成功會議關(guān)鍵之策劃

1、 HYPERLINK ./ ./ HYPERLINK ./ 更多資料請訪問. HYPERLINK (.) (.) HYPERLINK ./ ./成功會議的關(guān)鍵-策劃無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經(jīng)驗是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題： 1:需要做些什麼？ 桂林會議有各種類型，不同的桂林會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的 目的和目標(biāo)。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定 出旨在完成手頭眾多工作的計劃。 2:誰來籌劃會議？ 從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專 職從事這項工

2、作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無論是專職還是兼職，最終 結(jié)果，是使會議順利完成。他們的工作效 率代表著主辦單位或公司的工作水平。會議籌劃者的職責(zé)： 作為會議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃 者這一角色的多面性。 # 善于與人共事 # 善于注意小節(jié) # 善于解決問題 # 善于與人協(xié)商 # 能夠管理會議財務(wù)事宜 # 熟悉酒店運作 # 能夠安排恰倒好處的菜單 # 能夠熟練操作電腦 # 能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道 # 能妥善接待貴賓和外國客人 # 熟知各種禮儀 # 行事果斷、執(zhí)著 會議籌劃者的任務(wù)： # 制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確

3、定的目標(biāo) # 制定會議議程 # 了解可供使用的場所和設(shè)施情況 # 選擇或提議合適的場所 # 檢查并比較各項設(shè)施 # 安排交通事宜 # 協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動 # 招收、培訓(xùn)會務(wù)人員和廣告人員 # 制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作 # 確定各項工作的時間安排 # 視察選定的場所和設(shè)施 # 與各有關(guān)方面進行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司） # 確定印刷公司 # 安排食品、飲料有關(guān)事宜 # 討價還價 # 同會議發(fā)言人和各位貴賓進行聯(lián)系 3:主要會議類型： # 銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議，或 者是對前一個銷售期間進行總結(jié)和表彰。 # 年會：可以是公司

4、股東大會，也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。 # 產(chǎn)品發(fā)布會：是為了向?qū)I(yè)群體和消費者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。 # 研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交 流并有意見反饋。 # 專業(yè)會議：是就某個領(lǐng)域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包 括主會和討論問題、解決問題的小組會議。 # 獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進行表彰獎勵。 # 培訓(xùn)會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓(xùn)活動的會議。這類培訓(xùn)需要 有特定的場所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授，而且通過培 訓(xùn)要實現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。 4:會議籌劃步驟： 目的和目標(biāo)

5、：確定會議的目的和目標(biāo)、制定會議議程是會議的重心所在。會議 的目標(biāo)和目的有以下一些： # 培訓(xùn) # 通知 # 教育 # 探討問題 # 做決策 # 引入新事物或介紹新人員 # 激勵 # 開發(fā) # 展示 # 促進與改善 # 解決問題 # 討論如何贏利 # 贏利 5:在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要 求達到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了： # 預(yù)計召開會議的日期； # 會議預(yù)計召開幾天； # 打算在什麼地方召開會議； # 會議形式或程序是什麼； # 需要多大的場地； # 以前開過這樣的會議嗎？結(jié)果如何； # 將有多少人到會； # 會議

6、預(yù)算是多少； # 與會者對費用開支很在意嗎？ # 打算選用什麼級別的酒店和設(shè)施； # 打算選用最高級的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼； # 誰來制作會議邀請函； # 會議需要向與會者打印相關(guān)資料嗎？ # 會議的發(fā)言人有哪些？ # 會議需要什麼樣的視聽設(shè)備； # 需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次； # 與會者可以攜帶家屬嗎？ # 打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？ 是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？ # 有誰來承擔(dān)這些活動的費用。酒店會議常識1會議的性質(zhì)： 為政治、經(jīng)濟、文化、商貿(mào)及交流服務(wù)的活動。2會議的市場規(guī)模： 根據(jù)國際大會和會議協(xié)會（ICCA）統(tǒng)計：以國際

