X電腦企業(yè)企劃部秘書手冊范本

頁注意事項(xiàng)：會前與GM及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會議合適的內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會議地點(diǎn)及時(shí)間；下發(fā)會議通知后，確認(rèn)參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人，可通過電話確認(rèn)；會中協(xié)助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；對會中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給GM；總經(jīng)理參加的會議開始接收通知回復(fù)或改請結(jié)束會后材料整理工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會會前提醒會前協(xié)助準(zhǔn)備回復(fù)邀請部門并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時(shí)間開始接收通知回復(fù)或改請結(jié)束會后材料整理工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會會前提醒會前協(xié)助準(zhǔn)備回復(fù)邀請部門并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時(shí)間判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān)判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān)NY與對方確認(rèn)后另行安排與對方確認(rèn)后另行安排時(shí)間沖突請示總經(jīng)理請示總經(jīng)理是否參加NY注意：把握前往會議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間的安排。（二）外部會面安排總經(jīng)理主持的外部會面接受會面請求 NO 婉拒或該請他人注意：講明原因，以免對方誤解注意：在收到會面請求時(shí)，經(jīng)與部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定，同時(shí)提供背景材料以供GM做出判斷Y與對方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程，并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)擬定meetingagenda,ppt 修改（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧）發(fā)會議通知，并落實(shí)參會人員會前準(zhǔn)備工作 會中服務(wù)會中達(dá)成共識的跟蹤反饋結(jié)束注意事項(xiàng)：綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點(diǎn)、預(yù)定會議室；注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；會前與對方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級別準(zhǔn)備禮物；在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對方確切的會面時(shí)間及地點(diǎn)；考慮是否需要在會面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪同人；會前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；在會前擬制meetingagenda（見模版）在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加合適的內(nèi)容，注意合適的內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文；--初次會面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；--再次會面應(yīng)注意：有針對性的業(yè)務(wù)回顧（可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會面時(shí)攜帶；提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態(tài)度；提醒總經(jīng)理參會，在GM同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況；會面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；總經(jīng)理參加的外部會面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：開始開始征詢GM是否參會征詢GM是否參會婉拒并請對方改請接到參會邀請婉拒并請對方改請接到參會邀請NY回復(fù)對方參會，并寫入日程表回復(fù)對方參會，并寫入日程表關(guān)注對方會議組織情況，并適時(shí)提出建議關(guān)注對方會議組織情況，并適時(shí)提出建議在會面前給GM提供背景材料在會面前給GM提供背景材料提醒GM參會提醒GM參會總經(jīng)理參會總經(jīng)理參會結(jié)束結(jié)束注意事項(xiàng)：會前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；會前了解會議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時(shí)間；對會中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會面會議備忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany:AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2000Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mr.――)15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見接受采訪Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見接受采訪結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問題答案N根據(jù)日程進(jìn)行安排落實(shí)品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問題答案N根據(jù)日程進(jìn)行安排落實(shí)品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY結(jié)束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實(shí)播出或見報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)與品推陪同人聯(lián)系，再次落實(shí)時(shí)間檢查采訪場地Y定車接待記者預(yù)定會議室NY電話采訪？采訪在公司？N結(jié)束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實(shí)播出或見報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)與品推陪同人聯(lián)系，再次落實(shí)時(shí)間檢查采訪場地Y定車接待記者預(yù)定會議室NY電話采訪？采訪在公司？N媒體采訪流程說明：1、接受采訪聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請對方理解；應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對方聯(lián)系品推接口人；從品推得到采訪提綱；將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起；對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對于常見問題的回答應(yīng)該有所備份并及時(shí)更新；了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預(yù)定采訪場地時(shí)應(yīng)該注意；有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車；如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；4、采訪當(dāng)天采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間；如果是電話采訪需要檢查會議設(shè)備；到采訪時(shí)間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)；如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地；如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料；安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報(bào)時(shí)間；5、采訪結(jié)束與記者溝通，及時(shí)了解播出或見報(bào)的確切時(shí)間；通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看。