小型會議組織流程總結(jié)

1、小型研討會流程總結(jié)一、活動組織：1、 活動策劃策劃是辦活動的脈絡(luò)，一份好的策劃是成功的前提；目的就是通過這份策劃書的制定 使得活動能夠讓任何一個有一定責(zé)任心的人、只要按照策劃書執(zhí)行就能夠比較好的完成該 項活動的組織工作。策劃書包插：確定會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，以及整體預(yù)算；擬定具體操作方案，應(yīng)該包括活動的總體規(guī)劃、“工作時間進(jìn)程表”、“任務(wù)分 工表”、“物品清單”等。組織任務(wù)小組，分配人員職責(zé)。分配任務(wù)要以個人為單位。2、 活動前準(zhǔn)備：（1）嘉賓邀請邀請分三個環(huán)節(jié)：邀請階段、跟進(jìn)階段、提程階段。階段步驟內(nèi)容備注信息發(fā)布邀請函、邀請函信息包括主題、時間、地點、主要 議程及安排、費用及標(biāo)準(zhǔn)等。

2、回執(zhí) 處理 回執(zhí)收到后，統(tǒng)計分類，然后 進(jìn)行電話落實。確定參會的嘉 賓名單。根據(jù)其回執(zhí)要求，進(jìn)行資源分 配主要是機(jī)票預(yù)訂和酒店 住宿的安排。刨執(zhí)單的設(shè)計很錄要，應(yīng)當(dāng)包撕如下信息 明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、 預(yù)計到達(dá)目的地時間、迎送要求等等，還 應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如隨行 人員、保健要求、飲食習(xí)慣、住宿要求等。邀階 段確認(rèn) 通知發(fā)出確認(rèn)通知，包括機(jī)票信息、房 間安排等。同時發(fā)出的應(yīng)該還有會展的確切地點、時 間、議程、簽到程序及會展注意事項等。跟進(jìn)階段電話 跟進(jìn)電話跟進(jìn)一般在活動開始詢的2-3 天進(jìn)行由于活動邀請持續(xù)的時間比較長，為提高 參會率，電話跟進(jìn)在活動邀請中是必不可 少的

3、環(huán)節(jié)。提醒階段活動 前一天活動前一天，向確定的參會嘉賓提 醒參會時間、地點、乘車方式、參 會攜帶的證件等相關(guān)信息主要11的是在活動開始詢，確?？蛻艨梢?按時參會。（2）會場確定（至少提前一月進(jìn)行）：選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好達(dá)到以下兒 個標(biāo)準(zhǔn)：大小要適中會場太大，人數(shù)太少，空下的坐位太多，會給與會人員一種不景氣的感覺；會 場太小，人數(shù)過多，擠在一起，不僅顯得小氣，也根木無法把會開好。地點要合理要考慮把會場定在與會人員較集中的地方；超過一天的會議，會場要盡可能離 與會者的住所近一點，免得與會者勞碌奔波。附屬設(shè)施要齊全會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等

4、各種設(shè)備都要配備齊全。 對所有附屬設(shè)備，會務(wù)人員要逐一進(jìn)行檢查。要有停車場（3）酒店預(yù)訂酒店選擇標(biāo)準(zhǔn)：客房的標(biāo)準(zhǔn)是否符合會議要求。三星級至四星級的標(biāo)準(zhǔn)是最保險的選擇。在會議期間可供使用的房間總數(shù)有多少，滿足需要的充足的客房是必須的。是否有不同的房型滿足不同的與會者的需求。什么時間可以入住。與會議地點協(xié)商，要求能夠安排提詢?nèi)胱?。最遲何時退房退房時間。與會議地點協(xié)商能夠延遲退房?？头款A(yù)定方式： 搜集與會者相關(guān)信息，如讓與會者填寫一份住宿單，要求其填寫陪同人員名字，希 望哪種房間，抵達(dá)與離開日期，內(nèi)容包扌舌：1）注明客房的會議價格2）注明代表房費由主辦機(jī)構(gòu)統(tǒng)一付費，非代表房費需口付。3）注明雜費由誰