7、會議為例：每年全世界每年舉辦的參加國超過4個、與會外賓人數(shù)超過50人的各種國際會議有40萬個， 其市場價值超過2800億美圓。3中國會議市場現(xiàn)狀：1）與國際發(fā)達的會議市場相比， 中國的會議旅游業(yè)尚在起步階段。表現(xiàn)在： a)專業(yè)辦會的組織或公司很少。 b)缺乏會議專業(yè)服務(wù)的人員，更談不上專業(yè)的培訓(xùn)人員。2）會議展覽、獎勵旅游已成為中國旅游業(yè)的重要客源市場。3）全國三星級以上的飯店大多具備接待會議的設(shè)施及能力，主要目的地城市具有一批有經(jīng)驗的會展組織人員及場館，再加上豐富的旅游資源構(gòu)成了一套完整的的會議市場發(fā)展的基礎(chǔ)。4有必要了解酒店會議的基本常識：1）酒店是接待會展的核心接待部門。 2）目前大部分

8、的會議市場是以酒店會議占大部分。5酒店接會議的好處：1）利潤高。因會議旅游者不僅經(jīng)費來源可靠。消費水平較高。 一般會議旅游者的平均消費是普通旅游者的三倍。2）有利于擴大酒店的影響，提高酒店的知名度。3）可調(diào)節(jié)酒店的淡季市場。6接好酒店會議需注意的要點：1）會議團到前作好準(zhǔn)備。2）第一天會議團到時最容易出問題，需特別關(guān)注會議團。3）作好會議的溝通協(xié)調(diào)工作。4）每天對清帳目。5）隨時關(guān)注客人的意見，并及時反映給相關(guān)人員。6）注意會議價格的保密性。7）熟知酒店接待設(shè)施的基本情況。8）監(jiān)督和落實會議的各項安排。9）會議結(jié)束后給相應(yīng)的酒店部門給予評價。10）總結(jié)會議接待中的問題及好的經(jīng)驗。7會議室常見的

9、擺臺：1)戲院式 2)課桌式 3）U型 4）回型 5）橢圓型 6）長方行 7）會見式 8）圓桌式 9）雞尾酒式 10）舞臺式 11） T型臺8 會議常見的設(shè)施及工具1） 屏幕 2）投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）3）錄像機 4）VCD 5）音響 6）話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng)）7）鐳射筆 8）幻燈機 9）講臺 10）舞臺 11）夾紙板 12） 大白板 13）簽到臺 14）名片缽 15）馬克筆 16）鉛筆 17）信簽 18）會議桌椅 19）插線板 20）彩電 21）橫幅 22）指示牌 23）告示牌24）桌卡 25）主席臺 26）盆景 27）鮮花 28）背景板 30）隔板 31）燈

10、光照明32）同聲翻譯系統(tǒng)。9會議常見的用餐形式：1）圓桌式 2）自助式 3）雞尾酒會 3）零點 4）外賣會議商務(wù)考察安排實際上，會展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分行為是真正的商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場調(diào)研性質(zhì)的動作)。1、 真正的商務(wù)考察：此類商務(wù)考察實際上主辦者已經(jīng)作好安排，需要會展中介公司提供的服務(wù)只是目的地住宿餐飲預(yù)定與安排、交通工具、司乘人員及向?qū)?，可能的話需要中介公司協(xié)助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導(dǎo)服務(wù)及后勤保障部門。2、 會展旅游：一般而言，會展旅游基本安排短線旅行，旅程很少離開會展舉

11、辦地500公里以上，時間不會超過48小時(大多數(shù)為24小時以內(nèi))。少數(shù)旅程可能超過1000公里以上，時間可以長達一周甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導(dǎo)游、景點票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買、落實異地返程票務(wù)等服務(wù)。會議、展覽和旅游現(xiàn)在，人們經(jīng)常說起會展旅游，但什么是會展旅游卻沒有一個明確的概念。我們從會議、展覽和旅游三者的關(guān)系入手，分析一下三種認(rèn)識誤區(qū)： （一）在會展業(yè)中，重展覽、輕會議 人們雖然經(jīng)常提到會展業(yè)，但在實際工作中，都是重展覽，輕會議。從統(tǒng) 計資料上來看，也是展覽的數(shù)據(jù)多，會議的數(shù)據(jù)少，這說明目前國內(nèi)對會議業(yè)的重視程度尚不及

