淺析采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制規(guī)章制度設(shè)計(jì)

1、 HYPERLINK / 淺談采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部操縱制度設(shè)計(jì)摘要：采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要內(nèi)容，長(zhǎng)期以來(lái)一直備受關(guān)注，完善的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部操縱制度關(guān)于降低企業(yè)的采購(gòu)和生產(chǎn)成本、提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、堵塞治理漏洞具有專門大的促進(jìn)作用。通過(guò)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)存在的問(wèn)題的分析，找出企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部操縱的不足，在請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收與保管、審核、退貨、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部操縱。關(guān)鍵詞：采購(gòu)業(yè)務(wù) 內(nèi)部操縱 制度設(shè)計(jì)隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，企業(yè)必須加強(qiáng)企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能力，降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本。而采購(gòu)成本又是企業(yè)生產(chǎn)成本必不可少的一部分，在企業(yè)的進(jìn)展過(guò)程中起著舉足輕重的作用。因此加強(qiáng)對(duì)

2、采購(gòu)業(yè)務(wù)的治理、完善其內(nèi)部操縱制度顯得尤為重要。另外采購(gòu)又能夠講是企業(yè)利潤(rùn)的一個(gè)重要源泉，假如采納科學(xué)的方法進(jìn)行采購(gòu)，不僅能夠降低采購(gòu)成本，還能夠使企業(yè)利潤(rùn)和競(jìng)爭(zhēng)力得到大幅度提升。因此，為了降低采購(gòu)成本、增加企業(yè)利潤(rùn)，就必須對(duì)采購(gòu)工作加以規(guī)范，其中重要的一條途徑是加強(qiáng)和完善采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部操縱制度。一采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程中存在的問(wèn)題（一）不相容職務(wù)沒(méi)有做到相分離，沒(méi)有完善的內(nèi)部牽制制度，專門多采購(gòu)活動(dòng)缺乏有效的監(jiān)督，容易出現(xiàn)收受回扣、徇私舞弊、暗箱操作等現(xiàn)象。企業(yè)在采購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)與審批、詢價(jià)與確定供應(yīng)商、采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)、采購(gòu)驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄、付款審批與付款的執(zhí)行等崗位在大多數(shù)情況下沒(méi)有做到相分離，沒(méi)

3、有獨(dú)立稽核操縱活動(dòng)，甚至連起碼的內(nèi)部牽制都沒(méi)有，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)嚴(yán)峻缺少監(jiān)督。在這種情況下，采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)人員專門可能相互勾結(jié)，徇私舞弊，收取回扣，套取企業(yè)的資金財(cái)產(chǎn)和物資。例如：詢價(jià)與確定供應(yīng)商職位沒(méi)有做到相分離就會(huì)使相關(guān)人員與供應(yīng)商合謀，從中收取回扣，騙取公司鈔票財(cái)，甚至阻礙采購(gòu)物資的質(zhì)量，存在價(jià)格高質(zhì)量低劣的情況，不僅阻礙企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量更阻礙采購(gòu)成本。再者請(qǐng)購(gòu)與審批為同一人時(shí)會(huì)出現(xiàn)自己請(qǐng)購(gòu)自己審批，目前許多企業(yè)存在這種情況，如此專門容易使企業(yè)資金物資流失。以上這些都會(huì)嚴(yán)峻危害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。（二）采購(gòu)業(yè)務(wù)沒(méi)有生產(chǎn)打算和采購(gòu)預(yù)算。表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：盲目采購(gòu)，使得存貨堆積，采購(gòu)成本上升，同時(shí)大量

