房地產(chǎn)公司合同管理辦法

重慶ABC投資有限公司合同管理方法（討論稿）發(fā)文單位：總經(jīng)理辦公室發(fā)文時間：目錄第一章總則…………3第二章前期調(diào)查及合同磋商………4第三章合同條款……………………5第四章合同審核……………………6第五章合同訂立……………………8第六章合同推行……………………9第七章合同變更及提前解除………12第八章合同糾紛解決………………12第九章合同存檔及統(tǒng)計……………13第十章附則…………14第一章總則1.1為規(guī)范合同管理工作，減少經(jīng)營風險和法律風險，保障重慶ABC投資有限公司（下列簡稱“我司”）的正當權(quán)益不受侵害，根據(jù)有關法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合我司實際狀況和現(xiàn)行有關管理制度，制訂本合同管理方法（下列簡稱“本方法”）。1.2本方法所稱合同是指我司所屬各部門或其代理人以我司名義與我司外各類法人、自然人、其它各類經(jīng)濟組織因所進行的各類經(jīng)濟活動和非經(jīng)濟活動而訂立的多個合同、合同等。本方法所稱合同不涉及勞動合同、聘任合同。1.3訂立合同必須采用書面形式，嚴禁采用口頭、電話、電子郵件、傳真等形式訂立合同。1.4本方法所稱簽約部門是指發(fā)起合同訂立的部門。簽約部門是訂立合同的責任主體。簽約部門具體負責合同訂立的人為簽約負責人。1.5簽約部門應按本方法及我司的其它有關規(guī)定進行前期調(diào)查、合同磋商、合同訂立有關工作。1.6本方法所稱履約部門是指合同訂立后具體負責合同推行工作的部門〔工程建設類合同，合同推行責任主體是項目部，其它合同的簽約部門即為履約部門〕。項目第一負責人是工程建設類合同的履約第一負責人，非工程建設類合同的簽約部門負責人即是其部門所簽合同的履約第一負責人。1.7履約部門應按本方法及我司的其它有關規(guī)定，充足理解合同意圖，獨立或協(xié)調(diào)有關部門全方面合理及時的推行合同，對合同推行中發(fā)生的異常狀況應作出合理應對或及時報告。1.8總經(jīng)理辦公室（下列簡稱“總經(jīng)辦”）對我司全部合同進行全方面的審核和把控，確保合同的正當性，規(guī)避合同法律風險；參加合同談判，對合同推行狀況進行跟蹤和檢查，及時提出合同可能發(fā)生的風險和采用的方法，對履約部門反饋的合同異常推行狀況提出法律建議，解決有關訴訟或仲裁案件，對合同進行歸檔管理，對違反本方法的行為有處分權(quán)。1.9總經(jīng)辦負責本方法的制訂、修改和監(jiān)督管理。1.10合同格式1.10.1我司合同文本應采統(tǒng)一格式，字體為宋體，標題字號為小三，正文字號為小四，行間距為1.5倍行距，字間距為原則，頁邊距上、下、右頁邊距為2cm，左邊距為2.5cm，頁碼居中。1.10.2采用國標文本或?qū)Ψ絾挝缓贤谋镜某狻?.11合同分類公司合同分為設計類、工程建設類、工程材設采購類、營銷類、投融資類、報批報建類及普通類（行政類、咨詢服務類）合同。第二章前期調(diào)查及合同磋商2.1在合同訂立前，簽約部門應對合同另一方當事人的主體資格和資信進行理解和審查。2.1.1主體資格正當：含有年檢合格的有效營業(yè)執(zhí)照；2.1.2合同標的應符合當事人經(jīng)營范疇，涉及專營許可的，應含有對應的許可、等級、資質(zhì)證書；2.1.3由代理人代簽合同的，應出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明等；

2.1.4含有對應的履約能力：含有支付能力、生產(chǎn)能力或運輸能力等，必要時應規(guī)定其出具資產(chǎn)負債表、資金證明、注冊會計師訂立的驗資報告等有關文獻。需提供擔保的合同，應查明擔保人的擔保資格和擔保能力；

