律師事務所信息化建設的必要性

1、律師事務所信息化建設的必要性內容提要：信息化時代的律師事務所，面臨嶄新的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。本文認為，傳統(tǒng)的律師事務所管理與業(yè)務發(fā)展模式早已不適應信息化發(fā)展的要求。為此，今天的律師事務所應充分利用信息化時代帶來的信息建設優(yōu)勢，順應時代發(fā)展潮流，通過建設網(wǎng)站以及搭建綜合管理平臺等途徑，積極開展信息化建設，從根本上提高管理效率與質量。本文從律師事務所信息化建設的作用，以及如何實現(xiàn)信息化等角度進行深入分析，力求探索出一條符合中國律師事務所實際的信息化發(fā)展模式與思路。  關鍵詞： 律師事務所信息化發(fā)展  一、中國律師事務所信息化建設現(xiàn)狀分析  律師事務所，從本質上說屬于服務性

2、組織。根據(jù)這一定位，就要求律師事務所，與各個方面保持充分暢通的溝通與交流，提高自身服務質量和服務水準，同時還需要建立智能化的知識中心，儲備智力源泉，以尋求良好的發(fā)展。  上述特征和規(guī)律，使得律師事務所對信息化的需求，要比其他企業(yè)更加迫切。但在整個社會的信息化進程中，律師事務所的信息化無疑走在最后。  北京市的律師事務所信息化管理建設就能反映這一現(xiàn)狀。  根據(jù)2006年北京市律師協(xié)會對北京市律師事務所進行的相關管理調查結果顯示，北京市近80%的律師事務所通過計算機網(wǎng)絡等實現(xiàn)了辦公自動化；近70%的律所能夠提供數(shù)據(jù)庫支持和網(wǎng)絡支持，便于律師查閱法律文本和資料。但是，信

3、息化建設的效用十分低下。對于辦公管理軟件，有42%的律師事務所還沒有購買辦公管理軟件，有近30%的事務所感到由于律師們的工作習慣難以改變，使用不便；只有20%左右的律所能夠提供更專業(yè)化的業(yè)務輔助，如匯總對部委、機關的咨詢記錄，建立資料共享制度。  該項調查還顯示，在業(yè)務管理方面，只有五分之一的律師事務所能夠做到由律師事務所通過計算機軟件統(tǒng)一登記，同時進行利益沖突的審查；在客戶管理方面，只有41%的律師事務所建立了客戶維護體系，半數(shù)以上的律師事務所還沒有把客戶的管理放入發(fā)展的議事日程。  目前，全國律師從業(yè)人員總數(shù)已達到十五萬人，現(xiàn)有律師事務所達到一萬兩千多家。但在實踐中，很

4、多律師事務所沒有自己的網(wǎng)站，或者雖有網(wǎng)站，但由于長時間無人維護而成為垃圾網(wǎng)站；很多律師事務所沒有自己的業(yè)務信息管理平臺，在不同的時期辦理了多少案件，是否有競爭沖突管理，是否能夠信息化協(xié)作辦案等都無法體現(xiàn)出來，更無法對管理數(shù)據(jù)進行延伸分析和使用，等等。  可以看出，中國律師事務所的信息化程度整體較低，這種現(xiàn)狀十分令人堪憂。  我們認為，進行信息化建設是律師事務所持續(xù)發(fā)展必須建立的一項重要措施。這是當前諸多現(xiàn)實的需要所決定的：  （一）是擴大多元業(yè)務的需要  隨著我國社會主義法制建設的不斷深入和人民群眾法律意識的提高，各類法律爭議案件不斷增加，律師事務所面臨

5、良好的發(fā)展機遇。伴隨業(yè)務量的增多，圍繞律師業(yè)務、客戶管理、知識資源共享等問題對律師事務所的管理水平提出了較高要求。  （二）是適應法律服務市場競爭的需要  隨著中國已經(jīng)加入WTO，與香港澳門的合作步伐也在不斷加快，國外的律師事務所對中國法律服務市場已經(jīng)“大舉進入”，新興業(yè)務不斷增加，而新建律所如長江后浪不斷涌現(xiàn)，律師行業(yè)面臨著殘酷的市場競爭和巨大的挑戰(zhàn)。“逆水行舟，不進則退”，律師事務所應考慮到律師服務國際化所帶來的巨大壓力，以及與國際同行相比存在的顯著差距，這不僅僅表現(xiàn)為在服務技能上，還包括在律師事務所管理水平的提高上。  （三）是適應行業(yè)網(wǎng)絡化監(jiān)管要求的需要&

