村鎮(zhèn)銀行授信業(yè)務(wù)檔案管理辦法

1、XX村鎮(zhèn)銀行授信業(yè)務(wù)檔案管理辦法第1章總則第一條為規(guī)范授信業(yè)務(wù)的檔案（下稱授信檔案）管理，保證授信檔案的安全性和合法合規(guī)性，根據(jù)我行有關(guān)規(guī)定，結(jié)合授信實際情況，制訂本辦法。第二條授信檔案是指我銀行在辦理授信業(yè)務(wù)過程中形成的記錄和反映授信業(yè)務(wù)的重要文件和憑據(jù)，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等。本辦法所指授信業(yè)務(wù)是指桂城村鎮(zhèn)銀行向企業(yè)法人、個人和個體工商戶提供的各類貸款業(yè)務(wù)。第三條授信檔案遵循“客戶經(jīng)理團隊與綜合檔案分離”的原則。原則上，授信業(yè)務(wù)到期全部還清或履約前，該授信業(yè)務(wù)的綜合檔案、經(jīng)濟檔案、貸后管理檔案由我行后臺人員統(tǒng)一保管，重要權(quán)證由我行營業(yè)部集中保管。待授信業(yè)務(wù)到期

2、全部還清或履約后，授信檔案最終交我行辦公職能部門集中管理。第四條我行應(yīng)為檔案管理設(shè)置適宜場地、配備必要的設(shè)施，指定專人負責(zé)保管檔案。第五條授信業(yè)務(wù)經(jīng)營管理人員、檔案管理員、調(diào)閱人員均需嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密制度。第二章授信檔案的分類和管理第六條小企業(yè)貸款（指100萬元以上貸款）授信檔案分為綜合檔案、經(jīng)濟檔案、貸后管理檔案和重要權(quán)證。微小三農(nóng)檔案分為綜合檔案（綜合檔案和經(jīng)濟檔案合并裝訂成一本）、貸后檢測表和重要權(quán)證。對不同類別的授信檔案采取不同的管理方式。第七條綜合檔案指授信業(yè)務(wù)合同文本等法律資料和銀行的審查資料，按照內(nèi)容可進一步細分為借貸法律文書、擔(dān)保法律文書、信用審查資料和放款審查資料。（一）借貸

3、法律文書。包括：授信業(yè)務(wù)申請表、借款合同、借款借據(jù)等重要法律文書，和申請人法定代表人證明書、申請人董事會或類似機構(gòu)決議、企業(yè)法人或?qū)嶋H經(jīng)營者簽字樣本等材料。（二）擔(dān)保法律文書。包括：保證合同、不可撤銷擔(dān)保書、抵（質(zhì)）押合同及其他形式的擔(dān)保文件等重要法律文書，擔(dān)保人法定代表人證明書、擔(dān)保人董事會或類似機構(gòu)決議、核保書等材料，代保管物品入出庫單等證明抵質(zhì)押品收妥入庫的材料等。（三）信用審查和放款審查資料。授信業(yè)務(wù)貸審委員會決議表、補充調(diào)查通知、放款通知書（出賬通知書）、計劃支付申請書等。第八條經(jīng)濟檔案指用于授信申請的基礎(chǔ)資料、擔(dān)保資料、企業(yè)的其他資料等。經(jīng)濟檔案包括但不限于：（一）借款主體基礎(chǔ)資料

4、，包括：盡職調(diào)查聲明、規(guī)范操作承諾書、小企業(yè)授信調(diào)查報告、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證（國稅、地稅）、公司章程、驗資報告、貸款卡及可延用申請書、開戶許可證、信用報告、法人及股東身份證明文件等；（二）借款主體財務(wù)信息，包括：企業(yè)財務(wù)報表、銀行對賬單、固定資產(chǎn)/存貨明細表、企業(yè)相關(guān)合同復(fù)印件等；（三）保證擔(dān)保基礎(chǔ)資料，包括：擔(dān)保人身份證明文件、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證（國稅、地稅）、公司章程、驗資報告、貸款卡及行政許可決定書、開戶許可證、信用報告、自然人擔(dān)保人的婚姻狀況證明、配偶身份證明、工資證明等；（四）抵押擔(dān)?；A(chǔ)資料，包括：抵押人相關(guān)證件、抵押物權(quán)證復(fù)印件、抵（質(zhì)）押物評