2.1.5含有履約信用：過去三年重疊同、守信用，現(xiàn)時未涉及重大經(jīng)濟糾紛或重大經(jīng)濟犯罪案件。上述所列多個文獻為合同不可缺少的構(gòu)成附件，除2.1.3提供的文獻必須為原件外，其它文本為復印件時，須加蓋合同另一方當事人公章，且應加注“與原件核對無誤”字樣，由簽約負責人簽字。2.2合同磋商2.2.1需進行招標的合同前期磋商按公司《招投標管理方法》執(zhí)行，招標文獻中應包含合同重要條款；2.2.2按授權(quán)體系無需進行招標的合同由簽約部門組織財務管理部、成本管理部、總經(jīng)方法務人員及有關業(yè)務部門共同進行合同磋商。第三章合同條款3.1合同條款應無錯別字，用詞規(guī)范，語句通順無歧義，前后條款無矛盾之處。3.2合同條款普通應包含下列重要條款：3.2.1合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話，法定代表人姓名、職務，代理人姓名、職務、聯(lián)系方式；

3.2.2簽約的目的和根據(jù)；

3.2.3標的；

3.2.4數(shù)量和質(zhì)量，涉及檢測原則和方式；有樣品的，應對樣品的封存、檢測進行具體商定。

3.2.5價款或酬金，涉及結(jié)算原則、支付時間（或支付條件）、支付方式，我方付款的，原則上不得一次性支付，應商定為分期支付，待對方重要合同義務推行完畢后支付尾款；

3.2.6推行的地點、期限和方式，其中推行期限應合理商定，不得脫離實際狀況，且盡量與公司經(jīng)營計劃相匹配；

3.2.7爭議解決方式，原則上應商定為我司所在地人民法院管轄；

3.2.8違約責任，應針對重要合同義務設立違約責任條款，違約責任應明確具體，能夠商定明確的違約金金額，也可商定違約金的計算方式，不能籠統(tǒng)商定“違約方向守約方承當違約責任”；

3.2.9解除條件，除法定解除條件外，指根據(jù)合同性質(zhì)及經(jīng)營實際狀況，商定某種情形下一方當事人的單方解除權(quán)，重要針對對方出現(xiàn)嚴重違約行為的情形；

