檔案人員崗位職責

PAGE1檔案人員崗位職責積極宣傳和認真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案實施辦法》及《上海市檔案條例》。熱愛檔案事業(yè)，刻苦學習檔案業(yè)務(wù)和科學文化知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。加強組織紀律性，自覺遵守黨的紀律和國家的法律．法規(guī)，嚴守黨和國家的機密，遵守機關(guān)的各項規(guī)章制度。集中統(tǒng)一管理高興實驗學校的全部檔案，維護檔案的完整與安全，并按規(guī)定積極提供利用，為學校各項工作服務(wù)。熱情、耐心接待查檔人員。堅持查檔規(guī)定，做到調(diào)卷迅速準確，不斷提高工作效率。負責學校各部門各種門類的檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作的監(jiān)督和指導。認真做好檔案庫房的內(nèi)務(wù)管理，箱柜排列有序，整齊清潔，布局合理，分類明確，查找方便。認真做好檔案庫房防火、防盜、防潮、防塵等八防工作。積極開發(fā)檔案信息資源，編制各種檢索工具和編研材料。做好信息利用和檔案利用效果收集整理及有關(guān)檔案工作情況的統(tǒng)計。文書處理制度文書處理工作是學校工作的一項重要內(nèi)容，為使文書處理做到及時、準確、安全、保密，根據(jù)本校的實際情況，特擬訂以下制度：一、嚴格執(zhí)行《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，公文處理必須規(guī)范化、制度化。二、公文必須按照公文寫作的規(guī)則和要求用A4擬稿紙和鋼筆書寫。合理應用文種，格式符合要求，請示應堅持“一文一事”，避免請示報告混雜。三、發(fā)文必須按規(guī)定審批程序，經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)、統(tǒng)一編號后行文，并做好發(fā)文登記。四、收到外來文件后必須先登記，傳閱文件要合理安排，嚴格管理，做到及時、準確、安全，并要做好催交、傳閱工作，以免積壓和散推。組織傳閱時，應本著先急后緩、先領(lǐng)導后一般、先主辦后協(xié)辦、先辦理后閱知的原則進行。五、凡本校人員外出公務(wù)活動中形成、帶回的文件，均應交校長辦公室或有關(guān)人員登記、歸檔，任何人不應據(jù)為己有。檔案立卷歸檔制度凡是學校在各項活動中形成的具有現(xiàn)實查考使用價值和歷史研究價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的材料，必須歸檔保存。立卷歸檔的基本要求：應歸檔的文件材料齊全、完整，書寫材料字跡符合保存要求。分類組卷合理正確、案卷標題簡明確切，符合“三要素”（作者、內(nèi)容、文種）要求。卷內(nèi)文件的排列，必須保持文件之間的歷史聯(lián)系，準確區(qū)分保管期限，便于保管和利用。案卷裝訂結(jié)實，頁號編寫正確，封面封底填寫完整。歸檔時間文書檔案按年度整理立卷，在次年6月底前歸檔。教學檔案、教師業(yè)務(wù)檔案按學年度整理立卷，在次年12月底前歸檔。教科研項目文件材料必須經(jīng)鑒定后立卷歸檔。會計檔案在會計年度終了后，暫由財會部門保管一年。期滿后，由財會部門編造清冊移交檔案室?；?、設(shè)備、聲像、榮譽檔案在項目或活動結(jié)束后三個月內(nèi)歸檔。檔案利用制度檔案查閱、外借、復制均要登記，辦理檔案利用手續(xù)。本校有關(guān)人員查閱帶有一定保密范圍的檔案，須經(jīng)檔案主管領(lǐng)導同意，方可登記查閱。外單位查閱檔案，須憑單位介紹信及個人身份證查閱，檔案外借，須經(jīng)檔案主管領(lǐng)導批準。閱借檔案要保持檔案材料整潔與安全，不得擅自拆散、抽取、復印、折疊、涂抹、暴曬、受潮、污損等。檔案查閱完畢，須及時歸還。外借檔案時間不得超過十五天。檔案室要注意收集利用實例，做好檔案利用效果登記。檔案保密制度檔案管理人員必須認真貫徹執(zhí)行上級有關(guān)保密的批示和規(guī)定，嚴格執(zhí)行黨和國家的保密制度。檔案管理人員不得借工作之便，私自將秘密檔案帶出庫房或送予無關(guān)人員閱看。由于工作需要使用檔案，應妥善保管，不得擅自擴大閱讀范圍，用后及時歸還。