6、#160; 此外，隨著國家對律師行業(yè)監(jiān)管力度的加大，律師事務所如果不具備一定的信息化管理能力，也將難以適應現(xiàn)實和未來網(wǎng)絡化監(jiān)管環(huán)境要求。同時，也無法準確了解行業(yè)狀態(tài)，與同行展開溝通與合作。  （四）是自身品牌宣傳、對外便捷交流的需要  任何企業(yè)都需要一個對外展示自身的窗口，這是現(xiàn)代社會市場競爭的重要手段。在網(wǎng)絡信息時代，為律師事務所開展市場與品牌形象的營銷創(chuàng)造了有利機會，借助于網(wǎng)絡信息傳遞的作用，律師及律師事務所可以有效傳播服務理念與核心競爭優(yōu)勢，突破了傳統(tǒng)的地域服務觀念限制，為法律服務拓展了更為廣泛與自由的空間，更便于從社會獲取潛在服務信息，加強與同行之間的交流與合作。&

7、#160; （五）是開展網(wǎng)絡營銷的需要  隨著網(wǎng)絡的普及與發(fā)展，網(wǎng)絡所帶來的信息交流與利用的優(yōu)勢愈發(fā)明顯，律師事務所通過網(wǎng)絡進行品牌形象宣傳推廣，并借助網(wǎng)絡進行業(yè)務咨詢與受理，已成為一種發(fā)展趨勢。但是，傳統(tǒng)的律師服務，往往被限制在所謂人情社會、關系社會的背景下，律師的業(yè)務范圍也往往局限于所在的特定地域或區(qū)域。  （六）是整合資源的需要  律師的服務通常是分散的，獨立的，是單打獨斗的作業(yè)模式，律師之間缺少知識資源的交流與分享，更缺少團隊合作精神，這不利于律師和律所的發(fā)展。因此，整合資源，提高效率，使律師事務所成為一個集體，而不是個體戶的集合，是律師事務所發(fā)展的必然要

8、求。  （七）是加強管理、規(guī)避風險的需要  律師事務所也需要通過完善管理，節(jié)約成本，提高效率，同時及時發(fā)現(xiàn)和處理各種問題和矛盾，規(guī)避律師行業(yè)的風險，保障律師事務所的良性發(fā)展。  顯然，律師事務所的信息化建設能一定程度滿足律師事務所的這種需求。但是，大多數(shù)律師事務所還未充分認識到，進行信息化建設對于提高管理效率、降低經(jīng)營成本、增強市場競爭力和提高品牌形象等方面的重要意義。  二、律師事務所信息化建設所要實現(xiàn)的功能與作用  既然，中國的律師事務所在信息化建設方面亟需加強，那么律師事務所必須深刻明確的問題是，信息化建設要達到什么樣的功能，實現(xiàn)什么樣的

9、理想目標呢？  律師事務所通過信息化建設，可以幫助律師從繁重的傳統(tǒng)模式中解脫出來，應用信息技術進行規(guī)范化管理，提高辦案效率和質量；可以幫助管理者、行政人員、財務人員、客戶等都能實現(xiàn)不同的管理目的，從而整體上實現(xiàn)了資源的優(yōu)化與共享，有利于樹立律師事務所高效、專業(yè)的新形象。  律師事務所應該建設一個實用、便捷、高效的網(wǎng)絡化信息管理平臺，囊括網(wǎng)絡法律服務營銷、業(yè)務管理、知識資源共享等多種功能。  律師事務所進行信息化建設，構建網(wǎng)絡化綜合管理平臺的功能與作用主要體現(xiàn)在：  （一）便于樹立律所形象，吸引客戶資源  從與外界的信息互通角度看，通過律師事務所

10、門戶網(wǎng)站，信息搜索，可以向外界宣傳律所，推廣品牌；通過網(wǎng)上互動咨詢，凝聚客戶，可以建立權威和信用，律師事務所也可以從中了解市場動向。      這些潛在的客戶極有可能成為現(xiàn)實的客戶，如何利用信息系統(tǒng)有效地識別潛在客戶信息，挖掘客戶資源，是律師事務所開拓業(yè)務來源所需要重點予以考慮的問題。  （二）便于管理層進行宏觀管理  律師事務所的各類管理層可以通過計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)化遠程協(xié)同辦公，并做出管理決策。比如，作為管理委員會的成員，可以對律師事務所管理中涉及到的業(yè)務受理與進展、客戶管理、人事行政、財務等相關信息進行全面了解，了解各部門的

