企業(yè)物資采購招標(biāo)審計的常見問題及建議

1、企業(yè)物資采購招標(biāo)審計的常見問題及建議企業(yè)物資采購招標(biāo)審計的常見問題及建議一招標(biāo)采購中常見的問題(-)招標(biāo)前未充分開展市場調(diào)研開展招標(biāo)前的市場調(diào)研，目的是科學(xué)合理確定采購需求，了解市場 供求狀況，為編制采購方案、確定評審辦法做好準備。審計發(fā)現(xiàn)一些采 購項目未經(jīng)充分市場調(diào)研，對擬采購標(biāo)的物的功能、規(guī)格不清，材質(zhì) 物理性能不明，招標(biāo)文件中對采購需求的描述不明確，招標(biāo)控制價的確 定也缺乏佐證依據(jù)。(-)評標(biāo)人員的能力亟待提高依法必須招標(biāo)項目， 評標(biāo)委員會的組建和評委的產(chǎn)生執(zhí)行 招標(biāo)投 標(biāo)法及其法律規(guī)范的規(guī)定。企業(yè)自愿采用招標(biāo)方式的項目，評標(biāo) 委員 會的組建和評委的產(chǎn)生方式按照企業(yè)采購管理規(guī)定執(zhí)行。評委

2、應(yīng)具備 熟悉國家招標(biāo)采購的相關(guān)法律規(guī)定和企業(yè)的采購管理制度，并具有與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的實踐經(jīng)驗。鑒于多方面的原因，企業(yè)評標(biāo)成員基本 是從內(nèi)部員工中產(chǎn)生， 大部分對招標(biāo)采購方面的法律規(guī)定和企業(yè)采購制 度不熟悉，能力上有待提高。(三)招標(biāo)采購合同簽訂環(huán)節(jié)不規(guī)范1不按約定遞交履約保證金簽訂合同履約保證金是招標(biāo)人為約束中標(biāo)人履行合同義務(wù)要求其提供的擔(dān) 保，一般在收到中標(biāo)通知書之后簽訂合同前按招標(biāo)文件約定的方式交給 招標(biāo)人，招標(biāo)人要求中標(biāo)人遞交履約保證金的，其行為為簽訂合同的前 提條件。審計工作中發(fā)現(xiàn)，有的項目招標(biāo)文件中明確約定了中標(biāo)人應(yīng)按 中標(biāo)金額提交一定比例的履約保證金，中標(biāo)人的投標(biāo)文件也已經(jīng)進行 承諾

3、，但在合同審核時發(fā)現(xiàn)中標(biāo)人并未遞交履約保證金，就啟動內(nèi)部合 同審核程序現(xiàn)象。2、不按法定的時間簽訂合同一些采購單位(部門)人員法律意識淡薄，錯誤認為已經(jīng)產(chǎn)生了中 標(biāo)人，合同想什么時候簽就什么時候簽，不影響合同履行。加上有的代 理機構(gòu)工作不負責(zé)任，不及時提醒招標(biāo)人按時發(fā)出中標(biāo)通知書，也影 響了合同的及時簽訂。3、改變實質(zhì)性條款訂立合同部分采購合同實質(zhì)性條款不符合招標(biāo)文件 中標(biāo)人投標(biāo)文件內(nèi)容，具體表現(xiàn)在對合同金額 數(shù)量、供貨期、款項支付方式和違約責(zé) 任 等實質(zhì)性內(nèi)容進行隨意更改，這其中有經(jīng)辦部門不了解招投標(biāo)法律規(guī)范 規(guī)定的原因，也不排除通過變更合同實質(zhì)性條款達到謀取個人私利的目 的。二、負面影響(

