ISO9001-2階文件-文件及記錄控制程序

修訂統(tǒng)計修訂日期修訂內(nèi)容頁次版本核準審核制定受控文獻章一：目的對公司現(xiàn)有的管理體系文獻、統(tǒng)計及組織知識進行控制，以確保各使用場合的文獻為最新版本之有效文獻；確保對各類管理體系運行的統(tǒng)計進行有效的控制，以清晰反映管理體系之運作狀況，并能為管理體系的追溯或改善提供根據(jù)。二：范圍本程序合用于全部的管理體系有關(guān)的文獻、統(tǒng)計及組織知識的控制管理。三：定義3.1受控文獻：指授權(quán)、更改及發(fā)放都受控制的文獻，涉及下列幾大類：a.體系文獻：涉及各質(zhì)量手冊、程序文獻、工作指導(dǎo)、檢查原則、工作統(tǒng)計等。b.外來原則類文獻：涉及國家、行業(yè)原則、法律、法規(guī)等原則類資料。c.外來技術(shù)文獻：涉及客戶技術(shù)文獻、客戶樣板、供方規(guī)格書類資料。3.2受控文獻：文獻分發(fā)后有任何修訂或文獻取消，文控將跟進該文獻。受控文獻蓋有紅色“受控文件章”的印章。3.3非受控（參考）文獻：作為參考目的而使用的文獻；文獻經(jīng)分發(fā)后，有任何修訂版本或文獻取消，文控將不跟進該文獻，非受控文獻蓋有紅色“參考文獻章”的印章。3.4受控文獻原稿：授權(quán)者親筆簽名的文獻。3.5知識：通過學(xué)習(xí)、實踐或探索所獲得的認識、鑒定或技能。四：職責(zé)4.1文控公司受控文獻的格式審核、登記、發(fā)放、作廢、更改、回收等工作。整頓公司受控文獻目錄及知識清單并協(xié)調(diào)各部門核對各類文獻版本。公司各類文獻格式的保存。4.2文獻接受部門文獻接受時，負責(zé)簽收確認，負責(zé)將作廢或過期的文獻交還文控中心，以確保所使用的文獻為最新有效狀態(tài)。受控文獻的歸檔及維護，方便不損壞、不丟失及方便查找。4.3文獻的編制/審批權(quán)限文獻名稱編制人員審核人員同意人員質(zhì)量手冊文控管理者代表總經(jīng)理程序文獻各有關(guān)部門負責(zé)人管理者代表總經(jīng)理原則、規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書各有關(guān)部門人員部門負責(zé)人管理者代表統(tǒng)計表格使用部門/部門負責(zé)人五：文獻管理流程流程流程闡明負責(zé)人輸出統(tǒng)計5.1文獻格式擬定1、文控負責(zé)制訂文獻（各類文獻）格式規(guī)定，如：文獻封面、版面、字體、字號、公司LOGO等等。2、管理者代表負責(zé)確認全部文獻格式，并最后定稿。3、由文控將最后定稿文獻的格式寄存于電腦服務(wù)器中共享或郵件給各單位，各部門編制文獻的時候按照格式排版。管理者代表各類文獻格式樣本5.2文獻編制1、各部門負責(zé)人根據(jù)原則條款規(guī)定及公司的實際狀況而編寫對應(yīng)的文獻，編寫的文獻應(yīng)滿足符合性、可操作性、協(xié)調(diào)一致性。各部門負責(zé)人程序文獻作業(yè)指導(dǎo)書5.3文獻評審及同意1、各部門的文獻由文控進行格式確認，確認內(nèi)容不少于以下項目：文獻的格式文獻的標題修訂版本及修訂內(nèi)容（如無版本的文獻可省此項）文獻編寫同意及會簽者簽字。生效日期（如無生效日期，以最后同意日為生效日期）。2、文控格式確認無誤后，對文獻進行編號，編號規(guī)則按《附件—文獻編碼原則執(zhí)行》執(zhí)行。3、為確保文獻的完整性和有效性，由文控確認好格式的文獻按照4.3規(guī)定將文獻交有關(guān)負責(zé)人審批。文控質(zhì)量手冊程序文獻作業(yè)指導(dǎo)書5.4文獻歸檔1、由各部門負責(zé)人簽字好的體系文獻（一、二、三階文獻）的原稿及電子檔保存在文控處。2、文控將公司的體系文獻（一、二、三階文獻）登記在《管制文獻清單》上。3、保存在公司服務(wù)器內(nèi)的體系文獻，僅文控有權(quán)進行操作，并每季度對其進行備份。技術(shù)文獻按項目編號進行歸檔。保存文獻用專門文獻柜存檔。4、借閱文獻需填寫《借閱記錄表》，由文控跟進借出的文獻及時償還到文控中心。