11、工作狀態(tài)與問題，從而及時做出調整。  信息管理的系統(tǒng)化，也有助于上下級之間進行有效的溝通。針對個別員工，在個別問題上給予指導與幫助，信息管理也同樣實現(xiàn)了人性化的目標。  同時通過信息化平臺，能夠實現(xiàn)事務所所務、財務、業(yè)務一體化管理。  （三）便于律師個人參與管理  律師事務所的律師，可以通過管理平臺，及時了解所里發(fā)布的信息，以及控制自身所辦理案件的進度與質量。律師可以通過信息管理系統(tǒng)，及時反饋所存在的問題，對相關部門提供一些意見或建議。  從業(yè)律師個人可以通過管理平臺的信息統(tǒng)計，明確自己的辦案數(shù)量、類型、效率、處理結果等，進一步明確自己的專業(yè)方

12、向與優(yōu)勢。  從業(yè)律師更可以利用信息管理平臺，實現(xiàn)律師合作團隊辦公的網(wǎng)絡化，有利于增加彼此之間的凝聚力與提高工作效率，這也同樣有利于與客戶的溝通。  （四）便于資源整合，避免利益沖突  通過信息平臺的綜合管理，可以對事務所各類資源合理分配，提高資源的利用效率和工作效率。同時通過信息平臺可以方便的進行綜合檢索，避免利益沖突，避免發(fā)生為雙方當事人代理的情況。  （五）便于業(yè)務流程管理  借助于網(wǎng)絡系統(tǒng)管理平臺，可以將案件的收案登記、立案審批、辦案過程控制、結案審批及歸檔等程序實現(xiàn)系統(tǒng)化管理，便于操作與控制，減少不必要的環(huán)節(jié)與人力資源的浪費。

13、0; （六）便于客戶關系的維護管理  從客戶管理角度，律師事務所需要通過有效的科學的客戶關系管理，維護原有的老客戶，不斷的增加新的客戶，從中挖掘更多的業(yè)務機會。同時，也可以考慮利用現(xiàn)有的客戶資源，為客戶之間的合作創(chuàng)作機會，從而為自身也拓展了業(yè)務機會。  通過信息管理系統(tǒng)，應及時跟蹤現(xiàn)有客戶信息，定期進行客戶回訪，了解他們的意見或建議，解決可能存在的從業(yè)律師個人業(yè)務能力、職業(yè)道德與紀律等問題，從而及時采取措施，避免客戶資源的流失以及對律師事務所聲譽的損害。  （七）便于實現(xiàn)知識資源共享管理  通過網(wǎng)絡信息化平臺，律師之間可以實現(xiàn)知識資源的積累與分享。從知識

14、管理的角度，律師的主要知識來源于辦案過程，在此過程中，不斷積累經(jīng)驗和知識。其辦案過程、使用的資料、辦案心得以及經(jīng)驗都是寶貴的財富，利用知識管理平臺，以項目（案件）為主線，將這些知識積累下來，不斷豐富知識庫，分權限地在全所共享、學習和交流，加速提高律師個人辦案能力，以及律師事務所的整體業(yè)務水平和綜合競爭力。  （八）便于實現(xiàn)律師行業(yè)網(wǎng)絡管理  律師事務所信息網(wǎng)絡化的一個方面，還包括構建律師事務所行業(yè)網(wǎng)絡管理平臺。通過網(wǎng)絡，可及時了解律師事務所發(fā)展現(xiàn)狀，并有助于高效的解決有關行政監(jiān)管的爭議或糾紛。  三、律師事務所信息化建設的條件  律師事務所信息化建設是一

15、項系統(tǒng)工程，需要配備專業(yè)的管理力量與資金支持，實現(xiàn)信息化建設也需要一個循序漸進的過程。  律師事務所信息化建設是在具備一定條件下，有步驟，有計劃地進行的。主要包括以下幾個程序或環(huán)節(jié)：  （一）硬件設施建設是基礎  律師事務所建立網(wǎng)絡管理平臺，需要基礎的網(wǎng)絡硬件系統(tǒng)配置與支持。主要包括服務器，電子辦公設備、機房等。  需要注意的是，一方面，合理配置現(xiàn)代化的網(wǎng)絡辦公設備是律師事務所信息化建設的前提和基礎；另一方面，在硬件配置基礎上也需要使用合適的律所綜合管理軟件的支持，才可能整體上發(fā)揮效果。  （二）軟件建設是關鍵  與硬件設施相對應，律

