高效事務(wù)管理方法課件

1

高效事務(wù)管理方法

24th-Oct-20101

高效事務(wù)管理方法

24th-Oct-201021.忙碌的原因

2.忙碌的構(gòu)成3.OUTLOOK快速高效應(yīng)對(duì)忙碌工作一.高效事務(wù)管理的必要性21.忙碌的原因

一.高效事務(wù)管理的必要性3如何更好地忙里偷閑？你很忙嗎？3如何更好地忙里偷閑？你很忙嗎？4如何更好地忙里偷閑？日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查：

人們一般每8分鐘會(huì)收到一次打擾→每小時(shí)大約7次→即：每天50—60次

每次打擾大約5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是50%

其中，約3小時(shí)的打擾是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值。

同時(shí)，人被打擾后重拾原來(lái)的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時(shí)。

根據(jù)以上統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)：每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)

按照8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%4如何更好地忙里偷閑？日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查：根據(jù)以上5如何更好地忙里偷閑？忙碌的分類(lèi)盲目忙碌針對(duì)性忙碌假裝忙碌5如何更好地忙里偷閑？忙碌的分類(lèi)盲目忙碌針對(duì)性忙碌假裝忙碌6如何更好地忙里偷閑？原因1沒(méi)有合理地對(duì)所遇事務(wù)進(jìn)行分類(lèi)分配對(duì)等的時(shí)間來(lái)處理所有事務(wù)原因2沒(méi)有找到科學(xué)實(shí)用的機(jī)制來(lái)協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)與他人參與事務(wù)從而避免無(wú)謂的打擾導(dǎo)致：

精力和時(shí)間投入到了應(yīng)付被打斷、被干擾以及對(duì)所遇事務(wù)的認(rèn)識(shí)和分類(lèi)當(dāng)中。6如何更好地忙里偷閑？原因1沒(méi)有合理地對(duì)所遇事務(wù)進(jìn)行分類(lèi)分配7忙碌的構(gòu)成外在因素內(nèi)在因素忙碌行業(yè)職業(yè)崗位職位策略措施7忙碌的構(gòu)成外在因素內(nèi)在因素忙碌行業(yè)職業(yè)崗位職位策略措施8OUTLOOK的特點(diǎn)OUTLOOK的特點(diǎn)：

幫助發(fā)揮內(nèi)在主觀因素，應(yīng)對(duì)、協(xié)調(diào)、管理外在客觀環(huán)境給我們帶來(lái)的繁雜事務(wù)和不可預(yù)知的突發(fā)事件。8OUTLOOK的特點(diǎn)OUTLOOK的特點(diǎn)：9OUTLOOK快速高效應(yīng)對(duì)外部因素目標(biāo)細(xì)分標(biāo)識(shí)，防止自我沉陷促進(jìn)信息交流，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作部署工作計(jì)劃，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件有效排除干擾，有效控制過(guò)程9OUTLOOK快速高效應(yīng)對(duì)外部因素目標(biāo)細(xì)分標(biāo)識(shí)，防止自我沉10OUTLOOK快速高效應(yīng)對(duì)內(nèi)部因素我們總是試圖同一時(shí)間多做事緊急讓我們成為熱鍋上的螞蟻不懂授權(quán)不能抽出整段時(shí)間連續(xù)工作10OUTLOOK快速高效應(yīng)對(duì)內(nèi)部因素我們總是試圖同一時(shí)間多111.GTD法

2.ABC等級(jí)法3.四象限要素法4.目標(biāo)管理法二.高效事務(wù)管理方法111.GTD法

二.高效事務(wù)管理方法12GTD理念來(lái)源：

來(lái)自DavidAllen的一本暢銷(xiāo)書(shū)“GettingThingsDone”。

大陸譯本：《盡管去做：無(wú)壓工作的藝術(shù)》

臺(tái)灣譯本：《搞定！——2分鐘輕松管理工作與生活》理念：將你心中所想的所有事情都寫(xiě)下來(lái)并且安排好下一步的計(jì)劃，你才能心無(wú)牽掛、全力以赴地做好目前的工作，提高效率。12GTD理念來(lái)源：理念：13GTD基本方法基本方法分為5個(gè)步驟：（1）收集（Collect）將你所能想到的所有未盡事宜（stuff）全部羅列出來(lái)，放入inbox。

