xx公司系統(tǒng)管理方案V10

xx公司系統(tǒng)管理方案V1.0xx文檔管理系統(tǒng)權(quán)限體系目錄1、目的2、適用范圍3、職責(zé)4、定義5、權(quán)限管理總則5.1、管理機(jī)制5.2、用戶類型5.2.1、超級(jí)管理員5.2.2、系統(tǒng)管理員5.2.4、一級(jí)文檔管理員5.2.5、二級(jí)文檔管理員5.2.6、普通用戶5.2.7、非系統(tǒng)用戶6、權(quán)限管理細(xì)則6.1、文檔管理員權(quán)限管理細(xì)則6.1.1、權(quán)限分配原則6.1.2、文檔權(quán)限關(guān)系6.1.3、文檔權(quán)限類別6.1.4、文檔權(quán)限模板維護(hù)6.1.5、文檔權(quán)限回收6.2、權(quán)限群組日常維護(hù)6.2.1、員工跨部門調(diào)動(dòng)6.3、目錄結(jié)構(gòu)變更控制6.4、員工權(quán)限管理細(xì)則6.4.1、新進(jìn)員工權(quán)限分配6.4.2、在職員工權(quán)限變更6.4.3、離職員工權(quán)限注銷6.4.4、離職員工權(quán)限遷移6.5、文檔應(yīng)用權(quán)限管理6.5.1、文檔外發(fā)權(quán)限管理6.5.2、文檔發(fā)布權(quán)限管理6.5.3、文檔郵件發(fā)送權(quán)限管理6.11、絕密文件權(quán)限管理1、目的明確文檔管理系統(tǒng)管理責(zé)權(quán)；定義文檔管理系統(tǒng)管理策略；規(guī)定文檔管理系統(tǒng)應(yīng)用要求。2、適用范圍公司內(nèi)部應(yīng)用文檔管理系統(tǒng)或與該系統(tǒng)相關(guān)的部門及個(gè)人。3、職責(zé)3.1、本管理辦法由信息技術(shù)分公司編制、修改、解釋；3.2、與文檔管理系統(tǒng)相關(guān)的職責(zé)規(guī)定，詳見本管理辦法正文相關(guān)條款。3.3、文檔管理系統(tǒng)用戶初次應(yīng)用文檔管理系統(tǒng)前，應(yīng)當(dāng)詳細(xì)閱讀本管理辦法及相關(guān)附件，并參照?qǐng)?zhí)行。4、定義4.1、系統(tǒng)適用文檔本管理辦法所稱適用文檔指適合且應(yīng)當(dāng)應(yīng)用文檔管理系統(tǒng)管理的文檔，包括：規(guī)章制度、報(bào)告、報(bào)表、業(yè)務(wù)規(guī)則、流程圖、架構(gòu)圖、合同、意向書、計(jì)劃、日志、總結(jié)、說(shuō)明、演示、通知申請(qǐng)、會(huì)議紀(jì)要、專業(yè)文檔、培訓(xùn)資料、夕卜來(lái)資料、參考資料、重要郵件等各類電子化文檔；不包括：財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)等系統(tǒng)數(shù)據(jù)以及IT開發(fā)代碼、私人文檔等。4.2、系統(tǒng)應(yīng)用本管理辦法所稱系統(tǒng)應(yīng)用泛指公司所有部門及人員與文檔管理系統(tǒng)間的一切交互行為。5、權(quán)限管理總則5.1、管理機(jī)制5.1.1、基于權(quán)限管理的〃三權(quán)分立”原則，系統(tǒng)管理員、審計(jì)員及文檔管理員權(quán)限相互獨(dú)立、互相制衡。由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)設(shè)置及崗位、用戶組的日常維護(hù)，審計(jì)員審計(jì)系統(tǒng)管理員和文檔管理員的操作行為，文檔管理員負(fù)責(zé)目錄架構(gòu)的維護(hù)及用戶授權(quán)，通過(guò)相互分立，結(jié)合互相制約，達(dá)到權(quán)限的平衡，避免權(quán)限的濫用。5.1.2、基于權(quán)限細(xì)分的細(xì)顆粒度權(quán)限管理。5.1.3、遵循權(quán)限的適用性強(qiáng)和最小授權(quán)原則。