如何管理工程公司合同

1、如何管理工程公司合同 在國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機(jī)構(gòu)等特征,被分別納進(jìn)不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學(xué)性。例如將采購(gòu)合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進(jìn)行歸檔有助于堅(jiān)持設(shè)備檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開發(fā),傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對(duì)合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開發(fā)的必須要,與當(dāng)前的利用必須求存在一定矛盾。 另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作合計(jì),往往指定合同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單

2、位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識(shí)有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務(wù)部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動(dòng),往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會(huì)信用體系的構(gòu)建,不少地方開始推行 "重合同,守信用'企業(yè)認(rèn)證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行狀況,強(qiáng)化對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制能力,使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和必須求。 鑒于合同檔案所具有的特別屬性,筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次,實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合

3、管理部門對(duì)合同檔案文本執(zhí)行集中管理,統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執(zhí)行狀況跟蹤管理。由合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護(hù)各類檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計(jì)查詢和開發(fā)利用信息,后者可以采用靈活多樣的分類和排列方式,執(zhí)行動(dòng)態(tài)管理,列為專項(xiàng)業(yè)務(wù)資料保管。當(dāng)然,機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置狀況,指定檔案部門行使上述"二合一

4、'的合同管理職能。 2實(shí)施建設(shè)工程合同管理對(duì)策建議 (1)建立健全合同管理組織網(wǎng)絡(luò)。 企業(yè)要由上而下地建立和健全合同的管理機(jī)構(gòu)，配備以法律顧問為核心，由企業(yè)的管理人員和項(xiàng)目管理人員組成的合同管理人員，使建筑企業(yè)合同管理覆蓋企業(yè)的每個(gè)層次，延伸到各個(gè)角落，并接受負(fù)責(zé)管理合同的管家有關(guān)行政主管部門的指導(dǎo)監(jiān)督。 (2)建立健全合同管理工作制度。 合同交底制度。合同簽訂以后，合同管理人員必須對(duì)各級(jí)項(xiàng)目管理人員和各工作小組負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，組織大家學(xué)習(xí)合同內(nèi)容，并對(duì)其作出解釋和說明，使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定、管理程序，了解承包人的合同責(zé)任和工程范圍。 (3)提升合同管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)

5、。 一是選好合同管理人員。建設(shè)工程合同管理人員應(yīng)當(dāng)具備現(xiàn)代化管理知識(shí)、精通合同法律法規(guī)、熟悉工程實(shí)施全過程、具有豐富的施行經(jīng)驗(yàn);二是對(duì)合同管理人員執(zhí)行崗位責(zé)任制;三是抓好合同管理人員警醒持續(xù)教育，不斷提升其業(yè)務(wù)水平。 (4)大力推行建設(shè)工程施工合同示范文本制度。 推行合同示范文本制度，一方面有助于當(dāng)事人熟悉有關(guān)法律、法規(guī)，使建設(shè)工程合同的簽訂符合法律規(guī)范的要求，避免出現(xiàn)顯失公平和違法條款;另一方面便于合同管理機(jī)關(guān)強(qiáng)化監(jiān)督檢查，提升合同的履約率，維護(hù)建設(shè)市場(chǎng)序。 3管理合同的優(yōu)勢(shì) 管理合同使業(yè)主有可能雇用富于創(chuàng)造性的制定師來進(jìn)行制定，鑒于由管理商負(fù)責(zé)管理和協(xié)調(diào)，制定師可以集中精力創(chuàng)造符合項(xiàng)目目標(biāo)

6、的最正確制定。在管理合同模式下，業(yè)主直接參加了很多的制定決策，從而確保業(yè)主的意圖得到了充分的重視和正確的落實(shí)。管理合同還充分發(fā)揮管理商的經(jīng)驗(yàn)和能力，力爭(zhēng)使項(xiàng)目產(chǎn)生最好的效益。 與傳統(tǒng)合同相比，采納管理合同在質(zhì)量、進(jìn)度和成本方面有20%甚至更多的改善。管理合同在加速整體制定和施工進(jìn)程方面表現(xiàn)尤其特別，因?yàn)楣芾砗贤?quot;工作包'的工作機(jī)制，在大多數(shù)時(shí)間內(nèi)制定和施工是同時(shí)進(jìn)行的。而在質(zhì)量和成本方面，如果得到充分強(qiáng)調(diào)，管理合同的質(zhì)量和成本表現(xiàn)會(huì)勝于傳統(tǒng)合同，反之，兩種合同的表現(xiàn)都不盡人意。 管理合同具有一定的靈活性，在不影響成本和進(jìn)度控制的前提下，在施工過程中，如果業(yè)主改變要求，制定可以相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。這主要是因?yàn)楣芾砗贤?quot;工作包'機(jī)制，如果業(yè)主針對(duì)某一工作包進(jìn)行變更，可以把這個(gè)工作包"凍結(jié)'起來，先進(jìn)行下一個(gè)"工作包&