辦公室文員調(diào)查報(bào)告(共4頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上職業(yè)崗位分析報(bào)告辦公室文員一、調(diào)查的原因及目的數(shù)日前，學(xué)校開(kāi)展了廣東省2014屆應(yīng)用型然才供需見(jiàn)面會(huì)。為了讓2011屆本科生提前感受職場(chǎng)文化，了解相應(yīng)職業(yè)崗位基本信息，逐漸明確未來(lái)實(shí)習(xí)方向，為以后職場(chǎng)求職提供經(jīng)驗(yàn)，學(xué)院特意要求我們藉此機(jī)會(huì)面向企業(yè)人事主管開(kāi)展職業(yè)崗位調(diào)研工作，寫(xiě)一份職業(yè)調(diào)查報(bào)告。本人便采用人物訪談法向香港皇朝家私集團(tuán)有限公司的一位人事主管對(duì)辦公室文員這一崗位展開(kāi)了調(diào)查。二、調(diào)查時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象及方式1、調(diào)查時(shí)間：2013年12月5日2、調(diào)查地點(diǎn)：廣東白云學(xué)院運(yùn)動(dòng)場(chǎng)企業(yè)招聘區(qū)3、調(diào)查對(duì)象：香港皇朝家私集團(tuán)有限公司一位人事主管4、調(diào)查方法：人物訪談法三、調(diào)

2、查內(nèi)容及分析（一）崗位基本信息及總體性質(zhì) 辦公室文員是文員的一個(gè)分類，所謂文員就是文職人員，在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復(fù)印文件、接聽(tīng)及處理辦公室日常事務(wù)（接待客人、清潔衛(wèi)生、購(gòu)買(mǎi)辦公用品等）之類的工作?？傊际潜容^繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協(xié)助做一些記帳工作。 一般要求會(huì)基本的電腦操作（公司不同會(huì)有具體的要求：就是指對(duì)電腦的操作內(nèi)容和熟練程度有所不同，當(dāng)然少數(shù)公司可能也不需要電腦的），一些大的公司對(duì)語(yǔ)言也有所要求的（普通話，英語(yǔ)之類的），另外就是當(dāng)事人本身所具備的一些綜合素質(zhì)（工作態(tài)度、思想品德、工作能力等）。 辦公室文員的的

3、工作范圍是辦公室，其工作特征是：工作相對(duì)繁瑣，待遇和環(huán)境較為清苦。但是不可否認(rèn)的是，辦公室文員是一個(gè)培養(yǎng)人才的好崗位，是一個(gè)有利于提升自己，磨練自己的崗位。辦公室文員既要有一顆細(xì)膩的心，又必須要有坐下能寫(xiě)，出去能干，進(jìn)來(lái)能謀的綜合素質(zhì)。 （二）崗位的工作內(nèi)容和工作流程工作內(nèi)容如下：辦公室主要負(fù)責(zé)會(huì)議、印信、檔案、接待、文件報(bào)紙收發(fā)，具體是：1. 接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接；接待來(lái)訪人員。2. 負(fù)責(zé)辦公室的、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。3. 負(fù)責(zé)辦公室的清潔衛(wèi)生。4. 做好會(huì)議紀(jì)要。5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。7. 負(fù)責(zé)辦公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作

4、，做好物品出入庫(kù)的登記。8. 做好公司宣傳專欄的組稿。9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。10. 做好公司食堂費(fèi)用支出、登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。11. 每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。12. 管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。13. 社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。14. 統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。15. 管理辦公各種財(cái)產(chǎn)，合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。16. 接受其他臨時(shí)工作。日常工作流程如下：1.招聘通知應(yīng)聘者面試時(shí)間，地址接待應(yīng)聘者，并請(qǐng)其填寫(xiě)應(yīng)聘人員登記表2.考勤統(tǒng)計(jì)每日出勤，請(qǐng)假人數(shù)，并紀(jì)錄每?jī)芍艽蛴∫淮慰记诩o(jì)

5、錄經(jīng)理簽字3.庫(kù)存物品以及文具的領(lǐng)取員工申請(qǐng)領(lǐng)取物品在<辦公用品領(lǐng)取登記>上寫(xiě)明日期、領(lǐng)取物品名稱及規(guī)格、數(shù)量、用途等領(lǐng)取人簽字領(lǐng)取物品4.庫(kù)存的統(tǒng)計(jì)管理逐一清點(diǎn)庫(kù)存物品數(shù)量在庫(kù)存表上如實(shí)填寫(xiě)物品名稱，規(guī)格，數(shù)量等5. 辦公用品和日常消耗品的采購(gòu)提出采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)理簽字在經(jīng)理的監(jiān)督指導(dǎo)下實(shí)施采購(gòu) 所購(gòu)物品收入庫(kù)房確定數(shù)量，登記入賬，提交發(fā)票等6. 行政支出的紀(jì)錄行政支出的明確分類行政支出的詳細(xì)紀(jì)錄7. 檔案管理對(duì)接受檔案進(jìn)行登記按規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行整理（包括在職人員的檔案管理，離職人員的檔案調(diào)動(dòng)，應(yīng)試人員的資料管理收集）編號(hào)入庫(kù) （三）崗位任職條件1.文秘或管理類相關(guān)中專以上學(xué)歷2.有從事