關(guān)鍵在于：把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。（2）加工（Process）

將stuff放入inbox之后，需要定期或不定期進(jìn)行整理，清空inbox。（3）整理（Organize）

分為對(duì)參考資料的組織和和對(duì)下一步行動(dòng)的組織。（4）回顧（Review）回顧、檢查并更新所有清單，同時(shí)規(guī)劃未來(lái)一周的工作計(jì)劃。（5）執(zhí)行（Do）

按照每份清單開(kāi)始行動(dòng)。13GTD基本方法基本方法分為5個(gè)步驟：14GTD的方法與流程14GTD的方法與流程15ABC等級(jí)法來(lái)源：帕累托法則，即：80/20法則80%的結(jié)果，來(lái)自20%的原因；20%的努力，產(chǎn)生80%的結(jié)果。啟示：

提高效率就要抓住那20%的重點(diǎn)！15ABC等級(jí)法來(lái)源：16ABC等級(jí)法STEP1：把當(dāng)天的事情分為ABC三個(gè)等級(jí)。A：緊急的事情；B：重要的事情；C：瑣碎的事情；STEP

2：按照“緊急”“重要”來(lái)進(jìn)行排序。STEP3：把排列好的事情寫(xiě)到工作手冊(cè)上，遵照?qǐng)?zhí)行。16ABC等級(jí)法STEP1：17四象限要素法重要不緊急重要不緊急不重要緊急重要緊急不重要緊急不重要不緊急132417四象限要素法重要重要不緊急不重要緊急重要不18四象限要素法

緊急不急重

要

第一象限第二象限危機(jī)

緊迫的問(wèn)題

最后期限迫近的項(xiàng)目

會(huì)議，準(zhǔn)備工作等

準(zhǔn)備工作

預(yù)防

價(jià)值

籌劃

建立關(guān)系

真正的再創(chuàng)造

賦予能力不

重

要

第三象限第四象限干擾，某些電話(huà)

某些郵件

某些報(bào)告

很多臨近緊迫的事情

很多流行的活動(dòng)瑣事，打發(fā)時(shí)間的工作

某些電話(huà)

解悶

“逃避”行動(dòng)

無(wú)關(guān)緊要的郵件

過(guò)多地看電視時(shí)間增時(shí)間減18四象限要素法緊急不急重

要

第一象限19四象限要素法Question1：有一些事情，如果你干的特別出色而且堅(jiān)持下去，就會(huì)對(duì)你的生活產(chǎn)生積極的重要影響，那是什么？Question2：有一些事情，如果你干的特別出色而且堅(jiān)持下去，就會(huì)對(duì)你的職業(yè)生涯或工作產(chǎn)生積極的重要影響，那是什么？19四象限要素法Question1：20四象限要素法第

二

象

限

（1）加強(qiáng)與人溝通

（2）做好準(zhǔn)備

（3）加強(qiáng)計(jì)劃與組織

（4）更好地照顧自己

（5）抓住新的機(jī)遇

（6）個(gè)人發(fā)展

（7）增強(qiáng)能力20四象限要素法第（1）加強(qiáng)與人溝通21目標(biāo)管理法寫(xiě)下你本年度的五大目標(biāo)；從中挑選一項(xiàng)可能會(huì)對(duì)你的人生產(chǎn)生重大影響

的目標(biāo)，以它為突破口；以過(guò)去時(shí)形式寫(xiě)下你的所選目標(biāo)，暫且當(dāng)做它

已經(jīng)實(shí)現(xiàn)；為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，寫(xiě)下必須推進(jìn)這個(gè)目標(biāo)的20項(xiàng)措施；選擇最重要的一項(xiàng)措施執(zhí)行；重復(fù)操作，直到完成整體目標(biāo)；21目標(biāo)管理法寫(xiě)下你本年度的五大目標(biāo)；221.信息收集