檔案管理人員不得在公共場所和私人來往信件中泄漏黨和國家秘密。復印秘密檔案應進行登記，由領(lǐng)導批準方可進行。嚴禁將檔案文件拿到營業(yè)性復印場所復印。嚴禁向廢品收購部門出售檔案文件資料，銷毀檔案必須嚴格按照鑒定、銷毀制度執(zhí)行。提供利用檔案資料，要嚴格執(zhí)行借閱制度，注意保密。檔案庫房未經(jīng)工作人員許可，其他人員不得入內(nèi)。不在不利于保密的地方存放機密文件、資料。檔案庫房管理制度檔案庫房是保管學校檔案的機要重地，必須嚴格執(zhí)行檔案庫房技術(shù)保護管理辦法，認真做好保密和防盜、防火、防潮、防光、防塵等保護工作。非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。檔案庫房內(nèi)必須配備適宜保存檔案的鐵質(zhì)箱柜，并采取防盜、防火、防潮、防光、防塵、防高溫等八防措施，使庫房溫度控制在14℃—24℃，相對濕度保持在45—60％，并做好記錄。庫房門窗必須保持堅固，出入庫房應隨手關(guān)門，以確保庫房的安全。調(diào)閱或出借檔案，應嚴格執(zhí)行本單位制訂的檔案查（借）閱制度。庫房內(nèi)應經(jīng)常保持清潔，做到窗明、門潔、地凈，箱柜無灰塵。庫內(nèi)檔案應分類存放，箱、柜、架必須擺放整齊，并編上箱號，嚴禁在庫房內(nèi)存放個人物品或堆放雜物，嚴禁煙火。對庫房的檔案，定期進行檢查核對，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)可疑情況應追查。檔案統(tǒng)計制度為了科學管理，了解庫情，有利于保護、促進利用，使各項檔案工作健全地發(fā)展，特制定本制度。做好各類檔案收進和移動登記臺帳。做好檔案查閱、借閱登記簿。每年年末對庫存檔案的數(shù)量、類別，提供利用情況，檔案機構(gòu)人員變動情況進行統(tǒng)計。堅持統(tǒng)計原則，仔細核對數(shù)據(jù)，按時、按質(zhì)、按量完成各項統(tǒng)計工作。檔案鑒定、銷毀制度學校檔案的鑒定、銷毀工作，由航華二中校長辦公室組織實施，并會同檔案室和有關(guān)人員組成鑒定小組。檔案室銷毀的檔案，一般指保管期限經(jīng)鑒定無保存價值的檔案文件。檔案銷毀由本校檔案人員根據(jù)檔案保管期限提出工作意見，再由檔案鑒定小組逐件進行鑒定。經(jīng)鑒定為銷毀的檔案，由鑒定小組負責編制銷毀清冊和撰寫銷毀檔案內(nèi)容的分析報告，經(jīng)學校領(lǐng)導審批后銷毀，未經(jīng)鑒定，任何人不得隨意銷毀檔案。為慎重起見，準備銷毀的檔案，經(jīng)領(lǐng)導批準后應繼續(xù)保存一年后再執(zhí)行。銷毀檔案時，應派兩人監(jiān)銷，銷毀后監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上注明“已毀”字樣和銷毀日期及方式，并簽名以示負責。銷毀清冊一式二份，分別歸“全宗卷”和上級單位備案。檔案保管制度檔案庫房機要重地，未經(jīng)管理人員許可，不得擅自入檔案庫房。二、查閱檔案，必須按規(guī)定辦理登記手續(xù)。查閱檔案畢，及時歸放原處。定期清點檢查庫存檔案，發(fā)現(xiàn)差錯及時報告，并補救措施。經(jīng)常檢查庫房內(nèi)防蛀、防光、防盜、防火等各類設(shè)施，杜絕一切隱患。保持庫房整潔，通風、干燥、庫房內(nèi)不得堆放雜物。離開檔案庫房，要隨手關(guān)門，鑰匙要妥善保管。教師業(yè)務(wù)檔案管理辦法教師業(yè)務(wù)檔案是反映教師教育、教學水平的真實記錄，是教師評定職稱、評選先進的重要依據(jù)，必須加強管理。為此，特制定本制度。教師業(yè)務(wù)檔案由三個組成部分：教師業(yè)務(wù)考績檔案正本、教師業(yè)務(wù)考績檔案副本、教師教學工作中的其它材料。教師業(yè)務(wù)考績檔案正本由教師本人填寫，每學期填寫一次，由教務(wù)處集中收、發(fā)，檔案室保管，教師業(yè)務(wù)考績檔案副本由學校分管領(lǐng)導通過考核評定后填寫，由檔案室集中保管。教師業(yè)務(wù)檔案按學科分類排列，每位教師組一卷，并以此大流水編制檔號，保管期限為長期。教師業(yè)務(wù)檔案立卷類目及保管期限：教師業(yè)務(wù)檔案按學科分類排列，每位教師組一個卷。