5.2、用戶類型5.2.1、超級(jí)管理員A、人員：由公司總經(jīng)理或其書面指定人員擔(dān)任，共一人；B、職責(zé)：負(fù)責(zé)系統(tǒng)管理員、審計(jì)員及一級(jí)文檔管理員的權(quán)限分配、變更及撤銷；C、權(quán)限范圍：負(fù)責(zé)文檔管理系統(tǒng)全局管理，擁有系統(tǒng)設(shè)置、文檔管理的全部權(quán)限；5.2.2、系統(tǒng)管理員A、人員：由超級(jí)管理員指定信息技術(shù)分公司人員擔(dān)任，共一人；B、職責(zé)：1）負(fù)責(zé)后臺(tái)維護(hù)工作，保障系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，如流程設(shè)置、郵件發(fā)送設(shè)置、元數(shù)據(jù)類別設(shè)置等2）由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)中崗位、用戶組的新增、修改和刪除；C、權(quán)限范圍：擁有系統(tǒng)后臺(tái)維護(hù)權(quán)限，不具有目錄結(jié)構(gòu)及文檔的查看、管理權(quán)限，也不具有日志的審計(jì)權(quán)限；5.2.3、審計(jì)管理員A、人員：由超級(jí)管理員書面指定審計(jì)部人員擔(dān)任，共一人；B、職責(zé)：擁有查閱用戶權(quán)限報(bào)表的權(quán)限；擁有查閱系統(tǒng)管理員、文檔管理員的操作日志權(quán)限擁有查閱一般用戶操作日志、用戶行為分析報(bào)表的權(quán)限；日志每月應(yīng)當(dāng)至少歸檔一次，可設(shè)置系統(tǒng)自動(dòng)歸檔；報(bào)表應(yīng)當(dāng)每月整理、匯總上報(bào)一次；負(fù)責(zé)查閱文檔（僅列示權(quán)限）、審計(jì)文件、文件夾是否違反使用規(guī)范；D、權(quán)限范圍：審計(jì)管理員沒有系統(tǒng)后臺(tái)維護(hù)和文檔查看的權(quán)限。5.2.4、一級(jí)文檔管理員A、人員：由超級(jí)管理員書面指定人員擔(dān)任，共一人；B、職責(zé)：1）負(fù)責(zé)公司一級(jí)文件夾的創(chuàng)建、權(quán)限分配及策略設(shè)置；2）負(fù)責(zé)在“工作文檔”（二級(jí)文件夾）下為各部門創(chuàng)建部門文件夾，并對(duì)各部門文件夾進(jìn)行分配權(quán)限操作及策略設(shè)置，將相關(guān)文件夾〃管理”權(quán)限分配給預(yù)先指定的二級(jí)文檔管理員，并負(fù)責(zé)權(quán)限的變更、撤銷；3）公司級(jí)模板的設(shè)置和維護(hù)。C、權(quán)限范圍不具有系統(tǒng)后臺(tái)維護(hù)權(quán)限，不具有具體文檔的查看、管理權(quán)限；5.2.5、二級(jí)文檔管理員A、人員：由一級(jí)文檔管理員指定該部門人員擔(dān)任，每部門一人B、職責(zé)：1）對(duì)于本部門文件夾內(nèi)文檔信息安全負(fù)有主要責(zé)任；2）各部門文檔管理員負(fù)責(zé)在所屬部門文件夾下創(chuàng)建部門工作所需次級(jí)文件夾，并對(duì)各次級(jí)文件夾進(jìn)行分配權(quán)限操作及策略設(shè)置，將次級(jí)文件夾的相關(guān)權(quán)限分配給本部門用戶或其他相關(guān)用戶，并負(fù)責(zé)權(quán)限的變更、撤銷；各部門文檔管理員在分配權(quán)限時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)文檔適用范圍，合理分配相關(guān)權(quán)限；如在分配全公司適用文檔權(quán)限時(shí)，應(yīng)當(dāng)保證該文檔能被所有用戶預(yù)覽；在分配部門內(nèi)部適用文檔權(quán)限時(shí)，也應(yīng)當(dāng)保證該文檔不為部門外用戶所預(yù)覽。3）添加文件夾元數(shù)據(jù)策略，如需增加、修改或刪除元數(shù)據(jù)類型，需向系統(tǒng)管理員申請(qǐng)，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行設(shè)置；4）文檔管理系統(tǒng)工作流程由各部門文檔管理員設(shè)計(jì)并設(shè)置，進(jìn)行相關(guān)文件夾綁定，由各相關(guān)持權(quán)用戶發(fā)起、執(zhí)行；系統(tǒng)工作流程設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)以各部門書面需求為依據(jù)，并嚴(yán)格遵循公司及部門相關(guān)管理規(guī)定或管理原則。