4、存貨占用太多的資金，在一定程度上會(huì)造成企業(yè)流淌資金周轉(zhuǎn)困難。采購(gòu)不及時(shí)，或不能一次性提供企業(yè)生產(chǎn)所需的物資，物資不能及時(shí)供應(yīng)，阻礙下一步產(chǎn)品的生產(chǎn)，阻礙生產(chǎn)進(jìn)度，甚至造成生產(chǎn)停滯不前，難以準(zhǔn)時(shí)交貨。采購(gòu)成本過(guò)高，使生產(chǎn)成本相應(yīng)的提高，阻礙企業(yè)利潤(rùn)的增加。由于缺乏采購(gòu)打算和預(yù)算使得在進(jìn)行材料采購(gòu)時(shí)因?yàn)椴少?gòu)數(shù)量的問(wèn)題使得企業(yè)不能在物資采購(gòu)時(shí)獲得價(jià)格優(yōu)惠，零散的采購(gòu)沒(méi)有集中起來(lái)形成采購(gòu)規(guī)模，難以獲得供應(yīng)商的優(yōu)惠價(jià)格；每次采購(gòu)批量小，次數(shù)多，運(yùn)輸成本高，采購(gòu)成本高相應(yīng)增加，從而導(dǎo)致產(chǎn)品成本加大，失去產(chǎn)品在價(jià)格上的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。付款不及時(shí)，阻礙企業(yè)的信譽(yù)以及企業(yè)形象。因?yàn)槿狈ΜF(xiàn)金預(yù)算，沒(méi)有周密的采購(gòu)付款打算

5、，企業(yè)資金短缺，不能及時(shí)安排付款，使企業(yè)信譽(yù)受損，阻礙企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)展。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)人員缺乏一定的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。因?yàn)樽陨順I(yè)務(wù)素養(yǎng)問(wèn)題，使得業(yè)務(wù)人員在物資采購(gòu)時(shí)可能存在缺乏詢價(jià)技巧等問(wèn)題，不能獲得供應(yīng)商的底價(jià)；另外不能熟練的辨不材料質(zhì)量的好壞優(yōu)劣；不了解相應(yīng)的財(cái)經(jīng)法規(guī)，使得業(yè)務(wù)人員因違反國(guó)家法律法規(guī)可能遭受外部的處罰和遭受一定的經(jīng)濟(jì)損失；相關(guān)業(yè)務(wù)人員在采購(gòu)過(guò)程中利用職權(quán)徇私舞弊，偷工減料，收取回扣，使企業(yè)集體財(cái)產(chǎn)流入私人的口袋。（四）缺乏對(duì)供應(yīng)商的治理。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：沒(méi)有對(duì)供應(yīng)商的具體情況進(jìn)行深入細(xì)致調(diào)查。對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)、資料不夠了解，會(huì)造成在材料采購(gòu)時(shí)材料質(zhì)量的不合格或者缺斤少兩等問(wèn)題；

6、交貨期沒(méi)有保障，不能及時(shí)安排生產(chǎn)或不能及時(shí)交貨，既增加了經(jīng)濟(jì)成本又增加了時(shí)刻成本。缺乏系統(tǒng)完善的供應(yīng)商治理制度。在平常沒(méi)有建立供應(yīng)商檔案，只有在進(jìn)行物資采購(gòu)時(shí)才會(huì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的關(guān)注，必定帶來(lái)選擇的盲目性，不能保障以最低采購(gòu)價(jià)格、最優(yōu)條件完成采購(gòu)。采購(gòu)方無(wú)法及時(shí)了解供應(yīng)商的情況，只能通過(guò)增加存貨來(lái)幸免不確定事件的發(fā)生，從而造成采購(gòu)、庫(kù)存成本的大大增加。沒(méi)有建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系。由于采購(gòu)方與供應(yīng)商沒(méi)有建立長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系，而是一種短期合作關(guān)系，這種供應(yīng)關(guān)系往往是臨時(shí)性的，雙方缺乏有效的合作與協(xié)調(diào)，因此，供應(yīng)商專門少為采購(gòu)方做出過(guò)多讓步，往往是競(jìng)爭(zhēng)多于合作。（五）采購(gòu)驗(yàn)收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致