注意事項(xiàng)：對記者的界面要非常友好。五、大型活動陪同總經(jīng)理參加的大型活動：部門時(shí)序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動議程N(yùn)活動后活動當(dāng)天活動前一天接受活動邀請結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動開始預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動議程N(yùn)活動后活動當(dāng)天活動前一天接受活動邀請結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動開始陪同總經(jīng)理參加的大型活動流程說明：接受活動邀請得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見；對于總經(jīng)理同意參加的活動事先安排日程；活動前一天的準(zhǔn)備工作做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等；提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動的那幾項(xiàng)；活動當(dāng)天著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好活動議程、名片等資料；活動中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理擋駕；活動后整理業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參與支持的大型活動：部門時(shí)序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱Y活動后活動當(dāng)天活動前三星期接受活動邀請根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動議程開始征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱Y活動后活動當(dāng)天活動前三星期接受活動邀請根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動議程開始參與支持的大型活動流程說明：接受活動邀請得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；如果總經(jīng)理同意參加活動，安排好日程；活動前三星期參加分工會，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)；如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者；參加彩排；對重大活動中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練；活動當(dāng)天參加外部活動時(shí)，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等；活動中配合演示PPT，做好錄音；活動中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求；在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動分擔(dān)會務(wù)人員的工作；活動后整理業(yè)務(wù)資料和名片；根據(jù)錄音整理講話稿；總經(jīng)理在活動中往往會遇到很多人，引發(fā)很多工作管理管控上的想法，需要秘書參會后跟進(jìn)落實(shí)。六、突發(fā)來訪接待部門時(shí)序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會議室，告訴對方需要等待的時(shí)間總經(jīng)理方便時(shí)告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料征求對方意見，幫助安排其他負(fù)責(zé)人見面主動另約見面時(shí)間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目的開始征求總經(jīng)理意見NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會議室，告訴對方需要等待的時(shí)間總經(jīng)理方便時(shí)告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料征求對方意見，幫助安排其他負(fù)責(zé)人見面主動另約見面時(shí)間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目的開始接待突發(fā)來訪流程說明：問清對方來訪目的；對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時(shí)有時(shí)間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準(zhǔn)備飲料和報(bào)紙，并告訴對方大概要等多久，同時(shí)禮貌地暗示對方總經(jīng)理的下一個(gè)約會何時(shí)開始，請對方注意時(shí)間；對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時(shí)不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時(shí)都會受到歡迎，同時(shí)征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個(gè)見面時(shí)間，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理方便時(shí)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排；對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見；對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；對于確實(shí)應(yīng)由總經(jīng)理分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋。如果對方愿意，可以推薦對方與部門其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時(shí)告訴對方可以先把想法以寫信或寄email的方式告訴總經(jīng)理；在總經(jīng)理方便時(shí)告知來訪情況，根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排。注意事項(xiàng)：有些來訪者聽不進(jìn)秘書所做的任何解釋，死纏著非見總經(jīng)理不可，對這種人一定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。同時(shí)一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)email給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會看。第三部分溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通秘書要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理管控方面的思想。準(zhǔn)確理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達(dá)的工作。秘書應(yīng)以主動謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通，盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點(diǎn)一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意及時(shí)向那些給予你支持的部門和人員表達(dá)謝意。二、外部溝通外部溝通會大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。（見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合作：作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關(guān)系，但在處理事務(wù)時(shí)注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。在代總經(jīng)理進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進(jìn)工作時(shí)，要與合作廠商達(dá)成理解，為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)境，輔助總經(jīng)理推進(jìn)。