文控管制文獻清單借閱記錄表5.5文獻發(fā)放1、管理者代表擬定文獻分發(fā)范疇，由文控復(fù)印，蓋紅色“受控文獻”印章，規(guī)定有關(guān)部門領(lǐng)用人員簽收。其中不需發(fā)放到生產(chǎn)現(xiàn)場的體系文獻如手冊、程序文獻、崗位職責(zé)與任職規(guī)定、部分工作文獻等可進行電子檔發(fā)放。2、公司內(nèi)全部部門使用的文獻必須是蓋有紅色“受控文獻”印章的文獻，如文控發(fā)現(xiàn)是復(fù)印件，文控有權(quán)收回銷毀。管理者代表文控文獻分發(fā)回收統(tǒng)計5.6參考文獻發(fā)放1、在短時間（一種月內(nèi)）僅作參考等目的需求的，需求部門可申請分發(fā)非受控文獻使用。文控加蓋紅色“參考文獻“印章并在文獻上注明生效日期和作廢日期后分發(fā)。到作廢日期后由使用部門自行作廢解決。文控文獻分發(fā)回收統(tǒng)計5.8文獻更改1、文獻更改時，由申請人填寫《文獻變更申請表》并闡明因素，必要時需與有關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)后進行更改，全部變更的文獻需經(jīng)部門主管審核管理者代表同意后由文控執(zhí)行；2、當文獻中某一頁或幾頁需要修改時，注明修改內(nèi)容，更新版本。當文獻修訂達9次或超1/3版面內(nèi)容時，直接升級版本；3、更改后的文獻須通過4.3規(guī)定將文獻交有關(guān)負責(zé)人審批后由文控員下發(fā)。4、當文獻有變更后，文控需將《管制文獻清單》中的信息也應(yīng)及時更新。并更新對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息，確保文獻在網(wǎng)絡(luò)上為最新版本。申請人管理者代表文控文獻變更申請表管制文獻清單5.9文獻回收1、舊版文獻或被取消文獻由文控負責(zé)回收，在受控印章附近加蓋紅色“作廢文獻”印章進行作廢。2、舊版受控文獻的原稿在首頁加蓋紅色“作廢文獻”印章，并注明舊版存檔（保存時間由文獻編制部門擬定，普通不少于3個月，也可根據(jù)需要隨時作廢保存資料，技術(shù)文獻不得低于六個月）。3、由于其它因素文獻要作廢時，由編制部門提出申請，填寫《文獻變更申請表》，由管理者代表審批后由文控執(zhí)行并將《管制文獻清單》中的信息也應(yīng)及時更新，并更新對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息，確保在網(wǎng)絡(luò)上為最新有效版本。文控文獻變更申請表管制文獻清單5.10文獻補發(fā)1、當文獻遺失或破損,如需補發(fā),由申請人填寫《文獻變更申請表》，注明補發(fā)，交管理者代表審核，文控按5.5規(guī)定執(zhí)行。破損文獻交由文控回收作廢，并補發(fā)。若遺失的文獻尋回，應(yīng)及時交還給文控中心銷毀解決。2、新版文獻發(fā)放時，發(fā)現(xiàn)舊版遺失,無需補發(fā)，但需由原收文單位在《文獻發(fā)放回收統(tǒng)計表》上注明遺失狀況并簽字。申請人管理者代表文控文獻變更申請表文獻發(fā)放回收統(tǒng)計表5.11文獻優(yōu)化1、由管理者代表在內(nèi)部審核后或管理評審后組織有關(guān)單位進行文獻評審。2、原擬制單位自行評審，認為不夠完善的文獻進行重新修訂。3、當體系運行不夠順暢時，由管理者代表組織有關(guān)部門對文獻進行評審；管理者代表/5.12外來文獻控制1、各部門收集/識別的外來文獻及有關(guān)知識、外來技術(shù)文獻、行業(yè)原則、客戶及供應(yīng)商原則等，注明轉(zhuǎn)發(fā)范疇、由文控登記于《外來文獻一覽表》并編號、存檔、由文控在上面蓋上紅色“外來文獻”的印章，按照5.5規(guī)定進行發(fā)放；2、無論研發(fā)部或銷售部等有關(guān)人員接到客戶樣品，統(tǒng)一轉(zhuǎn)與文控進行管理。由文控建立《外來文獻一覽表》，對樣品進行標記為“客戶樣件”后，放在客戶封樣柜中保存。有關(guān)人員若需使用客戶樣品，需在文控處《借閱記錄表》上進行登記，辦理借閱手續(xù)，用完及時償還。