3.2.10根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須含有的條款或雙方當事人共同認為必須明確的條款，如：買賣合同應商定標的物的風險轉(zhuǎn)移條款；工程施工合同、買賣合同應商定質(zhì)保條款（涉及質(zhì)保期、質(zhì)保金）；設計類合同應商定知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款；全部合同文獻的解釋次序條款。3.2.11正副本份數(shù)、寄存地點；3.2.12生效的時間和條件、合同期限；3.2.13商定的聯(lián)系方式；3.2.14有附件的，應寫明附件名稱；3.2.15簽約的地點、日期；3.2.16簽約各方開戶銀行及賬號；3.2.17合同中的專業(yè)術(shù)語、專用詞匯等應設立專門的釋義條款進行解釋；3.2.18廉潔條款。3.3合同范本是指為重復使用而就某類業(yè)務預先擬定的合同文本。3.3.1公司對外訂立合同應優(yōu)先使用公司制訂的合同范本，另首先是國家、地區(qū)政府主管部門推薦使用的行業(yè)原則（示范）合同文本。使用公司制訂的范本合同的，嚴禁改動范本合同文本中的固定條款，因特殊狀況確需改動的，應經(jīng)審批程序通過；使用國家、地區(qū)政府主管部門推薦使用的行業(yè)原則（示范）合同文本的，應從符合我司利益的角度出發(fā)，對合同條款進行修訂。3.3.2總經(jīng)辦按公司經(jīng)營需要及時制訂、修改合同范本，報公司領導同意后下發(fā)使用。第四章合同審核4.1在合同審核時，簽約負責人應填寫公司統(tǒng)一格式的合同審批單，由簽約負責人及簽約部門負責人手寫簽字后，與請示單復印件（如通過招投標的合同則提供中標告知書復印件）、合同草案、有關附件及本方法第9條所列各項文獻一并送審。具體審核流程按附件執(zhí)行（《商品房買賣合同》及其附件、《商鋪租賃合同》及其附件除外）。4.2我公司與購房者訂立的《商品房買賣合同》及其附件，由簽約部門在每次開盤前根據(jù)本次擬開盤商品房的具體狀況，進行修訂并形成原則范本后，按本方法規(guī)定完畢審核。該次開盤范疇內(nèi)房屋《商品房買賣合同》及其附件議應嚴格按原則范本進行訂立，訂立前無需再報批，如確個別需修改的應按審批流程重新報批。4.3我公司商業(yè)地產(chǎn)與承租人訂立的《商鋪租賃合同》及其附件由商運管理部門提交總經(jīng)辦審核形成原則范本執(zhí)行，每次訂立前無需再報批，如個別確需修改的應按審批流程重新報批。4.4各部門審核時應重點審查的內(nèi)容4.4.1總經(jīng)方法務審核內(nèi)容4.4.1.1形式審核：4.4.1.1.1合同審批單填寫與否完整、無誤；4.4.1.1.2簽約負責人及簽約部門負責人與否手寫簽字；4.4.1.1.3合同草案、有關附件、請示單復印件（如通過招投標的合同則提供中標告知書復印件）與否齊全；4.4.1.1.4本方法第2.1條所列各項文獻與否齊全。4.4.1.2實質(zhì)審核：4.4.1.2.1合同用語與否規(guī)范；4.4.1.2.2文字體現(xiàn)與否確切無誤；4.4.1.2.3合同內(nèi)容與否符合國家法律、法規(guī)、政策和本方法中有關規(guī)定；4.4.1.2.4合同應含有的條款與否齊全、合理、嚴密；4.4.1.2.5與否存在無效條款；4.4.1.2.6雙方當事人的意思表達與否真實、一致，雙方的權(quán)利、義務與否明確、平等；4.4.1.2.7違約責任與否具體且明晰；4.4.1.2.8如有擔保的，擔保方式與否切實、可靠、正當；4.4.1.2.9如涉及的知識產(chǎn)權(quán)的，與否已采用對應的保護或限制方法，知識產(chǎn)權(quán)歸屬有明確商定；4.4.1.2.10合同條款中有無潛在對公司不利或可能損害公司利益的條款；4.4.1.2.11無損我司商譽、商業(yè)秘密及其它利益；4.4.1.2.12總經(jīng)方法務認為需要審核的其它內(nèi)容。