材料詢價管理制度

材料詢價管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司材料采購詢價管理工作，確保采購材料的質(zhì)量、價格合理，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有材料采購詢價活動，包括但不限于原材料、零部件、辦公用品、設(shè)備維修配件等。3.基本原則公平公正原則：詢價過程應(yīng)公開透明，確保所有潛在供應(yīng)商有平等機會參與，不受任何歧視。貨比三家原則：通過向多家供應(yīng)商詢價，比較不同供應(yīng)商的報價、質(zhì)量、服務(wù)等，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。成本效益原則：在保證材料質(zhì)量和滿足使用需求的前提下，努力降低采購成本，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。誠實守信原則：詢價雙方應(yīng)誠實守信，如實提供相關(guān)信息，不得隱瞞或虛報。

二、詢價流程

（一）詢價需求提出1.使用部門申請各使用部門根據(jù)生產(chǎn)、運營、維修等實際需求，填寫《材料采購申請表》，詳細注明所需材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計到貨時間等信息。對于緊急需求的材料，應(yīng)在申請表中注明"緊急"字樣，并說明緊急原因。2.審核與批準《材料采購申請表》提交至部門負責人審核，部門負責人應(yīng)根據(jù)實際工作需要對申請內(nèi)容進行核實，確認需求的合理性和必要性。經(jīng)部門負責人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至采購部門；對于金額較大或重要的采購申請，還需報分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準。

（二）詢價準備1.采購部門信息收集采購部門接到經(jīng)批準的《材料采購申請表》后，安排專人負責詢價工作。詢價人員通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括但不限于供應(yīng)商名錄、行業(yè)網(wǎng)站、采購平臺、同行推薦等，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對收集到的供應(yīng)商信息進行整理和篩選，初步確定擬詢價的供應(yīng)商名單。2.制定詢價文件根據(jù)材料采購需求，編制詢價文件。詢價文件應(yīng)包含以下內(nèi)容：材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準等詳細技術(shù)要求。交貨時間、交貨地點、交貨方式等交貨要求。報價要求，如報價有效期、報價包含的費用明細（如貨款、運費、稅費等）。售后服務(wù)要求，如質(zhì)保期、維修響應(yīng)時間、培訓服務(wù)等。其他相關(guān)要求，如供應(yīng)商資質(zhì)證明文件、業(yè)績案例等。詢價文件應(yīng)清晰、準確、完整，確保供應(yīng)商能夠準確理解詢價要求。

（三）詢價實施1.發(fā)送詢價文件將編制好的詢價文件以郵件、傳真或書面形式發(fā)送給擬詢價的供應(yīng)商。在發(fā)送詢價文件時，應(yīng)明確告知供應(yīng)商詢價的截止時間和報價方式。對于重要材料或采購金額較大的項目，采購部門可組織供應(yīng)商現(xiàn)場答疑會，就詢價文件中的疑問進行解答，確保供應(yīng)商對詢價要求有清晰的理解。2.供應(yīng)商報價供應(yīng)商應(yīng)在詢價文件規(guī)定的截止時間前，將報價文件密封送達或通過指定方式提交給采購部門。報價文件應(yīng)包含報價單、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。采購部門對收到的供應(yīng)商報價進行登記和整理，記錄報價時間、供應(yīng)商名稱、報價金額、交貨期等關(guān)鍵信息。3.報價評估采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價進行評估。評估內(nèi)容包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。價格評估：比較各供應(yīng)商的報價金額，分析價格差異原因，判斷報價的合理性?？刹捎米畹蛢r法、綜合評分法等方法進行價格評估，具體方法根據(jù)采購項目的特點和要求確定。質(zhì)量評估：審查供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、樣品或過往業(yè)績，判斷其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合詢價文件要求。對于關(guān)鍵材料，可安排實地考察或樣品檢驗。交貨期評估：根據(jù)采購需求的緊急程度和預(yù)計到貨時間，評估供應(yīng)商的交貨期承諾是否能夠滿足要求。對于交貨期要求嚴格的項目，應(yīng)優(yōu)先選擇能夠按時交貨的供應(yīng)商。售后服務(wù)評估：考察供應(yīng)商的售后服務(wù)承諾，如質(zhì)保期、維修響應(yīng)時間、培訓服務(wù)等，評估其售后服務(wù)的可靠性和及時性。