教師業(yè)務(wù)考績檔案正本目錄（見滬教職改（92）第6號文）教師業(yè)務(wù)考績檔案副本目錄（見滬教職改（92）第6號文）教師教學工作中的其它材料（教師情況表、工作考核表、獲獎材料、論文、公開課材料等）保管期限為長期。榮譽檔案管理辦法榮譽檔案是檔案工作的一個組成部分，為切實做好榮譽檔案的收集、整理和保管工作，充分發(fā)揮榮譽檔案在學校教育、教學工作中的作用，特制定本制度。榮譽檔案是指上級單位針對本校工作而頒發(fā)的或者是本校在工作中產(chǎn)生和形成的各類具有保存價值的獎狀、獎杯、獎牌、證書、錦旗等。本校各部門和教職員工在工作中產(chǎn)生和形成的榮譽檔案屬國家財產(chǎn)，均應上交檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得占為已有。榮譽檔案的歸檔范圍：1、本校各級各類獎狀2、本校各級各類獎杯3、本校各級各類獎牌4、本校各級各類證書5、其它各類榮譽榮譽檔案的整理、保管及利用榮譽檔案按載體分類，再按不同保管期限分別歸檔。本校的榮譽檔案由檔案室集中統(tǒng)一保管。榮譽檔案一般應拍成照片，以備查用。會計檔案管理辦法為了加強對會計檔案的科學管理，健全會計檔案工作制度，根據(jù)中華人民共和國財政部、國家檔案局頒發(fā)的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本校的實際情況，特制定本辦法：會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的重要史料的證據(jù)。因此必須加強對會計檔案的管理，建立和健全會計檔案的立卷歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實把會計檔案管好。本校每年形成的會計檔案，應由財會部門按照歸檔要求，負責整理立卷及裝訂成冊。當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財會部門保管一年，第二年上半年應由財會部門編造清冊移交檔案室保管。歸檔范圍：1、會計報表2、會計帳簿3會計憑證實行會計電算化單位，年末必須將本年帳套數(shù)據(jù)軟盤備份，每份數(shù)據(jù)均要備份二份，異地保管在指定的保管柜內(nèi)。整理方法：分類：一般按年度形成分類，即首先按會計年度分開，然后按“類別名稱”將會計檔案分為報表、帳簿、憑證三大類。帳?。阂话闶且槐緸橐痪恚▋裕?，即一個保管單位?；铐搸槌隹瞻醉?，再按會計科目順序裝訂成冊，并加具帳簿封面。憑證：按會計憑證的材料形成時間為順序，連同所附的原始憑證，按日、旬、月的先后整理裝訂成冊，年內(nèi)連續(xù)編號共幾冊，并填寫封面和備注。每冊厚度要適中，裝訂線處要封角并由立卷人、會計主管人員簽名或蓋章，履行簽封手續(xù)，以示負責。報表：按年報、季報、月報、旬報等分別組成保管單位，可按文書立卷要求進行，卷內(nèi)目錄一般填到月或季表類型。組卷：會計憑證中工資清單簽名的一頁，應按月、按年歸入到當年度的文書檔案中去，屬長期保管。卷內(nèi)排列：一般應按會計材料形成時間順序排列，報表卷內(nèi)文字材料（如決算說明等）在前，表格在后。編頁號：只編有效頁號，一頁一號，活頁空帳頁要抽出。裝訂：應拆除所有金屬物，對已損壞的會計材料要進行裱糊，缺少裝訂線的要加邊。擬寫案卷題名（標題）：一般應由責任者（即作者）、時間（針對年月）、內(nèi)容和名稱四部分組成。案卷排列與編卷號：應先分報表、帳簿、憑證三大類，再按每類的不同保管期限順序由長到短排列，一年度一個流水案卷號。編制案卷目錄：歷年案卷目錄分報表、帳簿、憑證裝訂成三本。歸檔時間：當年的會計檔案、在會計年度終了后，可暫由本校財會部門保管一年，以方便利用。期滿后，原則上應按期將會計檔案移交給檔案室保管。移交時，財會部門應編制會計檔案移交清冊（案卷目錄）一式兩份，交接雙方應簽字，一份由會計部門留存，一份隨會計檔案移交。若檔案庫房限制不能全部接收時，可暫留財會部門保留，但會計部門需編制會計檔案案卷目錄送檔案室存檔。保管期限：會計報表：年報為永久；月報表和季報表為五年。會計帳簿：總帳十五年；現(xiàn)金日記帳二十五年；銀行日記帳二十五年；明細帳和輔助帳均為十五年。會計憑證：十五年。會計檔案的保管和利用：會計檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則。對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管。存放有序，查找方便。同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。會計檔案積極為本單位提供和利用。向外單位提供利用時,原則上不得借出，如有特殊需要，須報經(jīng)本單位領(lǐng)導批準辦理借閱手續(xù)，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。七、會計檔案的鑒定與銷毀：

