基于時間的(time-based)：第38頁第三單元：時間管理的原則、方法三、時間管理的方法

2.方法二：時間計劃2.3目標(biāo)分類第一類目標(biāo)：工作目標(biāo)第二類目標(biāo)：個人目標(biāo)第三類目標(biāo)：家庭目標(biāo)

第39頁第三單元：時間管理的原則、方法三、時間管理的方法

2.方法二：時間計劃2.3目標(biāo)分類練習(xí)二：制定自己的個人目標(biāo)和家庭目標(biāo)

練習(xí)一：寫出本年度最重要的三個工作目標(biāo)

第40頁第三單元：時間管理的原則、方法三、時間管理的方法

2.方法二：時間計劃2.3制定行動計劃

大家是否喜歡爬山？目標(biāo)是爬哪座山？高度多少？如果是登山運動員，目標(biāo)是什么？

第41頁第三單元：時間管理的原則、方法三、時間管理的方法

2.方法二：時間計劃2.3制定行動計劃

案例分析：減肥第42頁第三單元：時間管理的原則、方法三、時間管理的方法

2.方法二：時間計劃2.3制定行動計劃

練習(xí):15分鐘時間根據(jù)前面制定的目標(biāo)制定行動計劃

第43頁第三單元：時間管理的原則、方法三、時間管理的方法

3.方法三：流程化、標(biāo)準(zhǔn)化3.1流程標(biāo)準(zhǔn)化的定義3.2流程標(biāo)準(zhǔn)化的原則3.3化的適用條件第44頁第三單元：時間管理的原則、方法三、時間管理的方法

3.方法三：流程化、標(biāo)準(zhǔn)化案例一：小李需要做三件事：擦桌子需要2分鐘，燒水需要30分鐘，做飯需要20分鐘，如何最快的完成這些事情第45頁第三單元：時間管理的原則、方法三、時間管理的方法

3.方法三：流程化、標(biāo)準(zhǔn)化案例二、小張是公司辦公室的秘書，負(fù)責(zé)日常文檔管理和收發(fā)傳真的工作，辦公地點在行政樓四樓。小張的直接主管鄭主任要求小張下午3點到銷售大廈五樓參加由王總主持的會議、葉總要求小張到門衛(wèi)的收發(fā)室領(lǐng)取報紙、魏