文控外來文獻一覽表借閱記錄表5.13電子文獻控制1、全部受控文獻最新版本電子文檔由文控保存在服務(wù)器中對應(yīng)途徑，文控需及時將電腦中的電子文檔更新，并及時更新《管制文獻清單》，服務(wù)器應(yīng)定時殺毒以避免文獻被破壞，必要時，管理者代表每季度用電腦備份最新體系文獻。文控管理者代表管制文獻清單5.14文獻使用狀況檢查1、各部門負責(zé)人(或授權(quán)人)不定時檢查各部門文獻的執(zhí)行狀況。2、內(nèi)部審核時全方面檢查文獻的使用，執(zhí)行狀況。3、對于檢查發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的，由檢查人員提出《糾正防止方法報告》，由負責(zé)人回復(fù)，管理者代表確認效果；各部門負責(zé)人審核員糾正防止方法報告六.統(tǒng)計管理流程：流程流程闡明負責(zé)人輸出統(tǒng)計6.1表單設(shè)計1、由文控設(shè)計的表格的格式，設(shè)計時要注意美觀性，如：表單昂首、LOGO、字體大小、文獻編號位置、表格板式等，由管理者代表審核后做為我司的唯一表單格式。2、各部門按照表格格式規(guī)定，根據(jù)文獻的規(guī)定擬定表單名稱，根據(jù)日常工作的需要擬定表格的內(nèi)容。文控管理者代表各部門負責(zé)人表格樣本6.2表單審批1、各部門負責(zé)人對表單內(nèi)容的合用性進行評審。2、文控對表單與否按規(guī)定格式規(guī)定進行確認。3、評審合格則進入下一流程，評審不合格則退回責(zé)任單位由負責(zé)人進行修改，直至評審合格為止。各部門負責(zé)人文控各部門表單6.3表單編號1、評審合格的表格按照“附件--文獻編碼規(guī)則”規(guī)定的規(guī)定由文控進行編號。由文控保存一份電子檔，并將表單登記到《質(zhì)量統(tǒng)計一覽表》中。2、無編號的表單不能在現(xiàn)場使用。文控質(zhì)量統(tǒng)計一覽表6.4表單填寫1、全部質(zhì)量統(tǒng)計不得用鉛筆填寫，可采用鋼筆或碳水筆填寫，字體要對的、清晰，不得遺漏，應(yīng)能精確識別并有授權(quán)人簽字或蓋章。2、統(tǒng)計填寫要完整、具體、如不須填寫項目，能夠在欄內(nèi)以“/”表達。3、多個統(tǒng)計填寫的內(nèi)容需更改時，能夠在錯誤處畫“/”應(yīng)當由更改者在更改處簽字或蓋章。各表單統(tǒng)計填寫人各部門表單6.5表單收集1、各部門根據(jù)本部門的統(tǒng)計一覽表進行收集，每月底對各項統(tǒng)計進行歸檔并進行標記，方便查閱；各部負責(zé)人各部門表單6.6表單保管1、各部門每月底歸檔的統(tǒng)計按《質(zhì)量統(tǒng)計一覽表》里規(guī)定時限規(guī)定對本部門各類統(tǒng)計進行保管。2、統(tǒng)計的防護須注意避免返潮、損壞、防水、防火、遺失等，對于電子文獻的統(tǒng)計表應(yīng)作好備份，定時對電腦進行殺毒。各部負責(zé)人各部門表單6.7表單查閱1、當客戶、供應(yīng)商或第三方認證機構(gòu)需查閱統(tǒng)計時，由有關(guān)部門人員陪伴，統(tǒng)計負責(zé)人應(yīng)能快速提供有關(guān)統(tǒng)計。2、當公司內(nèi)部查閱和追溯有關(guān)統(tǒng)計時，各部門統(tǒng)計負責(zé)人應(yīng)能找出所要查閱和追溯的統(tǒng)計。各部負責(zé)人各部門表單6.8表單保存時間1、公司各部門統(tǒng)計的保存時間必須滿足政府、安全和法規(guī)及顧客的規(guī)定，與產(chǎn)品的生命周期相適應(yīng)，由文控在《質(zhì)量統(tǒng)計一覽表》中明確各類統(tǒng)計的保存時間，經(jīng)管理者代表審核后各部門按照規(guī)定的規(guī)定進行保存。統(tǒng)計保管人質(zhì)量統(tǒng)計一覽表6.9表單銷毀解決1、各部門文獻統(tǒng)計負責(zé)人按規(guī)定的保管期限進行保存，對于已過保存期限且無繼續(xù)保存價值的文獻統(tǒng)計，由部門文員填寫《文獻變更申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人確認后，呈報管理者代表同意，并擬定解決方式。