公司商務(wù)采購流程規(guī)范

1、冏務(wù)流程規(guī)范1 .目的確保公司所采購的產(chǎn)品在質(zhì)量要求、交付和服務(wù)等方面符合己規(guī)定的采購要求。尤其對于影響公司最終產(chǎn)品質(zhì)量的產(chǎn)品的采購，有效進行供方選擇、評價和重新評價的控制2 .職責(zé)定義2.1 請購人根據(jù)部門或項目需求，合理制定請購計劃，提出切實可行的請購要求并提供采購物資的技術(shù)要求，規(guī)格型號等，填寫采購申請單并遞交相關(guān)人員核準；負責(zé)接收和檢驗請購的物品和服務(wù)。2.2 采購人根據(jù)請購人的采購申請單，訂購價格合理并與要求相符合的物品及服務(wù)。采購人員應(yīng)對采購物品的價格及質(zhì)量負責(zé)。2.3 財務(wù)部在收到所有需要的文件后進行核對，將供應(yīng)商的發(fā)票與采購申請單、到貨簽收單日、驗收單等相關(guān)單據(jù)相對照，進行數(shù)量

2、和金額的確認。并按時向供貨商付款。3 .采購范圍3.1 公司內(nèi)部所需物品軟硬件設(shè)備、配件、服務(wù)等有形和無形物品及固定資產(chǎn)的采購。3.2 客戶委托項目物品指公司委外采購的產(chǎn)品（包括軟硬件物品和服務(wù)等有形和無形物品）,采購后即交付給客戶。4 .操作流程及操作流程詳述4.1 預(yù)算流程（投標(biāo)、項目采購、自用固定資產(chǎn)）解決方案中心需要提前一周把標(biāo)書發(fā)給商務(wù)，讓采購員有足夠的時間做產(chǎn)品選型、詢價準備。采購員在同供應(yīng)商進行磋商后，應(yīng)作好比較記錄填寫好比價議價表，主要考慮質(zhì)量、價格、折扣、包裝、送貨日期和付款條件等。在需要的情況下，采購員同請購人應(yīng)一同參與同供應(yīng)商的討論。在貨物及服務(wù)質(zhì)量相同的情況下，原則上選

3、擇報價最低的供應(yīng)商，只有在特殊情況下，如價低者品質(zhì)有問題，方可選擇報價較高的供應(yīng)商，但必須詳細說明原因，以便日后參考。在項目采購預(yù)算中要預(yù)留一部份不可預(yù)見的成本，占整個項目采購總額的1%-2%對這塊資金的使用，要有嚴格監(jiān)控項目設(shè)備采購預(yù)算階段心中銷營場市心中決解案方心中施實術(shù)技部務(wù)商部務(wù)財 導(dǎo)領(lǐng)司公安照招標(biāo)文件要求作設(shè)備選型/旬價議價投標(biāo)結(jié)束公司領(lǐng)導(dǎo)審批確定終稿生成正式投標(biāo)設(shè)備預(yù) 算表開始 銷售合同簽訂第二次審核投標(biāo)預(yù)算終稿生成采購 預(yù)算單項目物資采購預(yù)算按招標(biāo)文件要求確認設(shè) 備參數(shù)/型號/報價核實投標(biāo)設(shè)備預(yù)算報報價及 可行性結(jié)束公司領(lǐng)導(dǎo)審批確定終稿4.2 申購流程1）請購人負責(zé)提供采購物資的

4、技術(shù)要求，規(guī)格型號，可行或必要時，應(yīng)給出推薦的供應(yīng)商及價格。2）請購人應(yīng)填寫采購申請單（項目設(shè)備請購單、固定資產(chǎn)請購單、低值易耗品請購單），并負責(zé)交于相關(guān)人員核準。4.3 批準流程4.3.1 預(yù)算流程批準4.3.1.1 投標(biāo)前預(yù)算批準在項目投標(biāo)預(yù)算提交時，應(yīng)附上設(shè)備技術(shù)參數(shù)表、項目設(shè)備投標(biāo)預(yù)算表。對表中的各種參數(shù)、價格需要有各部門負人、高級副總裁核準；簽字流程：方案解決中心，技術(shù)實施中心，高級副總裁，營銷中心，商務(wù)部，財務(wù)部，執(zhí)行總裁，常務(wù)副總裁，公司總裁。4.3.1.2 項目采購預(yù)算（投標(biāo)后）批準采購員根據(jù)投標(biāo)前預(yù)算，重新調(diào)整落實項目采購預(yù)算，填寫項目設(shè)備采購預(yù)算表。在項目采購前對商品要有詢