（四）詢價結(jié)果確定1.推薦供應(yīng)商采購部門根據(jù)報價評估結(jié)果，向采購決策人推薦一家或多家供應(yīng)商。推薦時應(yīng)詳細說明推薦理由，包括各供應(yīng)商的優(yōu)勢和不足。對于單一來源采購或因特殊原因只能選擇一家供應(yīng)商的情況，采購部門應(yīng)在推薦報告中說明原因，并提供相關(guān)證明材料。2.采購決策采購決策人根據(jù)采購部門的推薦報告，結(jié)合公司的采購政策和實際情況，做出最終的采購決策。采購決策應(yīng)明確供應(yīng)商名稱、采購價格、交貨期、合同主要條款等內(nèi)容。對于重大采購項目，采購決策需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。

（五）合同簽訂與執(zhí)行1.合同簽訂根據(jù)采購決策結(jié)果，采購部門負責與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草本提交至法務(wù)部門進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，合同由雙方授權(quán)代表簽字蓋章生效。2.合同執(zhí)行與跟蹤采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)變更或問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。采購部門定期對采購合同的執(zhí)行情況進行總結(jié)和分析，評估采購效果，為后續(xù)采購工作提供參考。

三、詢價相關(guān)人員職責

（一）使用部門職責1.準確提出材料采購需求，詳細填寫《材料采購申請表》，確保需求信息真實、準確、完整。2.參與對供應(yīng)商提供的樣品或技術(shù)方案進行評審，提供技術(shù)支持和使用意見。3.協(xié)助采購部門與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，及時反饋使用過程中出現(xiàn)的問題。

（二）采購部門職責1.負責材料采購詢價的組織和實施工作，包括收集供應(yīng)商信息、編制詢價文件、發(fā)送詢價文件、接收報價、評估報價等。2.按照公司采購政策和流程，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。3.定期對采購成本、采購質(zhì)量、采購效率等進行分析和總結(jié)，提出改進建議和措施。4.建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系。

（三）財務(wù)部門職責1.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行審核，確保付款方式合理、風險可控。2.負責對采購成本進行核算和分析，提供成本控制建議。3.按照采購合同和公司財務(wù)制度，及時辦理付款手續(xù)。

（四）法務(wù)部門職責1.對采購合同進行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風險。2.為采購活動提供法律咨詢和支持，處理采購過程中涉及的法律事務(wù)。

（五）公司領(lǐng)導(dǎo)職責1.審批重大采購項目的采購申請和采購決策，確保采購活動符合公司戰(zhàn)略和利益。2.對采購工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。

四、詢價記錄與檔案管理1.詢價記錄采購部門應(yīng)建立完善的詢價記錄檔案，對每次詢價活動的相關(guān)資料進行詳細記錄。詢價記錄應(yīng)包括詢價文件、供應(yīng)商報價文件、報價評估記錄、推薦供應(yīng)商報告、采購決策文件等。詢價記錄應(yīng)妥善保存，保存期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。2.檔案管理詢價記錄檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂和存儲，便于查詢和使用。檔案管理人員應(yīng)定期對詢價記錄檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。對于涉及商業(yè)秘密或敏感信息的詢價記錄，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。

五、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對材料采購詢價活動進行審計監(jiān)督，檢查詢價流程是否合規(guī)、采購決策是否合理、合同執(zhí)行是否到位等。審計部門如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.供應(yīng)商反饋建立供應(yīng)商反饋機制，鼓勵供應(yīng)商對公司的詢價活動和采購行為進行監(jiān)督和評價。采購部門應(yīng)及時處理供應(yīng)商的反饋意見，不斷改進工作。3.考核機制制定采購人員績效考核制度，將詢價工作的質(zhì)量、效率、成本控制