會計檔案保管期滿需要銷毀,(除未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、涉及房地產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)讓契約外)，由檔案室提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查、編造銷毀清冊，按不同情況分別報請主管領(lǐng)導或上級主管部門批準后銷毀，銷毀時應派人監(jiān)銷。銷毀后，經(jīng)銷人、監(jiān)銷人、批準人均應銷毀清冊上簽名蓋章。教科研檔案管理辦法教科研檔案是學校教育教學改革深入發(fā)展和教學研究過程中的真實記錄和反映，必須加強管理。為貫徹國家科委、國家檔案局關(guān)于《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，充分發(fā)揮教科研檔案在教育教學中的作用，特制定本辦法：教科研檔案工作是學校教科研管理的重要組成部分，是教科研活動的重要環(huán)節(jié)。本校教科研管理工作的分管領(lǐng)導要把教科研檔案工作與建檔工作實行“四同步”管理，即：下達計劃與提出教科研文件材料的建檔、歸檔要求同步。檢查計劃進度與檢查教科研文件材料的形成情況同步。鑒定、登記教科研成果與驗收、審查教科研檔案材料同步。上報和評審科技成果與檔案部門出具歸檔證明材料同步。教科研文件的歸檔范圍，按教科研過程劃分為：教科研準備階段：課題申請書、計劃任務(wù)書、教科研立題審批文件、協(xié)作協(xié)議書等。研究試驗階段：研究過程中產(chǎn)生的實驗、分析、測試等各種原始記錄和數(shù)據(jù)、圖表、照片等材料，調(diào)研考查報告，重要的來往技術(shù)文件等?？偨Y(jié)鑒定階段，研究計劃年度工作報告、專題總結(jié)、階段總結(jié)、論文、專著、成果鑒定書、推廣作用報告、課題經(jīng)費決算。成果申報和獎勵階段：申報材料、審批材料、獎狀證書。實行由課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制。凡列入本校教科研計劃的課題，應由課題負責人按歸檔范圍，進行文件材料的收集、整理、立卷歸檔工作，因故中途停止或失敗的計劃內(nèi)課題，所形成的文件材料也應歸檔，并說明情況。教科研材料應在項目完成后一個月內(nèi)整理移交歸檔。周期長的課題，可分階段歸檔。課題負責人在歸檔時，負責填寫課題檔案簡介和參加人員名單，并經(jīng)主管領(lǐng)導審查簽署意見，向檔案室移交。由幾個學校協(xié)作參加的課題項目材料的歸檔，一般應由主持學校負責保管，協(xié)作學校如有需要可復制保存與本學校業(yè)務(wù)有關(guān)的部分材料。凡申請成果鑒定的課題，必須在報審材料的同時，通知檔案室對項目材料進行檢查驗收，凡不符合歸檔要求的，不得組織鑒定。教科研檔案立卷類目及保管期限以課題為類目，保管期限為永久、長期、短期。設(shè)備檔案管理辦法為加強設(shè)備檔案的管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學校的實際情況，特制定本辦法。設(shè)備檔案是指價格在5000元以上的財產(chǎn)及部分檢測儀器所形成的各類文字、圖表等文件材料。本校各部門新購儀器設(shè)備,必須邀請檔案人員參加開箱，并由檔案人員負責歸檔。設(shè)備的歸檔范圍：購置儀器設(shè)備的請購單、請示、控購單。開箱單、裝箱單、合格證、使用說明書、保修單。安裝、調(diào)試、記錄、檢定、檢測報告、維修、事故處理報告。報廢單、調(diào)撥單。