5、估報告等；（五）村鎮(zhèn)銀行客戶授信檔案調(diào)閱登記簿、村鎮(zhèn)銀行客戶授信檔案移交清單；（六）其他有必要保留的資料。第九條貸后管理檔案，包括：還款計劃表復(fù)印件、授信業(yè)務(wù)申請表復(fù)印件、貸審會決議表復(fù)印件、授信后檢查表、不良催收訴訟資料等；第十條重要權(quán)證主要指抵質(zhì)押品的所有權(quán)憑證或抵質(zhì)押物登記憑證，包括但不限于他項權(quán)利證書、抵質(zhì)押物的物權(quán)憑證等。第二節(jié)授信檔案的管理第一部分基本規(guī)定第十一條我行的綜合檔案、經(jīng)濟檔案、及貸后管理檔案均由后臺人員進行集中管理，客戶經(jīng)理要定期補充貸后管理檔案；重要權(quán)證管理員將重要權(quán)證原件核對無誤后集中保管。第十二條各有關(guān)管理部門原則上應(yīng)將客戶檔案按照一戶一冊進行管理。一個客戶立一個

6、卷宗。多個客戶分享一筆授信額度時，所有分享額度的客戶可立一個卷宗，若客戶的業(yè)務(wù)量較多時，也可一個客戶立一個卷宗。第十三條原則上，后臺人員應(yīng)于放款流程結(jié)束后七個工作日內(nèi)進行整理，并統(tǒng)一用牛皮紙裝訂（三點一線裝訂成冊）。第十四條授信資料結(jié)卷。一筆業(yè)務(wù)結(jié)清后，后臺人員員將相關(guān)授信檔案進行結(jié)卷處理。結(jié)卷后的檔案仍按戶保管，原則上一個客戶立一個卷宗，但多個客戶分享一筆授信額度時，所有分享額度的客戶立一個卷宗。第十五條后臺人員應(yīng)隨時將已結(jié)卷的授信檔案裝訂成冊，每冊封面上列明該冊內(nèi)所有業(yè)務(wù)資料的索引以便查閱。已結(jié)卷檔案應(yīng)放入檔案盒并定期并入各機構(gòu)檔案庫房保管。第二部分綜合檔案管理第十六條審核由后臺放款人員審

7、核放款所需的資料以及貸審會要求在放款前補齊的材料，通知經(jīng)辦客戶經(jīng)理，在簽署協(xié)議或放款之前提交審核。授信業(yè)務(wù)經(jīng)放款審核之后，放款人員直接扣收簽署協(xié)議及放款之前的全部授信檔案。第十七條移交（一）經(jīng)辦客戶經(jīng)理應(yīng)于放款后的7個工作日內(nèi)填寫授信檔案移交清單，將經(jīng)濟檔案移交給本部門后臺人員。檔案保管員根據(jù)授信檔案移交清單核對資料是否齊全，并簽字確認。（二）貸后管理的有關(guān)資料，經(jīng)辦客戶經(jīng)理應(yīng)根據(jù)我行貸后管理的有關(guān)規(guī)定按時向后臺人員移交。（三）不良貸款的催收、處置過程中形成的檔案，負責(zé)項目催收的經(jīng)辦人員應(yīng)定期（至少每季度一次）向后臺人員移交。第十八條歸檔后臺人員將收妥的綜合檔案資料分類、裝訂成冊并編頁碼，在授

8、信業(yè)務(wù)到期全部還清或履約前，由后臺人員統(tǒng)一存放檔案庫（柜）保管。放款之后移交的貸后管理資料、不良催收訴訟資料以及其他資料，后臺人員應(yīng)將其存入相應(yīng)檔案，并將資料名稱及歸檔時間補充登記在檔案清單上。企業(yè)背景資料如營業(yè)執(zhí)照、公司章程等已在之前續(xù)做業(yè)務(wù)時在我行存檔的，無需在每筆業(yè)務(wù)中重復(fù)存放相關(guān)資料，放款審核人員可在每筆業(yè)務(wù)的檔案清單上注明相對應(yīng)的檔案索引。企業(yè)背景資料發(fā)生變化的，經(jīng)辦客戶經(jīng)理應(yīng)及時將更新的背景資料收集歸檔。第十九條借閱已入庫歸檔的授信綜合檔案除審計、稽核及有權(quán)檢查部門確需查閱或進行法律訴訟的情況外，原則上不辦理借閱手續(xù)。如確需查閱的，須填寫授信檔案調(diào)用/出庫申請審批表，經(jīng)各機構(gòu)相關(guān)負

9、責(zé)人簽批同意，并登記客戶授信檔案調(diào)閱登記簿，記載調(diào)閱時間、調(diào)閱內(nèi)容、調(diào)閱方式（現(xiàn)場查閱/出借）、調(diào)閱人、調(diào)閱批準(zhǔn)人、歸還時間等要素，以明確責(zé)任。借閱時間原則上不超過五個工作日，特殊情況下確需延長的，須經(jīng)各機構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展部部負責(zé)人簽批同意。第二十條替換授信綜合檔案原則上不得替換，但因特殊原因確需替換的，申請?zhí)鎿Q人除按規(guī)定登記授信檔案調(diào)用/出庫申請審批表、客戶授信檔案調(diào)閱登記簿外，還需填寫授信檔案資料替換單，經(jīng)相關(guān)審批權(quán)人審批通過后方可替換。第三部分經(jīng)濟檔案管理第二十一條保管在授信業(yè)務(wù)到期全部還清或履約前，由經(jīng)辦團隊的后臺人員負責(zé)專夾保管。第二十二條借閱（一）經(jīng)濟檔案是銀行辦理貸款的內(nèi)部文件，一般不

