某食品公司采購管理流程

1、 SJS-B-SY-1二 級 文 件 版本號：1.0 采購管理流程 制定審核批準日期日期日期 20100415發(fā)布 2010071實施1 目的為了規(guī)范采購流程，控制采購成本，提高采購物料品質(zhì)，及時高效的為相關(guān)部門提供所需物料和服務(wù)。2 適用范圍本標準適用于公司所有物料和服務(wù)的采購。3定義3.1 采購周期：采購物料所需要的時間，從下訂單開始到物料到庫。3.2 物料：指與企業(yè)正常運營所需的所有物品，如原輔料、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等。4. 權(quán)責(zé)4.1 事業(yè)部：制定并公布物料采購周期表、執(zhí)行采購活動、訂單跟蹤訂單、采購結(jié)算4.2 倉庫負責(zé)通知品控部或相關(guān)部門驗貨。4.3 品控部或相關(guān)部門負責(zé)驗貨5

2、. 進料檢驗流程圖請購需求請購單審核供應(yīng)商詢價、議價采購下訂單采購簽收外出現(xiàn)金采購?fù)獬霈F(xiàn)金采購供應(yīng)商確認回復(fù)送貨不合格驗收退貨驗收合格采購結(jié)算入庫入庫采購結(jié)算6. 進料檢驗流程的具體作業(yè)內(nèi)容步驟工作內(nèi)容關(guān)鍵控制節(jié)點工作標準時 限制度1采購部門根據(jù)各種原材物料的實際狀況確定其采購周期，經(jīng)總經(jīng)理批準后通報各部門原材物料采購周期表1. 每月修訂一次2. 周期制定的合理可行3. 特殊產(chǎn)品另外說明每月5號之前完成各部門所確定的采購周期，未通報給各部門的，每次罰款10元2需求部門根據(jù)實際需求，填寫請購單請購單根據(jù)請購單的內(nèi)容，詳細填寫請購人、請購日期、物料的規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期以及具體要求等物流部每周

3、2次設(shè)備部每周1次行政部每月2次請購次數(shù)在相應(yīng)的限定周期內(nèi)，每多請購一次罰款相關(guān)部門經(jīng)理20元3請購單由部門經(jīng)理和總經(jīng)理簽字審批請購單的審批部門經(jīng)理的審批權(quán)限即時4請購人員將請購單交到采購部，由事業(yè)部經(jīng)理簽收請購單1. 檢查 請購單填寫是否清楚2. 確保對請購物品的規(guī)格型號以及具體要求充分了解，對采購有難度的物品，要求請購人員一起參加采購3. 審閱采購物品的數(shù)量和需求日期，對數(shù)量和日期有問題的地方，及時與請購人員溝通。4. 對采購物品的費用進行估算5. 請購單的第一聯(lián)交由請購人員保存，留下剩余三聯(lián) 即時5分配采購任務(wù)1. 根據(jù)請購單安排工作，將第二聯(lián)交給相關(guān)人員，其中采購工程師負責(zé)原輔料和設(shè)備

4、采購，事業(yè)部助理負責(zé)行政物品采購，第三聯(lián)全部交給事業(yè)部助理，由其負責(zé)跟蹤，第四聯(lián)放事業(yè)部經(jīng)理，做存檔。2. 急需的物品優(yōu)先采購原則3. 事業(yè)部經(jīng)理確定采購方式4. 采購難度大、時間緊的物品經(jīng)理協(xié)助一起采購即時6詢 價、比價、議價詢 價比價議價表1. 向廠商詳細說明品名，規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、地點以及付款方式2. 同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應(yīng)宜均詢價3. 調(diào)查是否有其他較有利的代用品4. 了解供應(yīng)商的供應(yīng)能力，是否能按期交貨，并保質(zhì)保量，向供應(yīng)商索要相關(guān)檢測報告和證件7審 批1. 事業(yè)部經(jīng)理根據(jù)提供的價格以及供應(yīng)商的資料，確定供應(yīng)商和采購價格2. 對采購的數(shù)量和交貨期與請購單不一致時，及時通知請

5、購部門3. 對采購的價格出現(xiàn)異常時，及時通知請購部門和財務(wù)部，重大的要報生產(chǎn)副總即時對采購的價格出現(xiàn)重大異常時，沒有上報生產(chǎn)副總的，每次罰款20元8下訂單訂貨單1. 在填寫訂貨單時，一定要填寫品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、總金額、付款方式、訂貨時間、交貨時間、聯(lián)系人、聯(lián)系電話以及供貨單位、訂貨單位，并有雙方蓋章2. 如果訂貨單是傳真件，必須在訂貨單中注明“傳真件有效”，且電話確認 3. 訂貨單必須有事業(yè)部經(jīng)理簽字即時訂貨單沒有供應(yīng)商蓋章的，則每次罰款當(dāng)事人20元；訂貨單沒有及時交倉庫的，則每次罰款當(dāng)時人5元。9訂單跟蹤訂單時間控制表由事業(yè)部助理填寫訂單時間控制表，并進行跟蹤沒有進行跟蹤且造成到

6、貨不及時的，每批訂單罰款10元。10驗 貨來料檢驗處理狀況單入庫單1. 到貨后，及時通知倉管和品控部或請購部門，按照請購單和訂貨單一起驗貨2. 在貨物驗收結(jié)束后，向品控部門索要來料進貨檢驗狀況單，并向倉管索要入庫單3. 若在驗收出現(xiàn)不合格項時，要求供貨商指定時間內(nèi)修補或者扣款，并用書面形式確定修補的時間或扣款的數(shù)量，最后讓供應(yīng)商簽字到貨后，若倉庫沒有及時通知品控部驗貨的，每次罰款10元，并對沒有檢驗的物料品質(zhì)負責(zé)11臺帳登錄采購臺帳針對到貨日期、質(zhì)量狀況、數(shù)量、單價、金額、稅金、供應(yīng)商等情況進行統(tǒng)計在登錄采購臺帳時，若遺漏一批物料，則罰款10元12付 款請款單1. 確認發(fā)票的抬頭和內(nèi)容是否相符2. 發(fā)票的金額與訂貨單的價格一致3. 按照訂貨單的付款方式支付，注意是否有預(yù)付款、質(zhì)保金等4. 是否要扣款或者要延期支付款項5. 向財務(wù)申請付款時，附好發(fā)票、合同、入庫單以及來料檢驗處理狀況單7相關(guān)附件 附件名稱 文件編號 查閱方式抽樣規(guī)范 SJS-C-PK12 另見（舉例，有另見附后幾種方式）原物料規(guī)格書 SJS-C-PK21 附后不合格品管理程序 SJS-B-PK028. 相關(guān)表單 表單名稱 表單編號 查閱方式來料檢驗處理狀況單 SJS-D-PK-B-10-01 同上原料檢驗記