4.4.2其它部門審核內(nèi)容（按部門職責）4.4.2.1合同的重要條款必須與招投標文獻一致，確因特殊因素需要變更，須在合同報審時進行特別闡明；4.4.2.2合同金額、對方單位等填寫與否精確無誤；4.4.2.3價款、酬金和結(jié)算的合理、正當性；4.4.2.4預計獲得的經(jīng)濟效益和可能承當?shù)娘L險；4.4.2.5合同非正常推行時可能受到的經(jīng)濟損失；4.4.2.6工程技術(shù)根據(jù)真實、可靠；4.4.2.7技術(shù)方法完備、可行；4.4.2.8技術(shù)原則和參數(shù)科學、真實、可行；4.4.2.9其它部門認為需要審核的其它內(nèi)容。4.5合同審核部門原則上應當一次性提出審核意見。4.6審核意見應明確、具體，嚴禁使用“原則同意”、“基本可行”等含糊性語言，一旦使用，視為對合同草案的否認。4.7合同審核部門在審核合同草案時，有不同意見的，應在審核意見中予以明確并提出修改建議。4.8簽約負責人應對其提供的材料的真實性負責。4.9任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。4.10總經(jīng)方法務在進行合同審核同時，負責對合同進行統(tǒng)一編號，各簽約部門按統(tǒng)一編號對合同進行登記管理。4.10.1合同編號分為五節(jié)，第一節(jié)代表合同，第二節(jié)代表簽約年度，第三節(jié)代表簽約年度該部門的合同序號，第四節(jié)代表部門簡稱（部門名稱的第一字，第一項目部為項1，第二項目部為項2），第五節(jié)只在出現(xiàn)補充合同時使用，代表原合同的補充合同序號。4.10.2例如：合字[]001號（總）－1表達總經(jīng)辦第1號合同的第1份補充合同。4.10.3每個簽約部門合同按送審時間自然次序持續(xù)編號。4.11每個審批節(jié)點的審批時間為：每個部門普通件不超出3個工作日，急件不超出1個工作日。第五章合同訂立5.1合同審批手續(xù)完備后方可推行正式訂立手續(xù)。5.2合同應由合同各方的法定代表人或者通過正當授權(quán)的委托代理人簽字（手簽），并且同時加蓋合格的印章（公章或合同專用章），不得使用財務或項目部或業(yè)務章等印章。合同對方為自然人的，由其簽字并加蓋手印。5.3委托代理人在訂立合同時需持有公司法定代表人簽發(fā)并加蓋公司公章的《法定代表人授權(quán)委托書》?！斗ǘù砣耸跈?quán)委托書》應載明委托事項、權(quán)限和使用期限，不得以“全權(quán)委托”替代。5.4我公司印章管理人員核對每份正式簽章版合同與公司審核版合同與否一致，并檢查合同內(nèi)容與否有遺漏，排版與否符合規(guī)定，有無錯、漏項、別字，訂立主體與否與合同審批主體一致，有無金額填寫錯誤，有無空白未填處，合同附件與否齊全等，對合同文本確認無誤后，先加蓋騎縫章交我公司簽約負責人交對方當事人先完畢簽字蓋章，再交回印章管理人員辦理我公司蓋章手續(xù)。5.5根據(jù)法律、法規(guī)或?qū)嶋H需要，合同需進行登記、備案的，應當由簽約負責人辦理對應手續(xù)；需要進行公證的，應當由簽約負責人辦理公證手續(xù)。5.6合同正式生效前，不得實際推行合同。特殊狀況下，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后可先推行，但應在十日內(nèi)按雙方商定的條件訂立合同、補全手續(xù)。5.7簽約部門應嚴格按招標文獻中的合同文本訂立合同，如對招標文獻中的合同文本有修改的應附上有關談判紀要或修改因素闡明，簽章前應將合同補充完整并按合同審批流程報審。5.8任何人以公司名義對外訂立合同，都必須以維護公司正當權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，嚴禁在訂立合同時玩忽職守、假公濟私、損公肥私，違者依法承當民事責任和刑事責任。第六章合同推行6.1合同依法生效即含有法律約束力，必須按誠實信用、全方面適宜的原則及時依約推行合同。6.2合同履約部門負責人為履約第一負責人，同時應指定專人為履約負責人，負責隨時理解、掌握合同的推行狀況，發(fā)現(xiàn)問題或隱患應及時向上級領導、其它有關部門、總經(jīng)辦合同管理員書面反映狀況并進行會商，對過程狀況應予以完整統(tǒng)計。因履約部門過失（故意或過失）造成合同推行不當給公司造成損失的，履約第一負責人、履約負責人應當承當民事賠償責任。