某公司打印與復印操作管理規(guī)定

某公司打印與復印操作管理規(guī)定?一、總則1.目的為了規(guī)范公司內(nèi)部打印與復印操作，提高辦公效率，節(jié)約辦公資源，確保公司文件信息安全，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工及在公司范圍內(nèi)使用打印與復印設備的外來人員。3.職責分工行政部門負責公司打印與復印設備的日常管理、維護和耗材采購。制定打印與復印設備的使用計劃，合理安排設備的配置和更新。監(jiān)督檢查各部門打印與復印操作的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行糾正和處理。各部門負責人負責本部門員工打印與復印操作的管理和監(jiān)督，引導員工正確使用設備。根據(jù)工作需要，合理控制本部門的打印與復印用量，避免浪費。員工個人嚴格遵守本規(guī)定，愛護打印與復印設備，正確使用設備進行打印與復印操作。節(jié)約使用紙張等耗材，減少不必要的打印與復印。二、打印與復印設備管理1.設備配置根據(jù)公司各部門的工作需求，合理配置打印與復印設備，包括打印機、復印機、多功能一體機等。設備應放置在便于員工使用且通風良好、干燥的區(qū)域，確保設備正常運行。2.設備維護行政部門定期對打印與復印設備進行維護保養(yǎng)，包括清潔設備、檢查部件磨損情況、更換耗材等，確保設備性能良好。設備出現(xiàn)故障時，行政部門應及時安排維修人員進行維修，記錄故障現(xiàn)象和維修情況，建立設備維修檔案。3.耗材管理行政部門負責打印與復印設備耗材（如紙張、墨盒、硒鼓等）的統(tǒng)一采購，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的耗材供應商。建立耗材庫存管理制度，定期盤點耗材庫存，及時補充短缺的耗材，避免因耗材不足影響工作。鼓勵員工使用環(huán)保型耗材，減少對環(huán)境的影響。三、打印與復印操作規(guī)范1.打印操作規(guī)范文件排版員工在打印文件前，應仔細檢查文件排版，確保內(nèi)容完整、格式正確，避免因排版問題導致重復打印。盡量采用雙面排版，減少紙張浪費。對于篇幅較長的文件，可根據(jù)實際情況進行適當?shù)姆猪撛O置。打印設置根據(jù)文件內(nèi)容和使用需求，合理設置打印參數(shù)，如紙張大小、打印份數(shù)、打印顏色、打印質(zhì)量等。如需打印多份文件，應先在打印設置中設置好份數(shù)，避免逐份打印造成浪費。打印審批對于重要文件或涉及公司機密的文件，應按照公司相關規(guī)定進行打印審批，經(jīng)批準后方可打印。普通文件的打印，員工應自行負責檢查文件內(nèi)容無誤后再進行打印。打印過程打印文件時，員工應在打印機旁等待，及時取走打印好的文件，避免長時間占用打印機。如遇打印故障，應及時聯(lián)系行政部門或設備維護人員，不得自行拆卸打印機或進行其他違規(guī)操作。2.復印操作規(guī)范復印文件選擇員工應優(yōu)先選擇使用電子文檔進行傳閱和共享，減少不必要的復印。對于必須復印的文件，應確保文件內(nèi)容清晰、完整。如需復印多份相同文件，應先整理好文件順序，避免重復整理浪費時間。復印設置根據(jù)文件內(nèi)容和使用需求，合理設置復印參數(shù)，如紙張大小、復印份數(shù)、復印顏色、縮放比例等。如需雙面復印，應按照設備提示進行正確操作，確保雙面復印效果良好。復印過程復印文件時，員工應在復印機旁等待，及時取走復印好的文件，保持復印機周圍環(huán)境整潔。如遇復印故障，應及時聯(lián)系行政部門或設備維護人員，不得自行處理。嚴禁使用復印機復印與工作無關的文件，如個人資料、私人照片等。四、打印與復印用紙管理1.紙張領取各部門根據(jù)工作需要，定期到行政部門領取打印與復印用紙。領取時，應填寫紙張領取登記表，注明領取日期、部門、領取人、紙張規(guī)格和數(shù)量等信息。行政部門根據(jù)各部門的用紙情況和庫存情況，合理發(fā)放紙張，避免浪費。2.紙張使用員工應節(jié)約使用紙張，充分利用紙張的正反面。對于可使用單面打印或復印的文件，盡量使用單面；對于雙面都有內(nèi)容的文件，可先單面使用，再利用背面進行其他用途。對于廢棄紙張，應統(tǒng)一放置在指定的廢紙回收箱內(nèi)，不得隨意丟棄。3.紙張回收利用行政部門定期對廢紙回收箱內(nèi)的紙張進行清理和回收，將可利用的紙張進行整理后，用于內(nèi)部草稿、便簽等用途。鼓勵員工積極參與紙張回收利用工作，共同營造節(jié)約紙張的良好氛圍。五、打印與復印費用管理1.費用核算行政部門負責每月對公司的打印與復印費用進行核算，統(tǒng)計各部門的打印與復印用紙量、耗材使用量及相應費用。打印與復印費用的核算依據(jù)為設備使用記錄、耗材采購發(fā)票及紙張領取登記表等相關資料。2.費用分攤根據(jù)各部門的打印與復印使用量，將打印與復印費用分攤到各部門。具體分攤方法可根據(jù)公司實際情況確定，如按照紙張使用量、設備使用時長等進行分攤。各部門應嚴格控制本部門的打印與復印費用，如有超支情況，應分析原因并采取措施加以控制。3.費用報銷員工因工作需要發(fā)生的打印與復印費用，應按照公司財務制度進行報銷。報銷時，應提供正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明用途、日期、金額等信息。行政部門應定期對員工的打印與復印費用報銷情況進行審核，確保報銷費用合理合規(guī)。六、監(jiān)督與檢查1.定期檢查行政部門定期對公司各部門的打印與復印操作情況進行檢查，包括設備使用情況、紙張使用情況、費用控制情況等。檢查方式可采用實地查看、查閱記錄、詢問員工等方式，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄和反饋。2.違規(guī)處理對于違反本規(guī)定的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應的處理。對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予口頭警告，并責令其立即改正。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，將給予書面警告，并在公司內(nèi)部進行通報批評。對于因違規(guī)行為造成公司資源浪費或經(jīng)濟損失的員工，將按照公司相關規(guī)定要求其承擔相應的賠償責任。3.整改跟蹤對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時向相關部門或員工發(fā)出整改通知，要求其限期整改。整改期限結(jié)束后，行政部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。七、附則1.本規(guī)定自