2.整理信息3.執(zhí)行行動(dòng)4.回顧與檢討三.GTD與Outlook有效結(jié)合221.信息收集

三.GTD與Outlo23信息收集1.收集網(wǎng)絡(luò)信息（設(shè)置郵件規(guī)則、Google）(1)(2)(3)23信息收集1.收集網(wǎng)絡(luò)信息（設(shè)置郵件規(guī)則、Google24信息收集(4)(5)(6)(7)24信息收集(4)25信息收集(8)(9)(10)25信息收集(8)26信息收集2.設(shè)置你的通信錄3.接受安排的任務(wù)26信息收集2.設(shè)置你的通信錄3.接受安排的任務(wù)27信息收集4.把任務(wù)放在待辦事欄5.查看日歷計(jì)劃27信息收集4.把任務(wù)放在待辦事欄5.查看日歷計(jì)劃28信息收集6.雜事收集7.“現(xiàn)實(shí)信息”整合化“PDA”視圖28信息收集6.雜事收集7.“現(xiàn)實(shí)信息”整合化“PDA”29整理信息創(chuàng)建需要的文件夾組織視圖1組織視圖229整理信息創(chuàng)建需要的文件夾組織視圖1組織視圖230組織信息郵件信息檔案系統(tǒng)任務(wù)管理檔案系統(tǒng)后續(xù)報(bào)道檔案系統(tǒng)（1）檔案系統(tǒng)30組織信息郵件信息檔案系統(tǒng)任務(wù)管理檔案系統(tǒng)后續(xù)報(bào)道檔案系統(tǒng)31組織信息下一步清單任務(wù)清單未來(lái)某一天的清單授權(quán)清單（2）工作清單31組織信息下一步清單任務(wù)清單未來(lái)某一天的清單授權(quán)清單（2）32組織信息創(chuàng)建清單類(lèi)別分配清單任務(wù)查看清單任務(wù)1查看清單任務(wù)232組織信息創(chuàng)建清單類(lèi)別分配清單任務(wù)查看清單任務(wù)1查看清單33執(zhí)行行動(dòng)（1）立刻行動(dòng)為自己新建任務(wù)添加類(lèi)別隨時(shí)處理郵件33執(zhí)行行動(dòng)（1）立刻行動(dòng)為自己新建任務(wù)添加類(lèi)別隨時(shí)處理郵件34執(zhí)行行動(dòng)（2）評(píng)估工作下一步任務(wù)清單短期計(jì)劃（一個(gè)月到三個(gè)月）一年計(jì)劃人生計(jì)劃34執(zhí)行行動(dòng)（2）評(píng)估工作下一步任務(wù)清單短期計(jì)劃一年計(jì)劃人生35回顧與檢討回顧標(biāo)識(shí)完成刪除任務(wù)檢討定期清理重新安排35回顧與檢討回顧標(biāo)識(shí)完成刪除任務(wù)檢討定期清理重新安排36附錄如何分解工作和任務(wù)？36附錄如何分解工作和任務(wù)？37任務(wù)分解法WBS：任務(wù)分解法（workbreakdownstructure）目標(biāo)任務(wù)工作活動(dòng)37任務(wù)分解法WBS：任務(wù)分解法目標(biāo)任務(wù)工作活動(dòng)38任務(wù)分解法WBS分解的原則：將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解，最底層的任務(wù)活動(dòng)可直接分派到個(gè)人去完成，每個(gè)任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止。WBS有效分解的方法自上而下充分溝通自下而上充分溝通一對(duì)一個(gè)別交流小組討論38任務(wù)分解法WBS分解的原則：WBS有效分解的方法自上而下39任務(wù)分解法分解后的活動(dòng)結(jié)構(gòu)清晰邏輯上形成一個(gè)大的活動(dòng)集成了所有的關(guān)鍵因素包含臨時(shí)的里程碑和監(jiān)控點(diǎn)所有活動(dòng)全部定義清楚WBS分解的標(biāo)準(zhǔn)：39任務(wù)分解法分解后的活動(dòng)結(jié)構(gòu)清晰邏輯上形成一個(gè)大的活動(dòng)集成40思考面對(duì)未知、不熟悉領(lǐng)域的任務(wù)，我們?nèi)绾稳ピu(píng)估時(shí)間？40思考面對(duì)未知、不熟悉領(lǐng)域的任務(wù)，41ThanksEveryone!TheEnd41ThanksEveryone!TheEnd42

高效事務(wù)管理方法

24th-Oct-20101

高效事務(wù)管理方法

24th-Oct-2010431.忙碌的原因

2.忙碌的構(gòu)成3.OUTLOOK快速高效應(yīng)對(duì)忙碌工作一.高效事務(wù)管理的必要性21.忙碌的原因

一.高效事務(wù)管理的必要性44如何更好地忙里偷閑？你很忙嗎？3如何更好地忙里偷閑？你很忙嗎？45如何更好地忙里偷閑？日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查：