12、展覽業(yè)，其突出表現(xiàn)就是專業(yè)的會議策劃和服務(wù)公司未成氣候，缺乏專業(yè)會議組織者（PCO）。 （二）把會展和旅游混為一談 會展旅游只是會展業(yè)與旅游業(yè)有機結(jié)合后的一種旅游產(chǎn)品形式，或者說是旅游企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營多元化的重要途徑之一，不能稱其為產(chǎn)業(yè)。在會展發(fā)達國家，一般將會議業(yè)和旅游業(yè)歸口在會議旅游局或觀光局下進行統(tǒng)一管理，展覽業(yè)則作為一個單獨的行業(yè)。 （三）會展業(yè)是旅游業(yè)的一部分也有專家認(rèn)為，“會展業(yè)是當(dāng)今世界都市旅游業(yè)的重要組成部分”，這種觀點存在明顯的漏洞，因為，無論是旅游主管部門開始專門研究會展活動對旅游業(yè)的作用，還是各大旅游企業(yè)紛紛拓展會展旅游業(yè)務(wù)，都不能改變會展活動的信息交流或產(chǎn)品展示的性質(zhì)，這一

13、點與旅游活動有著根本區(qū)別。相反，這些現(xiàn)象只是說明了會展活動對旅游業(yè)的巨大推動作用，而我國在旅游業(yè)介入會展活動方面還做得遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其直接表現(xiàn)就是會展旅游發(fā)展的明顯滯后。幾個基本概念的界定 所謂會議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個共同的主題，進行信息交流或聚會、商討的活動。一次會議的利益主體主要有主辦者、承辦者和與會者（許多時候還有演講人），其主要內(nèi)容是與會者之間進行思想或信息的交流。 展覽會是一種具有一定規(guī)模，定期在固定場所舉辦的，來自不同地區(qū)的有組織的商人聚會。根據(jù)展覽內(nèi)容的不同，國際博覽會聯(lián)盟（UFI）將展覽會分為三類，即綜合性展覽會、專業(yè)展覽會和消費展覽會。一次展覽會的利益主體

14、主要包括主辦者、承辦者、參展商和專業(yè)觀眾，其主要內(nèi)容是實物展示，以及參展商和專業(yè)觀眾之間的信息交流和商貿(mào)洽談。 所謂旅游，是指人們出于和平目的的旅行和逗留所引起的一切現(xiàn)象和關(guān)系的總和。這些人不會在旅游目的地定居和就業(yè)。一次旅游活動的順利完成主要依賴三個要素，即旅游者、旅游目的地（旅游資源）和旅游業(yè)，其根本特點是旅游者的異地流動性（包括異地消費），這一點與會議、展覽會極為相似。 通過上述分析，我們可以得出三個結(jié)論：其一，盡管目前國內(nèi)普遍采用“會展業(yè)”的提法，但會議與展覽會在主體內(nèi)容和運作方式上存在本質(zhì)的區(qū)別；其二，會議、展覽會與旅游活動是緊密聯(lián)系、相互滲透的，但絕不是簡單的等同或包容的關(guān)系；其三

15、，會展活動和旅游都有一個共同的特征，即服務(wù)對象的異地流動性，這為兩者在具體運作上的合作提供了基礎(chǔ)條件。因此，會展業(yè)和旅游業(yè)之間可以談對接或互動，但絕不能劃等會議常見的幾種類型研討會議研討型會議通常專業(yè)性較強，參與的人數(shù)不是很多，除非是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)討論，一般不會超過100人。這類研討會的關(guān)鍵點是會場及地點選擇。會場除一般性的主會場外，通常需要一些小型會所以便分組討論。主會場的布置除保留主持人外，其他座位應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)平等精神，發(fā)言用的麥克風(fēng)應(yīng)該每個座位都有除非人數(shù)小于15人。關(guān)于地點，通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點，最好能在郊區(qū)環(huán)境優(yōu)美會所應(yīng)當(dāng)滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓(xùn)練、場景變換、交通相對方便