設(shè)備檔案的整理、立卷：應根據(jù)購置儀器設(shè)備的有關(guān)程序（開箱單、請購單、報批材料、控購單、說明書、保修卡、檢定書、使用維修記錄等）組卷，然后再填寫卷內(nèi)目錄、備考書、編頁號，然后裝入科技檔案專用盒歸檔保管。設(shè)備檔案的保管：設(shè)備檔案應由檔案室統(tǒng)一保管，需借閱時，應辦理登記手續(xù)，并限期歸還。設(shè)備檔案的保管期限為長期?；n案管理辦法為了做好基本建設(shè)項目檔案資料管理工作，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設(shè)、使用管理，工程維護和改建中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合學?；üぷ骶唧w情況，制定本辦法?；n案是指整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建設(shè)投產(chǎn)的全過程中形成的應歸檔的文件，包括基本建設(shè)投產(chǎn)的全過程中形成的，應歸檔的文件。綜合性文件：計劃任務(wù)書，有關(guān)該工程的項目申請和上級批復文件、合同、協(xié)議書、各種協(xié)調(diào)會紀要。施工前的文件：用地許可證，水、電、煤氣供應批準書、施工合同、設(shè)備合同、拆房執(zhí)照、造房執(zhí)照。設(shè)計文件：初步設(shè)備、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計、說明書及設(shè)計修改變更材料。財務(wù)文件：工程概算、預算、決算、投資款項申請、追加預算報告、上級批復文件及審計書。全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結(jié)。圖紙：學校各類建筑物，地上地下管道的現(xiàn)狀圖，用地范圍圖新建、擴建、改建單項工種的竣工圖和使用中的變更圖紙及有關(guān)資料。質(zhì)量鑒定和驗收材料：甲、乙雙方共同簽署的施工技術(shù)文件，隱蔽工程驗收記錄，正式驗收記錄，正式驗收證書，質(zhì)量保證書。二、基建檔案，應在基建項目完成后，由學校分管基建部門負責收集后，交檔案室整理、立卷、歸檔。聲像檔案管理辦法為了加強聲像檔案的管理，更好地開發(fā)利用聲像檔案信息資源，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《上海市聲像檔案管理暫行辦法》，制定本辦法。聲像檔案是指學校及其工作人員在社會、業(yè)務(wù)活動中直接形成的，具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶等不同載體的歷史記錄。二、聲像檔案歸檔范圍：1、學校召開的重要會議和教育、教學重要活動形成的聲像材料。2、市、區(qū)領(lǐng)導來學校視察、檢查工作形成的聲像材料。3、學校主要職能活動和其他具有長期保存價值的聲像材料。學校獲市、區(qū)級以上獎勵項目或榮譽稱號、名次等弟聲像資料。三、聲像檔案歸檔要求：歸檔的聲像材料必須是原版、原片（照片檔案包括照片和底片）凡是歸檔的聲像材料必須圖象清晰，聲音清楚。聲像材料形成后，承辦人應按規(guī)定進行整理并加以必要的文字說明。文字說明要反映以下要素：即事由、地點、人物、時間、責任者。各部門應把形成的聲像材料按規(guī)定進行收集、整理與立卷，并按規(guī)定向檔案室歸檔，任何個人不得占為已有。文書檔案管理辦法文書檔案是指學校在各項管理活動中形成，具有查考使用價值的、集中保管起來的文書材料，是單位基本情況和歷史面貌的真實記錄。根據(jù)國家有關(guān)檔案的規(guī)定，為加強學校文書檔案的科學管理，特制定辦法。一、文書檔案歸檔范圍：凡是反映本校主要職能活動，具有查考利用價值的文件材料（包括黨、政、工團等工作中形成的文件材料）均應歸檔。1、上級機關(guān)下發(fā)的指導性、法規(guī)性、政策性文件和需貫徹執(zhí)行的文件以及批文。2、學校工作活動中形成的文件材料，如工作計劃、總結(jié)、會議記錄、請求報告、規(guī)章制度、合同契約、調(diào)查研究材料等。二、文書檔案的分類及保管期限按本校文書檔案編制說明及分類表執(zhí)行。三、文書檔案按年度—組織機構(gòu)分類法進行整理分類，由檔案室集中統(tǒng)一管理，做好檢