Excel函數(shù)在學(xué)籍管理中的運用

1、Excel函數(shù)在學(xué)籍管理中的運用2011年第l1期福建電腦147Excel函數(shù)在學(xué)籍管理中的運用張舒(揚州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院江蘇揚州225127)【摘要】:利用Excel函數(shù)編寫的公式,可以方便,快速的執(zhí)行計算,分析等處理數(shù)據(jù)任務(wù),在學(xué)籍管理中有效運用Excel函數(shù)可達到事半功倍的效果.本文以學(xué)籍管理中常見的數(shù)據(jù)處理問題為例,介紹了Excel相關(guān)函數(shù)的具體運用方法.【關(guān)鍵詞】:Excel;函數(shù);學(xué)籍管理引言在學(xué)籍管理工作中,我們經(jīng)常會對大量的學(xué)生信息進行核對和處理,這就需要借助于office軟件中的Excel.Excel電子表格具有操作簡單,函數(shù)類型豐富,數(shù)據(jù)更新及時的特點,在財務(wù),統(tǒng)計,經(jīng)濟分

2、析等領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用.下面就以學(xué)籍管理工作中遇到的幾個問題為例,簡要介紹一下Excel中有關(guān)函數(shù)的具體運用.一,學(xué)生學(xué)號的編制新生入道后我們需要對各個班級進行編排學(xué)號,在Excel中通過”以序列方式填充”快捷方式可以快捷的添加相連的數(shù)字.但是在輸入以”0”為起始編號(或者位數(shù)過多)的學(xué)號時,如”090208709001”,就會出現(xiàn)無法進行自動填充的問題.對于這個問題,我們可以利用”TEXT”函數(shù)解決.其主要功能是根據(jù)指定的數(shù)值格式將相應(yīng)的數(shù)字轉(zhuǎn)換為文本形式.首先,在Excel學(xué)號列A2單元格內(nèi)添加文本格式的起始學(xué)號”090208709000”.然后,選中A3單元格,在編輯欄插入”TEXT”

3、函數(shù),設(shè)置函數(shù)參數(shù)如下圖1所示,rOW()一1表示獲取行標值需減去標題行.其次,點擊確定后求得第二個學(xué)生的學(xué)號為”090208709002”.選中該單元格后可以順序填充其他學(xué)生的學(xué)號.由于這些學(xué)號都是通過函數(shù)生成,最后,復(fù)制學(xué)號所在單元格區(qū)域,運用”選擇性粘貼”僅粘貼數(shù)值內(nèi)容.把第一個學(xué)生學(xué)號修改正確后,我們這就完成了班級所有學(xué)號的編制工作.圖1IEXT函數(shù)設(shè)置二,學(xué)生信息表的編制1,數(shù)據(jù)比對在學(xué)籍管理平臺中,我們經(jīng)常會碰到這樣的情況:需要上報的學(xué)生信息已做了統(tǒng)計.但有關(guān)字段不在一個電子表格中,而是分別在幾個表格中,如下表1和表2.在這兩張表中都有相同的學(xué)號字段.在表1中我們需要添加一列身份證

4、號碼.這些信息都可以從表2獲取.按照常規(guī)的操作方式來進行復(fù)制粘貼,就很容易發(fā)生錯誤.并且也會浪費大量的工作時間.表142學(xué)號姓名性別所在班級2600oJ王紅女I101計算機2006ool2黎明男I101計算機20060013張化男I101計算機學(xué)號姓名身份證號碼2o06000l王紅3203221990O405Ol2)20060002張敏32032219890316678220060012黎明3203221989021898712o06ool3張于這個問題,我們可以借助Excel的“VLOOKUP”函數(shù)來解決.VLOOKUP函數(shù)在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指

5、定的數(shù)值.并由此返回表格或數(shù)組中,該數(shù)值所在行中指定列處的數(shù)值.這里所說的“數(shù)組”.可以理解為表格中的一個區(qū)域.首先,選擇Excel身份證所在列E2單元格,在編輯欄插入”VLOOKUP”函數(shù).選擇”Lookup_value”值為“A2”,”Table_array”值為表2所在數(shù)據(jù)區(qū)域,”Colin.dex_num”值為表2身份證所在列.設(shè)置函數(shù)參數(shù)如下圖2所示.然后,單擊”確定”.在E2單元格就會獲取到相同學(xué)號學(xué)生的身份證號碼.最后,運用自動填充柄下拉為身份證所在列的其他單元格獲取相應(yīng)內(nèi)容.圖2VLOOKUP函數(shù)設(shè)置(下轉(zhuǎn)第159頁)2011年第11期福建電腦159相互協(xié)調(diào).相互理解,同時要充

6、分發(fā)揮學(xué)院辦公室的協(xié)調(diào)紐帶作用.初始階段以院辦和信息化部門帶動業(yè)務(wù)部門.逐漸過渡到業(yè)務(wù)部門主動向信息化部門提需求.在整個信息化實施過程中,相應(yīng)信息系統(tǒng)的主體還是各業(yè)務(wù)部門.改變的只是作方式和工作流程,從一般的口述,紙質(zhì)變成了在線的網(wǎng)上辦公流程,一開始可以結(jié)合紙質(zhì)文檔,并逐漸向無紙化過渡.而信息化部門將為各業(yè)務(wù)部門提供技術(shù)支持和必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn).三,校園信息化建設(shè)需要一支強有力的信息化技術(shù)保障隊伍只有培養(yǎng)自己的信息化技術(shù)人才,建立強有力的信息化技術(shù)隊伍,才能保證學(xué)校數(shù)字化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展.任何系統(tǒng)平臺,應(yīng)用系統(tǒng)項目和信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),都需要有相關(guān)人員參與到公司項目的開發(fā)當(dāng)中去,以了解技術(shù),精通