16、等要求。培訓(xùn)會議培訓(xùn)會議也是專業(yè)型會議，通常是企業(yè)內(nèi)部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質(zhì)外，更多的是技能交流及知識傳授，所以培訓(xùn)會議對場地的要求相對較高除了一般的封閉式會場外，應(yīng)該還有各類拓展訓(xùn)練設(shè)施或者場地，可能的話還應(yīng)該有高品質(zhì)的休閑放松場地。培訓(xùn)會議的關(guān)鍵點：場地、培訓(xùn)設(shè)施及培訓(xùn)師。社團會議社團會議通常為純會議，往往需要發(fā)布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團會議經(jīng)常配合新聞發(fā)布會舉行。舉行此類會議，表決設(shè)施、現(xiàn)場會員排序及會場控制是關(guān)鍵。作預(yù)算的時候應(yīng)當(dāng)考慮新聞傳媒成本包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。公益性/技術(shù)性論壇此類會議多為公開性會議，系列分會將是此類會議的特點，所以會

17、議場所的選擇非常重要，基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場，對會議設(shè)施要求也比較高同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此外，如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求，那么會務(wù)交通就成為需要重點考慮的內(nèi)容。訂貨交流會議此類會議實際上兼有展覽性質(zhì)，因此會場的要求相對特別。理想的場地應(yīng)該是專門的展覽館或者會展中心，帶有商務(wù)會所或者類似場地則再完美不過。如果是小型訂貨交流會，可以設(shè)立在大型商務(wù)型酒店。組織或者代理此類會議的關(guān)鍵點是：場地選擇、會場控制、展覽布置。為什么要召開會議？為什么要召開會議？會議是人們懷著各種不同的目的聚集在一起的活動，有規(guī)模和長短之分。人們

18、出于各種各樣的目的主辦或參加會議，為了能成功的舉行一個會議，吸引大眾或特殊的目標(biāo)團體參加，那么一個完美的會議是絕對少不了一個周密的策劃，與會者在參加過一個策劃周密的會議之后才能帶著滿意離開?？梢姇h策劃的重要性在舉行會議中起著舉足輕重的作用。 那么策劃一個會議的要素是什么？一個完善的會議策劃主要包括幾個要素：1、會議策劃會議的策劃必須反映出會議目標(biāo)及與會者的特點。雖然這里看似理所當(dāng)然，但是會議主辦者卻往往從策劃開始入手。主辦者準(zhǔn)備開某個會議，覺得該會議很有意義，于是要求承辦者策劃出一個方案，因為策劃會議需要做很多工作，而一個人是不能獨立完成的。那么策劃這個會議的成員一定要求有豐富的經(jīng)驗、策劃能

19、力和清醒的頭腦來完成這個策劃項目。 2、策劃要素會議策劃有諸多要素：會議目標(biāo)、人選和會議的運做。要使會議成功，就必須使這三個要素彼此一致。目標(biāo)：策劃委員會要有一個具體的目標(biāo)，對策劃委員會的要求是否有書面落實？策劃委員會的各個操作領(lǐng)域是否有具體的指派？策劃委員會與承辦者之見的關(guān)系是否明確？策劃委員會應(yīng)想誰負(fù)責(zé)？會議結(jié)束時委員會合時結(jié)束使命？人選：策劃委員會的成員是否要從主辦組織內(nèi)部選?。坎邉澪瘑T會成員是志愿者還是指派？是否存在選擇策劃委員會成員的現(xiàn)成過程？運做：策劃的預(yù)算，前期是否進行會場實地考察？成員多久聚會一次？是否負(fù)責(zé)設(shè)計評估？是否要建立一定的人際關(guān)系？工作過程是否要被紀(jì)律下來以備將來會議

20、參考。以上等等因素共同決定了一個完整的會議的進行！可見會議的策劃是何等的重要。3、職責(zé)分配職責(zé)的分配是使會議井然有序的基本條件，在會議舉辦前就應(yīng)該對其分好工；會議主辦者、承辦者和策劃委員會的職責(zé)擬定表 工作 主辦者 承辦者 策劃委員會 確定會議目標(biāo) D MR MR 會議選址 D MR MR 定義與會者人群 D NA MR 確定會議持續(xù)時間 MR NA D 確定會議日期 D MR MR 調(diào)配資源 NA R D 選擇后勤人員 NA MR D 批準(zhǔn)預(yù)算 D R MR 代碼： MR=提出建議 R=處理 D=決策 NA=無關(guān)通過上面的概況介紹，大家對會議策劃和實施都有了明確的認(rèn)識，會議策劃的重要是所有會