7、采購(gòu)物資、資金損失或信用受損。（六）采購(gòu)合同與采購(gòu)成本方面存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題：采購(gòu)合同方面存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題：A簽訂虛假的合同套取現(xiàn)金，使得企業(yè)財(cái)務(wù)受損。由于采購(gòu)流程和審批環(huán)節(jié)存在的缺陷，導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)人員運(yùn)用職務(wù)便利與合同的對(duì)方簽訂虛假合同以謀取公司的財(cái)產(chǎn)，套取公司的資金，給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。B價(jià)格虛高，合同條款表述不清。有些合同表述不夠清晰，使得合同雙方在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)找不到表述清晰且合理的依據(jù)，造成合同糾紛，帶來(lái)不必要的損失。C合同條款執(zhí)行不嚴(yán)，未能有效的追究違約責(zé)任。合同中未能具體規(guī)定相關(guān)問(wèn)題產(chǎn)生時(shí)誰(shuí)該負(fù)責(zé)相應(yīng)的責(zé)任，比如出現(xiàn)材料質(zhì)量、規(guī)格不合格，或材料缺斤少兩雙方該如何樣明確責(zé)任。永昌鋼廠與華隆

8、公司的購(gòu)銷工業(yè)用角鋼簽訂的一份合同能夠?qū)σ陨螧、C兩點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)的解釋：（1）永昌鋼廠為華隆公司提供工業(yè)用角鋼1000噸（2）華隆公司交貨前預(yù)付貨款40%，貨到后全部付清貨款。（3）永昌鋼廠在簽訂合同后，在兩個(gè)月內(nèi)全部交貨。（4）未盡事宜，相互協(xié)商解決。該合同的合同條款表述不清，雙方在材料的單價(jià)、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量要求及金額等方面沒(méi)有具體的規(guī)定，沒(méi)有講明違約責(zé)任，沒(méi)有相關(guān)的費(fèi)用承擔(dān)責(zé)任。D合同行為不當(dāng)。一些供應(yīng)商為了自身利益可能會(huì)采取一些不正當(dāng)手段，如對(duì)采購(gòu)人員行賄，套取公司采購(gòu)標(biāo)底，給予虛假優(yōu)惠，以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產(chǎn)品等，以此損害公司經(jīng)濟(jì)利益。采購(gòu)成本方面存在的風(fēng)險(xiǎn)：A采購(gòu)的前期費(fèi)

9、用偏高，采購(gòu)的前期工作包括：市場(chǎng)調(diào)查、質(zhì)量評(píng)審、信用評(píng)估、供需洽談、派出人員現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查。這些假如操縱不行就會(huì)導(dǎo)致信息虛假，差旅費(fèi)過(guò)高。B采購(gòu)的價(jià)格對(duì)企業(yè)不利。采購(gòu)價(jià)格是企業(yè)采購(gòu)成本的要緊部分，它會(huì)阻礙企業(yè)的生產(chǎn)成本，進(jìn)而阻礙產(chǎn)品的銷售成本。采購(gòu)成本過(guò)高會(huì)使產(chǎn)品的銷售價(jià)格上升，導(dǎo)致企業(yè)的銷售利潤(rùn)下降。C采購(gòu)的數(shù)量批量不合理。采購(gòu)的數(shù)量批量會(huì)阻礙企業(yè)物資采購(gòu)的價(jià)格，阻礙物資采購(gòu)的成本、資金占用成本、缺貨成本。合理的采購(gòu)數(shù)量和批量會(huì)使企業(yè)獲得價(jià)格優(yōu)惠，同時(shí)還能夠降低采購(gòu)時(shí)所要發(fā)生的的運(yùn)輸費(fèi)。不合理的采購(gòu)數(shù)量和批量不僅會(huì)使企業(yè)的流淌資金減少，資源白費(fèi)，還會(huì)增加成本，不利于企業(yè)的進(jìn)展。D采購(gòu)原料的質(zhì)量特性

10、不符合要求。不同的產(chǎn)品所要求的材料的質(zhì)量不同，假如沒(méi)依照產(chǎn)品的具體要求而購(gòu)進(jìn)的物資不僅會(huì)白費(fèi)企業(yè)資金資源，還會(huì)阻礙生產(chǎn)進(jìn)度和產(chǎn)品的質(zhì)量。二、企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部操縱制度設(shè)計(jì)的意義由于在采購(gòu)業(yè)務(wù)中存在許多的問(wèn)題，因此加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部操縱、完善采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部操縱制度設(shè)計(jì)對(duì)與企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)展以及企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高有著重要的意義。1有利于完善內(nèi)部牽制制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督與治理，使職員之間職責(zé)分工更加明確。采購(gòu)業(yè)務(wù)中由于職務(wù)分工不明確，不相容職務(wù)往往沒(méi)有做到相分離，使得在材料采購(gòu)中往往會(huì)出現(xiàn)徇私舞弊，利用職務(wù)便利謀取私利，收取回扣。通過(guò)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部操縱制度設(shè)計(jì)能夠有效的減輕這一現(xiàn)象，有力的加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部