5）負(fù)責(zé)文檔模板設(shè)計(jì)、設(shè)置及維護(hù)；文檔管理系統(tǒng)所涉及模板，凡有現(xiàn)行模板的，應(yīng)盡量使用現(xiàn)行模板或依照現(xiàn)行模板進(jìn)行相關(guān)轉(zhuǎn)換；凡需要新建模板的，相關(guān)模板應(yīng)符合公司及部門相關(guān)管理規(guī)定；模板應(yīng)用于系統(tǒng)之前，應(yīng)通過(guò)相關(guān)方面審核。C、權(quán)限范圍：不具有系統(tǒng)后臺(tái)維護(hù)權(quán)限，具有目錄架構(gòu)維護(hù)的權(quán)限，具有崗位、用戶組與用戶對(duì)應(yīng)關(guān)系維護(hù)權(quán)限，具有部門普通用戶授權(quán)、收權(quán)的權(quán)限。5.2.6、普通用戶A、人員：經(jīng)所屬部門主管及公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，具有文檔管理系統(tǒng)賬戶及相應(yīng)系統(tǒng)權(quán)限的人員；B、職責(zé)：依照本人系統(tǒng)權(quán)限進(jìn)行相關(guān)工作。C、權(quán)限范圍：具有權(quán)限范圍內(nèi)的目錄結(jié)構(gòu)及文檔操作權(quán)限。5.2.7、非系統(tǒng)用戶A、人員：不具有文件管理系統(tǒng)賬戶及權(quán)限的人員；B、職責(zé)：可接收、查看系統(tǒng)用戶通過(guò)文檔管理系統(tǒng)外發(fā)或傳遞來(lái)的文件或文件夾（鏈接或附件方式）以及通知郵件等。C、權(quán)限范圍：對(duì)系統(tǒng)用戶給到的鏈接或附件，具有系統(tǒng)用戶指定的權(quán)限。6、權(quán)限管理細(xì)則6.1、文檔管理員權(quán)限管理細(xì)則6.1.1、權(quán)限分配原則-最小權(quán)限設(shè)置原則-采用分級(jí)權(quán)限管控機(jī)制，不超過(guò)三級(jí)-個(gè)體權(quán)限，應(yīng)設(shè)置在職位上，禁止通過(guò)人員設(shè)置-—個(gè)文件夾只允許一個(gè)文檔管理員-上級(jí)管理員不能跳級(jí)設(shè)置下級(jí)管理員管轄文件夾的策略-一個(gè)文件夾某一權(quán)限若存在多人可能性，采用工作組方式進(jìn)行賦權(quán)-先在高層級(jí)文件夾賦予較低權(quán)限，然后對(duì)特列成員類型（崗位、用戶組）進(jìn)行權(quán)限擴(kuò)大--采用權(quán)限繼承和重載6.1.2、文檔權(quán)限關(guān)系A(chǔ)、優(yōu)先級(jí)（а）第一級(jí)：顯示（可顯示文件名等非內(nèi)容信息）；（б）第二級(jí)：預(yù)覽（可預(yù)覽文件內(nèi)容）；（c）第三級(jí)：打印、下載（可將文件保存為紙質(zhì)或電子文檔）；（d）第四級(jí)：創(chuàng)建（可新建文件夾和上傳新建文件，可進(jìn)行消息訂閱、消息通知、郵件發(fā)送、發(fā)布、共享等操作）；（e）第五級(jí)：更新（可修改文件夾及文件、更新文件版本、為文件上傳附件）；（f）第六級(jí)：刪除（可刪除文件及相關(guān)版本、設(shè)置當(dāng)前版本）；（g）第七級(jí)：歸檔（歸檔、查看日志、查閱草稿）；（h）第八級(jí)：管理（完全管理、刪除評(píng)論、刪除日志等）B、文檔權(quán)限關(guān)系由系統(tǒng)管理員根據(jù)上述優(yōu)先級(jí)內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置。6.1.3、文檔權(quán)限類別（a）無(wú)權(quán)限：不具備任何文檔權(quán)限；（b）查閱V：包含顯示、預(yù)覽權(quán)限；（c）下載D：包含顯示、預(yù)覽、打印、下載等三級(jí)以下權(quán)限；（d）更新U：包含顯示、預(yù)覽、下載、創(chuàng)建、更新等五級(jí)以下權(quán)限；（e）刪除L：包含顯示、預(yù)覽、下載、創(chuàng)建、更新、刪除、歸檔等六級(jí)以下權(quán)限。（f）管理M：包含所有文件夾權(quán)限，但對(duì)文檔無(wú)任何權(quán)限。文檔管理系統(tǒng)具體職位與文檔權(quán)限對(duì)應(yīng)規(guī)定。