21、議必要條件。會議流程介紹準(zhǔn)備工作 1 接到會議（會展）意向后，合理報價立即回復(fù)，并提出我方的合理化建議。2 可為客戶進行會議(會展)的設(shè)計與策劃服務(wù)。3 根據(jù)要求預(yù)定酒店，會議（會展）場地、車輛等。4 準(zhǔn)備會務(wù)用品：代表證、會徽、紀(jì)念品。5 提供公關(guān)禮儀、文秘、翻譯服務(wù)，代租會務(wù)所需設(shè)備。 會議接待 1 會議（會展）場所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設(shè)備測試等。2 按客戶需要安排接送與會賓客，協(xié)助會務(wù)組辦理賓客簽到等工作。3 會議用餐及宴會安排。4 會后旅游、娛樂考察等活動。5 提供返程飛機票、火車票。 -一般而言，作為專業(yè)的會展公司承接/代理各類會議及展覽，大多經(jīng)過以

22、下幾個環(huán)節(jié)： 1、策劃 作為專業(yè)的會展代理公司，我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、招展企劃、會議回執(zhí)等等。2、咨詢 在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點提出自己的預(yù)案供選擇譬如在預(yù)算范圍內(nèi)最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會展交通流程、接待流程等。3、考察 如果您認(rèn)為溝通后可以相信我們，那么我們可以進入這個階段我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频辍h場地、環(huán)境、交通車輛及會展設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進計劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進行深入探討，大致明確雙

23、方的責(zé)任與義務(wù)。4、確定 這個時間需要的是耐心與細(xì)致我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。5、執(zhí)行 嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。6、結(jié)算 雙方財務(wù)人員認(rèn)真核對各類單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。好策劃讓會議少花錢辦大事 對會議營銷策劃，企業(yè)中

24、一般存在著兩種截然不同的觀點與做法：有的企業(yè)，包括國內(nèi)知名的大型企業(yè)，仍無法脫離粗放式的營銷管理，常常倉促應(yīng)戰(zhàn)，會議營銷工作缺乏針對性目的，策劃組織尚停留在模仿階段，缺乏對自身品牌獨特風(fēng)格、獨特銷售方式等的深入研發(fā)與創(chuàng)新；另一類企業(yè)則在展會參加前比較早的時間內(nèi)就制定了嚴(yán)密，甚至苛刻的會議營銷計劃指導(dǎo)其工作的開展。但遺憾的是，制定的計劃與展會當(dāng)時的背景、消費需求、社會潮流脫節(jié)，因而會議所產(chǎn)生的效果也就大大打了折扣。分析原因，筆者認(rèn)為，會議營銷沒有發(fā)揮應(yīng)有作用的原因主要集中在以下幾個方面： 一、缺乏科學(xué)有效的營銷工作規(guī)劃。面對紛繁而至的眾多會議，沒能選對適時、適度與企業(yè)營銷計劃相匹配的會議，甚至倉

25、促、盲目參展。 二、缺乏戰(zhàn)略性的規(guī)劃，僅僅將會議營銷的工作作為一種事務(wù)性工作對待。為了參展而參展。會議的最終目的？會議上要向誰傳播哪些信息？會議上如何吸引目標(biāo)觀眾？如何勝出對手的傳播？均未曾深入去考慮。 三、在組織策劃會議的過程中，企業(yè)內(nèi)部決策管理層與執(zhí)行層之間，企業(yè)與外協(xié)單位之間缺乏良好的溝通。造成各自對展會策劃、組織方式、目的存在理解上的偏差。例如，企業(yè)欲推廣的產(chǎn)品、品牌文化與展臺搭建的風(fēng)格、活動組織的方式脫節(jié)。 四、在制定預(yù)算的同時高估了會議效果的回報，造成展會投入與產(chǎn)出比例不協(xié)調(diào)。近來國內(nèi)展會的一個不良現(xiàn)象就是相互攀比，展臺搭建、活動組織一味求大、求豪華，而忽略會議活動本身的效果。會議