5、價、比價、議價過程，并做好比較記錄填寫好比價議價表。采購預(yù)算表中對項目的階段回款與供應(yīng)商付款要有對比，做好項目的毛利，嚴格控制項目的采購成本，并要考慮到資金占用的時間。對項目中100元以下的物品，項目經(jīng)理可以根據(jù)項目緊急程度先行購買，后補采購流程。簽字流程：方案解決中心，技術(shù)實施中心，高級副總裁，營銷中心，商務(wù)部，財務(wù)部，執(zhí)行總裁，常務(wù)副總裁，公司總裁。4.3.1.3 公司內(nèi)部所需物品預(yù)算批準公司內(nèi)部所需物品的價格超過2000元要有要有詢價、比價、議價過程，并做好比較記錄填寫好比價議價表。簽字流程：中購人，部門主管，商務(wù)部，財務(wù)部，高級副總裁，常務(wù)副總裁-公司總裁。4.3.2 采購申請單批準所

6、有采購申請單，必須嚴格按以下簽字授權(quán)進行核準：1）所有公司內(nèi)部所需設(shè)備的采購申請單必須有申請人的部門負責(zé)人、高級副總裁核準；2）任何與項目（客戶委托項目物品）有關(guān)的采購申請單必須是項目經(jīng)理提交經(jīng)項目總監(jiān)、實施部主管核準。由項目經(jīng)理按照銷售合同及項目進度填寫項目設(shè)備請購單，嚴格控制項目設(shè)備到貨時間、批次及是否需要由供應(yīng)商配合安裝調(diào)試。3）公司內(nèi)部所需物品需增加軟硬件設(shè)備或新添配件的員工或部門，須填寫購貨申請單（單件物品金額超過¥2000元的，填寫設(shè)備請購單），由本部門主管、綜合管理部、商務(wù)部、財務(wù)部、高級副總裁、常務(wù)副總裁、公司總裁逐級審批后，交由采購專員統(tǒng)一采購。對于未包含在公司年度

7、預(yù)算范圍內(nèi)的申請，應(yīng)在購貨申請單或設(shè)備請購單中加以注明，由本部門主管、常務(wù)副總裁、總經(jīng)理逐級審批通過后執(zhí)行。4）簽字流程：項目（客戶委托項目物品）：項目經(jīng)理-項目總監(jiān)-技術(shù)實施中心主管；公司內(nèi)部所需物品：申購人，部門主管，中心主管，商務(wù)主管，財務(wù)主管，高級副總裁，常務(wù)副總裁，公司總裁。4.3.3 采購合同批準采購人員只有在取得核準的采購申請單后，才可實施采購。采購人憑已核準的采購申請單，并由部門經(jīng)理簽字確認后發(fā)給供應(yīng)商。請購人還需負責(zé)對該單供貨時間、安裝等信息的確認，以保證該單的有效性。采購人員根據(jù)公司各類匯總的要求草擬采購合同，按公司批準的要求與供應(yīng)商簽訂合同。簽字流程：采購人，商務(wù)部主管，

8、中心主管，公司法務(wù)，財務(wù)主管，高級副總裁，常務(wù)副總裁-公司總裁。5 .設(shè)備簽收與驗收5.1 項目現(xiàn)場設(shè)備簽收/驗收設(shè)備到達現(xiàn)場后，項目經(jīng)理和最終用戶根據(jù)到達設(shè)備的數(shù)量、型號、外觀等對設(shè)備作檢查，確認無誤的情況下讓最終用戶簽收傳真設(shè)備到場簽收單。三個工作日內(nèi)由項目經(jīng)理將有最終用戶簽字的簽收單交項目組和采購員設(shè)備到達現(xiàn)場正常運行30-45天，項目經(jīng)理應(yīng)主動提請最終用戶對該項目的硬件作驗收。并填寫設(shè)備驗收單交最終用戶簽字蓋章。5.2 公司內(nèi)部所需物品簽收/驗收申購人的物品到公司后，由設(shè)備管理員對設(shè)備進行簽收和驗收。填寫設(shè)備驗收單交請購人簽字。6 .采購管理與標(biāo)準的制定6.1 供應(yīng)商管理6.1.1 供

9、應(yīng)商評定及供應(yīng)商檔案資料管理商務(wù)部根據(jù)所需軟硬件設(shè)備品質(zhì)、特性要求，選擇質(zhì)量、服務(wù)、價格以及信譽等綜合情況良好的供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)提供營業(yè)執(zhí)照（*）、代理資質(zhì)證明（對代理商）、相關(guān)產(chǎn)品的質(zhì)量證明、質(zhì)量體系認證證書（對生產(chǎn)商）等。其中加（*）的證明材料必須提供，其它材料由商務(wù)部根據(jù)實際情況確定。商務(wù)部根據(jù)以上信息填寫供方評定記錄表，并提交公司商務(wù)部、公司技術(shù)副總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理、總經(jīng)理逐級審批后，將供應(yīng)商名單列入合格供方名冊。3.1.2供應(yīng)商監(jiān)督和驗證a）商務(wù)部應(yīng)建立相應(yīng)的供方業(yè)績評定表；c）必須要求供方100哪訂單要求的時間交付。每次延誤均應(yīng)在供方業(yè)績評定表中記錄，并要求供方作出解釋，必要時，