（二）禮尚往來：答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合作廠商的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐，與廠商建立經(jīng)常性的溝通。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀秘書作為總經(jīng)理的輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù)。一個(gè)好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。作好助手和參謀的工作參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。首先是廣泛收集信息，多提供真實(shí)情況。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量的文稿。其中要把握三點(diǎn)：要有觀察力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。才能及時(shí)預(yù)測總經(jīng)理在想什么，準(zhǔn)備什么。要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。主動與總經(jīng)理交流思想，通過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。參與實(shí)踐，協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作。積極介入有關(guān)工作，及時(shí)掌握相關(guān)情況，適時(shí)提出建議。經(jīng)常了解全局情況，取得按時(shí)保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動權(quán)。參與要有度，參謀要有方參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”參與工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)對外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服務(wù)水準(zhǔn)。秘書可從以下幾方面來輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。語言形象總經(jīng)理在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時(shí)做好語言標(biāo)識。公務(wù)活動之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動合適的內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識）供總經(jīng)理參考準(zhǔn)備。2．協(xié)助總經(jīng)理樹立行為合作形象。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。協(xié)助總經(jīng)理樹立行為激勵(lì)形象。要尊重別人，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大家意見，在堅(jiān)持原則的前提下，盡量滿足下屬及部門的需求，增強(qiáng)合力。協(xié)助總經(jīng)理樹立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身的行動影響他人，秘書是總經(jīng)理對外界面的口，必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項(xiàng)工作：要待人熱情，例如在總經(jīng)理開展某項(xiàng)活動之前，詳細(xì)了解該項(xiàng)活動所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方的信息，為開展熱情友好的交際活動創(chuàng)造條件。對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)會和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對外交往中很好地運(yùn)用，必要時(shí)提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達(dá)到工作自如的效果，除了把握好基本的禮儀原則外，還應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)對自身素質(zhì)的培養(yǎng)。培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。公正客觀。要公正地評價(jià)他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。忠誠守信。要忠誠老實(shí)，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計(jì)辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。不過高估計(jì)自己，不過低估計(jì)別人，善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點(diǎn)并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)欣賞和學(xué)習(xí)。恭敬就是尊重對方的人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個(gè)人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它們可以表現(xiàn)出對對方的欣賞、理解和歡迎。特別在與人交談時(shí)，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，因?yàn)槊總€(gè)人都喜歡用語言表達(dá)自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用眼神告訴對方“你是一個(gè)值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。舉止。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場合，更應(yīng)注意禮節(jié)。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。牢記別人的姓名，稱呼恰當(dāng)親切。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。，切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。培養(yǎng)溫文而雅的儀表風(fēng)度。衣著儀表是個(gè)性的表征，反映一個(gè)人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。秘書正式場合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。第四部分文字支持秘書不僅要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的指示，而且要能貫徹領(lǐng)導(dǎo)的指示。秘書不僅要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的指示，而且要能貫徹領(lǐng)導(dǎo)的指示。秘書文字支持應(yīng)達(dá)到的要求：針對性強(qiáng)——文檔處理要直接、明確地去解決某個(gè)具體問題，提出意見和辦法。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進(jìn)去。比如寫一個(gè)準(zhǔn)備開展一項(xiàng)活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標(biāo)識符。具體真實(shí)——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實(shí)是指實(shí)事求是。條理性強(qiáng)——文字工作具有明確的指導(dǎo)作用，可操作性強(qiáng)，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。時(shí)限性強(qiáng)——文字工作是解決隨時(shí)發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。要寫得及時(shí)，否則會延誤時(shí)機(jī)，嚴(yán)重時(shí)會造成公司的損失。有固定的格式——格式為合適的內(nèi)容服務(wù)，要有相對的穩(wěn)定性。對于文件的格式，可參考《聯(lián)想電腦公司文件管理管控規(guī)定》中的格式。秘書文字支持的種類：傳真和郵件（詳細(xì)處理流程見前）業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報(bào)告、總結(jié)、PPT制作等）一般信件、感謝信、邀請函等程序：準(zhǔn)備——撰擬——審核修改、發(fā)布準(zhǔn)備明確行文要求。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要合適的內(nèi)容，在與總