26、營銷工作做的比較出色的企業(yè)，總有一些共性的特點，這也是為什么這些企業(yè)能夠在會議當(dāng)中能真正發(fā)揮會議營銷作用的原因所在。 會議營銷策劃的第一步就是根據(jù)公司的發(fā)展規(guī)劃及營銷目標(biāo)，對企業(yè)的優(yōu)勢資源（產(chǎn)品、信息、技術(shù)、服務(wù)）或需求進行分析，之后再斟選出適時對路的會議推廣，最后再從策劃的角度考慮資源如何出奇制勝。這是整體工作的一個基本思路。如此辦展怎能取信于企業(yè)?前不久聽說上海的一個國際照明展覽會突然停辦了，后來經(jīng)過四處打聽才知道是因為招展不力導(dǎo)致報名參展企業(yè)寥寥無幾才不得已而被迫取消的。但筆者實在納悶，因為一個月前還在一些報刊媒體上看到這個展覽會的廣告，其中大力宣傳這個展覽會將大量吸引國際著名照明廠商來

27、華參展云云。為什么才剛剛不足一月就宣告流產(chǎn)了？帶著百般的不解，筆者四處奔走了解最后方知廬山真面目。 經(jīng)了解，這個展覽會的組織者今年3月剛在北京舉辦了一個同類國際展覽會。姑且暫不去評價展覽會的效果如何（據(jù)說以前有企業(yè)就大罵這個展覽有欺騙性），這里也不說別的，僅憑不到一年時間就舉辦兩次國際性展覽會這個現(xiàn)象來看，就的確存在一些問題。筆者也參加和經(jīng)歷過許多展覽會，大凡組織過國際性展覽會的人都知道，海外參展商一般來說都要提前一年甚至更長一些時間安排計劃，若是雙年或三年的大展則需提前一年半或兩年作計劃安排。因為赴海外參展光是預(yù)訂展位，貨物報關(guān)，船運，付款簽證申請等事務(wù)有的就得花去數(shù)月時間。那么在短短的幾個

28、月時間就要新辦一個國際性展覽會實在讓人難以置信。 據(jù)調(diào)查，由于目前國家對展覽會的審批和監(jiān)管協(xié)調(diào)等存在疏漏，以及有些單位只顧局部利益的作法等原因，致使主辦展覽會的主體混亂，而且在同一行業(yè)甚至同一個時間或地點舉辦完全同類型的展覽會。其它行業(yè)暫且不說，就照明行業(yè)就可見一斑。今年在國內(nèi)排得上號的照明展覽會就不下20個，有的主辦地在短短不足三個月里就有數(shù)次同樣的展覽會。今年，上海更是從4月開始一直到9月每月就有一個照明展覽會。這種倉促組織，低水平的無序競爭不僅給本來就不成熟的中國展覽業(yè)造成了巨大的損失和發(fā)展障礙外，而且還給廣大企業(yè)帶來了巨額的經(jīng)濟負(fù)擔(dān)和市場誤導(dǎo)。一些展覽會主辦者只顧自己短期盈利而極不負(fù)責(zé)

29、任，有的展覽會才三五十個企業(yè)參展。許多主辦者更是只顧將參展商生拉硬拽參展，而未重視客商的組織邀請和展覽主題內(nèi)容的策劃和組織，致使有的展覽會出現(xiàn)了整個展覽會期間參展商的人數(shù)超過了前來參觀者的人數(shù)。而且這種現(xiàn)象如今還有愈演愈烈之勢。也難怪有的企業(yè)一聽說是展覽會就搖頭回避。更有一些主辦者無視市場規(guī)則不講誠信，如以上提到的今年上海9月的某國際照明展，主辦者在展覽會籌備期連續(xù)數(shù)月在大眾媒體上大肆廣告宣傳，并且四處吹噓有許多國外參展商來華參展，但最近該展覽會由于報名參展的企業(yè)極少而被迫停辦了。這種極不負(fù)責(zé)任的想辦就辦、想停就停的作法，不僅損害了廣大參展商的利益，而且在整個行業(yè)里造成了極其惡劣地負(fù)面影響，使