11、操縱。2有利于規(guī)范公司采購(gòu)治理，減少違法違紀(jì)行為。采購(gòu)業(yè)務(wù)是企業(yè)日常生產(chǎn)的差不多業(yè)務(wù)，其業(yè)務(wù)繁瑣，內(nèi)容復(fù)雜，比較容易出現(xiàn)違法違紀(jì)的行為，比如齊齊哈爾第二制藥有限公司的假“亮菌甲素注射液”事件，該廠采購(gòu)執(zhí)行人員和相關(guān)主管人員違反物料采購(gòu)規(guī)范和藥品生產(chǎn)質(zhì)量治理法規(guī)及相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)峻違規(guī)操作，導(dǎo)致發(fā)生重大傷亡事故，損害商家和消費(fèi)者利益。還有確實(shí)是普爾斯馬特危機(jī)事件，這些都嚴(yán)峻暴露出企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部操縱制度存在的問(wèn)題。通過(guò)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部操縱制度的設(shè)計(jì)，使采購(gòu)業(yè)務(wù)形成系統(tǒng)化、一體化的監(jiān)督體系，通過(guò)制定采購(gòu)打算和采購(gòu)預(yù)算、嚴(yán)格采購(gòu)審批和合同審計(jì)，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，有利于規(guī)范公司采購(gòu)治理，有效的減少違

12、法違紀(jì)行為。3提高采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本。在采購(gòu)過(guò)程中采購(gòu)質(zhì)量直接關(guān)系到產(chǎn)品的質(zhì)量，采購(gòu)成本直接關(guān)系到產(chǎn)品生產(chǎn)成本，因此通過(guò)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部操縱制度設(shè)計(jì)能夠規(guī)范采購(gòu)員的行為，幸免其在采購(gòu)為了從中獲利而選擇一些質(zhì)量低劣的材料，同時(shí)也加強(qiáng)了對(duì)材料驗(yàn)收和審核環(huán)節(jié)的規(guī)范，保證了采購(gòu)質(zhì)量。另外，構(gòu)建采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部操縱制度，確實(shí)是從設(shè)計(jì)采購(gòu)流程、加強(qiáng)供應(yīng)商治理、確定科學(xué)合理的采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)數(shù)量與批量等多方面進(jìn)行規(guī)范有效的治理，降低物資采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4有利于進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部操縱制度。采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部操縱制度屬于內(nèi)部操縱制度的一部分，因此合理有效的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部操縱制度也有利于內(nèi)部操縱制度的完善，其次，

13、在采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部操縱制度中發(fā)覺(jué)的問(wèn)題和得到的經(jīng)驗(yàn)對(duì)其他內(nèi)部操縱具有專門好的借鑒作用，有利于內(nèi)部操縱制度體系的進(jìn)一步優(yōu)化。三、采購(gòu)過(guò)程中內(nèi)部操縱制度設(shè)計(jì)。1職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)在采購(gòu)過(guò)程中請(qǐng)購(gòu)與審批、詢價(jià)與供應(yīng)商的確定、采購(gòu)合同的訂立與審核采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄、付款的申請(qǐng)、審批與執(zhí)行等職務(wù)必須相分離。我們?cè)谥贫仍O(shè)計(jì)的時(shí)候最好將采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、質(zhì)檢等職能授權(quán)給不同的部門來(lái)完成，并將價(jià)格審議交給另外一個(gè)部門來(lái)完成效果更好。要建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)操縱措施，審批人在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)。規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍與工作要求，經(jīng)