6.1.4、文檔權(quán)限模板維護(hù)-遵循權(quán)限統(tǒng)一管理原則-固定的信息資產(chǎn)，盡可能采用權(quán)限模板進(jìn)行跟管理-變動(dòng)較大的文檔權(quán)限盡可能采用權(quán)限模板管理6.1.5、文檔權(quán)限回收離職前必須進(jìn)行權(quán)限回收對(duì)于核心文檔，需設(shè)置權(quán)限作用有效時(shí)間6.2、權(quán)限群組日常維護(hù)6.3、目錄結(jié)構(gòu)變更控制6.3.1、一級(jí)目錄一級(jí)目錄根據(jù)XX集團(tuán)下各分公司設(shè)置，由一級(jí)文檔管理員維護(hù)，如需新增、修改、刪除，必須經(jīng)公司高層批準(zhǔn)。6.3.2、二級(jí)目錄二級(jí)目錄根據(jù)xx集團(tuán)下文檔分類規(guī)劃，由一級(jí)文檔管理員維護(hù)，如需新增、修改、刪除，必須經(jīng)公司高層批準(zhǔn)。6.3.3、三級(jí)目錄在二級(jí)目錄，工作文檔目錄下，根據(jù)XX集團(tuán)各部門設(shè)置三級(jí)目錄，由一級(jí)文檔管理員維護(hù)，如需新增、修改、刪除，必須經(jīng)企管處、信息技術(shù)分公司批準(zhǔn)。6.3.4、四級(jí)目錄在三級(jí)目錄，部門目錄下，統(tǒng)一設(shè)置四級(jí)目錄，行政文檔和業(yè)務(wù)文檔兩大類，由一級(jí)文檔管理員維護(hù)，如需新增、修改、刪除，必須經(jīng)企管處、信息技術(shù)分公司批準(zhǔn)。6.3.4、五級(jí)目錄五級(jí)目錄根據(jù)各部門行政管理和業(yè)務(wù)管理的大類進(jìn)行劃分，如需新增、修改、刪除，須提交需求，經(jīng)部門主管審批確認(rèn)后，由二級(jí)文檔管理員進(jìn)行維護(hù)。6.3.4、五級(jí)以下目錄五級(jí)以下目錄根據(jù)各部門行政管理和業(yè)務(wù)管理的大類進(jìn)行細(xì)分，如需新增、修改、刪除，須提交需求，經(jīng)部門主管審批確認(rèn)后，由二級(jí)文檔管理員進(jìn)行維護(hù)。6.4、員工權(quán)限管理細(xì)則6.4.1、新進(jìn)員工權(quán)限分配1）新進(jìn)員工根據(jù)所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)范圍，填寫權(quán)限申請(qǐng)單，注明需要申請(qǐng)的文檔及權(quán)限，提交到直接主管審核，審核通過(guò)后提交二級(jí)文檔管理員。2）二級(jí)文檔管理員根據(jù)權(quán)限管理細(xì)則，確定申請(qǐng)是否符合管理規(guī)范，確定無(wú)誤后，進(jìn)行授權(quán)并備案。6.4.2、在職員工部門內(nèi)權(quán)限變更1）在職員工所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)如果進(jìn)行調(diào)整，填寫權(quán)限變更單，注明現(xiàn)有權(quán)限，需變更權(quán)限，提交到直接主管審核，審核通過(guò)后提交二級(jí)文檔管理員。2）二級(jí)文檔管理員根據(jù)權(quán)限管理細(xì)則，確定變更是否符合管理規(guī)范，確定無(wú)誤后，進(jìn)行崗位調(diào)整、用戶組調(diào)整或其他權(quán)限變更并進(jìn)行備案。6.4.3、在職員工跨部門權(quán)限變更1）員工所屬部門變更時(shí)，人力資源管理部會(huì)在EIP員工信息表中進(jìn)行操作（部門調(diào)整），該用戶需要對(duì)原部門權(quán)限注銷后，并申請(qǐng)新部門文檔權(quán)限，直接主管審核后提交二級(jí)文檔管理員。2）二級(jí)文檔管理員根據(jù)權(quán)限管理細(xì)則，確定變更是否符合管理規(guī)范，確定無(wú)誤后，進(jìn)行崗位調(diào)整、用戶組調(diào)整或其他權(quán)限變更并進(jìn)行備案。6.4.4、離職員工權(quán)限注銷3）員工離職時(shí)，人力資源管理部會(huì)在EIP員工信息表中進(jìn)行操作（標(biāo)識(shí)），該用戶自動(dòng)失去系統(tǒng)內(nèi)所有權(quán)限。4）二級(jí)文檔管理員維護(hù)相應(yīng)的備案信息，注明離職及權(quán)限注銷。6.4.5、離職員工權(quán)限遷移1）員工離職時(shí)，如果權(quán)限職責(zé)需要繼任者繼承，可進(jìn)行權(quán)限的指派，則離職員工的權(quán)限被賦予繼任者。2）指派內(nèi)容由離職