30、眾多企業(yè)對目前許多展覽會主辦者的信任度大打折扣。我們不竟憤然質(zhì)問：如此辦展怎能適應(yīng)當(dāng)今逐漸成熟規(guī)范的市場，更如何取信于日臻誠信的千萬企業(yè)！ 舉辦展覽會既是一項系統(tǒng)工作，又是規(guī)模經(jīng)濟效應(yīng)。舉辦大型展覽會不僅要投入巨額資金，還要規(guī)范運作和創(chuàng)造規(guī)模，否則往往會“賠了夫人又折兵”，而且還會殃及池魚，造成持續(xù)時間的惡劣影響。縱觀當(dāng)今中國市場，我們不難發(fā)現(xiàn)如今的展覽行業(yè)混亂不堪，真正叫得響值得稱贊的名牌展覽會的確屈指可數(shù)，社會上大多數(shù)仍然是草臺班子和散兵游勇。他們往往資金不足，人員素質(zhì)參差不齊，缺少整體策劃思路，急功近利思想色彩濃，沒有品牌意識，而且也缺乏社會責(zé)任感。導(dǎo)致許多展覽會辦得沒有影響、沒有實效、

31、不倫不類，有的甚至極不負(fù)責(zé)任的隨意中途停辦流產(chǎn)，搞得企業(yè)怨聲載道，給入世后原本脆弱的中國展覽業(yè)蒙上了一層厚厚的陰影。說到這里，筆者也深深的為中國展覽業(yè)大為嘆息。如今，有專家預(yù)言，中國的展覽業(yè)蘊藏著巨大地發(fā)展?jié)摿?。?jù)統(tǒng)計，中國展覽業(yè)在過去20年中年平均增長率近20%，2000年展覽業(yè)總收入約37.48億元。專家預(yù)測，未來510年，中國展覽業(yè)將從成長期進入成熟期，其年平均增長率將保持在15%-20%左右。預(yù)計到2005年，我國展覽業(yè)總收入將超過65億元，為其它行業(yè)帶來400-500億元的各項收益；2010年全國展覽市場規(guī)模將達到130億，社會效益近千億元。作為中國的政治、文化和科技中心，北京的會展

32、業(yè)具有舉足輕重的地位，歷來為世界所矚目。九五期間，北京共舉辦展會1251個，占全國展覽會總數(shù)的50%，其中國際展812個，占北京展覽會總數(shù)的60%左右。同期，北京共舉辦國際會議1746個，其中每年舉辦的各類一定規(guī)模的國際會議60個左右。目前，北京有主要展館6座，展館面積合計11.2萬平方米。北京作為我國展覽會最集中的地區(qū)之一，每年舉辦各種展會超過300個，約占全國展會總數(shù)的25%。隨著中國加入WTO時間的推移，國內(nèi)經(jīng)濟步入全球一體化的進程將進一步加快，國內(nèi)和國際市場將更加開放，國內(nèi)會展業(yè)將面臨前所未有的機遇與挑戰(zhàn)。展覽不僅能給企業(yè)和客戶帶來經(jīng)濟效益，而且還能帶動相關(guān)許多行業(yè)的經(jīng)濟。如何創(chuàng)辦真正

33、意義的企業(yè)喜歡的名牌展覽會是擺在所有展覽管理和主承辦者面前一個重要課題。時代呼喚能產(chǎn)生實效的、企業(yè)樂意參加的、實實在在的、名副其實的、能做生意且大展企業(yè)和產(chǎn)品形象的展覽盛會。我們期望國家有關(guān)展覽會的主管部門及早對目前混亂不堪的展覽業(yè)現(xiàn)狀進行規(guī)范整頓，同時我們更希望所有主辦、承辦展覽會的單位與廣大企業(yè)一起，共創(chuàng)一流的名牌展覽會！會議代理公司在會議組織方面有的優(yōu)勢選定會務(wù)代理是組織年會便捷可靠的方法。第一，可以節(jié)省預(yù)算，花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解？這就要了解酒店的定價體系,一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務(wù)公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。這就是為什么有的網(wǎng)友抱怨直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務(wù)公司報價高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。第二，可以節(jié)省時間、簡化操作流程。專業(yè)的會展代理對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點給您。如果您選的會務(wù)代理公司經(jīng)驗豐富，他們應(yīng)該可以很快報出初步的預(yù)算供您參考。第三，更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務(wù)過程，它是一個需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗以及和會務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。比如CHEACK IN,按照酒店的規(guī)定，在下午14:00以后客人方可