7、業(yè)務(wù)為培養(yǎng)目標,加強對業(yè)務(wù)細節(jié)的溝通了解.這為后續(xù)的對使用部門的技術(shù)培訓(xùn)和系統(tǒng)上線后的正常運轉(zhuǎn)提供人員保障.同時注重自身的信息技術(shù)和管理技術(shù)的培訓(xùn),以適應(yīng)學(xué)校數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的需要.四,信息化建設(shè)資金的運作針對高職類院校數(shù)字化建設(shè)資金缺乏,借鑒兄弟院校的運作經(jīng)驗,可以通過對社會資源的充分挖掘,引進金融機構(gòu)和電信運營商等實力企業(yè)參與到數(shù)字化校園建設(shè)當(dāng)中來.學(xué)校豐富的客戶資源是企業(yè)投資學(xué)校建設(shè)的興趣點,在實施過程中,可以由企業(yè)出資,而實施方案和設(shè)備由校方負責(zé)規(guī)劃,學(xué)校具有整個項目實施的主導(dǎo)權(quán),也是整個設(shè)施使用和管理的主體.通過合理協(xié)商,實現(xiàn)企業(yè)投資,校方建設(shè)和學(xué)生使用的共贏局面.總結(jié)由于新興高職類院

8、校信息化建設(shè)現(xiàn)狀具有很大的相似性,根據(jù)調(diào)查我們對此類院校的具體實施戰(zhàn)略提出如下建議:(一),良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是校園信息化建設(shè)的基礎(chǔ).新興院校要抓住一切從零開始的有利契機,做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的整體規(guī)劃,本著高起點,高標準,高品質(zhì)的原則實施建設(shè).(二),制定高起點的校園信息化規(guī)劃,根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要及具體條件分步實施.在規(guī)劃初期要進行廣泛的用戶調(diào)查,了解學(xué)校各個層面的信息化需求,并結(jié)合國家與學(xué)校的規(guī)劃.數(shù)字化建設(shè)的成功與否,不是以業(yè)務(wù)系統(tǒng)的多少為標準,而是看學(xué)校的多少業(yè)務(wù)是需要信息化來支撐的.具體實施分步進行,關(guān)系到全體師生日常管理,教學(xué)和生活的應(yīng)用系統(tǒng)可以先上,如教務(wù)系統(tǒng).學(xué)工系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)等.

9、并根據(jù)事務(wù)流程和辦公模式的改變逐漸完善各子系統(tǒng).(三),校園信息化建設(shè),始終要以”服務(wù)全體師生”為宗旨.作為高職類院校在數(shù)字化校園建設(shè)過程中,應(yīng)簡化流程,以收集學(xué)校各項數(shù)據(jù)為中心,以提供服務(wù)為目標.參考文獻:【11_*-常亮,沈才梁.論高職院校如何推進校園信息化.職業(yè)教育研究,2005,(11).【2劉成新.高職院校教育信息化建設(shè)存在的問題與對策卟中國職業(yè)技術(shù)教育,2006,(22).p唐燈平.職業(yè)技術(shù)學(xué)院校園網(wǎng)建設(shè)的研究D】.網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與應(yīng)用,2009,(4).4】楊明輝,萬愛國,孫寧.高校信息化建設(shè)解決方案探討.廣東通信技術(shù),2009,(7).【5】薛永三,何鑫,于贏軍.高職院校校園信息

10、化建設(shè)的研究D.教育與職業(yè),2010,(15).【6景亞妮,孫焱.高職院校教育信息化發(fā)展研究與對策.電腦學(xué)習(xí),2010,(6).(上接第147頁)2,數(shù)據(jù)獲取在信息表中如果需要繼續(xù)添加一欄學(xué)生的出生13期,我們也可以通過”MID”函數(shù)自動從身份證數(shù)據(jù)列中獲取,其主要功能是從一個文本字符串的指定位置開始,截取指定數(shù)目的字符.具體可以通過以下操作實現(xiàn):選擇Excel出生年所在列F2單元格,在編輯欄輸入函數(shù)公式MID(E2,7,41&”一”&MID(E2,11,2)&”一”&MID(E2,13,2).&”一”&a

11、mp;表示:其左右兩邊所提取出來的數(shù)字間用”一”符號連接.若需要的日期格式是yyyy年mm月dd日,則可以把公式中的”一”分別用”年月日”進行替換就行了.考慮到也有可能從15位身份證號碼中獲取出生日期,則需要對以上函數(shù)公式進行修改,利用”IF”函數(shù)可以對兩中類型的數(shù)據(jù)進行判斷并做出相應(yīng)處理.具體在編輯欄添加的函數(shù)公式為IF(LEN(E2)=18,MID(A2,7,4)&”一”&MID(A2,11,2)&”一”&MID(A2,13,2),19&MID(A2,7,2)&”一”&MID(A2,9,2)&”一”&MID(A2,11,211.這個公式的含義