6、兩年以上企業(yè)文員的工作經(jīng)驗(yàn)3.熟悉辦公室行政管理知識(shí)4.工作認(rèn)真仔細(xì)、責(zé)任心強(qiáng)、為人正直、敢于堅(jiān)持原則5.有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，有良好的紀(jì)律性、團(tuán)隊(duì)協(xié)作以及服務(wù)創(chuàng)新精神6.年齡在20至25歲左右 （四）崗位工作條件工作地點(diǎn)主要是辦公室，通常是坐在一個(gè)狹小的辦公桌，對(duì)著電腦工作八個(gè)小時(shí)左右。辦公室的同事之間的關(guān)系因?yàn)榇嬖诶婷茱@得較為冷漠，競(jìng)爭(zhēng)氣氛較為激烈。 （五）崗位近期需求和一年后發(fā)展趨勢(shì)崗位的近期需求及未來(lái)趨勢(shì)：國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、全民所有制單位的文秘人員需求量在逐步遞減，而外資企業(yè)、民辦企業(yè)的文秘人員需求量在逐步遞增。大型單位分工較細(xì)，文秘人員的需求量大，多以行政秘書(shū)工作為主，有專職文

7、員、專職檔案員、人事文員等，職責(zé)比較單一中小型單位的文秘人員需求量小，一般出任文秘人員實(shí)際上是一種“綜合秘書(shū)”，也稱為“辦公室文員”，身兼多職，通過(guò)與從事此行業(yè)的人訪談所知，通常要照顧到最基本的日常工作，即收發(fā)文件、接待來(lái)訪客人、人員考勤等方面。需要提到的一點(diǎn)是由于國(guó)際貿(mào)易的日益發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)外企也需要用到文秘人員，但對(duì)于英語(yǔ)更加偏重，至少也要能用日常英語(yǔ)與人溝通即有CET4以上的英語(yǔ)能力，職位多以外貿(mào)跟單為主。雖然中小型單位對(duì)文秘人員需求量，但中小型單位的數(shù)量呈增長(zhǎng)趨勢(shì)，所以中小型單位的綜合文秘人員的需求量總的來(lái)說(shuō)是增長(zhǎng)的。而且在經(jīng)濟(jì)、法律、醫(yī)務(wù)方面也需要增加文秘人員來(lái)協(xié)助管理工作?，F(xiàn)階段主

8、要是以“綜合秘書(shū)”(辦公室文員)以及總裁助理為崗位群體。“辦公室文員”隊(duì)伍迅速壯大，“商務(wù)秘書(shū)”逐漸增多，同時(shí)，每個(gè)職業(yè)崗位群所對(duì)應(yīng)的職業(yè)崗位變化也很大，不斷有新興的崗位誕生。由此可見(jiàn)，秘書(shū)的社會(huì)需求是相當(dāng)大的。（六）獲取崗位途徑面試的注意事項(xiàng)：文職崗位要求面試者有很好的親和力，能與其他人進(jìn)行充分的溝通，這就要求面試者必須要保持良好的心態(tài)來(lái)面對(duì)招聘人員，要順其自然，不卑不亢。2. 面試者要注意自己在面試中的禮儀問(wèn)題。因?yàn)槲穆毴藛T的形象和禮儀往往代表公司的形象，所以這一點(diǎn)必須要在面試中予以充分注重。要做到儀表大方，舉止得體。3. 文職崗位需要很強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力，所以在面試時(shí)要注意特別說(shuō)話內(nèi)容，說(shuō)話語(yǔ)氣以及所表達(dá)出的誠(chéng)意。在回答問(wèn)題時(shí)要辯證分析，多維答題。回答問(wèn)題不要陷入絕對(duì)的肯定與否定，應(yīng)多正反兩面考慮。 （七）崗位職業(yè)發(fā)展路線文員助理部門(mén)主管行政秘書(shū)副總秘書(shū)董事會(huì)秘書(shū)（八）企業(yè)招聘人員對(duì)在校生的建議：1面對(duì)相關(guān)證書(shū)的重要程度提升要努力考取2秘書(shū)人員應(yīng)具備的能力、知識(shí)、技能應(yīng)有意識(shí)培養(yǎng)3面對(duì)瑣碎的事務(wù)應(yīng)培養(yǎng)自身的耐心4. 從容面對(duì)壓力，尋找解壓方法5. 提高競(jìng)爭(zhēng)力，加大晉升空間四調(diào)查心