對于仍需保存的統(tǒng)計，按6.6規(guī)定執(zhí)行。2、解決方式涉及：碎紙機碎紙、燒毀、賣廢紙、做二手紙等方式，具體的按照規(guī)定執(zhí)行，解決工作必須由2人以上進行。統(tǒng)計保管人文獻變更申請表6.10表單更改1、表格的修改由各部門的表格使用人填寫《文獻變更申請表》，由各部門主管審核，管理者代表審核后交文控執(zhí)行；2、當表格中內(nèi)容只做少量修改時，只需要變更表單版次，當表格修訂達9次或超1/3版面內(nèi)容時，直接升級版本；3、當表單有變更后，文控需將《質(zhì)量統(tǒng)計一覽表》中的信息也應(yīng)及時更新。并更新對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息，確保表單在網(wǎng)絡(luò)上為最新版本。4、新版表格正式使用時，各部門應(yīng)把舊版表格作廢。各部門負責(zé)人文控文獻變更申請表質(zhì)量統(tǒng)計一覽表6.11表單印刷1、當表格使用量較大時，由部門負責(zé)人填寫《請購單》，經(jīng)管理者代表審核后，交由采購部進行采購。2、不經(jīng)常使用的表格或偶然使用的表格，直接用打印機打印。各部門負責(zé)人管理者代表請購單七：組織知識管理流程流程流程闡明負責(zé)人輸出統(tǒng)計7.1知識管理的策劃1、知識管理負責(zé)人進行知識管理統(tǒng)籌策劃，擬定知識管理的總體思路、目的目的、流程，明確組織的知識來源。管理者代表/7.2知識管理的總體思路1、公司主動倡導(dǎo)咒工終身學(xué)習(xí)和全過程學(xué)習(xí)；倡導(dǎo)“干中學(xué)，學(xué)中干”，即在工作的過程中尋找解決問題的思路和辦法并不停積累；同時制訂獎勵機制激發(fā)中工的知識創(chuàng)新，激勵員工勇于試錯，并樂意承當員工的創(chuàng)新風(fēng)險。各部門負責(zé)人/7.3知識管理的目的和目的1、培訓(xùn)知識型員工，提高員工素質(zhì)及工作效率；創(chuàng)立學(xué)習(xí)型組織，應(yīng)對不停變化的需求和發(fā)展趨勢，增進公司的可持續(xù)發(fā)展，并獲得合格的產(chǎn)品和服務(wù)；避免由于員的更替或未能及時的獲取和共享知識信息，造成知識的損失。各部門負責(zé)人/7.4知識管理的流程1、知識管理流程分為知識分類、知識獲取、分析評價確認、知識入庫（儲存）、編碼、知識推廣共享、知識的更新、知識的保持（保護）。各部門負責(zé)人/7.5組織知識來源1、內(nèi)部來源知識涉及：知識產(chǎn)權(quán)；從經(jīng)驗獲得的知識；從失敗和成功項目吸取的經(jīng)驗教訓(xùn)；獲取和分享未成文的知識和經(jīng)驗；過程、產(chǎn)品和服務(wù)的改善成果、公司原則、技術(shù)文獻、比較信息資料、各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料、培訓(xùn)教材等。2、外部來源知識涉及：原則；學(xué)術(shù)交流；專業(yè)會議；從顧客或外部供方收集的知識。還涉及來自政府機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、有關(guān)組織、上級公司、合作伙伴及其它有關(guān)的知識。各部門負責(zé)人/7.6知識分類和代碼1、公司參考知識管理的國標、卓越公司的管理經(jīng)驗，擬定知識分類表，見附件二《知識分類表》。針對某一具體類別可能既涉及內(nèi)部來源也涉及外部來源，如比較信息資料涉及內(nèi)部來源，即公司的過程、產(chǎn)品和服務(wù)的改善成果（與歷史比），也涉及外部來源，即從顧客、競爭對手、行業(yè)標桿、外部供方收集的知識人（與有關(guān)方比）。管理層/7.7知識代碼闡明1、對于公司現(xiàn)有各類管理體系的文獻，其知識代碼可延用現(xiàn)有編號，不再另行標注，由文控統(tǒng)籌管理。