人們一般每8分鐘會(huì)收到一次打擾→每小時(shí)大約7次→即：每天50—60次

每次打擾大約5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是50%

其中，約3小時(shí)的打擾是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值。

同時(shí)，人被打擾后重拾原來(lái)的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時(shí)。

根據(jù)以上統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)：每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)

按照8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%4如何更好地忙里偷閑？日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查：根據(jù)以上46如何更好地忙里偷閑？忙碌的分類(lèi)盲目忙碌針對(duì)性忙碌假裝忙碌5如何更好地忙里偷閑？忙碌的分類(lèi)盲目忙碌針對(duì)性忙碌假裝忙碌47如何更好地忙里偷閑？原因1沒(méi)有合理地對(duì)所遇事務(wù)進(jìn)行分類(lèi)分配對(duì)等的時(shí)間來(lái)處理所有事務(wù)原因2沒(méi)有找到科學(xué)實(shí)用的機(jī)制來(lái)協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)與他人參與事務(wù)從而避免無(wú)謂的打擾導(dǎo)致：

精力和時(shí)間投入到了應(yīng)付被打斷、被干擾以及對(duì)所遇事務(wù)的認(rèn)識(shí)和分類(lèi)當(dāng)中。6如何更好地忙里偷閑？原因1沒(méi)有合理地對(duì)所遇事務(wù)進(jìn)行分類(lèi)分配48忙碌的構(gòu)成外在因素內(nèi)在因素忙碌行業(yè)職業(yè)崗位職位策略措施7忙碌的構(gòu)成外在因素內(nèi)在因素忙碌行業(yè)職業(yè)崗位職位策略措施49OUTLOOK的特點(diǎn)OUTLOOK的特點(diǎn)：

幫助發(fā)揮內(nèi)在主觀因素，應(yīng)對(duì)、協(xié)調(diào)、管理外在客觀環(huán)境給我們帶來(lái)的繁雜事務(wù)和不可預(yù)知的突發(fā)事件。8OUTLOOK的特點(diǎn)OUTLOOK的特點(diǎn)：50OUTLOOK快速高效應(yīng)對(duì)外部因素目標(biāo)細(xì)分標(biāo)識(shí)，防止自我沉陷促進(jìn)信息交流，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作部署工作計(jì)劃，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件有效排除干擾，有效控制過(guò)程9OUTLOOK快速高效應(yīng)對(duì)外部因素目標(biāo)細(xì)分標(biāo)識(shí)，防止自我沉51OUTLOOK快速高效應(yīng)對(duì)內(nèi)部因素我們總是試圖同一時(shí)間多做事緊急讓我們成為熱鍋上的螞蟻不懂授權(quán)不能抽出整段時(shí)間連續(xù)工作10OUTLOOK快速高效應(yīng)對(duì)內(nèi)部因素我們總是試圖同一時(shí)間多521.GTD法

2.ABC等級(jí)法3.四象限要素法4.目標(biāo)管理法二.高效事務(wù)管理方法111.GTD法

二.高效事務(wù)管理方法53GTD理念來(lái)源：

來(lái)自DavidAllen的一本暢銷(xiāo)書(shū)“GettingThingsDone”。

大陸譯本：《盡管去做：無(wú)壓工作的藝術(shù)》

臺(tái)灣譯本：《搞定！——2分鐘輕松管理工作與生活》理念：將你心中所想的所有事情都寫(xiě)下來(lái)并且安排好下一步的計(jì)劃，你才能心無(wú)牽掛、全力以赴地做好目前的工作，提高效率。12GTD理念來(lái)源：理念：54GTD基本方法基本方法分為5個(gè)步驟：（1）收集（Collect）將你所能想到的所有未盡事宜（stuff）全部羅列出來(lái)，放入inbox。

關(guān)鍵在于：把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。（2）加工（Process）

將stuff放入inbox之后，需要定期或不定期進(jìn)行整理，清空inbox。（3）整理（Organize）

分為對(duì)參考資料的組織和和對(duì)下一步行動(dòng)的組織。（4）回顧（Review）回顧、檢查并更新所有清單，同時(shí)規(guī)劃未來(lái)一周的工作計(jì)劃。（5）執(zhí)行（Do）