6.3合同訂立后，對每一份合同，由簽約負責人對履約負責人、合同推行有關人員進行合同交底（簽約負責人為履約負責人的，應對合同推行有關人員進行合同交底），使其全方面理解和掌握合同條款。6.4總經(jīng)辦設立合同管理崗對公司合同推行進行管理，建立全公司合同臺賬，履約部門合同管理員應按照附件三規(guī)定建立本部門推行合同臺賬，并及時更新，方便對合同推行狀況進行跟蹤管理。6.5履約部門應當將合同作為重要管理根據(jù)，充足做好合同推行工作，確保我公司不發(fā)生違約行為，同時督促對方單位根據(jù)合同準時按質(zhì)完畢推行。6.6履約部門應當收集合同推行中的有關資料，并整頓歸檔形成推行資料備查。涉及但不限于：6.6.1合同文本及附件；6.6.2招投標文獻；6.6.3會議紀要；6.6.4往來函件；6.6.5指令或告知；6.6.6施工組織設計；6.6.7施工現(xiàn)場的多個統(tǒng)計；6.6.8現(xiàn)場照片；6.6.9氣象資料；6.6.10多個驗收報告；6.6.11采購、運輸、保管、交接和使用等方面的原始憑證；6.6.12政府主管工程造價部門公布的材料價格信息、調(diào)節(jié)造價的辦法和指數(shù)等；6.6.13多個能夠公開的成本和會計資料。6.7如對方存在違約行為，履約部門應及時收集有關證據(jù)，以書面違約索賠函告知其違約事實及應承當?shù)倪`約責任，責令其限期整治并跟蹤貫徹。6.8違約索賠函內(nèi)容應涉及：明確完整的違約事實描述（盡量附上照片或完整的示意圖），認定合同簽約對方違約根據(jù)（如施工技術(shù)規(guī)范、驗收規(guī)范或合同商定等），合同簽約對方應承當?shù)倪`約責任方式及合同或法律根據(jù)，整治的限期和整治的具體方案、方法。違約索賠函須經(jīng)總經(jīng)方法務審核、備案。6.9對于工程類合同，履約部門應嚴格按照合同商定對施工單位的違約行為實施索賠或反索賠。當履約過程中施工單位違反合同有關商定，工程進度、質(zhì)量、安全等不能滿足規(guī)定并造成我方損失時，履約部門應立刻采用方法并收集證據(jù)，按合同商定的期限和方式向?qū)Ψ教岢鏊髻r意向，嚴格按照合同商定追究對方違約責任。6.10對于我司向?qū)Ψ絾挝坏陌l(fā)函，應讓合同擬定的或?qū)Ψ绞跈?quán)的簽收人員進行簽收并盡量加蓋對方公章，如對方不樂意簽收，則應當以郵政特快專遞的方式郵寄至對方于合同中載明的送達地址或其營業(yè)執(zhí)照上載明的住所地；對方為自然人的，應當同時寄至涉及但不限于合同商定的聯(lián)系地址、身份證地址、戶籍地址、辦公地址、所購商品房地址等。以郵寄方式發(fā)函的，在將函件原件寄出時，應當在郵政特快專遞詳情單上注明函件名稱及重要內(nèi)容，并將郵局郵寄回執(zhí)單粘貼在函件原件的復印件上存入推行資料備查。6.11對于對方單位向我司的發(fā)函，未經(jīng)合同商定或崗位職責規(guī)定，任何人不得私自簽收。簽收人在簽收函件后，應當即時轉(zhuǎn)交履約負責人（簽收人亦為履約負責人的除外）；履約負責人在收到函件后，應當根據(jù)合同的商定及時進行解決。如因簽收人未即時轉(zhuǎn)交函件而造成公司權(quán)益受損的，由簽收人承當責任。6.12履約部門收到對方的書面函件后，應公司收發(fā)文制度作好登記，并在合同商定的時限內(nèi)予以書面回復，回復文獻須經(jīng)總經(jīng)方法務審核、備案。6.13涉及維修事宜的合同在保修期滿之前，履約負責人應對產(chǎn)品（工程質(zhì)量）狀況進行一次全方面的檢查。確保在維修期滿之前將能發(fā)現(xiàn)的維修事宜由對方當事人解決修繕完畢。6.14合同推行過程中發(fā)生糾紛且難以立刻解決的，履約部門應當同時根據(jù)本方法第八章“合同糾紛解決”辦理。6.15合同推行完畢的原則，應以合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，或?qū)贤c否推行完畢存有爭議的，應以總經(jīng)辦的認定為準。6.16合同推行狀況應當作為考核公司合格供應商的重要根據(jù)。