4、-)影響采購質(zhì)量和采購效率由于事前未充分進行市場調(diào)研，采購需求無法在招標(biāo)文件中全面、明確描述，往往造成企業(yè)想采購的是A,但買到的卻是C,造成 物非 所求現(xiàn)象。要么采購需求定的過高，不買對的，只買貴的，買來的東西 很多功能用不上，造成浪費。有的事前沒有對采購數(shù)量進行仔細測算， 在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)數(shù)量不夠，追加的數(shù)量又超出采購管理規(guī)定比 例只能重新立項，影響采購效率。在確定中標(biāo)人后，不按照規(guī)定時間及 時訂立合同，采購周期被延長，造成采購效率低下。（-）采購成本難以控制，存在舞弊風(fēng)險在缺之有效市場調(diào)查材料基礎(chǔ)上，招標(biāo)控制價的合理性未免要打上 問號。由于缺乏內(nèi)部控制或未制定規(guī)范的程序和標(biāo)準，需求部門

5、在確 定招標(biāo)控制價時過于隨意，在沒弄清楚物資規(guī)格 材質(zhì) 功能和售后服 務(wù)等情況下，就將經(jīng)銷商的報價或網(wǎng)站上的掛牌價作為控制價，不但難 以控制采購成本，而且價格的虛高容易為內(nèi)外勾結(jié)，權(quán)力尋租等舞弊行 為留下空間。（三）法律風(fēng)險招標(biāo)投標(biāo)法第二條規(guī)定“在中華人民共和國境內(nèi)進行招標(biāo)投 標(biāo)活動，適用本法?！睙o論是依法必須招標(biāo)還是自愿招標(biāo)項目，一旦 采 用招標(biāo)方式采購，招標(biāo)人的行為就受到招標(biāo)投標(biāo)法及其法律規(guī) 范的 約束。文中提到的不按法定時間訂立合同 改變招標(biāo)文件及中標(biāo)人投 標(biāo)文件實質(zhì)性條款訂立合同的行為，均涉嫌違反招標(biāo)投標(biāo)法的有關(guān) 規(guī)定，存在承擔(dān)民事賠償責(zé)任和其他法律責(zé)任的風(fēng)險。三 改進建議（一一）完善

6、內(nèi)部控制制度企業(yè)應(yīng)充分認識到科學(xué)合理確定采購需求是加強采購源頭管理的重要內(nèi)容，盡快制定采購需求確認制度，將市場調(diào)研工作作為物資作流程和標(biāo)準。對沒有確認采購需求的項目，不得進入下一個采購環(huán)節(jié)。明確采購需求的確認為需求部門的職責(zé)，并對采購需求的完整、全 面性負責(zé)，通過制度建設(shè)堵塞管理漏洞。(-)加強招標(biāo)采購人員培訓(xùn)工作選擇招標(biāo)方式訂立合同其締約過程遠比供求雙方直接協(xié)商方式要復(fù)雜的多，招標(biāo)過程涉及到大量的專業(yè)知識。企業(yè)應(yīng)加強招標(biāo)采購 管理部 門、監(jiān)督部門及評標(biāo)庫成員的系統(tǒng)培訓(xùn)工作，強化法律意識和 風(fēng)險意 識。通過制定長期培訓(xùn)規(guī)劃，按年度有計劃的組織實施，循序漸進，從 招標(biāo)采購理論、實務(wù)上進行全方位培訓(xùn)。同時創(chuàng)造良好的外 部環(huán)境，對 通過考試取得招標(biāo)師證書的納入專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘范圍，提高薪酬待 遇，增強員工學(xué)習(xí)主動性，逐步建立一支企業(yè)自己的招標(biāo)采購專業(yè)隊 伍，不斷提高企業(yè)招標(biāo)采購管理工作規(guī)范水平。(三)界定責(zé)任，嚴格追責(zé)企業(yè)應(yīng)按照物資采購招標(biāo)工作環(huán)節(jié)涉及的部門和人員確定責(zé)任主體，對存在的問題根據(jù)職責(zé)分工分別對責(zé)任人進行追責(zé)。屬于采購需 求、合同訂立與履行方面的問題應(yīng)追究需求部門責(zé)任；屬于不履行管 理職責(zé)的追究管理部門的管理責(zé)任；對監(jiān)督部門不作為 亂作為的應(yīng)追 究其監(jiān)督責(zé)任；對評委違反規(guī)定評審的應(yīng)追究其當(dāng)事人的責(zé)任。要防止 發(fā)現(xiàn)的問題