按照每份清單開(kāi)始行動(dòng)。13GTD基本方法基本方法分為5個(gè)步驟：55GTD的方法與流程14GTD的方法與流程56ABC等級(jí)法來(lái)源：帕累托法則，即：80/20法則80%的結(jié)果，來(lái)自20%的原因；20%的努力，產(chǎn)生80%的結(jié)果。啟示：

提高效率就要抓住那20%的重點(diǎn)！15ABC等級(jí)法來(lái)源：57ABC等級(jí)法STEP1：把當(dāng)天的事情分為ABC三個(gè)等級(jí)。A：緊急的事情；B：重要的事情；C：瑣碎的事情；STEP

2：按照“緊急”“重要”來(lái)進(jìn)行排序。STEP3：把排列好的事情寫(xiě)到工作手冊(cè)上，遵照?qǐng)?zhí)行。16ABC等級(jí)法STEP1：58四象限要素法重要不緊急重要不緊急不重要緊急重要緊急不重要緊急不重要不緊急132417四象限要素法重要重要不緊急不重要緊急重要不59四象限要素法

緊急不急重

要

第一象限第二象限危機(jī)

緊迫的問(wèn)題

最后期限迫近的項(xiàng)目

會(huì)議，準(zhǔn)備工作等

準(zhǔn)備工作

預(yù)防

價(jià)值

籌劃

建立關(guān)系

真正的再創(chuàng)造

賦予能力不

重

要

第三象限第四象限干擾，某些電話(huà)

某些郵件

某些報(bào)告

很多臨近緊迫的事情

很多流行的活動(dòng)瑣事，打發(fā)時(shí)間的工作

某些電話(huà)

解悶

“逃避”行動(dòng)

無(wú)關(guān)緊要的郵件

過(guò)多地看電視時(shí)間增時(shí)間減18四象限要素法緊急不急重

要

第一象限60四象限要素法Question1：有一些事情，如果你干的特別出色而且堅(jiān)持下去，就會(huì)對(duì)你的生活產(chǎn)生積極的重要影響，那是什么？Question2：有一些事情，如果你干的特別出色而且堅(jiān)持下去，就會(huì)對(duì)你的職業(yè)生涯或工作產(chǎn)生積極的重要影響，那是什么？19四象限要素法Question1：61四象限要素法第

二

象

限

（1）加強(qiáng)與人溝通

（2）做好準(zhǔn)備

（3）加強(qiáng)計(jì)劃與組織

（4）更好地照顧自己

（5）抓住新的機(jī)遇

（6）個(gè)人發(fā)展

（7）增強(qiáng)能力20四象限要素法第（1）加強(qiáng)與人溝通62目標(biāo)管理法寫(xiě)下你本年度的五大目標(biāo)；從中挑選一項(xiàng)可能會(huì)對(duì)你的人生產(chǎn)生重大影響

的目標(biāo)，以它為突破口；以過(guò)去時(shí)形式寫(xiě)下你的所選目標(biāo)，暫且當(dāng)做它

已經(jīng)實(shí)現(xiàn)；為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，寫(xiě)下必須推進(jìn)這個(gè)目標(biāo)的20項(xiàng)措施；選擇最重要的一項(xiàng)措施執(zhí)行；重復(fù)操作，直到完成整體目標(biāo)；21目標(biāo)管理法寫(xiě)下你本年度的五大目標(biāo)；631.信息收集

2.整理信息3.執(zhí)行行動(dòng)4.回顧與檢討三.GTD與Outlook有效結(jié)合221.信息收集

三.GTD與Outlo64信息收集1.收集網(wǎng)絡(luò)信息（設(shè)置郵件規(guī)則、Google）(1)(2)(3)23信息收集1.收集網(wǎng)絡(luò)信息（設(shè)置郵件規(guī)則、Google65信息收集(4)(5)(6)(7)24信息收集(4)66信息收集(8)(9)(10)25信息收集(8)67信息收集2.設(shè)置你的通信錄3.接受安排的任務(wù)26信息收集2.設(shè)置你的通信錄3.接受安排的任務(wù)68信息收集4.把任務(wù)放在待辦事欄5.查看日歷計(jì)劃27信息收集4.把任務(wù)放在待辦事欄5.查看日歷計(jì)劃69信息收集6.雜事收集7.“現(xiàn)實(shí)信息”整合化“PDA”視圖28信息收集6.雜事收集7.“現(xiàn)實(shí)信息”整合化“PDA”70整理信息創(chuàng)建需要的文件夾組織視圖1組織視圖