14、辦人應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi)按照制度規(guī)定辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)。關(guān)于重要的采購(gòu)業(yè)務(wù)，能夠進(jìn)行集體決策和審批。未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員不同意辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)。2請(qǐng)購(gòu)操縱（1）對(duì)原材料、零配件和商品、其他物資所需要的部門，能夠依照預(yù)算生產(chǎn)通知單或者市場(chǎng)供應(yīng)情況填寫請(qǐng)購(gòu)單，有本部門授權(quán)人審批，請(qǐng)購(gòu)單上要注明請(qǐng)購(gòu)的部門。請(qǐng)購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨的日期、質(zhì)量要求、用途等，審批后交采購(gòu)部門。（2）關(guān)于臨時(shí)需要的物品，專門難列入預(yù)算的，能夠由使用者依照需要直接提出，但請(qǐng)購(gòu)單上要注明用途、目的，經(jīng)使用部門的主管審批，財(cái)務(wù)部門簽字審批后再交采購(gòu)部門。（3）假如是緊急需求的專門請(qǐng)購(gòu)，執(zhí)行專門的審批手續(xù)。3采購(gòu)操縱（1）選定供貨單

15、位，采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)引入市場(chǎng)調(diào)研和招投標(biāo)操縱點(diǎn)，企業(yè)能夠?qū)⑺胁少?gòu)物資的相關(guān)的詳細(xì)的資料通過(guò)網(wǎng)絡(luò)電話等方式告知供應(yīng)商，供應(yīng)商則發(fā)函或派人將產(chǎn)品的一系列資料提供給企業(yè)，企業(yè)從中篩選出規(guī)模大、歷史悠久、產(chǎn)品質(zhì)量好、價(jià)格低、信譽(yù)好的供應(yīng)商進(jìn)行考察，最后進(jìn)行信息匯總擬定招投標(biāo)方案。（2）操縱好訂購(gòu)的數(shù)量。采購(gòu)人員要審查每一份請(qǐng)購(gòu)單看是否重復(fù)申請(qǐng)，請(qǐng)購(gòu)的數(shù)量品種是否合理，依據(jù)是否充分。關(guān)于需要大量采購(gòu)的物資要進(jìn)行成本分析，計(jì)算經(jīng)濟(jì)批量。（3）采購(gòu)價(jià)格的確定。在采購(gòu)數(shù)量確定后，簽訂合同之前，必須遵守報(bào)價(jià)操縱制度，選擇有利于企業(yè)生產(chǎn)或成本最低的供應(yīng)商，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，詢價(jià)、比價(jià)，選擇最有利的價(jià)格。再者要估算出采購(gòu)所

16、需物資的資金，在請(qǐng)購(gòu)單上簽署采購(gòu)意見(jiàn)，由采購(gòu)部門授權(quán)人審批再報(bào)財(cái)務(wù)部門審批后送交存貨治理部門。（4）發(fā)出訂貨單存貨治理部門收到請(qǐng)購(gòu)單后要計(jì)算經(jīng)濟(jì)訂貨點(diǎn)，決定請(qǐng)購(gòu)時(shí)刻，在請(qǐng)購(gòu)單上簽署意見(jiàn)并交本部門授權(quán)人審批。采購(gòu)部門依照審批后的請(qǐng)購(gòu)單，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，列出采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貨方式、質(zhì)量要求、折扣條件、售后服務(wù)等內(nèi)容。還要有各級(jí)授權(quán)人審核才能蓋合同專用章。在正式向供貨商發(fā)出訂單之前，需對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行一次認(rèn)確實(shí)審查，是否有有關(guān)部門授權(quán)批準(zhǔn)，是否有請(qǐng)購(gòu)單，是否有必要的附件。比如講重要的物品的請(qǐng)購(gòu)。合同一般一式四份，一份交供貨單位請(qǐng)求發(fā)貨，一份交采購(gòu)部門，負(fù)責(zé)合同執(zhí)行工