10、可要求其采取糾正措施以提高其交付能力；d）如果發(fā)現(xiàn)不合格品，應(yīng)要求供方采取相應(yīng)措施，并將在供方業(yè)績評定表中填寫供方的質(zhì)量業(yè)績記錄及改進情況；e）每年由商務(wù)部對供方的質(zhì)量業(yè)績檔案記錄和交付能力進行復(fù)評。如果供方累計2次提交不合格品或延期交付，并在接到改進要求后問題重復(fù)發(fā)生，則應(yīng)取消其合格供方資格，在合格供方名冊中除名。對特殊情況留用的，應(yīng)加強對其供應(yīng)產(chǎn)品的進貨驗證，如連續(xù)第二次復(fù)評仍不合格，應(yīng)取消其供貨資格。6.2日常采購標(biāo)準的管理商務(wù)部配合公司技術(shù)副總經(jīng)理根據(jù)公司各崗位工作性質(zhì)，制定崗位設(shè)備配置標(biāo)準（包括品牌、規(guī)格、價格等），提交公司商務(wù)部、綜合管理部、財務(wù)部、公司技術(shù)副總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理、

11、總經(jīng)理逐級審批。商務(wù)部日常采購按此標(biāo)準執(zhí)行。項目設(shè)備請購單編號:項目名稱：序號設(shè)備名稱規(guī)格型號數(shù)量到貨時間12345供供應(yīng)商提供：？是？否安裝時間：應(yīng)商K務(wù)內(nèi)容需要供應(yīng)商服務(wù)內(nèi)容：項目經(jīng)理（填表人）：簽字：日期：項目總監(jiān)（審核人）：簽字：日期：工程實施管理中心總經(jīng)理：簽字：日期：注：由項目經(jīng)理按照銷售合同及項目進度填寫此表格，嚴格控制項目設(shè)備到貨時間、批次及是否需要由供應(yīng)商配合安裝調(diào)試。設(shè)備到場簽收單編號:項目名稱：項目聯(lián)系人（最終用戶）序號設(shè)備名稱規(guī)格型號實際到貨數(shù)量單位12345設(shè)備情況設(shè)備外包裝?完好？破損設(shè)備型號?相符？不符設(shè)備配件資料齊全?是？否其他：供貨單位：項目經(jīng)理：簽收單位：簽

12、收人：簽收日期：注：簽收人要與銷售合同中聯(lián)系人一致設(shè)備驗收單編號:項目名稱：項目聯(lián)系人（最終用戶）序號設(shè)備名稱規(guī)格型號數(shù)量單位12345設(shè)備的品牌、外觀、規(guī)格數(shù)量、配件與?符合？不符合描述：設(shè)合同約定條件的符備合性檢查情況驗設(shè)備安裝運行?正常？不止常描述：收表觀檢查?完好？質(zhì)量問題描述：息技術(shù)資料檢查?合格證？說明書？檢測才艮告？其他：見備品備件檢查?符合？不符合描述：隨機附件檢查?符合？不符合描述：其他需注明情況驗收設(shè)備驗收?通過？不通過結(jié)論驗收單位（蓋章）供貨單位：驗收人：項目經(jīng)理：驗收日期:注：驗收人要與銷售合同中聯(lián)系人一致并請業(yè)主單位蓋章項目設(shè)備采購訂單（比價議價表/設(shè)備技術(shù)參數(shù)表/預(yù)

13、算表）項目設(shè)備（投標(biāo)）預(yù)算表項目名稱在舁廳P設(shè)備名稱規(guī)格型號技術(shù)參數(shù)數(shù)量單價總價1234合計：承辦人：商務(wù)部：財務(wù)部：方案解決中心：營銷中心：技術(shù)實施中心：公司領(lǐng)導(dǎo)：設(shè)備技術(shù)參數(shù)表項目名稱序號設(shè)備名稱規(guī)格型號技術(shù)參數(shù)數(shù)量1234比價議價表（項目物資/大額物品）項目名稱填表日期序設(shè)備名稱）商簡稱單價總價符款條件號方式天數(shù)1型號數(shù)量單位2設(shè)備名稱型號數(shù)量單位項目設(shè)備采購預(yù)算表內(nèi)容明一細”、金額明細價格明細（銷售合同）回款方式毛利備注銷售合同合計余額進度/采供應(yīng)商-金額明細價格明細（采購合同）付款方式/購/合/同合計/承營技辦銷術(shù)人中實心施商財公務(wù)務(wù)司部部領(lǐng)導(dǎo)設(shè)備請購單申請部門：申請人：申請時間:申請設(shè)備名稱設(shè)備詳細規(guī)格要求申請理由預(yù)