如何管理工程公司合同

1、如何管理工程公司合同 在國家機關和企業(yè)檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質、類別和承辦機構等特征,被分別納進不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助于堅持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發(fā),傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統(tǒng)計以及編研開發(fā)的必須要,與當前的利用必須求存在一定矛盾。 另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務工作合計,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單

2、位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發(fā)生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經(jīng)濟訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行 "重合同,守信用'企業(yè)認證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行狀況,強化對風險的控制能力,使動態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和必須求。 鑒于合同檔案所具有的特別屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合

3、管理部門對合同檔案文本執(zhí)行集中管理,統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執(zhí)行狀況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時收集相關交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計查詢和開發(fā)利用信息,后者可以采用靈活多樣的分類和排列方式,執(zhí)行動態(tài)管理,列為專項業(yè)務資料保管。當然,機構規(guī)模較小的單位也可結合本單位機構設置狀況,指定檔案部門行使上述"二合一

4、'的合同管理職能。 2實施建設工程合同管理對策建議 (1)建立健全合同管理組織網(wǎng)絡。 企業(yè)要由上而下地建立和健全合同的管理機構，配備以法律顧問為核心，由企業(yè)的管理人員和項目管理人員組成的合同管理人員，使建筑企業(yè)合同管理覆蓋企業(yè)的每個層次，延伸到各個角落，并接受負責管理合同的管家有關行政主管部門的指導監(jiān)督。 (2)建立健全合同管理工作制度。 合同交底制度。合同簽訂以后，合同管理人員必須對各級項目管理人員和各工作小組負責人進行合同交底，組織大家學習合同內容，并對其作出解釋和說明，使大家熟悉合同中的主要內容、各種規(guī)定、管理程序，了解承包人的合同責任和工程范圍。 (3)提升合同管理人員業(yè)務素養(yǎng)

5、。 一是選好合同管理人員。建設工程合同管理人員應當具備現(xiàn)代化管理知識、精通合同法律法規(guī)、熟悉工程實施全過程、具有豐富的施行經(jīng)驗;二是對合同管理人員執(zhí)行崗位責任制;三是抓好合同管理人員警醒持續(xù)教育，不斷提升其業(yè)務水平。 (4)大力推行建設工程施工合同示范文本制度。 推行合同示范文本制度，一方面有助于當事人熟悉有關法律、法規(guī)，使建設工程合同的簽訂符合法律規(guī)范的要求，避免出現(xiàn)顯失公平和違法條款;另一方面便于合同管理機關強化監(jiān)督檢查，提升合同的履約率，維護建設市場序。 3管理合同的優(yōu)勢 管理合同使業(yè)主有可能雇用富于創(chuàng)造性的制定師來進行制定，鑒于由管理商負責管理和協(xié)調，制定師可以集中精力創(chuàng)造符合項目目標

6、的最正確制定。在管理合同模式下，業(yè)主直接參加了很多的制定決策，從而確保業(yè)主的意圖得到了充分的重視和正確的落實。管理合同還充分發(fā)揮管理商的經(jīng)驗和能力，力爭使項目產(chǎn)生最好的效益。 與傳統(tǒng)合同相比，采納管理合同在質量、進度和成本方面有20%甚至更多的改善。管理合同在加速整體制定和施工進程方面表現(xiàn)尤其特別，因為管理合同基于"工作包'的工作機制，在大多數(shù)時間內制定和施工是同時進行的。而在質量和成本方面，如果得到充分強調，管理合同的質量和成本表現(xiàn)會勝于傳統(tǒng)合同，反之，兩種合同的表現(xiàn)都不盡人意。 管理合同具有一定的靈活性，在不影響成本和進度控制的前提下，在施工過程中，如果業(yè)主改變要求，制定可以相應進行調整。這主要是因為管理合同的"工作包'機制，如果業(yè)主針對某一工作包進行變更，可以把這個工作包"凍結'起來，先進行下一個"工作包&