第七章合同變更及提前解除7.1合同推行過程中需要變更的，應與對方當事人在法律規(guī)定或合同商定的期限內(nèi)進行協(xié)商，協(xié)商一致后方可變更合同。經(jīng)雙方協(xié)商一致，在合同未推行完畢前可提前解除合同。法律規(guī)定或合同商定的單方解除合同條件成就時，我司可單方面解除合同。7.2變更、解除合同的手續(xù)，應由履約負責人按訂立合同時規(guī)定的審批權(quán)限和流程執(zhí)行。經(jīng)登記、備案的合同，在達成變更、解除合同后，必須由履約負責人報登記、備案機關重新登記、備案；經(jīng)公證機關公證的合同，在達成變更合同后，必須由履約負責人報公證機關重新公證。7.3變更、解除合同，原則上采用書面合同形式，口頭形式一律無效。7.4如以會議紀要、施工備忘錄、施工簽證、來往函件等非合同書形式變更合同內(nèi)容，須按公司對應審批程序及授權(quán)體系進行審批。7.5在變更或解除合同未達成書面合同前，原合同繼續(xù)有效，仍應推行。但特殊狀況經(jīng)雙方一致同意的除外。第八章合同糾紛解決8.1合同推行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛，應按合同商定、有關法律法規(guī)妥善解決。8.2解決合同糾紛的原則是：以和諧協(xié)商為主，做到有理、有利、有節(jié)；以法律法規(guī)為準繩，以合同商定為根據(jù)，保障我方正當權(quán)益。協(xié)商或調(diào)解能夠達成一致時，應依合同訂立程序訂立書面合同。8.3一旦發(fā)生合同糾紛，履約負責人應及時整頓推行資料，作為解決合同糾紛的證據(jù)。8.4合同發(fā)生糾紛后，履約負責人應立刻將實際狀況以書面形式報告部門領導及總經(jīng)方法務，并在總經(jīng)方法務的指導下解決。解決狀況也應及時報總經(jīng)方法務備案。8.5協(xié)商或調(diào)解不能達成一致時，可依合同商定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛，由履約部門提出申請報公司領導審批后，總經(jīng)方法務負責辦理，履約部門及履約負責人應予以配合。8.6合同糾紛解決的有關調(diào)解書、合同書、裁決書、判決書應由總經(jīng)方法務歸檔，副本或復印本可交履約部門、履約負責人、有關部門或人員使用。8.7對方當事人逾期不推行生效合同、裁決、判決時，總經(jīng)方法務應向人民法院申請強制執(zhí)行，履約部門及履約負責人應予以配合。8.8合同糾紛解決或執(zhí)行完畢，應由總經(jīng)方法務將有關資料匯總、歸檔備查。合同存檔及統(tǒng)計9.1原則上，訂立的每份合同我公司應持三份以上原件。9.2合同訂立后，簽約負責人應在二日內(nèi)發(fā)送合同對方委托代理人收簽（如合同對方為自然人的，則為自然人本人收簽），并在三日內(nèi)按下列方式存檔：9.2.1簽約部門保存合同審批單復印件及合同復印件一份。9.2.2將合同原件一份交財務管理部保存。9.2.3將合同審批單原件及剩余合同原件交總經(jīng)辦合同管理員登記。合同管理員完畢登記后將上述原件移交總經(jīng)辦檔案主管保存。9.2.4如果原件只有一份時，由財務管理部保存合同原件，總經(jīng)辦保存合同復印件，并加蓋與原件一致印章。9.3總經(jīng)辦合同管理崗負責跟蹤合同推行狀況，合同推行部門應予以配合：9.3.1合同管理員登記合同臺賬應具體、精確、及時（普通在一種工作日內(nèi)完畢）。9.3.2合同管理員負責隨時監(jiān)控合同推行狀況，涉及但不限于各類單證收集與保存與否完整、精確，與否有付款遲延、工期遲延、質(zhì)量瑕疵等違約狀況，以及與否與對方產(chǎn)生糾紛等，如發(fā)現(xiàn)問題應及時向總經(jīng)辦主任報告，同時負責合同推行中往來函件的備案。9.3.3合同管理員應作好合同統(tǒng)計工作，向總經(jīng)辦主任及總經(jīng)理提交合同推行狀況季度及年度報告。9.3.4合同管理員應對合同信息保密。第十章附則10.1本方法合用于重慶ABC投資有限公司及重慶ABC投資有限公司ABC，合同審批流程及合同編號方式另行擬定。各參股公司有限公司、重慶有限公司、重慶有限公司