17、作，一份交會(huì)計(jì)部門，監(jiān)督合同執(zhí)行，一份交倉(cāng)儲(chǔ)保管部門，作為驗(yàn)收與發(fā)票的核對(duì)。關(guān)于采購(gòu)數(shù)量不多切不經(jīng)常采購(gòu)的物資也能夠不簽合同直接購(gòu)買，然而要有授權(quán)批準(zhǔn)。4驗(yàn)收與保管操縱(一)驗(yàn)收操縱（1）設(shè)立獨(dú)立的驗(yàn)收部門或指定專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，保持驗(yàn)收人員的獨(dú)立性。（2）驗(yàn)收入庫(kù)的職能必須為請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、會(huì)計(jì)部門的意以外的人員來(lái)?yè)?dān)任。（3）驗(yàn)收人員依照采購(gòu)文件對(duì)采購(gòu)物品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量及其他的內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。不合格的產(chǎn)品應(yīng)報(bào)相關(guān)部門，查明緣故及時(shí)處理。（4）采購(gòu)人員要依照驗(yàn)收的結(jié)果對(duì)采購(gòu)的物資進(jìn)行及時(shí)處理，符合規(guī)定的要及時(shí)入庫(kù)，不符合規(guī)定的屬于供應(yīng)商責(zé)任的要及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，以便及時(shí)辦理退

18、貨。對(duì)不屬于供應(yīng)商責(zé)任的查找緣故，屬于工作人員失誤的要追究責(zé)任，屬于正常損失的作相應(yīng)的處理。（5）已驗(yàn)收的物品要再次將發(fā)票合同和請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后依次填寫有編號(hào)的入庫(kù)單。（6）入庫(kù)單由保管人員簽字后，一聯(lián)留存登記入賬，一聯(lián)隨有關(guān)的憑證交會(huì)計(jì)部門辦理結(jié)算，還有一聯(lián)退回采購(gòu)部門，與合同請(qǐng)購(gòu)單核對(duì)后歸檔備案。(二)保管制度（1）指定專門的人員負(fù)責(zé)保管工作，保持保管人員的獨(dú)立性。（2）保管人員依照驗(yàn)收清單安排物資入庫(kù)。（3）定期清查物資，假如有損壞、變形、變質(zhì)、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)有關(guān)部門進(jìn)行處理。保管人員要提高自身的素養(yǎng)，嚴(yán)格要求與操縱自己，防止監(jiān)守自盜。（5）從倉(cāng)庫(kù)提取物資應(yīng)要求經(jīng)辦人出示經(jīng)

19、主管部門簽字的請(qǐng)購(gòu)單，并要求經(jīng)辦人在領(lǐng)料單上簽字。5審核制度（1）會(huì)計(jì)部門在正式記錄采購(gòu)業(yè)務(wù)支付貨款之前應(yīng)該對(duì)有關(guān)部門送來(lái)的各種原始憑證進(jìn)行認(rèn)確實(shí)審核。（2）審查每一種憑證的數(shù)量金額計(jì)確實(shí)是否正確，各憑證之間內(nèi)容是否一致，時(shí)刻是否統(tǒng)一，責(zé)任是否明確，手續(xù)是否清晰。6交付貨款（1）會(huì)計(jì)部門審核所有的原始憑證后，依照規(guī)定的付款條件，經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)后辦理結(jié)轉(zhuǎn)。（2）假如采納賒賬的方式購(gòu)買商品時(shí)，就會(huì)形成債務(wù)，應(yīng)按如下要求：A、相關(guān)憑證都不能少，就像貨幣資金入賬一樣。B、要設(shè)專人登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬。C、稽核人員要定期與供貨商核對(duì)賬目，確保雙方賬目相符。D、按雙方事先約定的條件及時(shí)的清理債務(wù)支付欠款后一定要取得債權(quán)人的收款證明。7退貨操縱（1）假如發(fā)覺(jué)物資的數(shù)量、質(zhì)量不符合要求立即與供貨商取得聯(lián)系，數(shù)量上短缺要求供應(yīng)商補(bǔ)齊，假如是質(zhì)量問(wèn)題，看是需要退貨依舊進(jìn)行折讓。（2）假如是退貨，采購(gòu)部門應(yīng)編制退貨通知單交供應(yīng)商，同時(shí)交財(cái)務(wù)部，用于調(diào)整應(yīng)付賬款。四、結(jié)論 采購(gòu)是企業(yè)要緊業(yè)務(wù)活動(dòng)的一部分，對(duì)企業(yè)的進(jìn)展有著重大的意義