5、負(fù)貴（如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等）。4）注明主辦單位只支付會議全程2010年#月#日日共#天房費，不提供提詢或 超時的住宿服務(wù)。5）注明代表用餐標(biāo)準(zhǔn)，以及非代表用餐需口付（午餐*元/人，晚餐*元/人）等 根據(jù)捜集的信息，統(tǒng)計整理出一份房間預(yù)定單（包括入住客八姓名、房間類型、付 費方式、抵達(dá)與離開日期等），交予酒店，告之所有訂房以此預(yù)訂單為憑。并且將 住宿負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式留給酒店詢臺，以便能及時通知匚作人員嘉賓退房消息。（4）印刷材料的設(shè)計制作根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案（橫幅、展板、背景板 辱）；提詢把印刷品送到會場或指定位置。（5）會議相關(guān)書籍、資料準(zhǔn)備:包括會

6、議流程.會議議程.簽到表格.會議須知、會議詳細(xì)日程.考察線路及參與方式等等。（6）志愿者招募志愿者招募信息發(fā)布志愿者篩選志愿者培訓(xùn)志愿者名單確定志愿者分工2、活動組織：基木準(zhǔn)備：這個部分需要對活動現(xiàn)場的種種所需設(shè)施.物品、人員做好規(guī)劃，主要包括: 會場布置、現(xiàn)場工作人員.技術(shù)/設(shè)備、信息聯(lián)絡(luò)、其他（1）簽到與入住安排通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。需要提前分配好引導(dǎo)及協(xié)助人員，準(zhǔn)備 好簽到臺以及入住酒店相對明顯的路徑指示。犬堂接待在酒店大堂接待到達(dá)的參會人員，幫助其辦理宜記入住簽到準(zhǔn)備“登記表及須知”及嘉賓所使用的材料，統(tǒng)一在簽到的時候分發(fā)給參會人員客房安排根據(jù)參會人員的日程安排及要

7、求，分配房間，同時要注意記錄各參會人員入住的 房間號餐飲安排口助餐一般可以發(fā)餐券控制（很多酒店劉于白助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的最低要 求），可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求 者可以和餐廳協(xié)商。嘉賓所使用的材料（包插會議須知、會議詳細(xì)日程.會議流程、筆.小紀(jì)念品等），會 議須知上要注明酒店功能開閉說明及付費標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會務(wù)交通使用方式及付費 標(biāo)準(zhǔn)等等，以防嘉賓在不知情的情況下，花費了額外的費用。（2）會場布置：主要包括茶點.座位（座次）.參考資料的發(fā)放.講臺、鮮花、其他裝 飾用品等背景布置主題背景板酒店外圍布置會場外橫幅、指示牌簽到臺準(zhǔn)備好會議贈予的相關(guān)書

8、籍、海報、紀(jì)念品等，以及“請賜名片”盒座位安排擺放桌牌，擺放原則：“職位離者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。演講臺布置設(shè)備調(diào)試相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。茶歇準(zhǔn)備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時間要求等等，一般 不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。(3)現(xiàn)場工作人員安排：禮儀接待人員：安排好活動的禮儀接待人員，包括引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓入場簽到、發(fā) 放材料、發(fā)放活動簡介和流程等。現(xiàn)場秩序維持：例如，表演類活動對觀眾秩序的維持和表演者的引導(dǎo)、頒獎類 活動領(lǐng)獎人的引導(dǎo)等。信息聯(lián)絡(luò)人員：主要是指活動相關(guān)參與人員的聯(lián)絡(luò)工作，包括嘉賓評委領(lǐng)導(dǎo)、 觀眾、工作人員、采訪的媒體等的聯(lián)絡(luò)工作，收尾工作人員：做完活動以后別忘了把現(xiàn)場收拾好，包括安排好送領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、 評委離場等。其他：包括負(fù)責(zé)接送車輛、合影、茶點等3、活動后續(xù)組織上要包括活動資料的記錄和整理、經(jīng)驗總結(jié)等(1)結(jié)帳：提供會議過程中的詳細(xì)費用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳 資料：