16、師事務所在信息化建設方面，也同樣需要開展一定的“軟件”建設，包括網(wǎng)站建設、綜合管理平臺操作系統(tǒng)、律師行業(yè)監(jiān)管網(wǎng)絡平臺運用等。如果花大筆的資金進行硬件設備和網(wǎng)絡建設，如果沒有軟件系統(tǒng)平臺，那么硬件和構網(wǎng)設備的應用成效只利用了10%。我們逐一說明其中的必要性和提出具體的操作建議。  1、建立律師事務所網(wǎng)站及博客  因特網(wǎng)作為數(shù)字媒體，具有跨地域、跨時空的信息傳輸優(yōu)勢。同時，在網(wǎng)絡的虛擬環(huán)境中，也形成了一定范圍的虛擬市場，潛在地消費需求被激發(fā)，網(wǎng)絡可以成為交易的平臺。這是律師事務所挖掘網(wǎng)上市場機會的重要途徑。  網(wǎng)絡為律師事務所提供了良好的發(fā)展機會，為律師個人提供了施展

17、才華的空間。通過建設律師事務所網(wǎng)站，以穩(wěn)定的網(wǎng)上溝通平臺，非常有利于律師事務所與外界的溝通與交流，快速展示工作成果，尋找潛在的業(yè)務機會與客戶資源，這是律師事務所樹立律師事務所專業(yè)、規(guī)范的品牌形象的重要方式。  2、搭建所內綜合信息管理平臺  律師事務所日常的管理涉及到方方面面，最為復雜的就是收案登記、立案審批、辦理過程監(jiān)管、歸檔管理以及客戶服務管理等系列過程。律師事務所是一個高知識含量的項目型組織，其經(jīng)營成本主要是人力成本。  如果律師事務所內部可以搭建一個綜合管理平臺，圍繞業(yè)務、人事、財務等事項實現(xiàn)統(tǒng)一管理，將無疑極大程度提高管理效率。  為實現(xiàn)這一目

18、標，律師事務所的綜合信息管理平臺需要一套合適的管理軟件支持，以便于實現(xiàn)以業(yè)務管理為核心的項目管理。通過信息化管理，合理配置人力資源，實現(xiàn)資源優(yōu)化。  但是，每個律師事務的情況不同，應結合自身的需求實際去選擇和配置合適的管理軟件。這里需要注意兩個問題：  其一，應首先進行詳細的需求調查。這可以在軟件開發(fā)商的配合下進行。對各個部門分別進行需求調查與分析，圈定存在的突出問題，并對比軟件的功能，進行相應的改進。    此外，根據(jù)律師事務所本身存在的差異，可以選擇不同版本的軟件。比如，對于大型合伙式律師事務所來說，選擇綜合協(xié)作型軟件比較合適，對于嘗試公司化管理的客

19、戶而言，可以選擇適合公司制管理的軟件。  其二，需要配備合適的管理力量進行管理平臺的日常管理與維護。這需要律師事務所的相關負責人引起足夠的重視，必須選拔合適的管理人員，對相應管理環(huán)節(jié)分別進行有效管理，并緊密配合，真正發(fā)揮平臺的信息管理作用。  3、加入律師行業(yè)監(jiān)管平臺  律師行業(yè)已實現(xiàn)了信息化管理，各地的律師事務所都已納入到一定級別的行業(yè)監(jiān)管網(wǎng)路體系中，有關行業(yè)監(jiān)管的相關問題，可通過網(wǎng)絡平臺進行辦理，提高了管理效率。  為此，律師事務所需要與律師行業(yè)主管機關網(wǎng)站鏈接，快速及時實現(xiàn)網(wǎng)絡監(jiān)管辦公，也需要配備管理人員進行專項維護，確保信息傳送的及時與準確性。&