知識分類可能會出現(xiàn)交叉狀況，某些知識能夠劃入多個類別，可能會同進含有二個或以上知識代碼，目的是為了提高計算機多途徑檢索知識的便利性。文控/7.8知識的獲取1、采購部負責(zé)收集外部供方知識；銷售部負責(zé)收集管戶知識；項目管理部負責(zé)經(jīng)驗資料的收集；項目管理部及文控等負責(zé)法律法規(guī)的收集；研發(fā)部、項目管理部負責(zé)公司原則、改善成果資料、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料等的收集；銷售部、研發(fā)部和財務(wù)部負責(zé)比較信息資料的收集；項目管理部負責(zé)培訓(xùn)教材的收集。各部門/7.8知識的分析評價1、文控負責(zé)知識庫的建立，初次建立知識庫時，各部門將收集的有關(guān)知識份類匯總后交文控統(tǒng)一分析評價，由管理者代表確認后歸檔，后來新增的知識資料應(yīng)由各部門提交體文控組織有關(guān)人員進行分析評價，經(jīng)知識管理者代表確認后主歸檔。知識庫涉及電子文檔保存在知識庫專用電腦（保持異地備份）；非電子文檔的知識資料保存在文控處。各部門/7.9知識庫的建立1、文控對確認后的知識進行編碼，歸入知識庫統(tǒng)一管理。按編碼進行歸類。見附件二《知識分類表》文控知識分類表7.10知識推廣與共享1、管理者代表負責(zé)擁有知識的推文與共享，文控建立完整的知識庫的檢索指導(dǎo)，涉及以下信息：名稱、分類、知識編碼、保存方式、入庫時間等，并及時更新。知識庫的檢索指導(dǎo)公布在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或通過郵件發(fā)給各部門，各部門組織本部門員工通過知識庫檢索指導(dǎo)尋找和學(xué)習(xí)分享知識。2、體系部會同人力資源部，采用各級會議，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，內(nèi)部報刊雜志，內(nèi)部培訓(xùn)，宣傳欄等途徑，將體系運行所需的知識在各層次的員工中進行分享；同時，公司與客戶，外部供方以及其它合作伙伴共同分享有關(guān)知識，以完畢對公司知識推廣，充足發(fā)揮知識的價值。文控管理者代表/7.11知識的更新1、公司為應(yīng)對不停變化的組織環(huán)境帶來的需求和發(fā)展趨勢，定時或不定時對知識的充足性、適宜性、有效性進行評審，及時發(fā)現(xiàn)組織的知識缺口，即組織現(xiàn)有知識與實現(xiàn)期組織目的所呢要的知識之間存在差別，從而識別出知識更新或增加的需求，由體系部組織有關(guān)部門按前述有關(guān)規(guī)定重新進行知識獲取或接觸更多必要知識、入庫和推廣共享。2、對于員工自主創(chuàng)新對應(yīng)知識的更新經(jīng)確認后可直接填寫《知識清單》，體系部組織有關(guān)人員進行分析評價后，提交知識管理負責(zé)人確信后歸檔。文控知識清單7.12知識的保護1、公司在創(chuàng)新、積累、分享和使用知識的同時，應(yīng)采用方法做好知識的保持、保持、保密工作，與重要管理人員訂立保密合同，維護好公司擁有的知識，保護好知識產(chǎn)權(quán)，避免知識非預(yù)期的損失?？偨?jīng)理負責(zé)保密知識的管理及對應(yīng)制度的建立。文控/八：有關(guān)統(tǒng)計：8.1《管制文獻清單》 8.2《文獻變更申請表》8.3《文獻分發(fā)/回收統(tǒng)計》8.4《外來文獻一覽表》8.5《質(zhì)量統(tǒng)計一覽表》8.6《借閱記錄表》8.7《請購單》九：附件一文獻編碼規(guī)則質(zhì)量手冊（一級文獻）的編號：QM-YY 流水號（01、02…）質(zhì)量管理手冊管理程序文獻（二級文獻）的編號:QP-XX 流水號(01、02…)質(zhì)量管理體系程序文獻 作業(yè)指導(dǎo)性/原則規(guī)范性/工藝流程性（三級文獻）文獻的編號:YY–ZZZ-000 流水號(001、002…)文獻類別代號（SOP:表達作業(yè)指導(dǎo)書）部門代碼表格及統(tǒng)計（四級文獻）的編號: QR:XX–YYY-(A/0) 版本