10、得外借。如內(nèi)部需要借閱時須登記客戶授信檔案調(diào)閱登記簿，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）未經(jīng)批準(zhǔn)不得影印經(jīng)濟檔案文件。第二十三條歸檔待授信業(yè)務(wù)到期全部還清或履約后，經(jīng)辦客戶經(jīng)理團隊?wèi)?yīng)將經(jīng)濟檔案裝訂完整后移交本部門授信檔案保管員統(tǒng)一保管。移交經(jīng)濟檔案時，需由經(jīng)移交人、接收人和監(jiān)交人當(dāng)面查驗，并在授信檔案移交清單上分別簽字確認。第四部分重要權(quán)證管理第二十四條審核經(jīng)辦客戶經(jīng)理收到借款人交來重要權(quán)證時，需核對重要權(quán)證與貸審會審批意見中要求的抵（質(zhì)）押品是否一致，是否真實有效。后臺放款審核人員收到經(jīng)辦客戶經(jīng)理交來的重要權(quán)證，審核驗閱無誤后，登記授信檔案（重要權(quán)證）登記簿。簽批人必須查驗授信檔案（重要權(quán)證）登記

11、簿登記的物品和準(zhǔn)備入庫的物品是否完全一致。重要權(quán)證一律由營業(yè)室統(tǒng)一保管。第二十五條入庫重要權(quán)證入庫后，重要權(quán)利憑證入庫單連同該重要權(quán)證的復(fù)印件并入綜合檔案交部門后臺人員保管。第二十六條出庫（一）重要權(quán)證入庫存檔后，除審計、稽核及有權(quán)檢查部門確需查閱或進行法律訴訟的情況外，在授信合同結(jié)清前原則上不允許借閱、復(fù)印。（二）授信結(jié)清后需要提取存放在營業(yè)室的重要權(quán)證原件時，需由我行提交授信結(jié)清的證明材料并填寫解除擔(dān)保通知單，由營業(yè)室負責(zé)人同意后按規(guī)定辦理出庫手續(xù)。解除擔(dān)保通知單原件交后臺人員并入綜合檔案保管。（三）變更抵押物、處置抵質(zhì)押物、法律訴訟或因其他業(yè)務(wù)需要提取或借閱存放在營業(yè)室中的重要權(quán)證原件時

12、，需由我行填寫授信檔案調(diào)用/出庫申請審批表，經(jīng)部門分管行長簽字同意后按規(guī)定辦理調(diào)閱或出庫手續(xù)。第三章授信檔案的保管要求第二十七條授信檔案保管除應(yīng)符合我行檔案管理的總體要求外，還應(yīng)遵循以下原則：（一）真實性原則。授信檔案資料原則上要求為正本、原稿，不得另行編寫與修改。對于無法收集原件而只能收集復(fù)印件的重要的授信檔案資料，要求收集人員與原件核對后，在加蓋客戶公章（自然人簽字確認）的復(fù)印件上注明“與原件核對一致”并簽章確認。（二）完整性原則。檔案資料要求內(nèi)容完整，要素齊全。（三）及時性原則。整個授信流程中形成的檔案資料須按要求及時更新，按時歸檔。第二十八條授信檔案的各相關(guān)管理部門應(yīng)在本單位設(shè)置專門的

13、授信檔案室（庫），配備鐵皮密碼柜用于存放檔案。未經(jīng)同意，無關(guān)人員不得隨意進生授信檔案室（庫）。第二十九條授信檔案室（庫）應(yīng)配備必要的設(shè)施，具備防盜、防火、防漬、防腐、防有害微生物的功能。第三十條授信檔案室（庫）由各機構(gòu)指定專人負責(zé)管理，各機構(gòu)負責(zé)人對授信檔案室（庫）的安全負領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第四章授信檔案的目錄和編號規(guī)則第三十一條授信經(jīng)濟檔案和授信綜合檔案目錄。第三十二條編號規(guī)則：案卷號（檔案號）為00019999順序編，如我行發(fā)放了第一筆普通貸款業(yè)務(wù)，合同編號為0001、第二筆為0002、第三筆為0003，這么往下順著排序合同編號。如：小企業(yè)授信檔案形成的檔案編號為：XDGC-2012-XQY（0001）;微貸檔案形成的檔案編號為XDGC-2012-WD（-合同編號后四位）。第五章罰則第三十三條后臺人員未按照本辦法要求，未及時整理、保管和移交授信檔案資料的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。