20、#160; 四、律師事務所信息化建設典型案例分析  下面通過某一律師事務所成功進行信息化建設的案例，來探討信息化建設的步驟與實效問題。  （一）甲律師事務所概況  廣東甲律師事務所是中國最早成立的合伙制律師事務所之一，辦公面積二千多平方米，總人數(shù)近一百人。  甲律師事務所自成立起來，努力探索中國律師業(yè)的發(fā)展方向與思路，在穩(wěn)固傳統(tǒng)業(yè)務的基礎上，積極開拓法律服務新領域，為中國律師行業(yè)開拓非訴訟業(yè)務闖出了一條新路。  為適應新形勢下社會經(jīng)濟發(fā)展對法律服務的要求，該所一如既往全心探索新的法律服務模式。通過現(xiàn)代化的企業(yè)經(jīng)營理念，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢和品牌效應

21、，實施多級配置、專業(yè)分工、密切協(xié)作、全面負責的綜合法律服務方式，力爭在行業(yè)中處于領先地位。  （二）甲律師事務所選擇專業(yè)法律管理軟件的過程與經(jīng)驗  甲律師事務所采用的是傳統(tǒng)的律師事務所管理模式。但是，龐大的業(yè)務量增加了綜合管理的難度，亟需一套綜合管理軟件提供支持。  目前，市場上有關律師事務所的管理軟件較多，律師事務所應選擇那些真正符合自身需要的軟件。一些能夠提供全面服務的軟件公司的產品，可以根據(jù)客戶自身的需求特點，對軟件進行改造，直到符合客戶要求。  因此，甲律師事務所選擇了浙江律聯(lián)信息科技有限公司開發(fā)的“e律師”律所綜合管理軟件。此軟件公司在接受委托

22、后，進行了詳細的需求分析，并據(jù)此提出了全面的解決方案。  1、需求分析情況  （1）流程效率問題  甲律師事務所此前采用傳統(tǒng)的業(yè)務處理流程，效率較低。先是由律師手工填寫收案登記表，到行政部登記合同號，記錄案件的基本情況，律師拿到合同號后再找主任或合伙人簽字，最后帶著已經(jīng)簽字的收案登記表和合同到印章室，找主管人員蓋章，并由印章室再次登記一遍案件信息及合同用印情況。  因此，從管理角度，整個業(yè)務流程存在幾個比較突出的問題：其一，信息化程度較低，隨著律師辦理案件日益增多，很多重復性的工作堆壓到行政部，登記資料、發(fā)放案號、打印合同，如果行政部門效率低，將直接影響

23、整個業(yè)務管理流程的效率與質量。其二，負責簽字的合伙人經(jīng)常外出，無法及時完成簽字。其三，案件信息在行政部和用印室都要登記，除造成重復工作外，兩個部門登記的信息還容易產生偏差，難以確定以誰為準。  （2）規(guī)范化管理問題  從管理角度，甲律師事務所主要存在以下問題：其一，依靠人為手工記錄，當事人和案件信息記錄格式簡單，無法形成有用的資料積累；其二，難以有效統(tǒng)計律師事務所以及律師個人每年的業(yè)務量，以及難以判斷專業(yè)方向與定位；其三，客戶關系難以管理，更無法進行深層次的評估和挖掘，提高增值服務能力；其四，常用的格式合同及法律文書由于都是律師自己起草，格式不統(tǒng)一，對外形象雜亂，并存在因合

24、同等不規(guī)范帶來的潛在風險。  （3）律師事務所文化問題  通過調查發(fā)現(xiàn)，該所也一定程度存在“企業(yè)文化”問題，表現(xiàn)為：主要利用公告板公示相關信息，不利于信息溝通。另外，可以共享的公共資源也很少，不利于知識經(jīng)驗的傳播，這不利于形成自己的律所文化。  2、解決方案設計  浙江律聯(lián)信息科技有限公司根據(jù)甲律師事務所規(guī)模大、人數(shù)多、業(yè)務繁雜的特點，提出了一整套信息化發(fā)展解決方案，從網(wǎng)絡綜合布線、機房建設、網(wǎng)絡安全、軟件應用系統(tǒng)實施，以及售后維護服務等，進行了全面的布署和實施。  在硬件及網(wǎng)絡環(huán)境建設完成后，又進行了一些具體的實施工作，包括數(shù)據(jù)批量錄入、軟件安裝設置、用戶培訓，并在此后的一定時間里，根據(jù)該所的特定需求進行了客戶化修改。針對上述需求中存在的問題采取了如下的解決措施：  （1）在流程效率上  幫助該所重新明確了人員職責分工，定義了業(yè)務處理流程，通過所提供的律師事務所管理軟件實現(xiàn)電子化的收案登記、立案審批、辦案過程控制、結案審批及歸檔，統(tǒng)一存儲案件基本資料，減少了資料誤差