辦公用品、物品管理辦法

辦公用品、物品管理辦法?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公用品、物品的管理，規(guī)范辦公用品、物品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品、物品的使用效率，節(jié)約成本，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公用品、物品的管理。3.定義本辦法所稱辦公用品、物品，是指公司為滿足日常辦公需要而購置的各類文具、辦公設(shè)備、辦公家具、耗材等物品。二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定辦公用品、物品管理的相關(guān)制度和流程，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)辦公用品、物品的采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放等工作。定期對(duì)辦公用品、物品的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)各部門辦公用品、物品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，提出改進(jìn)建議。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核辦公用品、物品的采購預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷。定期對(duì)辦公用品、物品的費(fèi)用支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。3.使用部門負(fù)責(zé)提出本部門辦公用品、物品的需求計(jì)劃。嚴(yán)格按照規(guī)定使用辦公用品、物品，不得浪費(fèi)或挪作他用。配合行政部門做好辦公用品、物品的盤點(diǎn)工作。三、采購管理1.采購計(jì)劃各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作需要和實(shí)際情況，于每月末制定次月的辦公用品、物品需求計(jì)劃，并提交給行政部門。行政部門對(duì)各部門的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合庫存情況，制定公司辦公用品、物品采購計(jì)劃。2.采購渠道辦公用品、物品的采購應(yīng)選擇正規(guī)、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。行政部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等情況，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。3.采購流程行政部門根據(jù)采購計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。供應(yīng)商按照訂單要求及時(shí)供貨，行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的辦公用品、物品辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通退換貨事宜。4.采購預(yù)算辦公用品、物品的采購應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，對(duì)超預(yù)算的采購申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。四、庫存管理1.入庫管理辦公用品、物品到貨后，行政部門倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等，確保與采購訂單一致。驗(yàn)收合格的辦公用品、物品應(yīng)填寫入庫單，辦理入庫手續(xù)，并按照類別、規(guī)格等進(jìn)行分類存放。2.庫存盤點(diǎn)行政部門倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品、物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次，盤點(diǎn)結(jié)束后應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤盈、盤虧情況進(jìn)行說明，并提出處理建議。對(duì)于盤盈、盤虧的辦公用品、物品，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后進(jìn)行核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.庫存安全行政部門應(yīng)加強(qiáng)辦公用品、物品倉庫的安全管理，確保庫存物品的安全。倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，防止物品受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等。倉庫應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。五、發(fā)放管理1.發(fā)放原則辦公用品、物品的發(fā)放應(yīng)遵循按需發(fā)放、節(jié)約使用的原則。行政部門應(yīng)根據(jù)各部門的實(shí)際需求和庫存情況，合理發(fā)放辦公用品、物品。2.發(fā)放流程各部門如需領(lǐng)取辦公用品、物品，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交給行政部門。行政部門倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)符合規(guī)定的予以發(fā)放，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)取辦公用品、物品時(shí)進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等與領(lǐng)用申請(qǐng)表一致。3.限量管理對(duì)于一些常用的辦公用品、物品，行政部門應(yīng)制定限量標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放。限量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)各部門的工作性質(zhì)、人員數(shù)量等因素進(jìn)行合理確定，并定期進(jìn)行調(diào)整。六、使用管理1.使用培訓(xùn)行政部門應(yīng)定期組織辦公用品、物品使用培訓(xùn)，提高員工的使用技能和節(jié)約意識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容包括辦公用品、物品的正確使用方法、維護(hù)保養(yǎng)知識(shí)、節(jié)約技巧等。2.使用規(guī)范員工應(yīng)嚴(yán)格按照辦公用品、物品的使用說明進(jìn)行操作，不得擅自更改或損壞。對(duì)于辦公設(shè)備、辦公家具等物品，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品、物品，避免浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正。3.物品借用員工因工作需要借用辦公用品、物品時(shí)，應(yīng)填寫借用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交給行政部門。行政部門倉庫管理人員根據(jù)借用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)符合規(guī)定的予以借用，并在借用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。借用人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還借用的辦公用品、物品，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。七、報(bào)廢管理1.報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)辦公用品、物品符合下列條件之一的，可以申請(qǐng)報(bào)廢：已超過使用年限，且無法正常使用的。因損壞、故障等原因，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高的。因技術(shù)更新、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，不再使用的。2.報(bào)廢流程使用部門填寫辦公用品、物品報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、數(shù)量、規(guī)格等信息，并提交給行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核和鑒定，對(duì)符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)的予以批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的辦公用品、物品，行政部門倉庫管理人員應(yīng)進(jìn)行登記，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。處理方式包括變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷毀等，處理過程應(yīng)進(jìn)行記錄。3.報(bào)廢監(jiān)督財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)辦公用品、物品的報(bào)廢情況進(jìn)行監(jiān)督，確保報(bào)廢處理的合規(guī)性。審計(jì)部門有權(quán)對(duì)辦公用品、物品的報(bào)廢管理進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。八、監(jiān)督檢查1.定期檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品、物品的管理情況進(jìn)行檢查，包括采購、庫存、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)。檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、流程規(guī)范情況、物品使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行整改。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門有權(quán)對(duì)辦公用品、物品的管理情況進(jìn)行不定期抽查。抽查方式包括現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱資料、詢問員工等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改要求，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括批評(píng)教育、責(zé)令整改、經(jīng)濟(jì)處罰等。