中小企業(yè)采購管理制度-新

中小企業(yè)采購管理制度-新?1.目的本采購管理制度旨在規(guī)范中小企業(yè)的采購行為，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要。2.適用范圍本制度適用于中小企業(yè)內(nèi)所有采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。效益原則：追求采購活動的經(jīng)濟效益最大化，同時兼顧社會效益。誠信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量符合企業(yè)要求。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部門職責(zé)負責(zé)制定采購計劃和預(yù)算。尋找、篩選、評估和選擇合格供應(yīng)商。組織采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。建立和維護供應(yīng)商檔案。采購人員崗位職責(zé)采購專員協(xié)助采購主管制定采購計劃和預(yù)算。負責(zé)具體采購任務(wù)的執(zhí)行，包括詢價、比價、議價等。與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟進采購訂單的下達、生產(chǎn)、發(fā)貨及到貨情況。收集整理采購相關(guān)資料，建立采購文檔。采購主管負責(zé)采購部門的日常管理工作。審核采購計劃和預(yù)算，確保其合理性。指導(dǎo)和監(jiān)督采購專員的工作，對采購結(jié)果負責(zé)。定期評估供應(yīng)商，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。2.其他相關(guān)部門需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出物資和服務(wù)的采購需求。參與采購技術(shù)標準的制定和采購合同的評審。協(xié)助采購部門進行到貨驗收。財務(wù)部門負責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同。辦理采購款項的支付手續(xù)。對采購成本進行核算和分析。質(zhì)量部門制定采購物資的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范。參與采購合同的評審，提出質(zhì)量方面的意見和建議。負責(zé)采購物資的到貨驗收和質(zhì)量檢驗。三、采購流程1.采購需求提出需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存狀況等，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交部門負責(zé)人審核。部門負責(zé)人對采購需求的合理性、必要性進行審核，審核通過后提交給采購部門。2.采購計劃制定采購部門收到《采購申請表》后，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。采購計劃經(jīng)采購主管審核后，報企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇與評估采購人員根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，篩選標準包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察或評估，了解其實際情況。評估內(nèi)容可包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等。4.采購談判與合同簽訂采購人員與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就采購物資或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商。談判達成一致后，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。采購合同經(jīng)采購部門審核、企業(yè)法務(wù)部門審查、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章生效。5.采購訂單下達采購人員根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單下達后，及時與供應(yīng)商溝通確認，確保供應(yīng)商收到訂單并理解訂單要求。6.采購跟蹤與催貨采購人員定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。對于即將到期的采購訂單，及時提醒供應(yīng)商按時交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的措施，如協(xié)商調(diào)整交貨期、尋求替代供應(yīng)商等。7.到貨驗收采購物資到貨前，采購人員應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備。質(zhì)量部門按照質(zhì)量標準和驗收規(guī)范對采購物資進行檢驗，檢驗內(nèi)容包括外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號、性能等。需求部門對采購物資的適用性進行驗收，確認是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要。驗收合格的采購物資，由驗收人員在《驗收單》上簽字確認；驗收不合格的采購物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。8.采購付款采購物資驗收合格后，采購人員應(yīng)及時整理相關(guān)資料，如采購合同、采購訂單、驗收單、發(fā)票等，提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門對提交的資料進行審核，審核無誤后，按照采購合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部門根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購計劃，編制采購預(yù)算草案。采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的種類、數(shù)量、價格、金額等內(nèi)容。采購預(yù)算草案經(jīng)財務(wù)部門審核、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為企業(yè)年度預(yù)算的一部分下達執(zhí)行。2.采購預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和審批。財務(wù)部門對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，定期分析采購預(yù)算與實際采購支出的差異，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。3.采購預(yù)算調(diào)整當出現(xiàn)以下情況時，可申請采購預(yù)算調(diào)整：市場價格波動較大，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足采購需求。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整，導(dǎo)致采購需求發(fā)生變化。其他不可抗力因素影響采購預(yù)算的執(zhí)行。采購預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)包括調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、調(diào)整后的預(yù)算金額等，并提交采購部門審核、財務(wù)部門復(fù)核、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準入建立供應(yīng)商準入制度，明確供應(yīng)商的準入條件，如具有合法的經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力、符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品等。潛在供應(yīng)商向企業(yè)提交《供應(yīng)商準入申請表》及相關(guān)證明材料，采購部門對其進行初步審核。初步審核通過后，采購部門組織對供應(yīng)商進行實地考察或評估，評估合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評估與考核定期對供應(yīng)商進行評估與考核，評估周期可根據(jù)實際情況設(shè)定，一般為每年一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，及時進行整改或淘汰。3.供應(yīng)商激勵與約束建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款、提供合作機會等。建立供應(yīng)商約束機制，對違反采購合同約定的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、終止合同等。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、交貨期風(fēng)險等。對識別出的風(fēng)險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險應(yīng)對措施針對不同的風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施：市場價格波動風(fēng)險：建立價格預(yù)警機制，關(guān)注市場價格動態(tài)，適時調(diào)整采購策略，如簽訂長期合同、套期保值等。供應(yīng)商違約風(fēng)險：加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供履約保證金或擔保，簽訂詳細的采購合同，明確違約責(zé)任。質(zhì)量風(fēng)險：嚴格質(zhì)量檢驗標準，加強到貨驗收，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，要求供應(yīng)商承擔質(zhì)量責(zé)任。交貨期風(fēng)險：合理安排采購時間，與供應(yīng)商明確交貨期要求，建立催貨機制，及時跟蹤交貨進度。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標，當風(fēng)險指標達到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的措施進行處理。七、采購信息化管理1.采購信息系統(tǒng)建設(shè)建立采購信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購流程的信息化管理，包括采購需求申請、采購計劃制定、供應(yīng)商選擇、采購訂單下達、采購跟蹤、到貨驗收、采購付款等環(huán)節(jié)。采購信息系統(tǒng)應(yīng)具備信息查詢、統(tǒng)計分析、報表生成等功能，為采購管理提供決策支持。2.信息共享與協(xié)同采購信息系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)內(nèi)部的其他信息系統(tǒng)，如庫存管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)等進行集成，實現(xiàn)信息共享與協(xié)同。通過信息共享，